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        新時期檔案的數(shù)字化管理

        2014-11-24 00:25:14梁靜
        黑龍江史志 2014年12期
        關(guān)鍵詞:現(xiàn)狀分析

        梁靜

        [摘 要]近兩年來隨著計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,檔案的數(shù)字化管理越來越受歡迎。檔案的數(shù)字化管理有很多優(yōu)點(diǎn),如提高了經(jīng)濟(jì)效率、辦公效率、增強(qiáng)了對原件的保護(hù)等。本研究通過分析檔案的數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn),探索新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀,分析其中存在的一些問題,如網(wǎng)絡(luò)黑客對檔案秘密性的威脅等等,并針對性的提出一些措施。

        [關(guān)鍵詞]檔案數(shù)字化;優(yōu)點(diǎn);現(xiàn)狀分析

        現(xiàn)階段,傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足人們生產(chǎn)和工作的需要,在傳統(tǒng)的檔案管理中存在著很多弊端,如存儲問題,查詢問題等都嚴(yán)重影響我國諸多事業(yè)的發(fā)展。近兩年以來隨著以計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展,已經(jīng)將人們帶入了前所未有的信息社會,而計算機(jī)設(shè)備的發(fā)展加上檔案工作的繁重等原因促進(jìn)了新時期檔案數(shù)字化管理事業(yè)的發(fā)展,現(xiàn)今如何促進(jìn)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展,提高檔案管理的質(zhì)量是需要解決的核心問題。

        1. 檔案數(shù)字化管理的必要性和優(yōu)點(diǎn)

        1.1新時期檔案數(shù)字化管理的必要性

        傳統(tǒng)的檔案管理模式因?yàn)榇嬖谥恍┍锥?,已?jīng)不能適應(yīng)新時期的發(fā)展要求。傳統(tǒng)社會下的檔案管理的缺點(diǎn),首先是管理任務(wù)的繁重,因?yàn)閷τ跀?shù)以百計,數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)資料都是要用紙質(zhì)文本存留下來,當(dāng)然就需要大量的檔案人員進(jìn)行謄寫、整理、校對等工作,不僅浪費(fèi)時間,而且對于人力資源也是極大的浪費(fèi)。此外對于一些重要的文案的保存也是個問題,尤其是一些歷史性的資料,經(jīng)過長時間的存儲,難免會損壞,這樣對于歷史研究和人文研究都是個很大的損失。試想大量的文獻(xiàn)都被存儲下來,這樣對于后期的查找也是個問題,如果需要某種資料的話,需要一點(diǎn)一點(diǎn)的翻閱,查找文獻(xiàn)的年份,存儲地點(diǎn)等等,這樣的檢索對于利用者的時間也是極大的浪費(fèi)。

        1.2檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點(diǎn)

        檔案數(shù)字化是隨著計算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài),它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息,以數(shù)字化的形式存儲。檔案的數(shù)字化管理相對于傳統(tǒng)的檔案管理模式有很多優(yōu)點(diǎn)。第一點(diǎn),檔案的數(shù)字化管理提高了經(jīng)濟(jì)效益,傳統(tǒng)的管理模式需要大量的檔案人員,存儲空間等等,而現(xiàn)在直接將檔案存儲在電腦里,就大大的減少了存儲空間的利用,而且也不需要很多檔案人員進(jìn)行謄寫、校對,這樣也節(jié)省了很多不必要的工作人員開支。第二點(diǎn),檔案的數(shù)字化管理提供了辦公效率,數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔,并盡快提供利用。人們可以足不出戶的進(jìn)行檔案資料的傳送與接受,不同國家的公司企業(yè)之間也可以通過數(shù)字化的檔案交流,這樣就節(jié)省了很多不必要浪費(fèi)的時間。第三點(diǎn),增加了對檔案的原件保護(hù),將紙質(zhì)化的檔案換做數(shù)字化的檔案后,保存起來更加容易,不易損壞。尤其對歷史久遠(yuǎn)的檔案材料,數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護(hù),另外,通過檔案的數(shù)字化處理后,防止了部分檔案篡改的行為。

        2.淺析新時期檔案的數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

        2.1檔案數(shù)字化工作的保密性受到威脅

        雖然檔案的數(shù)字化管理相比傳統(tǒng)的管理模式有很多優(yōu)點(diǎn),我國的數(shù)字化管理方面并不是很成熟,因此仍然存在一些本質(zhì)上的問題。首先就是檔案的保密性工作,因?yàn)榇罅康臄?shù)據(jù)都被儲存到網(wǎng)上,而網(wǎng)絡(luò)是一個十分復(fù)雜的小社會,比如一些黑客的介入和電腦病毒的傳播,都可能導(dǎo)致系統(tǒng)的崩潰,更別提這些數(shù)據(jù)了,而且這些數(shù)字化的檔案往往都沒有紙質(zhì)檔案作備份,因此,如果遭到侵襲的話,后果是不堪設(shè)想的。比如在網(wǎng)上很容易查找到一個人出生年月,進(jìn)而得到其身份證號碼,這樣的話,個人隱私就很容易泄露了,這樣哪還有什么個人隱私而言。長此以往,人們對檔案的數(shù)字化管理的信譽(yù)度也會慢慢降低。此外還存在著一些網(wǎng)絡(luò)上的黑色交易,出于對金錢的崇拜,個別人員違背個人原則,而出賣重要的資料,從而對企業(yè)或是單位造成了很嚴(yán)重的后果。

        2.2檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

        除了檔案的秘密性工作之外,檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也需要提高。一方面他們的技術(shù)水平需要提高,有時遇到一些很基本的電腦操作問題,就可能會被難住,不知道怎么操作。還有他們搜集信息,處理信息的能力也需要提高,因?yàn)樵谔幚頇n案之類的工作時,需要對很多資料、數(shù)據(jù)進(jìn)行分門別類的整理。如果搜集信息的能力差的話,就會影響到整體的工作效率。綜上述,檔案人員存在的本質(zhì)問題就是實(shí)際操作技能的欠缺和實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的不足。當(dāng)然這與他們接受的教育模式脫不了干系,傳統(tǒng)意義上的教育,過多的強(qiáng)調(diào)了書本上的知識,而忽略了實(shí)際技能的鍛煉,而這些卻恰恰是當(dāng)代大學(xué)生所缺少的工作技能。另一方面,檔案人員的自身素質(zhì)需要提高,檔案工作很多都涉及到公司或是單位的機(jī)密,因此作為企業(yè)中的一員,應(yīng)該有責(zé)任為公司的機(jī)密文件做好保密工作,不能出現(xiàn)上述的因?yàn)榻疱X上的利益誘惑,而違背個人的處事原則,做出出賣重要機(jī)密文件的事。

        3.提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量的幾點(diǎn)建議

        3.1做好檔案的保密性工作

        做好檔案的保密工作是檔案數(shù)字化工作的中心,那么針對上述出現(xiàn)的問題,應(yīng)該采取哪些針對性措施呢?首先筆者認(rèn)為,檔案人員要對本公司或單位的文件檔案做好加密工作,開啟防火墻,防止收到網(wǎng)絡(luò)黑客或是病毒的侵害,當(dāng)然這需要一些技術(shù)上的支持。此外,要形成嚴(yán)格有效的監(jiān)督機(jī)制,防止公司或單位內(nèi)部出現(xiàn)泄露公司檔案機(jī)密的事情。此外為了以防萬一,公司要為中國要的檔案做好備份,防治系統(tǒng)癱瘓之類的問題對檔案的儲備產(chǎn)生不良影響。

        3.2提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

        除了做好檔案的保密性工作之外,還要提高檔案人員的自身素質(zhì)。首先提高他們的專業(yè)知識技能,這要求他們在大學(xué)期間,要認(rèn)真學(xué)習(xí)課本上的這部分知識,除了這些知識之外,,還要掌握一些基本的計算機(jī)技能和資料搜集與處理的能力。當(dāng)然專業(yè)知識技能僅僅是一部分,實(shí)際操作技能的訓(xùn)練也是一個重要環(huán)節(jié),這要求檔案人員要合理安排自己的時間,針對性的做些實(shí)踐性的訓(xùn)練。當(dāng)然企業(yè)也可以對公司的檔案人員進(jìn)行定期的技能培訓(xùn),以提高或更新他們的實(shí)踐操作能力。最重要的一個方面,檔案人員要提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì),嚴(yán)格要求自己,檔案工作涉及到機(jī)密性的問題,因此他們應(yīng)該提高自己的責(zé)任感,在做好檔案處理工作的同時,也要做好檔案的保密工作,不能受利益的驅(qū)使,而做出違背自己職業(yè)要求的事情。此外企業(yè)或是單位也應(yīng)該做好監(jiān)督工作,包括自上而下的監(jiān)督和自下而上的監(jiān)督工作。

        結(jié)語

        綜上所述,現(xiàn)階段檔案的數(shù)字化管理已經(jīng)是時代所需,雖然我國新時期檔案數(shù)字化工作取得了很大突破,但是仍然存在著一些問題,因此需要檔案人員和政府管理人員共同協(xié)調(diào),增加技術(shù)管理的投入,加強(qiáng)管理的力度,全方位做好我國檔案的數(shù)字化管理工作,一步步的提高檔案管理的質(zhì)量,到那時,我國的檔案數(shù)字化管理工作也會取得巨大突破的。

        參考文獻(xiàn):

        [1]馮東晉.淺談醫(yī)學(xué)檔案的管理與應(yīng)用[j].中國新技術(shù)新產(chǎn)品.2011.

        [2]《實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)需要注意的問題》金向陽《蘭臺世界》2005年04期.

        [3]戴曉波.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)合模式[j].浙江省高等學(xué)校檔案優(yōu)秀論文集.2007.

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