許志敏
摘 要:在檔案管理信息化過程中,存在硬件設(shè)施和軟件環(huán)境不健全、檔案信息的保密性和安全性差、可利用的檔案信息資源少和管理人員素質(zhì)較低等制約因素,應(yīng)根據(jù)實際情況,采用加強(qiáng)軟硬件建設(shè)、保護(hù)檔案信息安全、加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)和提高檔案管理人員整體素質(zhì)等方面入手,強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)。
關(guān)鍵詞:檔案管理 信息化 制約因素 應(yīng)對措施
中圖分類號:G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A 文章編號:1674-098X(2014)06(b)-0174-02
隨著科技水平的快速發(fā)展,檔案管理信息化是必然的發(fā)展趨勢。檔案管理信息化是利用數(shù)字化原理和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)加工處理檔案資料的過程,科學(xué)合理地配置、開發(fā)和利用檔案資源,最終實現(xiàn)檔案信息資源的社會共享。這有利于充分利用人力、物力和財力,提高檔案管理工作效率,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會的協(xié)調(diào)發(fā)展。但是,在實際工作中存在許多制約檔案管理信息化的因素,筆者通過分析制約因素有針對性地采用應(yīng)對策略和措施,促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。
1 制約檔案管理信息化發(fā)展的因素
1.1 硬件設(shè)施和軟件環(huán)境問題
在檔案管理信息化過程中,需要硬件設(shè)施和軟件環(huán)境的支持。
硬件設(shè)施是指計算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等信息化過程中必須的工具和器材,但是購買這些配備需要大量的經(jīng)費投入,在經(jīng)費緊張的情況下就缺少必備的管理工具,難以高效完成檔案信息化管理工作。
檔案信息管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化屬于軟件環(huán)境的范疇。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文檔時,沒有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)換成何種電子文件格式,致使不同部門不同人員轉(zhuǎn)換的電子格式不盡相同,不同部門或人員填寫同一種電子表格可能使用各不相同的格式,這不僅不利于使用者充分利用,使信息化管理的工作量和工作難度無形中得到增加。另外,在保管、調(diào)閱、傳遞和使用電子檔案時,統(tǒng)一的剛性要求缺乏,有很多人為主觀因素的存在。
1.2 檔案信息的保密性和安全性差
檔案信息化的目的在于實現(xiàn)檔案資源的共享。檔案的密級不同決定了信息共享有一定的限制性,甚或在一定程度上需要保密。由于應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理,網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客等可以入侵計算機(jī)管理器,加上工作人員可能出現(xiàn)無意泄露,尚有電磁泄露、剩磁泄露等,這些因素?zé)o形中增加了檔案信息泄密的渠道和風(fēng)險。檔案信息化管理離不開相應(yīng)載體,泄密具有很強(qiáng)的隱蔽性,檔案信息是否被非法復(fù)制難以判斷,并且泄露后的檔案信息可借助網(wǎng)絡(luò)快速傳播,難以采取補(bǔ)救措施,致使保密性與安全性成為檔案信息化管理的一對矛盾體。
1.3 可利用的檔案信息資源少
保管和利用檔案是檔案館的重要職能。要發(fā)揮檔案及其檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展中的作用,必須重視各種檔案資源的收集工作。在實際工作中存在重視內(nèi)部組織管理,忽視社會對館藏信息需求的研究和預(yù)測;重視改變服務(wù)方式,忽視深層次的檔案信息化服務(wù);重視檔案信息的安全性和保密性,忽視檔案信息的社會性和文化性;重視紙質(zhì)檔案保管,忽視數(shù)字化信息化的管理模式。致使檔案信息化后,可被利用的檔案信息資源較少。
1.4 檔案管理人員的素質(zhì)較低
檔案管理工作者必須掌握和熟練應(yīng)用相關(guān)的硬件設(shè)施和管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,具有良好的加工、提煉檔案信息的能力,將有價值的檔案信息化為利用者提供良好的服務(wù)。但是,我國現(xiàn)有檔案管理專業(yè)人員缺乏,尤其在基層單位多為半路出家,接受培訓(xùn)和學(xué)歷提高的機(jī)會較少,崗位為非專業(yè)人員占據(jù),難以吸納優(yōu)秀人才,檔案隊伍綜合素質(zhì)普遍不高,難以推廣和應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)和先進(jìn)管理手段,檔案信息化程度不高。
2 應(yīng)對策略和措施
2.1 加強(qiáng)軟硬件建設(shè)
在硬件設(shè)備配置方面,檔案管理部門要獲得領(lǐng)導(dǎo)的支持,改善和配備相應(yīng)硬件設(shè)備和設(shè)施,做到既節(jié)約成本滿足工作需要,又滿足長期發(fā)展需求;同時要將檔案信息化管理納入單位信息化管理體系和年度目標(biāo)考核項目中。要有專人維護(hù)相應(yīng)設(shè)備設(shè)施,保證正常高效運轉(zhuǎn),不斷提高工作效率。
在軟件建設(shè)方面,要加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)。在保證收集檔案信息真實性、完整性和有效性的前提下,要實現(xiàn)電子文件從形成一直到歸檔、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化并予以貫徹實施,做到檔案信息化的科學(xué)管理,實現(xiàn)歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序的目的。
2.2 保護(hù)檔案信息的安全
開發(fā)和利用網(wǎng)絡(luò)化檔案信息并使之正常運行,應(yīng)以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全為前提。應(yīng)建立合理的信息利用機(jī)制,設(shè)定不同利用者的權(quán)限,確保安全利用檔案信息;應(yīng)建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移、校驗機(jī)制和信息處理利用工具,確保安全保管檔案信息;要通過相應(yīng)技術(shù)手段,在硬件設(shè)備設(shè)施方面阻隔不安全隱患,確保檔案信息資源的安全、有效,使網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常安全運行。
2.3 加強(qiáng)檔案信息化資源建設(shè)
這是檔案管理信息化建設(shè)的核心。一要廣泛收集相應(yīng)有利用價值的檔案資料,豐富館藏。二是在檔案數(shù)字化信息化的過程中,不僅將現(xiàn)成的檔案數(shù)字化,還要將類似的檔案進(jìn)行整合、加工使之信息化、數(shù)字化,不斷提高信息資源的質(zhì)量和利用率。必須根據(jù)實際情況,大力推進(jìn)制定和應(yīng)用共同的標(biāo)準(zhǔn),通過制定和貫徹相關(guān)的法律法規(guī),必須認(rèn)真研究計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的法律法規(guī)保證正常開展信息化建設(shè)工作,促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)健康有序的發(fā)展。
2.4 提高檔案管理人才的整體素質(zhì)
檔案管理信息化是不斷完善、不斷優(yōu)化的循序漸進(jìn)的過程,這必須依賴于高素質(zhì)的檔案管理人員。為了提高檔案管理人員的整體素質(zhì),必須加強(qiáng)繼續(xù)教育和職業(yè)能力提高,通過各種途徑提高專業(yè)學(xué)歷水平,使之掌握前瞻性知識和技能,以滿足檔案管理信息化的需要。計算機(jī)技術(shù)是檔案信息化管理的主要內(nèi)容和核心。為了做到長期保存和利用檔案即人類活動的真實歷史記錄,檔案管理人員必須及早適應(yīng)電子信息技術(shù)革命給檔案工作帶來的影響和變革,必須能熟練運用電子計算機(jī)以及各類現(xiàn)代化辦公設(shè)備,學(xué)會利用計算機(jī)制作、使用和維護(hù)電子文件,掌握電子文件的歸檔與管理的知識與技能,否則難以勝任現(xiàn)代檔案管理工作。因此,采取各種手段和方法,不斷提高檔案管理人員的的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德水平,具備較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新意識;要不斷引進(jìn)檔案信息管理急需人才和高端人才,補(bǔ)充新鮮血液,完善檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)和能力水平,實現(xiàn)檔案信息化管理的科學(xué)化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化和人性化,為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。
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