余涵+田敏

[摘 要]隨著信息產(chǎn)業(yè)的飛速發(fā)展，電子檔案管理逐漸成為高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，而實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的信息化、數(shù)字化以及電子檔案管理的規(guī)范化，為教學(xué)、科研、服務(wù)來(lái)提供更優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發(fā)展的目標(biāo)。

[關(guān)鍵詞]高校；電子檔案；管理

電子檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)的過(guò)程中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保持價(jià)值并歸檔保存的電子文件，它是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍運(yùn)用的基礎(chǔ)上的，是人類信息化進(jìn)程發(fā)展的產(chǎn)物。而利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行信息資源的收集、管理，是以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享最大化是電子檔案建立的目的之一。

一、高校電子檔案管理建設(shè)存在的必然性

（一）提高了保存社會(huì)記憶的效率

隨著電子政務(wù)建設(shè)的大力推進(jìn)，各單位之間由于逐步實(shí)現(xiàn)政務(wù)和辦公的網(wǎng)絡(luò)化和現(xiàn)代化，而產(chǎn)生了大量的電子檔案。如果不及時(shí)將這些電子檔案進(jìn)行保存，就容易產(chǎn)生損毀和丟失。保存和維護(hù)歷史的真實(shí)性是檔案館應(yīng)盡的社會(huì)責(zé)任，因此就應(yīng)該采取相應(yīng)的技術(shù)手段來(lái)保存歷史，延續(xù)記憶。

（二）加強(qiáng)了檔案數(shù)字資源的建設(shè)

隨著“數(shù)字化校園”的建設(shè)步伐加快，檔案數(shù)字資源能使各部門形成的電子檔案及時(shí)接收進(jìn)來(lái)，與檔案館實(shí)現(xiàn)數(shù)字整合，這將大大豐富了檔案信息資源，方便教職工的利用和查看。

（三）節(jié)約了檔案的管理成本

電子檔案的保管條件和運(yùn)作成本都比紙質(zhì)檔案低。節(jié)約了管理成本，也利于檔案館對(duì)各部門產(chǎn)生的電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一收集和管理。

（四）增強(qiáng)了檔案維護(hù)的安全性

電子檔案比紙質(zhì)檔案更能維護(hù)檔案的安全性，有效防止檔案泄密。

二、高校電子檔案管理建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）電子檔案的重視程度不夠、認(rèn)識(shí)不足

高校中建立一個(gè)完整齊全的電子檔案不單是為了應(yīng)付評(píng)估的需求，更大的意義在于方便各部門、個(gè)人的查詢查閱。部分管理者習(xí)慣依賴于紙質(zhì)文檔；還有些管理者為了方便，對(duì)計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)文件的能力特別信賴，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)障礙就會(huì)造成檔案文件的丟失。與之相反，有些人對(duì)計(jì)算機(jī)完全不相信，所有的電子文檔不管重要與否統(tǒng)統(tǒng)打印，因此造成了紙張的大量浪費(fèi)，也為電子文件的歸檔管理帶來(lái)了難題。

（二）電子檔案建設(shè)的資金和設(shè)備投入不足

檔案信息化建設(shè)前進(jìn)步伐的最大問(wèn)題就是資金。要信息化，就要購(gòu)置大力設(shè)備，開(kāi)設(shè)內(nèi)部局域網(wǎng)，鏈接外部因特網(wǎng)，進(jìn)行信息的安全維護(hù)等，而電子化產(chǎn)品更新?lián)Q代快，后期的更替、維護(hù)、升級(jí)等都需要較大經(jīng)費(fèi)的支撐。

（三）電子檔案的系統(tǒng)管理和操作要求較高

與原有的紙質(zhì)文檔相比，電子檔案為高校檔案管理帶來(lái)了極大的便利。但因?yàn)樗枰c計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)緊密結(jié)合，在檔案的操作和管理規(guī)范方面與傳統(tǒng)的檔案管理就有一定的差異，因此就需要從事檔案管理的專業(yè)人員不僅具備專業(yè)的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)，又要是具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能、數(shù)字化技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技能的復(fù)合型人才。

三、當(dāng)前高校電子檔案管理建設(shè)應(yīng)采取的對(duì)策

（一）加強(qiáng)工作領(lǐng)導(dǎo)

高校檔案是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，這就要求相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重視電子檔案的管理工作，在人力、財(cái)力、設(shè)施上給予大力支持。認(rèn)真解決檔案室在工作中遇到的問(wèn)題。一是電子檔案領(lǐng)導(dǎo)部門要加大對(duì)電子檔案的重視程度，強(qiáng)化依法治檔的意識(shí)。二是根據(jù)電子檔案的特點(diǎn)，制定相關(guān)的制度規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)來(lái)支持，例如電子文件和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的制度規(guī)定、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)保密論證和驗(yàn)收要求、以及各種密級(jí)電子文件的計(jì)算機(jī)著錄、管理、傳輸?shù)囊?guī)定，還包括計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件的兼容性標(biāo)準(zhǔn)和電子檔案保護(hù)及存放的溫濕度要求等。三是要做好電子文件的自動(dòng)上傳收集。改變傳統(tǒng)工作模式，在網(wǎng)頁(yè)上建立電子文件自動(dòng)上傳的工作窗口，在第一時(shí)間將其收集到，并在檔案室的服務(wù)器上歸檔。四是強(qiáng)化培訓(xùn)，引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作人員。除必須掌握文字處理、排版以及文件、郵件的收發(fā)外，還要掌握聲音、圖像等多媒體文件的處理和操作。五是要選擇和調(diào)配具備計(jì)算機(jī)知識(shí)的檔案人員和了解檔案知識(shí)、有一定實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的計(jì)算機(jī)人員和縮微技術(shù)人員，優(yōu)化檔案部門的人員結(jié)構(gòu)。

（二）加大投入力度

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長(zhǎng)積累、晚見(jiàn)效的工作，檔案部門不創(chuàng)造物質(zhì)財(cái)富，也無(wú)創(chuàng)收渠道，經(jīng)費(fèi)只能由財(cái)政供給。資金籌集難度很大。一是檔案部門要理直氣壯地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，將其列入信息化工程，解決預(yù)算經(jīng)費(fèi)，一次難以到位的可確定基數(shù)，分年兌現(xiàn)。二是要加大檔案信息化建設(shè)資金的投入力度，以緩解檔案信息化建設(shè)資金總量不足、供需矛盾突出的問(wèn)題。三是要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，最基本的投入渠道只能是財(cái)政，同時(shí)，堅(jiān)持爭(zhēng)取財(cái)政支持與積極自籌相結(jié)合，注意發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，廣開(kāi)籌資渠道，爭(zhēng)取多方面支持，多渠道解決。

（三）加強(qiáng)檔案信息安全保障體系建設(shè)

一是加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的管理、監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效。二是在開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止失密、泄密事件發(fā)生。非公開(kāi)的檔案信息一律不得上網(wǎng)，在因特網(wǎng)上提供已公開(kāi)的檔案目錄查詢服務(wù)，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）加強(qiáng)檔案設(shè)備、安全管理監(jiān)察工作

一是要建立健全規(guī)范化的電子介質(zhì)操作方案，方案要詳細(xì)的規(guī)定使用、操作電子文件過(guò)程中應(yīng)當(dāng)遵循的程序，減少人為操作因素造成的損失；二是要建立常態(tài)化的設(shè)備、安全管理制度，定期、定時(shí)對(duì)機(jī)器設(shè)備和電子文件載體進(jìn)行檢測(cè)，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題立即補(bǔ)救，減少環(huán)境因素影響設(shè)備產(chǎn)生的損失。同時(shí)由于電子文件可以隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，所以為保證電子文件的真實(shí)性要采取專門技術(shù)措施。

參考文獻(xiàn)：

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