李彤君

[摘 要]本文分析了落后地區(qū)醫(yī)療部門檔案管理存在的問題，提出了改革建議和解決方法，以期檔案管理工作最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值和作用。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；問題；網(wǎng)絡(luò)

一、落后地區(qū)醫(yī)療部門人事檔案現(xiàn)狀及存在的問題

1、對(duì)檔案管理的重視程度不夠

一直以來人們對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)都存在一些錯(cuò)誤看法，認(rèn)為檔案工作就是抄抄寫寫、保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作。

2、人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密

檔案管理人員大多不是專業(yè)的，對(duì)于移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導(dǎo)致檔案數(shù)量、材料等問題責(zé)任不明、界限不清。

3、缺乏專門管理人才，管理水平不高，管理手段落后

大部分工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案的重要性、管檔要求，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識(shí)淡薄。

4、檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳力度差

檔案管理人員對(duì)人事檔案的重要性未進(jìn)行廣泛宣傳，使得本人和檔案管理人員對(duì)檔案中缺少的材料不能及時(shí)補(bǔ)充、完善、更新。

5、檔案管理人員對(duì)人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足

對(duì)個(gè)人檔案采取忽視的態(tài)度，有些應(yīng)該歸檔的材料不能及時(shí)交檔案管理人員存檔。

6、人事檔案管理手段落后

在檔案管理手段上，沒有單獨(dú)的計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，查閱人事檔案信息仍采用手工查找。檔案的存儲(chǔ)依舊使用古老的鐵皮柜，占地面積大，使用空間也不能完全合理應(yīng)用。

7、人事檔案保護(hù)設(shè)施落后

部分醫(yī)衛(wèi)單位，主抓醫(yī)療科研技術(shù)，在人事檔案保護(hù)方面設(shè)施陳舊落后。大多數(shù)人事檔案室采取"因陋就簡(jiǎn)"，融辦公、倉庫、閱檔為一間，更無嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)防盜失基本設(shè)施，防火、防潮、防盜手段只停留在較低水平，調(diào)閱方式原始。有的檔案由于反復(fù)調(diào)用原件經(jīng)多次照射，造成紙張損壞現(xiàn)象嚴(yán)重；有的檔案長(zhǎng)期被子束之高閣，保護(hù)措施落后，變成一文不值的廢紙，直接影響到檔案的完整與安全。更有甚者，把屬于保密范疇的人事信息也公開化，更談不上什么機(jī)密可言，根本上失去了其本身的意義。

二、改革落后地區(qū)醫(yī)療部門人事檔案管理的建議

1、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要重視支持檔案工作

檔案工作是各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一定要重視支持檔案工作，要以對(duì)歷史高度負(fù)責(zé)、對(duì)職工高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，做到對(duì)檔案工作重視到位、投入到位，對(duì)檔案工作人員關(guān)心到位。要定期聽取檔案工作匯報(bào)，及時(shí)研究解決檔案工作中的重大問題，為檔案工作的順利開展創(chuàng)造良好環(huán)境；加大對(duì)檔案工作的經(jīng)費(fèi)支持力度，為檔案工作的開展提供必需的物質(zhì)條件。

2、強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

人事檔案中具有大量的有保存價(jià)值的各種數(shù)據(jù)，包括文字、圖表、聲像等。要增強(qiáng)這方面檔案意識(shí)、重視相關(guān)資料的收集、實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息資源的挖掘。

3、收集收齊歸檔文件材料

做好歸檔文件材料的收集工作，是確保檔案齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。要做好收集工作，檔案人員必須熟悉和掌握收集工作的各種渠道和方法，處理好檔案形成過程中各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)部門的關(guān)系，對(duì)檔案形成的全過程進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督與檢查，同時(shí)要不斷提高全員檔案意識(shí)，實(shí)現(xiàn)全方位的有效管理，采取各項(xiàng)有力措施，做好企業(yè)檔案材料的收集工作，檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、查全率、查準(zhǔn)率才有可能達(dá)到高標(biāo)準(zhǔn)，最大限度地發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案的作用。

4、強(qiáng)化檔案管理人員的技術(shù)工作培訓(xùn)

檔案工作是一項(xiàng)政策性、保密性、專業(yè)性和技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，包括收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等基本環(huán)節(jié)，且每個(gè)環(huán)節(jié)都有一套相應(yīng)的理論和工作方法。所以要有素質(zhì)高、能吃苦刻苦、具有奉獻(xiàn)精神和較高政治素質(zhì)的人員管理。加大對(duì)應(yīng)用型、復(fù)合型、創(chuàng)新型人才培養(yǎng)的力度，堅(jiān)持內(nèi)訓(xùn)與外引相結(jié)合，培養(yǎng)專業(yè)人才。

5、采用多種渠道提高管理技能

人事檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須緊跟發(fā)展需要，加以創(chuàng)新并著重學(xué)習(xí)檔案的收集、鑒定、分類等技能，鼓勵(lì)檔案人員積極參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷了解和把握人事檔案工作新態(tài)勢(shì)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，使人事檔案工作步入規(guī)范化軌道。在培訓(xùn)方面采用參加培訓(xùn)班、進(jìn)修班及繼續(xù)教育等方式，加強(qiáng)外語、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科的知識(shí)學(xué)習(xí)和檔案知識(shí)培訓(xùn)，以適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)需要。

6、建立檔案管理網(wǎng)，搞好檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)

檔案工作信息化，是促進(jìn)企業(yè)信息資源全面收集、整合、開發(fā)的重要基礎(chǔ)，通過檔案信息化建設(shè)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)信息資源的集中管理，成千上萬倍地提高利用效率，全方位地支持各級(jí)信息服務(wù)。而檔案信息化的基礎(chǔ)是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化，沒有經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化整理的檔案不可能實(shí)現(xiàn)信息化。建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，即在中心設(shè)立由主管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，各科長(zhǎng)參加的全中心人事檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，中心檔案室負(fù)責(zé)全中心檔案工作的總體規(guī)劃，負(fù)責(zé)起草制定人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度，并要經(jīng)常到各科室檢查、指導(dǎo)。隨著信息技術(shù)在人事檔案管理工作中的運(yùn)用，檔案工作的模式發(fā)生了巨大的變革。利用先進(jìn)的管理手段，推動(dòng)人事檔案事業(yè)的發(fā)展，使檔案管理工作向深度和廣度上發(fā)展，大大提高檔案工作的效率，保護(hù)人事管理檔案，延長(zhǎng)其壽命，使人事檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)的手工管理模式向現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理模式轉(zhuǎn)變。

綜上所述，人事檔案的作用在于為人事工作服務(wù)，隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展速度的加快，醫(yī)院人事檔案工作的重要性顯得更加突出，做好這項(xiàng)工作，必將推動(dòng)醫(yī)院人力資源管理和醫(yī)院的發(fā)展，醫(yī)院人才戰(zhàn)略的實(shí)現(xiàn)離不開人事檔案管理工作的有力支持。因此檔案管理者必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)參與，超前服務(wù)。醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，注重服務(wù)性，才能提高檔案的利用價(jià)值，才能使人事檔案煥發(fā)新的生機(jī)和活力。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫波.談醫(yī)院健康教育檔案管理[J].中國(guó)健康教育.2011.17（4）；241-243.