黃猛

摘 要：高職類學(xué)生教學(xué)檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，具有獨(dú)特的工作特點(diǎn)。本文對(duì)高等職業(yè)教育教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀和如何改進(jìn)高等職業(yè)教育教學(xué)類檔案管理進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：高等職業(yè)教育；教學(xué)檔案；管理

《國(guó)務(wù)院關(guān)于大力發(fā)展職業(yè)教育的決定》明確指出高等職業(yè)教育不同于普通的高等教育，有自己特殊的辦學(xué)模式、培養(yǎng)方案、課程體系。目前，從事高職教育單位在推進(jìn)工學(xué)結(jié)合、半工半讀、頂崗實(shí)習(xí)等方面已經(jīng)取得了一定的成效，但不可否認(rèn)的是，在高職教學(xué)類檔案管理這個(gè)微觀層面還存在著明顯的不足。作為學(xué)生管理的重要載體，高職教育教學(xué)檔案管理已凸顯現(xiàn)出一些較為明顯的不同于普通高校普通本?？平虒W(xué)檔案管理的特征。

1 高等職業(yè)教育教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

1、檔案管理規(guī)范性差。教學(xué)類檔案特別是學(xué)生學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)管理滯后，表現(xiàn)在學(xué)生入校后檔案鎖封存，直到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才集中突擊補(bǔ)充材料。因時(shí)間久遠(yuǎn)很多材料有丟失的風(fēng)險(xiǎn)。學(xué)生學(xué)籍檔案材料基本上是由個(gè)人主觀填寫的材料為主，缺乏全面反映個(gè)人各方面綜合素質(zhì)的客觀分析材料，特別是實(shí)踐過程中的定量分析材料。學(xué)生畢業(yè)時(shí)經(jīng)有關(guān)部門簡(jiǎn)單核查后寄往用人單位。這樣的結(jié)果就造成了學(xué)生學(xué)籍檔案大多不完整。甚至有些關(guān)鍵性的材料永久性丟失。對(duì)學(xué)生的工作造成了不同程度的影響。高職教育單位大多未形成一整套適合高職學(xué)生學(xué)籍檔案管理的工作程序、規(guī)章制度和有效措施。學(xué)籍檔案里面往往出現(xiàn)了時(shí)間填寫不一致、歸檔材料不統(tǒng)一、移交手續(xù)不規(guī)范、沒有體現(xiàn)高職學(xué)生學(xué)籍管理特點(diǎn)等問題，嚴(yán)重影響了高職畢業(yè)生學(xué)生學(xué)籍檔案的質(zhì)量。

2、檔案管理意識(shí)簿弱。高職教育單位的領(lǐng)導(dǎo)和教師往往把學(xué)生的教育、管理和培養(yǎng)作為主要任務(wù)來抓，卻忽視了教學(xué)檔案工作，對(duì)檔案工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)。 另外，還有學(xué)生的檔案意識(shí)弱，對(duì)自己的檔案材料不重視、不珍惜，在填寫歸檔材料時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì)，如有的項(xiàng)目填寫不完整，有的不按規(guī)定填寫等。目前，高職教育單位的畢業(yè)生就業(yè)范圍越來越廣泛，進(jìn)入私人企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、外資企業(yè)等公司的越來越多。但此類企業(yè)往往重使用、輕培養(yǎng)。加上這些企業(yè)大多沒有人事檔案保管資格。因此對(duì)學(xué)生檔案重視不夠、保管意識(shí)不強(qiáng)。這就客觀上造成了畢業(yè)生個(gè)人檔案特別是教學(xué)類的學(xué)籍檔案流失的現(xiàn)象。嚴(yán)重影響了檔案的健全、完整。

3、檔案管理人員素質(zhì)不高。高職教育教學(xué)類檔案管理工作是高職教育單位管理工作的重要組成部分，檔案管理人員和隊(duì)伍建設(shè)還未得到足夠的重視和加強(qiáng)。一是人員短缺。據(jù)調(diào)查，很多高職教育單位沒有配備專職教學(xué)類檔案管理人員，該項(xiàng)工作大多由學(xué)生教育管理人員或教學(xué)管理人員兼任，使得檔案管理人員沒有充分的時(shí)間和精力管好、用好檔案。二是管理人員專業(yè)素質(zhì)亟待提高。目前高職教育單位教學(xué)類檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)基本上達(dá)不到工作要求，不能完全適應(yīng)目前高職教育教學(xué)類檔案工作的開展。

4、檔案管理手段落后。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，高職類教學(xué)檔案材料數(shù)量增大，加上存放的時(shí)間短、流動(dòng)快、收集廣等特點(diǎn)，加大了該類檔案管理的難度。目前的教學(xué)類檔案管理手段落后，特別是檢索利用，主要采用手工檢索利用的方式。這種落后的管理方式， 不僅浪費(fèi)了大量人力、物力和財(cái)力， 也嚴(yán)重阻礙了教學(xué)類檔案信息資源的開發(fā)利用，已不適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要。

5、檔案信息開發(fā)利用不足。目前高職教育教學(xué)類檔案管理主要內(nèi)容是把學(xué)生在校期間形成的、分散在相關(guān)各部門的材料歸類保存，教學(xué)類檔案材料主要包括：招生錄取名冊(cè)、高考成績(jī)、大學(xué)歷年學(xué)習(xí)成績(jī)單、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、畢業(yè)生登記表、學(xué)位證明等。隨著我國(guó)高職教育的發(fā)展， 原有歸檔內(nèi)容表現(xiàn)出不足：注重學(xué)習(xí)成績(jī)， 缺乏反映高職學(xué)生實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等特點(diǎn)的個(gè)性化內(nèi)容， 很難反映出學(xué)生的綜合素質(zhì)狀況。尤其在學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)時(shí)， 用人單位急需了解的個(gè)人素質(zhì)、專業(yè)技能、職業(yè)能力等方面材料比較少， 難以為用人單位提供相關(guān)參考。

2 改進(jìn)高等職業(yè)教育教學(xué)類檔案管理的對(duì)策

1、提高檔案管理意識(shí)。高職教育教學(xué)檔案管理工作是高職教育單位管理工作的基礎(chǔ)部分，要管理好、利用好教學(xué)檔案。首先就要宣傳《檔案法》，增強(qiáng)師生的檔案意識(shí)，要讓大家認(rèn)識(shí)到教學(xué)檔案工作是關(guān)系學(xué)校全面推進(jìn)素質(zhì)教育，向社會(huì)輸送合格人才和畢業(yè)生就業(yè)的大事。要提高學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，有了領(lǐng)導(dǎo)的重視，可促進(jìn)檔案工作的隊(duì)伍建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、設(shè)備配套更新。要提高學(xué)生的檔案意識(shí)，學(xué)生才能正確、完整、規(guī)范地填寫個(gè)人檔案。要提高管理人員的檔案意識(shí)，只有這樣，才能在檔案材料的形成過程中認(rèn)真嚴(yán)肅， 避免差錯(cuò)，并能增強(qiáng)其工作責(zé)任心、積極性，提高工作效率。

2、豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值。高職院校培養(yǎng)學(xué)生的目標(biāo)是高等技術(shù)應(yīng)用型人才與高技能人才，其檔案內(nèi)容也應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手與實(shí)踐能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級(jí)證書、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)單位反饋意見等。另外，在校期間因違紀(jì)等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應(yīng)歸入教學(xué)檔案。只有這樣，才能真實(shí)、全面、動(dòng)態(tài)地反映學(xué)生的成長(zhǎng)經(jīng)歷，同時(shí)也可對(duì)學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。教學(xué)檔案材料不僅要關(guān)注學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)，而且要發(fā)現(xiàn)學(xué)生的多方面潛能，特別是學(xué)生的創(chuàng)新能力和實(shí)踐能力。應(yīng)注意收集反映學(xué)生成長(zhǎng)進(jìn)步的材料，包括學(xué)生的個(gè)人作品、榮譽(yù)證書、資格證書、技能大賽獲獎(jiǎng)證書等，都?xì)w入學(xué)生學(xué)籍檔案，從而豐富了學(xué)生教學(xué)檔案的內(nèi)容， 立體地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生學(xué)籍檔案能真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)。

3、強(qiáng)化檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，提高人員專業(yè)素養(yǎng)。搞好高職教育教學(xué)檔案工作，必須建立相應(yīng)的管理隊(duì)伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。在人員配備方面，首先要設(shè)置專職的教學(xué)檔案管理人員，其次要在相關(guān)部門設(shè)置兼職檔案管理人員。在業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)方面，要加強(qiáng)對(duì)教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，多舉辦一些檔案材料的整理、檔案的存放、現(xiàn)代化管理等檔案專業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，學(xué)校應(yīng)創(chuàng)造條件，為教學(xué)檔案管理人員有更多機(jī)會(huì)去參加學(xué)術(shù)交流、研討等活動(dòng)，以擴(kuò)大知識(shí)面，開闊視野，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4、加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)。隨著招生規(guī)模的擴(kuò)大，教學(xué)檔案內(nèi)容的完善，檔案材料數(shù)量逐年增加。高職教育教學(xué)檔案管理人員應(yīng)大膽探索，積極引用現(xiàn)代化管理手段，不斷加強(qiáng)教學(xué)類檔案管理。一是實(shí)現(xiàn)電子化管理，高職教育單位應(yīng)積極購(gòu)買或者開發(fā)教學(xué)檔案管理軟件，把教學(xué)檔案管理從落后的手工操作轉(zhuǎn)化為現(xiàn)代化管理。將紙質(zhì)檔案內(nèi)容通過現(xiàn)代信息化設(shè)備（ 如計(jì)算機(jī)、高速掃描儀等） 進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變，既能減輕檔案材料收集、整理的工作強(qiáng)度，又能充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行自動(dòng)化處理，便于利用者查閱利用。二是加強(qiáng)檔案信息資源的集中管理，在軟硬件方面標(biāo)準(zhǔn)化，實(shí)現(xiàn)檔案資源的集成與共享，從而更加快速、系統(tǒng)、全面、準(zhǔn)確地為提供每個(gè)利用者提供檔案材料。

高職教育單位教學(xué)檔案管理工作是一個(gè)系統(tǒng)工程，要在人力資源、設(shè)備、制度、管理等各個(gè)方面進(jìn)行有效配合才能做好這個(gè)工作。才能為高職教育管理層的決策提供支持，充分發(fā)揮其在人才選拔、錄用中的作用，從而促進(jìn)高職教育事業(yè)的快速發(fā)展。

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