向婭莉

摘 要：企業(yè)檔案是記錄企業(yè)發(fā)展歷程的重要信息資源，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑，對(duì)于企業(yè)有著至關(guān)重要的作用。但是目前我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理工作還存在一系列的問(wèn)題，影響企業(yè)快速發(fā)展。為此，本文首先分析企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，然后探討分層管理的實(shí)施，以望對(duì)后期企業(yè)檔案管理工作提供參考借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；分層管理；實(shí)施策略

一直以來(lái)，我國(guó)的企業(yè)檔案工作都是按照國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理，缺乏一定的靈活性和創(chuàng)新性。隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)檔案工作的一些弊端逐漸顯現(xiàn)，已經(jīng)不再適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和需求，探討新型的企業(yè)檔案管理工作新模式，已經(jīng)成為目前最重要的工作之一。

1 企業(yè)檔案工作的重要性

企業(yè)檔案是指企業(yè)自成立之日起，各種活動(dòng)的檔案綜合，這與企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和利益密切相關(guān)，由于在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，企業(yè)逐漸成為獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)法人，占據(jù)主要的競(jìng)爭(zhēng)地位。研究檔案管理工作，不僅可以使企業(yè)不斷積累和吸收經(jīng)驗(yàn)，而且還能夠促進(jìn)企業(yè)不斷創(chuàng)新發(fā)展。企業(yè)檔案包括了大量的企業(yè)文化和企業(yè)知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案文化的重視，在開發(fā)大量的知識(shí)和文化資源的同時(shí)還能改革自身的發(fā)展體制，利用信息資源，迎接新世紀(jì)的挑戰(zhàn)。

2 企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀

2.1 缺乏完善的管理程序

具體來(lái)說(shuō)，分為以下三種表現(xiàn)形式。首先，對(duì)檔案整理工作的隨意化。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷發(fā)展，企業(yè)的規(guī)模也有著明顯的擴(kuò)大，企業(yè)人員增加的同時(shí)，負(fù)責(zé)方案管理工作的人員也相應(yīng)地會(huì)有所增加，然而由于并不重視培訓(xùn)，檔案管理人員的素質(zhì)并沒(méi)隨之上升，個(gè)別業(yè)務(wù)能力不過(guò)關(guān)，不熟練的工作人員進(jìn)行檔案整理時(shí)，擺放文件不規(guī)范，導(dǎo)致檔案不齊全的同時(shí)還為其他人員查找檔案帶來(lái)了不必要的麻煩。其次，并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行檔案收集工作。在企業(yè)檔案管理過(guò)程中，多數(shù)企業(yè)檔案管理趨于形勢(shì)化，搜集檔案只是例行公事，并沒(méi)有對(duì)其投給予應(yīng)有的關(guān)注度。最后，檔案利用不合理。企業(yè)內(nèi)部人員借閱檔案時(shí)，管理人員往往較隨意的將檔案外借，簡(jiǎn)單登記之后，并沒(méi)有顯著歸還時(shí)間，以致于其他需要的人員在短期之內(nèi)無(wú)法借閱，檔案管理工作呈現(xiàn)較嚴(yán)重?zé)o序化。

2.2 檔案管理工作落后

很多企業(yè)管理層會(huì)認(rèn)為，檔案管理工作在企業(yè)中屬于一個(gè)“錦上添花”的部門，自身并沒(méi)有太大的用途。因此在企業(yè)檔案管理工作中，并不對(duì)其有太高的要求，以致于使檔案管理工作長(zhǎng)期處于一種可有可無(wú)的狀態(tài)。正是這種心態(tài)，助長(zhǎng)了檔案管理人員的散漫心理。除此之外，絕大多數(shù)企業(yè)，在企業(yè)檔案管理中，所使用的硬件設(shè)備及軟件不具有跟進(jìn)性，不符合當(dāng)今信息化時(shí)代的發(fā)展要求，檔案管理工作難以現(xiàn)代化，進(jìn)一步打擊了檔案管理人員的工作積極性，又反過(guò)來(lái)導(dǎo)致檔案管理工作的低效率。

3 企業(yè)檔案工作的分層管理模式

3.1 人力資源共享管理

要想實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的分層管理，首先，應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)檔案管理人員的管理，也就是加強(qiáng)人力資源的管理。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，其主要目的是為了以最小的資本獲取最大的收益，實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品或者服務(wù)的增值，因此，鑒于企業(yè)檔案管理工作的重要性，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的重視，爭(zhēng)取較少投入得到最大回報(bào)。對(duì)于人員配置也是一樣，可系統(tǒng)的將內(nèi)部檔案人員集中起來(lái)，實(shí)行輪流作業(yè)，以最少的時(shí)間完成較多的工作任務(wù)，進(jìn)而為檔案人員抽出更多的時(shí)間去實(shí)現(xiàn)檔案信息化服務(wù)及編研等高層次的工作，提高檔案管理工作的效益。同時(shí)，還應(yīng)該注重檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)，面對(duì)檔案管理工作中的問(wèn)題，要實(shí)現(xiàn)檔案管理人員之間的交流和合作，實(shí)行責(zé)任制和績(jī)效制，將管理效益落到每個(gè)檔案管理人員身上。

3.2 信息資源配置管理

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，實(shí)現(xiàn)檔案工作分層管理的主要目的，是為了優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部的檔案資源，進(jìn)而達(dá)到提高檔案管理的目的。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化社會(huì)，高新技術(shù)手段的出現(xiàn)為企業(yè)檔案管理工作自動(dòng)化提供了十分有效的技術(shù)保證。為此，應(yīng)通過(guò)現(xiàn)代的信息技術(shù)，對(duì)于檔案資源進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和配置，降低檔案的重復(fù)率，實(shí)現(xiàn)檔案信息的有效整合。此外，檔案載體的形式也逐漸呈現(xiàn)出多樣化，企業(yè)在生存和發(fā)展過(guò)程中，要緊跟時(shí)代潮流，建立數(shù)字化的企業(yè)檔案室，實(shí)現(xiàn)封閉模式向開放模式的轉(zhuǎn)變。這不僅能夠擴(kuò)大企業(yè)內(nèi)部獲取信息的渠道，還能夠增加企業(yè)管理的透明度，實(shí)現(xiàn)法制化、科學(xué)化，在一定程度上促進(jìn)信息資源的優(yōu)化配置，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 系統(tǒng)化管理

對(duì)于企業(yè)而言，檔案管理工作既是企業(yè)管理工作的一個(gè)下屬系統(tǒng)，也是一個(gè)獨(dú)立的體系，企業(yè)檔案工作與企業(yè)間是相互聯(lián)系、相互作用的。針對(duì)這種情況，在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，要將分層管理落到實(shí)處，將整個(gè)企業(yè)的管理理念放在工作的首位，嚴(yán)格遵守企業(yè)內(nèi)部的系統(tǒng)性，約束本部門的行為，然后由企業(yè)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理部門整體工作的規(guī)劃管理。（1）明確企業(yè)檔案管理工作范圍，由企業(yè)本部檔案部門負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一的管理協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。（2）明確基層企業(yè)的檔案管理重點(diǎn)，并要求劃分出其下屬部門檔案管理的重點(diǎn)。針對(duì)基層企業(yè)生產(chǎn)需求，應(yīng)當(dāng)明確指出其管理重點(diǎn)為科技檔案和管理經(jīng)營(yíng)性文件材料。通過(guò)對(duì)企業(yè)本部和基層企業(yè)檔案管理范圍的劃分，理清企業(yè)檔案管理的層次，形成以企業(yè)本部、基層企業(yè)和基層企業(yè)所屬部門三位一體的檔案管理體系，使企業(yè)系統(tǒng)檔案管理體系成為相互支持、互相補(bǔ)充的有機(jī)整體，這樣有助于強(qiáng)化檔案整體服務(wù)功能。（3）明確企業(yè)本部層面檔案管理對(duì)象的重點(diǎn)，即管理文件與檔案，并根據(jù)此項(xiàng)內(nèi)容劃分不同的工作崗位，如檔案主管、檔案實(shí)體管理人員和檔案信息開發(fā)人員、管理技術(shù)人員等，使管理寬度科學(xué)合理，而不是現(xiàn)在簡(jiǎn)單的文書檔案、科技檔案之分。這樣一來(lái)，才有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作的分層化管理、系統(tǒng)化管理，為構(gòu)建完善的檔案管理體系奠定了良好的基礎(chǔ)，這也進(jìn)一步強(qiáng)化了企業(yè)內(nèi)部的檔案信息服務(wù)功能。

4 總結(jié)

檔案工作對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展來(lái)說(shuō)，不僅具有文化積累和沉淀的作用，還具有借鑒和總結(jié)的作用，本文針對(duì)企業(yè)檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀，從人力資源、效益與成本、信息資源配置等及各方面，加強(qiáng)對(duì)檔案工作分層管理的重視，以期能夠?qū)崿F(xiàn)檔案工作的系統(tǒng)化管理，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理和發(fā)展具有重要意義。

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