譚捷

摘要：高校 OA系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)是目前高校面臨的重要信息管理問(wèn)題之一。通過(guò)對(duì)OA系統(tǒng)與檔案信息管理對(duì)接設(shè)計(jì)實(shí)施，探討了一體化建設(shè)過(guò)程中的建設(shè)需求、實(shí)施途徑和方法。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；檔案系統(tǒng)；對(duì)接

數(shù)字校園伴隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，很快對(duì)學(xué)校管理帶來(lái)很大的方便。什么是數(shù)字校園呢？它是指通過(guò)利用數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)建立一個(gè)數(shù)據(jù)采集中心，這些信息包括科研方面、生活服務(wù)方面、教學(xué)方面、管理方面，然后對(duì)收集的信息進(jìn)行進(jìn)一步處理、整合、存儲(chǔ)等應(yīng)用，從而達(dá)到效用最大化，為虛擬教育環(huán)境創(chuàng)造良好的氛圍。在逐步整合了資源、環(huán)境和應(yīng)用之后實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，并在網(wǎng)絡(luò)上建立一個(gè)基于傳統(tǒng)教育教學(xué)功能的數(shù)字空間，擴(kuò)大現(xiàn)有校園的多維度發(fā)展，最后全面實(shí)現(xiàn)教育信息化，促進(jìn)教育管理的高水平和高效率。其中，辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)是其中重要的內(nèi)容，是當(dāng)前高?，F(xiàn)代化辦公的主要形式。隨著OA系統(tǒng)不斷發(fā)展和普及，高校在招生、教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)中，形成了大量的電子文件檔案，并且成為高校檔案的主體部分。

一、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的必要性

高校電子文件主要來(lái)源就是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，但是電子文件的多樣多樣性、易更改性、結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性和對(duì)系統(tǒng)依賴(lài)性等一些特殊性，使得在對(duì)電子文件的管理方面出現(xiàn)了許多不規(guī)范的現(xiàn)象。當(dāng)前，將OA系統(tǒng)與檔案管理流程能夠統(tǒng)一起來(lái)不多，特別是早期兩個(gè)系統(tǒng)各自發(fā)展，許多公司開(kāi)發(fā)的是各自獨(dú)立的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，很少統(tǒng)一設(shè)計(jì)，統(tǒng)一建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，各自為政，電子文件到了歸檔這一步，其原始性、產(chǎn)生的過(guò)程、保密性都不能達(dá)到檔案管理歸檔要求，導(dǎo)致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無(wú)法實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的共享。所以連接好OA系統(tǒng)和檔案管理能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子類(lèi)的文件進(jìn)行系統(tǒng)、科學(xué)的保持以及記錄，在及時(shí)快速的對(duì)電子文檔保存、歸檔，保持所有文件的真實(shí)性和完整性，使得原始的電子文件不會(huì)無(wú)緣無(wú)故丟失。

二、高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)需求分析

1.全文對(duì)接需求。將OA里的文檔對(duì)應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”?！叭摹卑恳淮蔚怯浀奈募恼牡暮灠l(fā)稿（或者傳閱登記表）、正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見(jiàn)等）以及辦理情況文檔上傳的附件。

2.協(xié)同辦公管理需求。通過(guò)一體化管理的相關(guān)處理可以對(duì)OA中的已有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取和重新組合，達(dá)到相關(guān)規(guī)則的要求之后重新生成有用的數(shù)據(jù)，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)也體現(xiàn)信息化校園建設(shè)優(yōu)化設(shè)置的目的。在歸檔紙質(zhì)版資料的打印方面，文件管理員可以直接在OA打印傳閱表或者簽發(fā)表、正文所有附件內(nèi)容、文件辦理情況文檔。打印的效果要求公文涉及的紅頭和落款公章以及領(lǐng)導(dǎo)簽名跟原版保持不變。

3.穩(wěn)定性和安全性需求。在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和傳輸過(guò)程中，必須保證OA系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，既確保兩系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的安全，不影響原有數(shù)據(jù)庫(kù)的正常工作，又能保證數(shù)據(jù)傳輸過(guò)程中的安全，確保公文信息的準(zhǔn)確性，不影響檔案工作的根本屬性。

三、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接的方法與措施

1.以“文件生命周期理論”作為OA環(huán)境中文件與檔案流程設(shè)計(jì)的指導(dǎo)理論?！拔募芷诶碚摗笔茄芯课募淖畛跣纬傻阶罱K銷(xiāo)毀或永久保存的整個(gè)運(yùn)動(dòng)過(guò)程、研究文件屬性與管理者主體行為之間關(guān)系的一種理論，是對(duì)文件—檔案運(yùn)動(dòng)過(guò)程和規(guī)律的客觀描述和科學(xué)抽象。它試圖使文件的整個(gè)生命運(yùn)動(dòng)過(guò)程都得到全貌控制，實(shí)現(xiàn)文件管理的高效化，因此也是指導(dǎo)文件—檔案全過(guò)程管理的基本理論。事實(shí)上，文件與檔案都是文件在生命周期中的某個(gè)階段的表現(xiàn)形式，文書(shū)流轉(zhuǎn)和形成檔案的過(guò)程中，有許多重復(fù)信息和操作環(huán)節(jié)。文件生命周期理論符合現(xiàn)實(shí)工作中對(duì)文件和檔案的一體化管理，使OA環(huán)境中的文件與檔案管理流程，得到重新組合設(shè)計(jì)，使辦公信息流得到完整銜接，也保留了文件產(chǎn)生的完整、清晰的過(guò)程，有助于提高檔案的完整性和檢索率，充分提高學(xué)校檔案資源充分開(kāi)發(fā)和利用的綜合能力，實(shí)現(xiàn)了檔案的資源共享最大化。

2.規(guī)劃設(shè)計(jì)一套完善的文件與檔案管理流程。對(duì)于學(xué)校的電子文件，其數(shù)量非常巨大，有關(guān)于學(xué)生的，有老師教學(xué)的，有行政辦公的等等，所以這些文章在各個(gè)部門(mén)都以不同的形式被管理著，很多都毫無(wú)規(guī)范，所以對(duì)如此雜亂的文件進(jìn)行整理歸檔很重要。從電子文件的形成、鑒定到保管、利用等每個(gè)環(huán)節(jié)，以制度、工作流程以及各督辦環(huán)節(jié)建立起一套完整的體系，而且要責(zé)任到人，互相制約，進(jìn)行有效的監(jiān)督。當(dāng)中最重要的就是制定好適合本單位使用、具體的可操作的電子文件歸檔與管理標(biāo)準(zhǔn)。在設(shè)計(jì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對(duì)接，將OA里的文檔對(duì)應(yīng)掛接到檔案系統(tǒng)目錄的“全文”里，“全文”包括每一次登記的文件的正文的簽發(fā)稿、傳閱登記表等，正本及相關(guān)附件和文件的背景信息（流轉(zhuǎn)信息、簽轉(zhuǎn)意見(jiàn)等）以及辦理情況文檔上傳的附件）。文件在OA系統(tǒng)里流轉(zhuǎn)完畢后的數(shù)據(jù)對(duì)接檔案管理系統(tǒng)，要抓住以下兩個(gè)重點(diǎn)：一是OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)后，文件本身以及產(chǎn)生過(guò)程的數(shù)據(jù)要完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中，并能夠?qū)χ鄳?yīng)字段，放到不同的檔案類(lèi)型及其相應(yīng)數(shù)據(jù)項(xiàng)位置上，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理的功能。如所有辦公室形成的公文及其產(chǎn)生過(guò)程中擬文、修改、審核、會(huì)簽、簽發(fā)等等有關(guān)數(shù)據(jù)項(xiàng)共同歸置于行政類(lèi)的檔案及其相應(yīng)的位置上，而教務(wù)處形成的教學(xué)各類(lèi)文件及二級(jí)院系數(shù)據(jù)項(xiàng)則在教學(xué)類(lèi)檔案及其相應(yīng)的位置上。二是要將相應(yīng)的正文完整地轉(zhuǎn)入到檔案管理系統(tǒng)中。所有OA系統(tǒng)中的應(yīng)歸檔文件的每一條具有上述數(shù)據(jù)內(nèi)容的記錄，都應(yīng)按排列次序由OA系統(tǒng)自動(dòng)生成歸檔數(shù)據(jù)文件，要包括年度、文號(hào)、題名、責(zé)任者、正文內(nèi)容、保管期限、案卷號(hào)、部門(mén)、附件等，就可以將OA系統(tǒng)產(chǎn)生文件及其相關(guān)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)入到檔案系統(tǒng)。

3.增強(qiáng)高校檔案信息化管理的安全意識(shí)。信息技術(shù)為檔案的管理提供了高效、快捷的手段和方法，但也給檔案管理帶來(lái)了安全隱患。因此，管理中要對(duì)檔案管理的各種信息資料的密級(jí)進(jìn)行嚴(yán)格界定，做好保密審查，正確處理好檔案資料的保密與利用的關(guān)系，運(yùn)用好計(jì)算機(jī)的加密功能，對(duì)通用數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)根據(jù)使用權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)加密。同時(shí)，有條件的單位要及早開(kāi)展檔案異地備份管理研究與實(shí)施，確保檔案信息保存的隨著信息化的普及和電子校務(wù)的開(kāi)展。檔案部門(mén)接收的電子文件以及紙質(zhì)檔案、音像檔案等數(shù)字化后的數(shù)據(jù)增長(zhǎng)非?？?，海量信息的安全存儲(chǔ)已成為檔案夠工作必須面臨的挑戰(zhàn)，許多人為與自然因素都有可能損壞數(shù)據(jù)，而檔案數(shù)據(jù)一旦損壞和丟失是難以重建或者其憑證效力會(huì)消失或削弱的，因此開(kāi)展異地備份工作是積極應(yīng)對(duì)信息時(shí)代檔案工作的重要保障。

總之，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)劃設(shè)計(jì)，做好對(duì)接，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字化校園中辦公自動(dòng)化信息資源有效利用的關(guān)鍵。（作者單位：廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)

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