于濤

綜合檔案室是國家各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，統(tǒng)一保管和管理本單位各種門類檔案的獨(dú)立實(shí)體。建立綜合檔案室，就是將一個(gè)單位里的文書、會(huì)計(jì)、科技及其它門類、載體檔案集中起來統(tǒng)一保管和管理，并提供利用為單位服務(wù)。建立綜合檔案室的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

一、有利于對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案工作是各單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，基層單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案工作列入議事日程，經(jīng)常督促、檢查，解決工作中存在的實(shí)際問題，而建立綜合檔案室是各單位做好檔案工作的前提。建立綜合檔案室，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確地掌握和處理單位的檔案信息，有利于對全局工作的控制和協(xié)調(diào)，便于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)決策和綜合治理。有利于對單位檔案工作實(shí)行統(tǒng)一指揮和管理決策；有利于及時(shí)貫徹黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)方針、政策，強(qiáng)化對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。

二、有利于檔案的收集、整理和安全保管

在一些檔案沒有實(shí)行集中統(tǒng)一管理的基層單位，由于沒有綜合檔案室和專職檔案人員，各部門形成的檔案由若干個(gè)兼職的檔案人員分頭管理，檔案的收集、整理和保管沒有保障。責(zé)任心強(qiáng)的部門收集齊全些，否則差些。有的個(gè)別單位文件資料散失嚴(yán)重，形成的材料不少，保存下來的卻是寥寥無幾?；鶎訂挝唤⒕C合檔案室，配備專職檔案員，實(shí)行定崗定責(zé)，檔案人員認(rèn)真履行職責(zé)，經(jīng)常對檔案工作的各環(huán)節(jié)進(jìn)行督促、指導(dǎo)，可以改變過去那種似乎有人管，實(shí)際又無人管的局面，保證單位形成的檔案及時(shí)收集、歸檔?？梢约胸?cái)力、物力解決檔案室的設(shè)備、有利于對檔案的保護(hù)、延長檔案壽命。

三、有利于檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

在一些基層單位檔案分散管理，由于沒有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)，沒有制定相應(yīng)的管理制度，使檔案工作無章可循。有的單位即使制定了制度，也是紙上談兵，不能認(rèn)真監(jiān)督執(zhí)行。事業(yè)單位檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理后，建立了綜合檔案室，從組織機(jī)構(gòu)上有了保證。檔案人員可以專心研究開展檔案工作的計(jì)劃措施，制定檔案的收集、整理、借閱等各項(xiàng)制度、標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作實(shí)行制度化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，充分發(fā)揮檔案部門的職能作用，按照統(tǒng)一的規(guī)章制度和管理辦法，對各類文件材料的形成、收集、整理、歸檔進(jìn)行科學(xué)管理和系統(tǒng)分類整理，確保歸檔案卷質(zhì)量，使檔案工作有條不紊地進(jìn)行。

四、有利于檔案人員的穩(wěn)定與業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

檔案工作是一項(xiàng)專門業(yè)務(wù)，也是一門技術(shù)工作，檔案人員不是一朝一夕輕而易舉就能掌握和勝任的。檔案人員要有較高的技術(shù)水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能不斷提高整個(gè)單位檔案工作水平。在分散管理的形式下，檔案數(shù)量少、工作量小。檔案人員多而兼職造成了精力分散，經(jīng)常是兼而不管，而且不穩(wěn)定，檔案管理工作難有建樹。實(shí)行集中統(tǒng)一管理，建立綜合檔案室，檔案數(shù)量和工作量逐步增加，設(shè)立專職檔案人員已成必然。這樣，就改變了檔案人員兼職過多，無時(shí)間顧及檔案工作的被動(dòng)局面。檔案人員可以有充分的時(shí)間進(jìn)行檔案整理和管理工作，有精力鉆研檔案業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。也便于落實(shí)專業(yè)人員的崗位責(zé)任制，易于保持人員相對穩(wěn)定，實(shí)現(xiàn)檔案工作人員專業(yè)化。

五、有利于檔案信息的開發(fā)利用

保管檔案的目的是為了利用。建立綜合檔案室，集中統(tǒng)一管理檔案，有利于檔案信息的開發(fā)利用。事業(yè)單位形成的各種信息都可以從檔案室獲得，再也不用東奔西找了。另外檔案人員也熟悉了全部檔案情況，可以主動(dòng)向利用者介紹情況提供服務(wù)。檔案人員可以系統(tǒng)地編制各種檢索工具，利用所保管的檔案資料編寫各種參考資料，方便利用者從不同范圍、不同角度利用檔案，有利于提高檔案利用的查全率和查準(zhǔn)率。

從以上分析可以看出，事業(yè)單位建立綜合檔案室，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，既滿足了單位現(xiàn)實(shí)發(fā)展的需求，又有利于單位長遠(yuǎn)規(guī)劃的決策，利在當(dāng)代，功在千秋。endprint