劉瓊秀

【摘 要】商務(wù)信函是經(jīng)濟(jì)貿(mào)易活動中使用頻繁的一個(gè)文種，但在日常應(yīng)用寫作中，由于寫作者的粗心或?qū)ξ姆N的理解不到位而常常出現(xiàn)一些問題，影響到公司業(yè)務(wù)的開展甚至造成不必要的損失。本文根據(jù)日常寫作中存在的一些常見問題提出一些粗淺見解，與同行探討。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)信函 寫作 問題 診治

一、商務(wù)信函及其作用

在應(yīng)用類文章中，商務(wù)信函是很重要的一個(gè)文種，我們?nèi)粘５纳虅?wù)往來中傳遞信息、處理商務(wù)事宜，開展對外業(yè)務(wù)活動都必須使用商務(wù)信函。根據(jù)不同業(yè)務(wù)需要，每封商務(wù)信函寫作內(nèi)容各不相同，在商貿(mào)交往中能起到商貿(mào)成交、事后交涉、繼續(xù)保持貿(mào)易關(guān)系等不同的效果。

任何一個(gè)貿(mào)易類組織，發(fā)給對方的每一份信函也都代表著公司的形象，顯示公司的水平和實(shí)力；也直接影響到合作伙伴對自己公司的評價(jià)；對企業(yè)的業(yè)務(wù)開展有著極其重要的影響。所以，寫作商務(wù)信函時(shí)，能否以專業(yè)的方式跟對方進(jìn)行有效溝通，在業(yè)務(wù)往來種占據(jù)著舉足輕重的地位。

二、日常寫作中的常見問題

盡管商務(wù)信函的寫作要求已經(jīng)非常明確，但是在實(shí)際寫作中，還是存在著一些常見錯(cuò)誤，特別是初學(xué)寫作的工作人員，由于缺少實(shí)際寫作經(jīng)驗(yàn)，對商務(wù)信函寫作要求理解不能到位，寫作中甚至還出現(xiàn)一些常識性錯(cuò)誤。我們通過對日常寫作中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤情況的搜集、整理，大概可以歸納為以下兩方面的常見錯(cuò)誤：

（一）詞語使用方面。

主要表現(xiàn)在：1.詞語的選用不準(zhǔn)。2.表示數(shù)目不清，計(jì)量單位不統(tǒng)一。3.對外貿(mào)術(shù)語的錯(cuò)誤理解。4.禮貌語言的使用不符合要求。

（二）信函格式方面。

主要表現(xiàn)在：1.格式要素標(biāo)識不規(guī)范。2.結(jié)構(gòu)不完整。

本文主要針對以上常見問題，提出解決問題的一些粗淺看法，以求教于方家。

三、解決問題的辦法

（一）多讀多看，提高商務(wù)貿(mào)易語言修養(yǎng)。

商務(wù)信函的目的是促成貿(mào)易活動的成功。寫作時(shí)講究的重點(diǎn)不是華麗優(yōu)美的辭藻，而是用簡潔樸實(shí)的語言，直接、清楚地傳達(dá)發(fā)函人所要傳達(dá)的信息，讓對方可以非常清楚地了解你想說什么；避免因?yàn)檎Z言的含糊不清，詞不達(dá)意而給對方造成誤會；在回答對方詢問時(shí)，要明確對方需要了解什么，有針對性地給對方明確答復(fù)。要達(dá)到這些要求，寫出符合商務(wù)信函規(guī)范的文書，這就需要我們在平時(shí)工作中注意多讀一些商務(wù)貿(mào)易類文書，提高商務(wù)信函的語言修養(yǎng)，達(dá)到順利交流的目的。具體寫作時(shí)可從幾個(gè)方面加以注意：

1. 選擇簡練的常用詞語，避免使用冷僻詞語

商務(wù)信函的寫作，都有明確的目的性，以貿(mào)易往來為目的的商務(wù)信函，要把自己寫作的目的讓對方知道，寫作時(shí)一定要選詞準(zhǔn)確，不要用一些生僻、晦澀的或容易引起歧義的詞語，否則會引起對方不必要的誤解，甚至被人利用而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失。對于貿(mào)易往來中的專業(yè)術(shù)語，具有很強(qiáng)的專業(yè)特征，它們在國際慣例中是通用的，在信函寫作時(shí)一定要準(zhǔn)確理解使用，而不能根據(jù)自己想當(dāng)然，否則會出現(xiàn)笑話影響到本公司形象，甚至有可能在貿(mào)易往來中讓對方誤會產(chǎn)生不利影響。

2. 使用事實(shí)要清楚、有依據(jù)，數(shù)字要確切，計(jì)量單位要統(tǒng)一

商務(wù)信函寫作中大都要涉及數(shù)字，使用數(shù)字時(shí)一定要符合國家規(guī)定的數(shù)字使用規(guī)范。表示“日期”既可用基數(shù)詞也可用序數(shù)詞；在表達(dá)計(jì)量單位、包裝、價(jià)格單據(jù)、保險(xiǎn)條款時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確清楚，計(jì)量單位要做到前后統(tǒng)一。例如，提請對方供貨時(shí)，不要用“大量”“許多”這類的概數(shù)詞語，要標(biāo)明具體數(shù)量；報(bào)價(jià)也不能籠統(tǒng)地說“價(jià)格合理”或“市場價(jià)格”，而應(yīng)寫明具體價(jià)格、幣種，如何結(jié)算，是否還有其他附加費(fèi)用等，都必須明確、具體，避免出現(xiàn)“不一定”“有可能”“大概”“大約”“左右”一類詞語?；貜?fù)對方的來信，在信函開頭一定要寫明來信的日期、內(nèi)容、編號，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等。模糊的表達(dá)方式會導(dǎo)致閱讀者在反饋信息的時(shí)候產(chǎn)生疑慮，影響業(yè)務(wù)的順利開展。

3. 語氣平和，注意使用禮貌語言

寫作時(shí)的口吻和語氣，對交往雙方來說非常重要。平和的語氣，顯示出來的是合作中的平等關(guān)系；如果信函中出現(xiàn)了命令或威脅的語氣，勢必給雙方的合作造成不利影響。由于商務(wù)信函都是有其目的性的，所以在信函里所采用的語氣、語調(diào)也應(yīng)該符合寫作者的目的。寫作之前就要做好全盤考慮：寫這封信函是想要達(dá)到一個(gè)什么樣的目的；希望對收信人產(chǎn)生怎樣的影響；寫作時(shí)用什么樣的語氣表現(xiàn)效果更好等等。

同時(shí)要注意的是，禮貌用語是商務(wù)信函寫作中十分重要和有特色的環(huán)節(jié)。禮貌的語言既可以突出對閱讀者的重視和理解，也可以減少由于文化和語言差異導(dǎo)致的誤會，成為貿(mào)易雙方的潤滑劑，使貿(mào)易業(yè)務(wù)得以順利地完成。禮貌用語主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：（1）多從對方需要角度考慮問題，進(jìn)行寫作，才能達(dá)到好的溝通效果。（2）使用委婉的語氣、對方容易接受的表達(dá)方式傳遞自己的觀點(diǎn)和要求，體現(xiàn)出自己的誠懇禮貌得體，避免生硬。（3）在交易中出現(xiàn)分歧，不同意對方意見時(shí)，可以采取站在對方立場先同意對方意見，然后再提出自己的看法和意見，這樣既充分考慮了對方利益，又堅(jiān)持了自己的立場，容易讓對方接受并理解自己的觀點(diǎn)，從而使貿(mào)易順利進(jìn)行。

下面信函正文示例：

A：邀請函

尊敬的先生/小姐：

我公司擬于三月二十五日到四月二十九日在×××（交易會地址）舉辦×××年國際商品交易會。特邀請貴公司參加。關(guān)于交易會的詳情我們一周內(nèi)將寄給您。

盼函復(fù)并希望能來參會。

B：誠摯的肯定答復(fù)

尊敬的先生/小姐：

感謝二月十五日來信邀請我公司參加×××年國際商品交易會。我們樂于參加并計(jì)劃展示我們生產(chǎn)的×××設(shè)備。張先生將于三月十八日至二十日去您市做具體安排，非常感謝您的協(xié)助。

C：誠摯的否定答復(fù)

尊敬的先生/小姐：endprint

非常感謝您邀請我公司參加×××年國際商品交易會。由于我公司將于同一時(shí)間到您市新開一家連鎖店，很抱歉不能前去參加交易會。

希望以后在某些場合見到您。

上面三封信函，一封邀請函，兩封回復(fù)函，正文中都體現(xiàn)出禮貌用語特點(diǎn)。特別是否定回復(fù)時(shí)的詞語選用，更需要寫作者仔細(xì)斟酌詞語的選用。值得注意的是，贊許對方要有禮有度，做到“禮”和“理”的適度，即使對方的商譽(yù)、產(chǎn)品、技術(shù)等方面確實(shí)值得贊許，也要注意把握尺度，不可濫用溢美之詞。過了頭的贊揚(yáng)、恭維透著虛偽，給人一種言不由衷的感覺，反而顯得不禮貌。

4. 口語化

人們在交往中都有著感性的一面，任何一封信函的往來，都是寫信人與收信人之間的一次情感交流。所以寫信人需要在信函里體現(xiàn)出感性的一面?？谡Z具有親近特點(diǎn)，能起到拉近人與人之間距離的作用；寫作時(shí)，適當(dāng)把書面語轉(zhuǎn)化為口語的方式，在貿(mào)易交流中也不失為一種有效的辦法。因此，不必把商務(wù)信函理解為任何時(shí)候都要用生硬的“生意腔”來寫作，否則，就會把一封本來應(yīng)該是熱情而友好的信函寫得呆板而生硬。

（二）注意商務(wù)信函的寫作格式規(guī)范，結(jié)構(gòu)完整，信息完備

結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，要做到這一點(diǎn)應(yīng)在動筆之前，首先把所要寫的內(nèi)容有條不紊地組織起來，列成提綱或打草稿，以免結(jié)構(gòu)松散，首尾脫節(jié)。

在信函寫作中，完整的結(jié)構(gòu)，完備的信息非常關(guān)鍵，一封信函如果結(jié)構(gòu)不完整，就無法交代完備的信息，交易的目的也就無從達(dá)到。主動給對方發(fā)函，開頭要交代清楚發(fā)函的緣由；主體部分內(nèi)容要具體、明確；結(jié)尾的常用語以及日期等，任何一項(xiàng)都不能隨意省略。回復(fù)對方的來函，在信函開頭一定要寫明來信的日期、內(nèi)容、編號，不要籠統(tǒng)地說“來信收到”或“上月來信”等。回答對方的問題不論是肯定的答復(fù)還是否定的答復(fù)，都要態(tài)度明確，不能含糊其辭，做到有禮有節(jié)。

例如，下面信函的正文就存在信息交代不完備問題：

欣悉貴公司有意購買“××”牌中國臺布，“××”牌臺布正是敝公司經(jīng)營的產(chǎn)品。今給貴方寫信，希望盡早與貴公司建立直接友好的貿(mào)易關(guān)系。

敝公司專營 “××” 牌臺布已有30年歷史。我們的臺布采用傳統(tǒng)的中國工藝制作，式樣多，質(zhì)量好，深受海內(nèi)外客戶的歡迎。

再次誠摯地希望與貴公司建立友好貿(mào)易關(guān)系。祈盼你們及早答復(fù)，對于貴公司的要求，我們會認(rèn)真考慮。

這是一封要求建立貿(mào)易關(guān)系信函的正文。文章一開始，沒有交代清楚我方獲得對方經(jīng)營范圍信息的渠道，直接使用“欣悉”一詞，讓人看起來很突兀，且沒有禮貌， 讀起來也令人不快。對于要求建立貿(mào)易關(guān)系的函， 信息來源渠道的交代是不可缺少的。第二段，在介紹本公司產(chǎn)品后，沒有進(jìn)一步說明向?qū)Ψ教峁┥唐纺夸浐蜆悠?，而這一內(nèi)容，對于建立貿(mào)易關(guān)系是非常重要的， 有了這一內(nèi)容才能使對方確信我方的產(chǎn)品， 并顯示我方建立貿(mào)易關(guān)系的誠意；同時(shí)，有了這一內(nèi)容，也使信函最后“認(rèn)真考慮你們的要求”的承諾有了具體的針對性?！捌谂文銈兗霸绱饛?fù)”作為信函的結(jié)尾常用語，卻放到第三段的中間，不符合信函寫作格式規(guī)范。

四、結(jié)語

要寫出一封體現(xiàn)出表達(dá)專業(yè)、得體大方、規(guī)范得體的商務(wù)信函，寫作水平起著至關(guān)重要的作用；信函對維護(hù)企業(yè)形象，促進(jìn)貿(mào)易雙方之間的溝通交流，以及相關(guān)業(yè)務(wù)的達(dá)成和合作關(guān)系的發(fā)展將起到積極作用。因此，要想通過信函交流達(dá)到預(yù)期的合作目的，就需要在日常寫作中，對商務(wù)信函的寫作要求、語言特點(diǎn)方面加以重視，注重提高商務(wù)信函的寫作能力。

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