張冬娥

[摘 要]我國(guó)最重要的農(nóng)業(yè)科研和生產(chǎn)信息的資源就是農(nóng)業(yè)科研檔案，其也是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分。我國(guó)農(nóng)業(yè)科研檔案目前在管理上還存在著一些問題。本文就農(nóng)業(yè)科研檔案規(guī)范化管理做一番探討。

[關(guān)鍵詞]農(nóng)業(yè)科研；科研檔案；規(guī)范管理

引言

農(nóng)業(yè)科研檔案主要包括農(nóng)業(yè)科學(xué)研究中從客廳立項(xiàng)、申報(bào)、進(jìn)程、總結(jié)、結(jié)題再到成果鑒定這一系列過程中的各種檔案材料，當(dāng)然，不僅僅是只是農(nóng)業(yè)，還包括林業(yè)、副業(yè)、漁業(yè)、牧業(yè)等。其是科研工作者在研究過程中形成的各種聲像、電子、文字材料等的總稱。也是農(nóng)業(yè)科技檔案的重要組成部分。由于在管理農(nóng)業(yè)科研檔案的過程中還存在一些問題，導(dǎo)致一些問題的發(fā)生，從而產(chǎn)生資源的重大浪費(fèi)。因此，有效的管理農(nóng)業(yè)科研檔案是檔案管理人員最重要的工作[1]。

1.檔案管理中存在的問題

1.1不重視檔案管理工作

有很多的科研工作人員和科研單位的工作領(lǐng)導(dǎo)只重視給單位和個(gè)人能帶來利益的工作，比如：申請(qǐng)科研項(xiàng)目、申報(bào)科研成果、落實(shí)科研計(jì)劃等這些都是能給單位或者是個(gè)人帶來直接利益的。從而忽略了科研檔案工作。因?yàn)椋蒲袡n案并不能為他們帶來立竿見影的利益成效，導(dǎo)致他們不會(huì)重視這份工作，尤其是對(duì)形成科研檔案的中間環(huán)節(jié)最不重視，從而就造成了檔案不完整及流失的現(xiàn)象。

1.2不重視檔案管理工作的性質(zhì)

由于有的單位科研檔案人員被消減或者是兼職，更有甚者是沒有分管領(lǐng)導(dǎo)，把檔案管理工作安排給閑散人員去做，而檔案管理人員又頻換的更，從而使檔案管理工作非常的混亂。

1.3工作人員歸檔不積極

由于，檔案管理工作和工作檔案管理工作人員的切身利益不掛鉤，這也是導(dǎo)致他們工作消極的原因。同時(shí)，有些成果的研究人員受到經(jīng)濟(jì)的影響，讓他們想將發(fā)明據(jù)為己有，且單位又沒有具體的制度約束他們，甚至有的科研人員為了自己的方便，從而不將檔案歸檔[2]。

1.4不注意科研文件的積累

科研檔案的前身就是科研文件，科研文件具有很高的再利用價(jià)值及指導(dǎo)價(jià)值都是因?yàn)槠溆涗浟丝蒲谐晒难芯窟^程。但，檔案人員和科研人員平時(shí)不注意保存科研文件，導(dǎo)致歸檔時(shí)科研文件收集不完整，從而造成很大的損失。

1.5檔案管理方式落后

檔案的數(shù)量隨著時(shí)間的推移和科技的進(jìn)步越來越大，這給提供利用和保管的工作都帶來了很大的困難，再加上管理的手段和方法都不先進(jìn)，非常的落后，檢索工具也是單一的，工具單一通常表現(xiàn)在查閱工具，用的最多的查閱工具就是手工制作的目錄或者是專題卡片，檢索方法速度慢而且還很落后，準(zhǔn)確率又不高。同時(shí)，在檔案管理上計(jì)算機(jī)運(yùn)用的很少，這就導(dǎo)致了檔案信息在加工、存貯及傳遞等方面都缺乏了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備[3]。

1.6開展編排工作不夠

提供檔案服務(wù)的一種高層次形式是檔案編研。其是一種創(chuàng)造性的勞動(dòng)。檔案的開發(fā)利用和檔案編研工作的好壞有直接關(guān)系。我國(guó)大多數(shù)單位目前還停留在一、二次文獻(xiàn)的編研上。

1.7檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展，由于以往的農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員文化水平普遍低下，特別是檔案專業(yè)的管理人員就不用說了，他們的現(xiàn)狀很難適應(yīng)我國(guó)目前的現(xiàn)代科技飛速發(fā)展的需要。且他們的工作效果也不能給科研帶來方便和效益。

1.8檔案內(nèi)容不完整

雖然科研單位對(duì)農(nóng)業(yè)科研成果進(jìn)行了歸檔，但是，科研檔案工作中還存在內(nèi)容不完整、歸檔手續(xù)不齊全的問題。這都表現(xiàn)在：核心內(nèi)容不準(zhǔn)確或缺少、科研文件缺失、歸檔手續(xù)中缺少相應(yīng)的文件等。

2.規(guī)范農(nóng)業(yè)科研檔案工作

2.1設(shè)立專門的科研檔案機(jī)構(gòu)

由于農(nóng)業(yè)科研單位都不是很重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理工作非常的混亂。因此，要改變這種情況，唯有設(shè)立一個(gè)專門的可以檔案機(jī)構(gòu)，讓專業(yè)人員負(fù)責(zé)檔案管理。同時(shí)還要加大力度宣傳科研檔案工作，并讓工作人員都認(rèn)識(shí)到這份工作的重要性。并且，還應(yīng)完善獎(jiǎng)勵(lì)制度，讓檔案管理工作和切身利益掛鉤，保證他們受到科研人員的同等待遇及尊重，以增強(qiáng)他們的責(zé)任感[4]。

2.2建章立制，從頭抓起

制定相應(yīng)的規(guī)章制度，首先要根據(jù)檔案法的要求，并結(jié)合自己所在單位的具體情況才能建立。建立規(guī)章制度是為了讓科技人員能夠了解形成檔案的各種要求，并有意識(shí)的開始收集和整理檔案材料。同時(shí)確保材料的內(nèi)容和質(zhì)量。其次是，定期對(duì)各個(gè)材料歸檔進(jìn)度進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)有沒有及時(shí)歸還的檔案，要提醒科研人員將材料及時(shí)的歸還。通過建章立制這樣一個(gè)方法讓檔案管理人員和科研人員共同努力，從而形成規(guī)范的、完整的、科學(xué)的檔案原始材料。

2.3建立激勵(lì)機(jī)制，做好科研檔案收集工作

為了做好農(nóng)業(yè)科研檔案收集工作，我們首要要根據(jù)其特點(diǎn)，將收集的工作范圍概括為：歸檔課題、立項(xiàng)課題、鑒定成果、品種備案等不同的階段。且每個(gè)階段都要記錄數(shù)據(jù)、往來文件、報(bào)告、圖紙、書寫材料等，并且保存。因?yàn)檫@些都是農(nóng)業(yè)科研活動(dòng)的直接記錄。為了促進(jìn)科研檔案材料的完整、全面、科學(xué)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況制定考核獎(jiǎng)罰制度。將歸檔完整、系統(tǒng)、全面、科學(xué)作為卡考核內(nèi)容。從而科研人員和檔案管理人員的工作熱情及積極性[5]。

2.4開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案信息資源

開發(fā)利用農(nóng)業(yè)科研檔案應(yīng)該考慮幾個(gè)問題。第一是考慮檔案管理人員的事業(yè)心和責(zé)任感。第二是要考慮農(nóng)業(yè)科研檔案有沒有按照農(nóng)業(yè)部頒布的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。第三是考慮有沒有針對(duì)性和實(shí)用性。第四要考慮加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案工作的保密。第五是要從更深層次的方面去研究農(nóng)和開發(fā)農(nóng)業(yè)科研檔案的信息資源。其開發(fā)利用方式有三種，分別為：編制各級(jí)各類目錄，豐富檢索手段、加強(qiáng)安全保密工作、通過口頭或直觀方式宣傳報(bào)導(dǎo)科技成果。

2.5管理方式現(xiàn)代化

自進(jìn)入新世紀(jì)，檔案管理工作的發(fā)展方向勢(shì)必往檔案管理微機(jī)化方向發(fā)展。一些條件還可以的科研單位可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)并研制有查詢、檢索、閱讀等功能的農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)據(jù)庫，并制成光盤。這樣一方面可以開展有償信息服務(wù)，且可以作為科研交流和科研活動(dòng)的饋贈(zèng)資料，以擴(kuò)大檔案信息。另一方面可以永久的保存和記錄農(nóng)業(yè)科研檔案。這些都要求科研工作者有很高的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)熟練掌握微機(jī)知識(shí)。就算不能跟編制軟件，那也要回使用軟件[6]。

2.6及時(shí)做好編研工作

及時(shí)做好編研工作有三個(gè)步驟。首先是將深?yuàn)W的科研成果編研成可操作、簡(jiǎn)明、可直接應(yīng)用于生產(chǎn)時(shí)間的農(nóng)業(yè)實(shí)用技術(shù)，并通過各種形式傳播給農(nóng)民。其次是參考檔案資料并搞好立項(xiàng)。最后是通過查閱并收集往年有關(guān)的同一個(gè)問題的農(nóng)業(yè)科研檔案，并分析歸納整理成綜合評(píng)述。

2.7提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作不但需要工作人員具有認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，還要求他們就具有相當(dāng)熟練的專業(yè)水平，具有現(xiàn)代的管理意識(shí)和技能。因此，提高檔案管理人員的管理質(zhì)量，就必須要提高他們的專業(yè)素質(zhì)和文化素質(zhì)。除了提高他們的綜合素質(zhì)還要讓他們掌握黨和國(guó)家的各項(xiàng)科研方面制定的方針政策。同時(shí)還要完善檔案的管理制度[7]。

2.8規(guī)范檔案收集內(nèi)容

檔案管理工作的基礎(chǔ)和關(guān)鍵就是檔案材料的收集。目前，我國(guó)檔案法規(guī)定，國(guó)家規(guī)定的立卷歸檔的材料要定期地移交給單位檔案機(jī)構(gòu)，個(gè)人不得據(jù)為己有，這樣方便集中管理。檔案管理人員還應(yīng)該根據(jù)科研檔案的特點(diǎn)，要求課題調(diào)研人員一定要按照嚴(yán)格要求執(zhí)行，并將他們?cè)诳蒲谢顒?dòng)中的過程都按按計(jì)劃的分階段積累和收集，然后按規(guī)定移交到檔案室，從而保證原始檔案材料的規(guī)范、統(tǒng)一、科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語

隨著現(xiàn)代農(nóng)業(yè)的發(fā)展，科研檔案管理工作中存在的問題，如：檔案管理人員的水平低下、綜合素質(zhì)不高、沒有完善的獎(jiǎng)勵(lì)制度等等，這些問題致使檔案資源的重大浪費(fèi)。因此，農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作重點(diǎn)就是如何做好現(xiàn)有農(nóng)業(yè)科研檔案的管理工作，總而言之，規(guī)范管理農(nóng)業(yè)科研檔案工作有利于科研技術(shù)的總結(jié)和繼承，并且還促進(jìn)農(nóng)業(yè)科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和發(fā)展。且還是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用的根本保障。因此，只有高度重視農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作、不斷完善管理制度、重視體制機(jī)制創(chuàng)新等，才能讓農(nóng)業(yè)科研檔案工作取得新成效[8]。

參考文獻(xiàn)：

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