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        檔案數(shù)字化建設(shè)的研究和思索

        2014-08-27 15:21:01楊培茹
        卷宗 2014年7期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化建設(shè)思索檔案

        摘 要:隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案管理也逐漸的趨于數(shù)字化。多年來,我國通過在檔案數(shù)字化建設(shè)上不斷研究,取得了一定的成績。不僅增強(qiáng)了檔案的安全性,也提高了辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益,使檔案管理工作變得更加的科學(xué)與規(guī)范。本文就檔案建設(shè)所涉及的安全問題與法律問題進(jìn)行了研究,對于其中的突出問題提出了建設(shè)性的意見,并在最后對檔案數(shù)字化做了一番思索,希望能為我國的檔案數(shù)字化做出一份貢獻(xiàn)。

        關(guān)鍵詞:檔案;數(shù)字化建設(shè);研究;思索

        檔案是直接形成的歷史記錄,是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的,保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案來源于文件,其本質(zhì)屬性是再現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌,在人類歷史上發(fā)揮了重要的作用。進(jìn)入到現(xiàn)代社會,隨著信息技術(shù)的發(fā)展,檔案也逐漸地趨于數(shù)字化。檔案數(shù)字化利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ORC技術(shù)、數(shù)字化攝影等高新技術(shù)將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息并儲存,然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接形成一個巨大有序的檔案數(shù)據(jù)庫,并最終實(shí)現(xiàn)資源的共享。數(shù)字化建設(shè)提高了檔案管理的質(zhì)量和效率,從它的誕生的那一刻起便受到了廣泛關(guān)注。從上世紀(jì)90年代以來,世界各國都加快了檔案數(shù)字化建設(shè),我國也在2000年5月建設(shè)了我國的第一個數(shù)字檔案館——深圳市數(shù)字檔案館。這標(biāo)志著我國檔案數(shù)字化建設(shè)正式拉開序幕。

        1 檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

        1.1 安全問題

        數(shù)字化檔案建設(shè)必須要保障兩個方面,一方面保障數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性,另一方面是保障數(shù)字化檔案信息可以長期存取和可讀。這方面同樣重要。而影響檔案數(shù)字化建設(shè)安全問題的主要有以下幾個方面:

        (1)技術(shù)問題。技術(shù)問題主要來自與存儲方面的問題。檔案數(shù)字化儲存方式主要有兩種,一種是鍵盤錄入,這種方式的速度較慢,而且效率低、成本也高,另一種是掃描,這種方式出現(xiàn)的問題是圖像質(zhì)量較差,速度低級文字識別率低等。這些都不利于信息的安全。

        (2)管理問題。檔案工作是一項(xiàng)需要高度管理的工作,同時管理也是最容易出現(xiàn)問題的地方。在一些檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏完善的管理制度,管理混亂、責(zé)任人不明確等問題,會給一些別有用心的人可乘之機(jī),破壞數(shù)字化檔案信息的真實(shí)與完整。另外,也有一些非人為的因素,如設(shè)備故障、意外災(zāi)禍和社會自然災(zāi)害等。

        1.2 法律問題

        法律問題主要是數(shù)字化檔案信息許可權(quán)問題。而許可權(quán)問題主要來自于三方面。一是收錄問題。法律保障了著作人擁有著作權(quán)。在數(shù)字化檔案建設(shè)中,要對這些著作人的文件進(jìn)行數(shù)字化收錄時,必須要經(jīng)過作者的同意。二是保密問題?;跈n案所具有的保密性質(zhì),一些數(shù)字化檔案信息只有經(jīng)過所有權(quán)人同意之后,才能進(jìn)行不同密級的公開。三是網(wǎng)絡(luò)問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案信息的共享,這些被上傳到網(wǎng)絡(luò)上的信息將會被大量復(fù)制與下載,極易導(dǎo)致侵權(quán)問題的發(fā)生。

        2 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

        2.1 制定檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

        要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè),必須提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,保障檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。然后制度出詳細(xì)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn),使檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有序進(jìn)行。要統(tǒng)一著錄和機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn),對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理構(gòu)建,并組建利用平臺。對建設(shè)當(dāng)中所涉及到的軟件,如OCR軟件、校對軟件、標(biāo)引檢索軟件等相關(guān)軟件,在購買時要選擇那些統(tǒng)一、易于數(shù)據(jù)接口、兼容性優(yōu)秀的軟件系統(tǒng),并對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。對于存儲介質(zhì)的選擇,要根據(jù)不同的接口來選擇不同的存儲介質(zhì),優(yōu)化配比,選擇最為合適、質(zhì)量最優(yōu)的設(shè)備。另外,也要健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度標(biāo)準(zhǔn),使檔案數(shù)字化建設(shè)工作做到有章可循,有法可依,避免在信息收集、整理、歸檔的過程當(dāng)中造成信息的丟失與損壞。

        2.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

        隨著信息時代的到來,數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用,也給檔案管理工作提出了更高的要求。檔案數(shù)字化建設(shè)已成為未來發(fā)展的必然趨勢。要提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量,必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn),提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不僅要提高他們專業(yè)技能,也要提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。首先提升檔案管理人員的文字編輯能力,使其能編纂出內(nèi)容全面準(zhǔn)確、實(shí)用性強(qiáng)的各類編研材料,直接為社會各項(xiàng)工作服務(wù)。其次是提高檔案人員的現(xiàn)代化管理能力。檔案管理人員必須要熟悉數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和步驟,對檔案數(shù)字化建設(shè)所涉及到的軟硬件有較深的理解,并且能夠熟練的使用,對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。最后,要提高檔案職業(yè)素養(yǎng),使檔案管理人員樹立起高度的服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神。對于保密檔案,必須嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案借閱規(guī)定,保障檔案的安全。

        2.3 保證數(shù)字化檔案信息的安全性

        數(shù)字化檔案管理以網(wǎng)絡(luò)為平臺,用計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換、儲存與訪問的。所以,要保障數(shù)字化檔案信息的安全性,必須運(yùn)用信息加密技術(shù)將檔案信息進(jìn)行加密,提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。對于機(jī)密性的文件要將其信息轉(zhuǎn)換成亂碼型信息,防止被隨意使用,保障網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全。另外,要對電子檔案要加強(qiáng)立法,使檔案信息管理有法可依。以制度的完善來不斷規(guī)范檔案管理工作,明確電子檔案的法律效力,使檔案數(shù)字化建設(shè)邁上一個新臺階。

        3 在檔案數(shù)字化建設(shè)中的一些思索

        3.1 非全盤數(shù)字化

        檔案數(shù)字化建設(shè)并不是一定要全盤數(shù)字化。檔案管理部門要本著節(jié)約的原則,要優(yōu)先選擇那些珍貴的、特色的、利用率高和不易紙面保存的檔案進(jìn)行電子錄入,對于那些不太重要的檔案要滯后錄入,實(shí)現(xiàn)價值的最大化。另外,對于優(yōu)先錄入的檔案要做好數(shù)字化分類,方便檢索,發(fā)揮數(shù)字檔案的最大優(yōu)勢。

        3.2 優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)

        影響檔案數(shù)字化掃描的因素較多,包括分辨率、亮度和對比度,而影響最大的要數(shù)掃描分辨率。對文件進(jìn)行掃描時,高分辨率將會增加掃描時間和儲存空間,但是掃描文件也會相應(yīng)變得更清晰。但也有例外,有一些大號的粗字體如果分辨率過高反而會造成識別率低、速度慢的情況發(fā)生,所以我們要根據(jù)實(shí)際情況綜合考慮。下面我重點(diǎn)講一下掃描文件前后檔案檢查的問題:

        (1)數(shù)字化前的檔案整理檢查。在數(shù)字化掃描之前,工作人員要對原始檔案文件進(jìn)行整理、排序。對于一些古籍資料、年代久遠(yuǎn)的文件和一些紙張薄、脆、軟等文件要加以整理區(qū)分標(biāo)注,工作人員要認(rèn)真做好檢查和保護(hù)工作,,防止文件受到損壞。

        (2)數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描的文件必須要保證文件的原貌,不能出現(xiàn)確缺失的現(xiàn)象。必須保證其符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定。如文件中出現(xiàn)字跡圖像模糊、傾斜的現(xiàn)象時,要重新進(jìn)行掃描。而且掃描時的檔號要與原文件保持一致,保證準(zhǔn)確度和清晰度。

        3.3 數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查

        在數(shù)據(jù)聯(lián)接時,為了避免出現(xiàn)文件目錄和內(nèi)容出現(xiàn)問題,工作人員一定要打起精神,認(rèn)真檢查錄入的檔案,看其是否與原始檔案一致。等檢查完畢之后并確定沒有問題,就可以通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接,形成一一對應(yīng)。

        4 結(jié)束語

        在這個信息高速發(fā)達(dá)的時代,檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了大勢所趨。這是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程,它不是一蹴而就的,現(xiàn)階段我們還需要將它與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合,使兩者能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。我相信,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,數(shù)字化檔案建設(shè)將會有新的突破,實(shí)現(xiàn)更高的目標(biāo),這需要我們所有檔案人長期的努力與付出。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 馮惠玲,張輯哲.檔案學(xué)概論[M]北京:中國人民大學(xué)出版社,2001.

        [2]陶水龍.檔案信息化科技與文化的融合[J].中國檔案,2012(01).

        [3]高艷華.談紙質(zhì)檔案數(shù)字化的幾個問題[J].滬東檔案,2007(4)

        作者簡介

        楊培茹,山東省威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處,本科。

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