摘 要：隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也逐漸的趨于數(shù)字化。多年來，我國通過在檔案數(shù)字化建設(shè)上不斷研究，取得了一定的成績。不僅增強(qiáng)了檔案的安全性，也提高了辦公效率和經(jīng)濟(jì)效益，使檔案管理工作變得更加的科學(xué)與規(guī)范。本文就檔案建設(shè)所涉及的安全問題與法律問題進(jìn)行了研究，對于其中的突出問題提出了建設(shè)性的意見，并在最后對檔案數(shù)字化做了一番思索，希望能為我國的檔案數(shù)字化做出一份貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：檔案；數(shù)字化建設(shè)；研究；思索

檔案是直接形成的歷史記錄，是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個人在社會活動中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄。檔案來源于文件，其本質(zhì)屬性是再現(xiàn)歷史的真實(shí)面貌，在人類歷史上發(fā)揮了重要的作用。進(jìn)入到現(xiàn)代社會，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案也逐漸地趨于數(shù)字化。檔案數(shù)字化利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、ORC技術(shù)、數(shù)字化攝影等高新技術(shù)將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息并儲存，然后通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)連接形成一個巨大有序的檔案數(shù)據(jù)庫，并最終實(shí)現(xiàn)資源的共享。數(shù)字化建設(shè)提高了檔案管理的質(zhì)量和效率，從它的誕生的那一刻起便受到了廣泛關(guān)注。從上世紀(jì)90年代以來，世界各國都加快了檔案數(shù)字化建設(shè)，我國也在2000年5月建設(shè)了我國的第一個數(shù)字檔案館——深圳市數(shù)字檔案館。這標(biāo)志著我國檔案數(shù)字化建設(shè)正式拉開序幕。

1 檔案數(shù)字化建設(shè)中出現(xiàn)的問題

1.1 安全問題

數(shù)字化檔案建設(shè)必須要保障兩個方面，一方面保障數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性與完整性，另一方面是保障數(shù)字化檔案信息可以長期存取和可讀。這方面同樣重要。而影響檔案數(shù)字化建設(shè)安全問題的主要有以下幾個方面：

（1）技術(shù)問題。技術(shù)問題主要來自與存儲方面的問題。檔案數(shù)字化儲存方式主要有兩種，一種是鍵盤錄入，這種方式的速度較慢，而且效率低、成本也高，另一種是掃描，這種方式出現(xiàn)的問題是圖像質(zhì)量較差，速度低級文字識別率低等。這些都不利于信息的安全。

（2）管理問題。檔案工作是一項(xiàng)需要高度管理的工作，同時管理也是最容易出現(xiàn)問題的地方。在一些檔案數(shù)字化建設(shè)中缺乏完善的管理制度，管理混亂、責(zé)任人不明確等問題，會給一些別有用心的人可乘之機(jī)，破壞數(shù)字化檔案信息的真實(shí)與完整。另外，也有一些非人為的因素，如設(shè)備故障、意外災(zāi)禍和社會自然災(zāi)害等。

1.2 法律問題

法律問題主要是數(shù)字化檔案信息許可權(quán)問題。而許可權(quán)問題主要來自于三方面。一是收錄問題。法律保障了著作人擁有著作權(quán)。在數(shù)字化檔案建設(shè)中，要對這些著作人的文件進(jìn)行數(shù)字化收錄時，必須要經(jīng)過作者的同意。二是保密問題?；跈n案所具有的保密性質(zhì)，一些數(shù)字化檔案信息只有經(jīng)過所有權(quán)人同意之后，才能進(jìn)行不同密級的公開。三是網(wǎng)絡(luò)問題。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案信息的共享，這些被上傳到網(wǎng)絡(luò)上的信息將會被大量復(fù)制與下載，極易導(dǎo)致侵權(quán)問題的發(fā)生。

2 推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑

2.1 制定檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須提高檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保障檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量。然后制度出詳細(xì)統(tǒng)一的檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，使檔案數(shù)字化建設(shè)能夠有序進(jìn)行。要統(tǒng)一著錄和機(jī)讀目錄格式標(biāo)準(zhǔn)，對信息數(shù)據(jù)庫進(jìn)行合理構(gòu)建，并組建利用平臺。對建設(shè)當(dāng)中所涉及到的軟件，如OCR軟件、校對軟件、標(biāo)引檢索軟件等相關(guān)軟件，在購買時要選擇那些統(tǒng)一、易于數(shù)據(jù)接口、兼容性優(yōu)秀的軟件系統(tǒng)，并對其進(jìn)行統(tǒng)一管理。對于存儲介質(zhì)的選擇，要根據(jù)不同的接口來選擇不同的存儲介質(zhì)，優(yōu)化配比，選擇最為合適、質(zhì)量最優(yōu)的設(shè)備。另外，也要健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度標(biāo)準(zhǔn)，使檔案數(shù)字化建設(shè)工作做到有章可循，有法可依，避免在信息收集、整理、歸檔的過程當(dāng)中造成信息的丟失與損壞。

2.2 提高檔案人員的綜合素質(zhì)

隨著信息時代的到來，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用，也給檔案管理工作提出了更高的要求。檔案數(shù)字化建設(shè)已成為未來發(fā)展的必然趨勢。要提高檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量，必須要加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。不僅要提高他們專業(yè)技能，也要提高他們的職業(yè)素養(yǎng)。首先提升檔案管理人員的文字編輯能力，使其能編纂出內(nèi)容全面準(zhǔn)確、實(shí)用性強(qiáng)的各類編研材料，直接為社會各項(xiàng)工作服務(wù)。其次是提高檔案人員的現(xiàn)代化管理能力。檔案管理人員必須要熟悉數(shù)字化檔案業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)和步驟，對檔案數(shù)字化建設(shè)所涉及到的軟硬件有較深的理解，并且能夠熟練的使用，對檔案信息進(jìn)行電子化、數(shù)字化的有效控制與管理。最后，要提高檔案職業(yè)素養(yǎng)，使檔案管理人員樹立起高度的服務(wù)意識和奉獻(xiàn)精神。對于保密檔案，必須嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律和檔案借閱規(guī)定，保障檔案的安全。

2.3 保證數(shù)字化檔案信息的安全性

數(shù)字化檔案管理以網(wǎng)絡(luò)為平臺，用計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來對檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)換、儲存與訪問的。所以，要保障數(shù)字化檔案信息的安全性，必須運(yùn)用信息加密技術(shù)將檔案信息進(jìn)行加密，提供授權(quán)的檔案信息服務(wù)。對于機(jī)密性的文件要將其信息轉(zhuǎn)換成亂碼型信息，防止被隨意使用，保障網(wǎng)內(nèi)數(shù)據(jù)的安全。另外，要對電子檔案要加強(qiáng)立法，使檔案信息管理有法可依。以制度的完善來不斷規(guī)范檔案管理工作，明確電子檔案的法律效力，使檔案數(shù)字化建設(shè)邁上一個新臺階。

3 在檔案數(shù)字化建設(shè)中的一些思索

3.1 非全盤數(shù)字化

檔案數(shù)字化建設(shè)并不是一定要全盤數(shù)字化。檔案管理部門要本著節(jié)約的原則，要優(yōu)先選擇那些珍貴的、特色的、利用率高和不易紙面保存的檔案進(jìn)行電子錄入，對于那些不太重要的檔案要滯后錄入，實(shí)現(xiàn)價值的最大化。另外，對于優(yōu)先錄入的檔案要做好數(shù)字化分類，方便檢索，發(fā)揮數(shù)字檔案的最大優(yōu)勢。

3.2 優(yōu)化設(shè)置掃描參數(shù)

影響檔案數(shù)字化掃描的因素較多，包括分辨率、亮度和對比度，而影響最大的要數(shù)掃描分辨率。對文件進(jìn)行掃描時，高分辨率將會增加掃描時間和儲存空間，但是掃描文件也會相應(yīng)變得更清晰。但也有例外，有一些大號的粗字體如果分辨率過高反而會造成識別率低、速度慢的情況發(fā)生，所以我們要根據(jù)實(shí)際情況綜合考慮。下面我重點(diǎn)講一下掃描文件前后檔案檢查的問題：

（1）數(shù)字化前的檔案整理檢查。在數(shù)字化掃描之前，工作人員要對原始檔案文件進(jìn)行整理、排序。對于一些古籍資料、年代久遠(yuǎn)的文件和一些紙張薄、脆、軟等文件要加以整理區(qū)分標(biāo)注，工作人員要認(rèn)真做好檢查和保護(hù)工作，，防止文件受到損壞。

（2）數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。掃描的文件必須要保證文件的原貌，不能出現(xiàn)確缺失的現(xiàn)象。必須保證其符合國家標(biāo)準(zhǔn)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》的規(guī)定。如文件中出現(xiàn)字跡圖像模糊、傾斜的現(xiàn)象時，要重新進(jìn)行掃描。而且掃描時的檔號要與原文件保持一致，保證準(zhǔn)確度和清晰度。

3.3 數(shù)據(jù)聯(lián)接檢查

在數(shù)據(jù)聯(lián)接時，為了避免出現(xiàn)文件目錄和內(nèi)容出現(xiàn)問題，工作人員一定要打起精神，認(rèn)真檢查錄入的檔案，看其是否與原始檔案一致。等檢查完畢之后并確定沒有問題，就可以通過檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫與已掃描的檔案掃描圖像文件進(jìn)行聯(lián)接，形成一一對應(yīng)。

4 結(jié)束語

在這個信息高速發(fā)達(dá)的時代，檔案數(shù)字化建設(shè)已經(jīng)成為了大勢所趨。這是一項(xiàng)龐大、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，它不是一蹴而就的，現(xiàn)階段我們還需要將它與傳統(tǒng)檔案相結(jié)合，使兩者能夠協(xié)調(diào)發(fā)展。我相信，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設(shè)將會有新的突破，實(shí)現(xiàn)更高的目標(biāo)，這需要我們所有檔案人長期的努力與付出。

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作者簡介

楊培茹，山東省威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處，本科。