何媛媛

[摘 要]加強(qiáng)檔案建設(shè)，推進(jìn)檔案工作規(guī)范管理，提高檔案利用水平，是當(dāng)前一項重要的任務(wù)。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；管理水平；探討

一、宣傳到位，提供檔案事業(yè)發(fā)展思想保障

（一）思想上高度重視，將檔案管理工作置于十分重要的位置

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視首先體現(xiàn)在：各級領(lǐng)導(dǎo)能從思想上充分認(rèn)同檔案是歷史的再現(xiàn)，是人類記憶的寶庫，是不可缺少的精神財富。檔案材料收集不齊全帶給單位的是重大的損失，沒有檔案對歷史的記載，無法對過去進(jìn)行評價，更無法對未來進(jìn)行預(yù)測。

（二）檔案工作網(wǎng)絡(luò)保持穩(wěn)定，使檔案工作的發(fā)展具有連續(xù)性

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視還體現(xiàn)在：建立健全本單位的檔案工作網(wǎng)絡(luò)，并保持檔案隊伍的基本穩(wěn)定，打造—支業(yè)務(wù)素質(zhì)良好的檔案工作隊伍，使檔案工作的可持續(xù)性得以保障。積極支持檔案干部參加各類檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)、工作會議和研討會議，鼓勵登門拜訪其他企業(yè)、事業(yè)單位，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗提高本單位檔案的管理水平，并對兼職檔案干部的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)。

（三）對檔案經(jīng)費的大力支持，充分滿足檔案工作的發(fā)展需要

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，還表現(xiàn)在最大限度地給予檔案事業(yè)的發(fā)展提供必要的物質(zhì)保障，具體體現(xiàn)在以下三個方面：

第一，保證檔案工作用房以滿足檔案工作持續(xù)發(fā)展的需要。檔案工作用房應(yīng)符合檔案建筑規(guī)范，為保障檔案材料的安全，同時還應(yīng)安裝紅外線報警系統(tǒng)和防盜門窗，配備相適應(yīng)的消防器材。

第二，保證設(shè)施設(shè)備的配置以適應(yīng)檔案工作不斷提高的需要。檔案工作配備的設(shè)備應(yīng)滿足檔案工作的發(fā)展需求。

第三，保證檔案工作必要的日常經(jīng)費支出。要盡力解決檔案工作的各種實際問題，必要的日常開支應(yīng)得到充分保證。

二、制度建設(shè)，提供檔案事業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)保障

“沒有規(guī)矩，不成方圓”。《檔案法》及其實施辦法賦予檔案部門的職能，需要一系列規(guī)章制度加以落實和保證。業(yè)務(wù)規(guī)章制度的建立有利于保證案卷質(zhì)量，業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度的建立有利于保證隊伍建設(shè)適應(yīng)發(fā)展，部門立卷制度的建立有利于保證檔案工作有效運轉(zhuǎn)，獎勵制度的建立有利于保證檔案規(guī)范化管理水平不斷提高。

（一）建立規(guī)章制度，保證文件材料的收集和案卷質(zhì)量

制度建設(shè)使檔案工作有法可依，有章可循。堅持制度上門，責(zé)任到崗，落實到人，強(qiáng)化管理人員和科研人員的檔案意識；歸檔通報強(qiáng)化各部門的責(zé)任意識，有效促進(jìn)各部門分管負(fù)責(zé)人對本部門檔案工作的督促和檢查；檔案工作檢查評比活動促進(jìn)各項制度的落實，充分調(diào)動各部門的積極性。

（二）檔案部門立卷制度，充分發(fā)揮兼職檔案人員的作用

任何一個單位檔案專職工作人員的配備總是有限的，隨著檔案工作要求的不斷提高，檔案工作的業(yè)務(wù)量與日俱增，要保證檔案工作規(guī)范化管理的有效正常運轉(zhuǎn)，僅靠為數(shù)不多的專職檔案干部是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。必須充分挖掘兼職檔案人員的潛力，實施部門立卷制度。兼職檔案工作者的作用不容忽視。充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，不僅可以保證檔案材料收集齊全、完整和整理規(guī)范，而且可緩解檔案部門的工作壓力，為專職檔案干部騰出更多的時間和精力從事檔案信息的開發(fā)利用和學(xué)術(shù)研究等工作，更重要的還在于使檔案工作形成一個充滿活力的有機(jī)體，造就一個良性循環(huán)的局面，實現(xiàn)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。專職檔案干部的監(jiān)督、指導(dǎo)作用不可忽略。立卷工作的事前指導(dǎo)，事中監(jiān)督，事后總結(jié)是專職檔案干部必不可少的功課；對存在的問題要反饋到各立檔部門，并通過舉辦培訓(xùn)班的方式，予以討論和研究，集思廣益，尋求解決良方。

（三）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力

好的規(guī)章制度最終必須通過具體的人來落實。只有兼職檔案員具有較高的業(yè)務(wù)技能和業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作規(guī)范化管理才能得以實現(xiàn)。因此，對兼職人員業(yè)務(wù)能力的培養(yǎng)是十分必要的。檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)制度可保證每一個兼職檔案員都能明確白己的工作職責(zé)和本部門檔案工作的情況。對新上崗和換崗的兼職檔案員堅持實地指導(dǎo)立卷歸檔制度，使之盡快了解和掌握本部門檔案的收集和立卷范圍、方法等。編印《工作手冊》和《制度匯編》，配以法律法規(guī)、規(guī)章制度、工作流程和分類表及保管期限、收集范圍等，便于兼職檔案員掌握業(yè)務(wù)技能。吸收兼職檔案員參與檔案工作檢查評比活動，此舉一方面增加評比的透明度和公正性，另—方面可使兼職檔案員進(jìn)一步熟悉業(yè)務(wù)，提高業(yè)務(wù)水平，同時也是一種特殊的業(yè)務(wù)培訓(xùn)方式。

（四）建立健全激勵機(jī)制，充分調(diào)動各立檔單位的積極性

建立激勵機(jī)制是推動檔案工作必不可少的一環(huán)。檢查評比制度，堅持從組織領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)能力和案卷質(zhì)量三方面進(jìn)行量化考核，有效調(diào)動各立檔部門的積極性。各量化指標(biāo)隨檔案工作的發(fā)展和要求予以調(diào)整。并對為檔案事業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)的部門、分管負(fù)責(zé)人和兼職檔案員予以表彰和獎勵，促使各立檔單位搞好本部門的檔案工作。

三、開發(fā)利用，提供檔案事業(yè)發(fā)展服務(wù)保障

檔案部門是檔案信息儲存、開發(fā)利用的服務(wù)中心，在各項管理活動中發(fā)揮著重要的作用。檔案工作的核心和目的是對檔案信息的開發(fā)利用，檔案人應(yīng)立足于樹立提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的意識，不斷完善服務(wù)方式和手段，開展多種形式的咨詢查詢服務(wù)，以此開拓檔案工作的新局面。

一是強(qiáng)化資金保障。為確保檔案工作上質(zhì)量、上水平，在資金相對緊張的情況下，及時更新檔案的辦公條件，改善庫房條件，配備計算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等必要設(shè)備，努力為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件。二是強(qiáng)化整理環(huán)節(jié)。規(guī)范業(yè)務(wù)檔案管理，收集資料，充分利用辦公自動化平臺，使監(jiān)管和服務(wù)更加科學(xué)規(guī)范，有效消除管理盲區(qū)，使檔案的利用水平得到最大發(fā)揮。三是強(qiáng)化歸檔環(huán)節(jié)。依照“一戶一檔、一檔多卷”原則，做到資料完備、組卷及時、卷目清晰、裝訂整齊；由專人負(fù)責(zé)，統(tǒng)一歸檔管理。

總之，開展檔案規(guī)范化管理的最終目的，就是要在加強(qiáng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的同時，加大現(xiàn)代化管理力度，加強(qiáng)電子文件歸檔管理，加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，使檔案管理緊緊圍繞單位中心工作，提高檔案利用質(zhì)量，提高檔案工作服務(wù)的及時性、針對性和有效性。

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