姜艷?孟麗娟

摘 要：本文簡(jiǎn)述了新時(shí)期做好高職院校檔案管理工作的重要意義，指出了當(dāng)前高職院校檔案管理工作中普遍存在的問(wèn)題，從現(xiàn)實(shí)的角度提出了加強(qiáng)和改進(jìn)檔案管理工作的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 現(xiàn)實(shí)思考

高職院校檔案管理工作是學(xué)院管理工作的重要組成部分。目前，我國(guó)高職院校檔案工作與高職院校整體發(fā)展相比相對(duì)滯后，檔案管理工作職能未得到充分發(fā)揮，已成為高職院校發(fā)展的一項(xiàng)薄弱環(huán)節(jié)。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

充分認(rèn)識(shí)高職院校檔案管理工作的重要性是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。檔案是高職院校歷史發(fā)展的真實(shí)記錄，是學(xué)校在長(zhǎng)期的歷史辦學(xué)實(shí)踐中積累的重要?dú)v史資料，真實(shí)記錄了學(xué)校建設(shè)發(fā)展、興亡成敗的軌跡。檔案能夠直接為教學(xué)評(píng)估提供依據(jù)，為師生學(xué)習(xí)和教研提供鮮活教材，為學(xué)校教學(xué)科研、基建后勤、行政管理、文化建設(shè)等工作提供服務(wù)。

檔案的價(jià)值不僅體現(xiàn)在現(xiàn)實(shí)價(jià)值上，更體現(xiàn)在未來(lái)使用時(shí)的長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值上面。因此，學(xué)校檔案部門要樹立歷史的眼光，加大檔案收集和管理力度，不斷拓展檔案服務(wù)范圍，使檔案資料符合今后發(fā)展的需要。

二、高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題和不足

1.對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠

由于檔案管理工作性質(zhì)，很難直接和明顯產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，這導(dǎo)致檔案工作往往得不到更多的重視，檔案工作人員工作積極性和主動(dòng)性得不到很好的發(fā)揮。加之教職工檔案意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)程度不夠，使檔案作用的發(fā)揮受到了較大制約。

2.檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不合理

高職院校起步較晚，檔案管理工作不甚完善。檔案管理隊(duì)伍年齡結(jié)構(gòu)不夠合理，未形成管理梯隊(duì)，職稱、學(xué)歷層次普遍偏低，缺少檔案管理領(lǐng)軍人物，還存在大量的兼職人員，專業(yè)技術(shù)、工作水平較低，人員變化較大、隊(duì)伍不穩(wěn)定。

3.資金投入不足，缺少現(xiàn)代化管理設(shè)備

高職院校辦學(xué)經(jīng)費(fèi)相對(duì)緊張，對(duì)檔案工作資金投入普遍不足，缺少辦公場(chǎng)所，管理設(shè)備僅能滿足正常工作必需。部分學(xué)校仍停留在原始的手工操作上，一些學(xué)校雖實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)輔助數(shù)據(jù)庫(kù)管理，但仍停留在打印目錄等初級(jí)階段。

4.檔案管理服務(wù)功能發(fā)揮不充分

目前檔案管理工作服務(wù)意識(shí)不到位，檔案工作重點(diǎn)在于收集和保管，服務(wù)教學(xué)科研、基建后勤、工作決策等功能不足，檔案利用率較低。

三、加強(qiáng)高職院校檔案管理工作的對(duì)策

1.加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

實(shí)行“一把手”工程，將檔案管理工作納入學(xué)院整體發(fā)展規(guī)劃上來(lái)，建立健全檔案管理工作機(jī)構(gòu)，將各系、各處室納入其中，成立由校長(zhǎng)、分管校長(zhǎng)、辦公室主任、檔案管理人員層層分工負(fù)責(zé)的管理體系。要完善檔案管理制度，使各系、各處室對(duì)檔案的收集、管理、歸檔、查閱等更加嚴(yán)肅、更加規(guī)范，做到工作有法可依，有法必依。要加強(qiáng)宣傳教育，通過(guò)網(wǎng)站、宣傳欄等有效形式，增強(qiáng)教職工檔案意識(shí)，形成人人關(guān)心、人人參與檔案管理的良好氛圍。

2.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

學(xué)校要重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，在人員選配、職稱晉升、考察學(xué)習(xí)等方面給予一定程度上的政策傾斜和照顧，使人員素質(zhì)得到不斷提升，職稱、學(xué)歷結(jié)構(gòu)不斷合理。鼓勵(lì)檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新檔案管理知識(shí)，掌握最新的檔案管理技術(shù)，使檔案管理人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)有較大提升。

3.加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投入力度

檔案室建設(shè)必須緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，適應(yīng)高職院?？焖侔l(fā)展的需要，不斷加大各項(xiàng)投入，完善軟硬件設(shè)備。要大力更新管理手段和方式，提升檔案管理的信息化水平。建設(shè)數(shù)字化檔案室，建立健全信息資源庫(kù)，著重建設(shè)全文數(shù)字庫(kù)、多媒體數(shù)字庫(kù)，對(duì)各類檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，加強(qiáng)電子檔案的接收、管理和利用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化、存儲(chǔ)數(shù)字化、采集實(shí)時(shí)化、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。

4.拓寬檔案管理范圍

針對(duì)高職院校檔案管理的實(shí)際，應(yīng)大力加強(qiáng)對(duì)校史資料的收集和整理，對(duì)一些珍貴的文件、照片、實(shí)物等進(jìn)行搶救性征集，更好地體現(xiàn)辦學(xué)歷史厚重感，多維度展示發(fā)展成就。大力加強(qiáng)畢業(yè)生信息的收集，通過(guò)收集優(yōu)秀畢業(yè)生的典型事跡，展示學(xué)校辦學(xué)成果，激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)成長(zhǎng)成才。

5.創(chuàng)新服務(wù)模式，提高檔案資料利用率

要切實(shí)改變檔案管理重保存、輕利用的觀念，在做好檔案管理基礎(chǔ)性工作的同時(shí)，要把工作重點(diǎn)逐漸轉(zhuǎn)移到開發(fā)利用上。要增強(qiáng)主動(dòng)開放式服務(wù)意識(shí)，健全檔案資料，搭建靜態(tài)檔案和動(dòng)態(tài)檔案的橋梁。采用先進(jìn)的管理手段，拓寬服務(wù)渠道。進(jìn)一步健全檔案管理制度，使檔案資料更安全、高效地服務(wù)師生和學(xué)校建設(shè)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]禹英.試論高職院校檔案工作存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].科技資訊，2009（1）.

（作者單位：姜艷，山東服裝職業(yè)學(xué)院；

孟麗娟，泰山職業(yè)技術(shù)學(xué)院）