包菊花

[摘 要]文書檔案記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)。本文對(duì)文書檔案的鑒定與移交進(jìn)行分析。

[關(guān)鍵詞]文書檔案；鑒定；移交

一、文書檔案鑒定工作概述

（一）文書檔案鑒定的原則

鑒定工作的原則，是從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、安全的觀點(diǎn)，確定檔案的價(jià)值。

從國家和人民的整體利益出發(fā)判斷檔案的價(jià)值是文書檔案鑒定工作的總的指導(dǎo)思想，也是評(píng)價(jià)檔案保存價(jià)值的基本標(biāo)準(zhǔn)。檔案是整個(gè)國家和人民的歷史文化，是整個(gè)社會(huì)的財(cái)富，其保管利用，關(guān)系到各個(gè)方面的利益。檔案鑒定不能只站在個(gè)別單位的角度決定檔案是否保存或保存多久，而是要站在整個(gè)國家和人民利益或是整個(gè)社會(huì)的角度來判斷檔案的價(jià)值。全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)是對(duì)這一總指導(dǎo)思想的進(jìn)一步闡述。

1.全面的觀點(diǎn)。全面的觀點(diǎn)有三個(gè)方面的含義：一是全面地分析文件的各個(gè)方面的特征，從檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形等方面綜合判斷檔案的價(jià)值；二是全面地把握被鑒定檔案與其他檔案之間的聯(lián)系，如本單位的各個(gè)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)之間、各種問題之間、本單位與其他電位之間具有的聯(lián)系；三是全面地預(yù)測社會(huì)對(duì)檔案利用的需求，利用需求是多種多樣的，如行政的、業(yè)務(wù)的、技術(shù)的、生產(chǎn)的、研究的等等，鑒定時(shí)應(yīng)對(duì)各種需求進(jìn)行全面分析和考察，才能相對(duì)準(zhǔn)確地對(duì)檔案的價(jià)值作出判斷，不能孤立地簡單斷定檔案的保存價(jià)值。

2.歷史的觀點(diǎn)。歷史的觀點(diǎn)的要求把檔案放在它所形成的歷史條件下去分析它的內(nèi)容與形式，離開當(dāng)時(shí)的歷史條件判斷檔案的價(jià)值是不準(zhǔn)確的。因?yàn)闄n案是歷史的記錄，歷史的進(jìn)程以檔案的形式記錄下來，從某種意義上說，保存了檔案便保存了歷史，如鑒定文革時(shí)期形成的檔案，不能因其內(nèi)容的荒誕而否定其保存價(jià)值，無論如何它都是當(dāng)時(shí)的歷史寫照。3.發(fā)展的觀點(diǎn)。社會(huì)是不斷發(fā)展變化的，鑒定時(shí)要注意用發(fā)展的觀點(diǎn)判斷檔案的價(jià)值，預(yù)測檔案未來的作用。隨著社會(huì)的發(fā)展變化，利用檔案的因素也會(huì)隨之變化，現(xiàn)在有用的檔案，隨著時(shí)間的報(bào)移，將來可能沒有用處?，F(xiàn)在尚未有用的檔案，將來可能會(huì)有用處。因此鑒定時(shí)要求一定要對(duì)利用需求可能進(jìn)行預(yù)測，既要看到檔案當(dāng)前的作用，也要看到未來的作用，檔案價(jià)值的鑒定才相對(duì)準(zhǔn)確。

（二）文書檔案鑒定的作用

1.監(jiān)定工作為確定檔案保管保護(hù)條件提供了依據(jù)。通過鑒定，區(qū)分了檔案價(jià)值的大小，為及時(shí)移出失去保存價(jià)值的檔案，為對(duì)珍貴檔案實(shí)行重點(diǎn)保護(hù)提供了依據(jù)，尤其是對(duì)一些經(jīng)費(fèi)或辦公用房較為緊張的單位來說，作用更加明顯。如果不進(jìn)行鑒定，讓己失去保存價(jià)值的檔案占用著大量的存儲(chǔ)空間，妨礙有價(jià)值檔案保管條例的改善，必然會(huì)造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

2.鑒定工作是應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的必備措施。突發(fā)事件主要是指水災(zāi)、火災(zāi)、地震、戰(zhàn)爭、爆炸等天災(zāi)人禍，這些天災(zāi)人禍的降臨往往是難以預(yù)料的，檔案部門應(yīng)早早做好預(yù)防。預(yù)防工作中最重要的一條便是及時(shí)做好鑒定工作，因?yàn)橹挥薪?jīng)過鑒定，有意識(shí)地將珍貴檔案保存在專柜當(dāng)中，一旦發(fā)生突發(fā)事件，才能在最短的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行搶救或保護(hù)。

3.鑒定工作使檔案更加精煉，便于開發(fā)利用。通過鑒定，檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)，檔案保管者便可根據(jù)檔案的不同價(jià)值組織開發(fā)利用。如價(jià)值大的檔案在社會(huì)上的影響也大，對(duì)這些檔案進(jìn)行重點(diǎn)開發(fā)，檔案的作用就能得到充分的發(fā)揮。如果未經(jīng)鑒定，有價(jià)值的珍貴的檔案淹沒于大量失去價(jià)值的檔案之中，不易被人發(fā)現(xiàn)和難以找到，檔案的效益便不能充分發(fā)揮。

二、檔案的移交

（一）檔案的移交

檔案的移交有兩個(gè)過程：一是各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的文件形成部門應(yīng)將本部門形成的檔案移交給本單位檔案室保管；二是各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位應(yīng)將整理好的檔案移交給當(dāng)?shù)鼐C合檔案館保管。

（二）移交的范圍及時(shí)間

《檔案法》、《檔實(shí)館工作通則》中明確規(guī)定各級(jí)機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位的檔案室向國家檔案館移交檔案的責(zé)任。有的單位檔案室保管條件惡劣，可能導(dǎo)致檔案不安全或嚴(yán)重?fù)p毀，經(jīng)同級(jí)檔實(shí)行政管理部門同意，可以提前移交；專業(yè)性較強(qiáng)或需要保密的檔案，可以延長移交的期限：如果檔案館的庫房容量已達(dá)到飽和狀態(tài)，可以暫緩移交。檔案移交的方式為逐年移交和定期移交，逐年移交是檔案室每年將保存期滿的檔案向檔案館移交，定期移交是檔案室每隔一定年限向檔案館移交保存期滿的檔案。

（三）移交的要求

1.注重進(jìn)館質(zhì)量，少一些無價(jià)值檔案進(jìn)館。從某種義上講，檔案在進(jìn)館之前，已多次涉及到鑒定工作。一是檔案室人員在立卷、確定保管期限時(shí)的篩選、鑒定；二是檔案指導(dǎo)部門定期對(duì)案卷質(zhì)量檢查時(shí)涉及到鑒定；三是檔案館接收之前對(duì)案卷進(jìn)行的檢查。在這三個(gè)鑒定環(huán)節(jié)中，立卷鑒定環(huán)節(jié)是確保案卷質(zhì)量的關(guān)鍵，檔案局館的指導(dǎo)、檢查是進(jìn)一步保障。因此為保證檔案進(jìn)館質(zhì)量，應(yīng)提高立卷人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，在立卷環(huán)節(jié)就使保管期限劃分準(zhǔn)確；在指導(dǎo)檢查環(huán)節(jié)，應(yīng)將案卷質(zhì)量作為重點(diǎn)之一，及時(shí)監(jiān)督立卷人員改正問題；在檔案館接收前的檢查環(huán)節(jié)，更應(yīng)當(dāng)注重檔案內(nèi)在質(zhì)量，特別是保管期限劃分正確與否，將無長期保存價(jià)值的檔案解決在進(jìn)館之前。

2.改進(jìn)立卷方式，提高現(xiàn)代化管理水平。傳統(tǒng)的立卷方式存在一些不足之處，不利于檔案的鑒定，上文已有所涉及。改革立卷方式，便于文書檔案的立卷、接收、鑒定，已是勢在必行。以件為單位組卷并輔助以計(jì)算機(jī)管理的立卷方法，雖處于嘗試階段，僅其便于隨時(shí)剔除無保存價(jià)值文件的優(yōu)勢就是顯而易見的。這種立卷方式在鑒定時(shí)，如剔除某份文件，可不必考慮拆卷這一棘手問題。另外，利用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案，在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改，大大提高了工作效率。

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