劉蓓蕾

[摘 要]高職院校的檔案能夠真實(shí)、全面地反映院校的辦校歷史、學(xué)生的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、以及學(xué)生在校的綜合表現(xiàn)，院校檔案同時(shí)也是促進(jìn)院校發(fā)展與加強(qiáng)院校管理的重要手段，也是院校領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀。本文針對當(dāng)前高職院校檔案管理常見問題，提出幾點(diǎn)改進(jìn)對策與方案，對高職院校學(xué)生檔案管理工作改革具有一定的借鑒意義。

[關(guān)鍵詞]高職院校；檔案管理；優(yōu)化改革

高校檔案是大學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，記錄院校發(fā)展歷史與管理經(jīng)驗(yàn)。目前，我國的高校檔案管理工作現(xiàn)狀不容樂觀，還存在較多的問題需要及解決，例如檔案管理不規(guī)范、缺乏檔案管理重視、管理手段陳舊等。下文主要探討高職院校檔案管理常見問題和對策分析。

一、高職院校檔案管理工作中常見的問題

當(dāng)前我國高職院校檔案管理工作問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）缺乏檔案管理意識(shí)、現(xiàn)行檔案管理制度不完善

學(xué)生檔案是學(xué)校檔案的一個(gè)分支，但我國大部分的高職院校都將管理工作的重點(diǎn)放在了教學(xué)和科研方面，對于學(xué)生檔案工作的重要性并未認(rèn)識(shí)到位，進(jìn)而忽略相關(guān)檔案的管理工作。

我國大部分的高職院校檔案管理制度不完善，主要表現(xiàn)在：沒有配備專職人員進(jìn)行檔案管理；并未制定詳細(xì)的檔案管理計(jì)劃和崗位職責(zé)；檔案管理機(jī)制不健全，導(dǎo)致檔案管理程序簡化，不規(guī)范，檔案利用低，檔案管理成效差[1]。

（二）對檔案管理投入不足

加強(qiáng)對檔案管理的投入，是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的前提條件。近年來，我國不少的高職院校加大了教學(xué)等方面的投入，校園規(guī)模得以擴(kuò)張，校園設(shè)施也逐漸完成。但院校檔案管理工作方面的投入與院校發(fā)展成反比，檔案管理工作手段和模式還是使用原先的人工登記和管理方式[2]。

（三）檔案管理者職業(yè)素質(zhì)水平低

當(dāng)前我國不少的高職院校檔案管理人員多為兼職，例如教師同時(shí)又是檔案管理工作者，由于教師對檔案管理專業(yè)知識(shí)不精通、知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，管理水平相應(yīng)的降低[3]。此外，我國高職院校的檔案管理工作人員中，還存在管理技能不強(qiáng)、工作責(zé)任感缺乏等問題，其專業(yè)技能水平與職業(yè)素質(zhì)水平都還有待提高。

（四）檔案管理方式手段落后

我國的高職院校檔案管理工作手段和模式還是使用原先的人工登記和管理方式，難以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理需求。校園網(wǎng)絡(luò)、校園數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等大量現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，卻并未應(yīng)用到高職院校檔案管理工作中。雖然有部分院校雖創(chuàng)建檔計(jì)算機(jī)檔案信息數(shù)據(jù)庫，卻運(yùn)用在簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，較高水平的數(shù)字化管理應(yīng)用較少。

二、改進(jìn)高職院校檔案管理工作的辦法

從上文的論述中我們不難看出，高職院校的檔案管理工作實(shí)踐中還有許多需要改進(jìn)的地方，需要引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理部門的重視。高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，通過各方面完善進(jìn)行學(xué)校檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)學(xué)校管理事業(yè)的進(jìn)步與發(fā)展。

（一）增強(qiáng)檔案管理的重視程度，健全檔案管理制度

隨著教育事業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高職院校的不斷發(fā)展，檔案管理涉及的內(nèi)容也在持續(xù)增加，檔案管理工作量也不斷增加，如何有效管理并運(yùn)用院校檔案是高職院校管理者需要重視的一項(xiàng)問題。院校領(lǐng)導(dǎo)作為學(xué)校教育事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案法及當(dāng)前高職院校的教育改革、畢業(yè)生就業(yè)工作的形勢和實(shí)際情況，提出明確的檔案管理目標(biāo)，，重視院校的檔案管理工作。

為確保院校檔案管理工作的有序開展，需要構(gòu)建科學(xué)、合理的檔案管理工作制度，并有效落實(shí)制度。在制度中明確管理職責(zé)，工作任務(wù)要進(jìn)行細(xì)化，責(zé)任到人，檔案理工作中實(shí)行量化考核，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、創(chuàng)造性和能動(dòng)性，自覺地去履行崗位職責(zé)。采取實(shí)際行動(dòng)推進(jìn)檔案管理工作制度化和規(guī)范化。

（二）加大對檔案管理現(xiàn)代化的投入

高職院校的檔案管理改革工作的完成需要足夠的資金投入來支持，有了足夠的資金才能有能力購買現(xiàn)代化的管理設(shè)備，滿足院校檔案管理提供基本條件。一方面，高職院校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)了解檔案管理工作目標(biāo)、目的和內(nèi)容，根據(jù)院校實(shí)際檔案管理規(guī)模，進(jìn)行經(jīng)費(fèi)預(yù)算，并將所有經(jīng)費(fèi)的投入全部用以設(shè)備的更新與技術(shù)的更新。另一方面，消除檔案管理人員身兼多職的現(xiàn)象，聘用專業(yè)的檔案管理人員。加大對檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代化管理技術(shù)培訓(xùn)的投入，提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)水平。

（三）優(yōu)化院校檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)

高職院校的檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)直接影響到管理質(zhì)量，針對高職院校檔案管理隊(duì)伍職業(yè)素質(zhì)不高的現(xiàn)象，院校可以采取以下幾點(diǎn)措施進(jìn)行管理隊(duì)伍的優(yōu)化：對檔案管理隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化理念和現(xiàn)代化管理知識(shí)的宣傳，提高檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，鍛煉信息化管理技能，；分階段、分層次、有計(jì)劃、有步驟地對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)；經(jīng)常性的組織學(xué)校檔案管理人員開展實(shí)地操作，使其熟練各項(xiàng)檔案材料的鑒別、整理、分類、編號(hào)、裁剪、裝訂等操作。

（四）改變舊式檔案管理手段

首先，改變舊式檔案管理手段的前提是：購買現(xiàn)代化的檔案管理相關(guān)硬件設(shè)施和基礎(chǔ)建設(shè)；其次，針對還在沿用原先的人工登記和管理方式的現(xiàn)象，應(yīng)當(dāng)倡導(dǎo)檔案管理從紙質(zhì)化管理向數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變；最后，有效運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，推進(jìn)檔案手動(dòng)檢索向自動(dòng)化檢索轉(zhuǎn)變，提高檔案管理質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總之，高職院校檔案管理工作較為復(fù)雜，但其對高職院校的教學(xué)管理工作、管理經(jīng)驗(yàn)借鑒等方面影響深遠(yuǎn)，要意識(shí)到檔案管理工作的重要性，引用先進(jìn)管理技術(shù)，以提高檔案管理成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]鮑瑋.淺談高職院校的教學(xué)檔案管理[J].中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊，2010，（29）：233.

[2]王述剛.簡析高職院校學(xué)生檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2010，（21）114.[3]吳英.高職院校檔案服務(wù)創(chuàng)新的思考[J].科技信息，2010，（31）：190.