李桃

摘 要：檔案信息化建設(shè)是目前檔案管理中的一項(xiàng)重要工作。目前尚存在重視程度與認(rèn)知程度不足、人員素質(zhì)較低、服務(wù)功能發(fā)揮欠缺等問題。解決這些問題的建議則是加大投入、加強(qiáng)培訓(xùn)、注重應(yīng)用發(fā)揮。

關(guān)鍵詞：檔案工作；信息化管理

1 信息化建設(shè)與檔案工作的關(guān)系

1、檔案信息是的信息資源。檔案信息是人類知識的結(jié)晶，是人類活動的記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的依據(jù)，是特殊的信息產(chǎn)品。信息時代的到來，檔案原生信息源，越來越社會和，主要包含三個層次：檔案的內(nèi)在信息，也檔案的內(nèi)容，這是檔案信息的；檔案的信息，也檔案的外在和特征，它依附于檔案的內(nèi)容有密切；綜述、匯編等等二次加工信息。事實(shí)上，檔案的收集、整理、存儲為檔案開發(fā)作，信息的生產(chǎn)、加工、傳播和的過程，已構(gòu)成完整的信息產(chǎn)業(yè)體系。

2、信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)時代主線。信息是知識經(jīng)濟(jì)的主導(dǎo)和支柱。信息技術(shù)的發(fā)展將馬人類聯(lián)貫在一起，構(gòu)成全球化的人和機(jī)器的體，所謂的“網(wǎng)絡(luò)空間”或稱作“邪氣社會”的信息化環(huán)境。種社會形態(tài)下的檔案工作，檔案的信息化建設(shè)當(dāng)然是貫穿的發(fā)展主線。

3、檔案工作改革是信息化建設(shè)的要求。在信息社會中，信息消費(fèi)將社會信息化進(jìn)程的源。在信息化建設(shè)發(fā)展的過程中，社會各信息擔(dān)負(fù)著、存儲、加工和傳播信息的職責(zé)，有權(quán)利和義務(wù)對社會信息消費(fèi)的需求反應(yīng)，社會發(fā)展和人們生活所需要的信息。這是時代賦予包括檔案在內(nèi)的社會信息的使命，是經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑變革的要求，是生產(chǎn)力進(jìn)步轉(zhuǎn)變的要求。生產(chǎn)要素了，信息將失去生產(chǎn)力發(fā)展的關(guān)鍵因素。，檔案的文獻(xiàn)信息源的社會地位得以確立和，使得經(jīng)濟(jì)發(fā)展途徑的變革和發(fā)展模式的轉(zhuǎn)變，從上了社會各工作的發(fā)展和運(yùn)作模式。

4、信息化建設(shè)是檔案工作改革的。信息社會的特點(diǎn)是信息生產(chǎn)量大，信息內(nèi)容，信息需求量激增，信息效益不均。社會信息消費(fèi)需求主要來源于兩：一是生產(chǎn)需求，另一是生活需求。信息化建設(shè)，現(xiàn)階段社會龐大的信息消費(fèi)需求將來信息化程度時的潛在信息消費(fèi)需求，者是檔案工作改革的直接。人們生活和文化的，人們的文化需求也越來越高，檔案本身的作用社會的進(jìn)步和人們思想觀念的解放而，停留在查找和借閱上，而且可以和文化教育、社會休閑等，人們的文化需求。此外，檔案售貨員、檔案學(xué)科人員與檔案工作有密切關(guān)系的人們。當(dāng)在工作中感覺到社會對檔案信息需求急劇時，工作熱情就會，責(zé)任感。而當(dāng)信息的消費(fèi)者，感覺到信息消費(fèi)的不可替代性時，會意識到肩負(fù)的工作的性和使命感，從而檔案工作改革加速前進(jìn)。

2 當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

1、對檔案信息化建設(shè)認(rèn)知存在誤區(qū)，長遠(yuǎn)規(guī)劃缺失，建設(shè)質(zhì)量不高。部分單位對檔案信息化建設(shè)缺乏足夠的思想認(rèn)識，甚至存在認(rèn)識誤區(qū)。當(dāng)提到檔案管理時，有的認(rèn)為把檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著實(shí)現(xiàn)信息化管理了，所以在實(shí)施信息化的過程中，會遇到人為觀念的影響。出于思想觀念和知識水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。所以，因?yàn)槿狈ψ銐虻乃枷胝J(rèn)識，個別單位對檔案信息化建設(shè)缺乏長遠(yuǎn)規(guī)劃，直接影響到檔案信息化建設(shè)的成功實(shí)施。

2、工作人員信息化素養(yǎng)較低，尤其缺乏專業(yè)人才。檔案信息化建設(shè)對工作人員的要求之一就是具備良好的信息處理能力。它要求檔案管理者必須要有極為敏銳的信息意識，能夠廣泛地收集、整理、加工所面對的信息，并且能夠把這些加工整理后的信息精確地提供給需求者，以便使之能夠得以充分利用。而目前大多數(shù)檔案工作者面對信息缺乏較強(qiáng)的敏銳性，習(xí)慣于分裂地觀照信息現(xiàn)象，單純地從某一定的時間或空間去看待信息，不善于把它和工作實(shí)際相關(guān)聯(lián)，從而導(dǎo)致對信息資源應(yīng)有價值的辨別的失誤。因?yàn)閷τ跈n案工作者來說，最突出的是對信息的整理、分析、加工以及對信息價值的深入挖掘和利用。

除此以外，檔案工作者還應(yīng)該提高應(yīng)用現(xiàn)代自動化辦公設(shè)備的能力。這也是檔案信息化建設(shè)對檔案工作者提出的重要要求之一。受制于傳統(tǒng)的檔案管理模式，部分檔案工作者習(xí)慣于依賴現(xiàn)有的知識、經(jīng)驗(yàn)、手段開展檔案管理工作，不習(xí)慣運(yùn)用新的管理模式和手段，提高工作效率和質(zhì)量。他們大多未接受過專業(yè)教育或正規(guī)培訓(xùn)，在運(yùn)用現(xiàn)代化設(shè)備和手段管理檔案方面十分薄弱。

3、利用手段單一，服務(wù)能力不足。檔案信息資源有效整合程度不夠。在推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)過程中，很重要的是充分利用各種信息資源為檔案管理服務(wù)。但一些檔案管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)的提取和共享難以轉(zhuǎn)換，很大程度上造成了系統(tǒng)的低效運(yùn)作，必然會造成在信息系統(tǒng)軟硬件完成后，檔案信息資源不能有效對接共享。

3 解決問題的建議

1、高度重視，加大資金投入

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)大投入、長積累、晚見效的工作，我們要強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極做好檔案信息化建設(shè)的資金籌措工作，保障檔案信息化建設(shè)的資金需求。應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》的要求，將檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)納入預(yù)算范圍，為檔案工作者配備與信息化建設(shè)相配套的計算機(jī)、高速掃描儀、光盤刻錄機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備，打好檔案信息化建設(shè)的硬件基礎(chǔ)。加大檔案基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)和業(yè)務(wù)管理現(xiàn)代化等信息化建設(shè)方面的總投入，拓展信息化服務(wù)領(lǐng)域，全面提升技術(shù)服務(wù)能力。

2、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

檔案管理者都必須經(jīng)過檔案信息化專業(yè)知識的培訓(xùn)，不斷提高運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的技能水平，按照檔案信息化建設(shè)的要求不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能。

加大信息化技術(shù)人才引進(jìn)和培訓(xùn)力度，采取引進(jìn)和培養(yǎng)并重的措施，造就一批既懂檔案業(yè)務(wù)管理又精通電子政務(wù)、現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)操作的復(fù)合型人才。建立檔案管理員工作網(wǎng)絡(luò)；提高管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，一是認(rèn)真做好現(xiàn)職人員計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)、信息管理、現(xiàn)代管理技術(shù)等知識的培訓(xùn)。二是積極開展多種形式的技術(shù)培訓(xùn)和技術(shù)交流，努力營造學(xué)習(xí)高新技術(shù)知識的良好環(huán)境。要將檔案信息化知識納入崗位培訓(xùn)的內(nèi)容和考核范圍。要配備計算機(jī)專業(yè)人員，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等的業(yè)務(wù)管理工作。要定期開展信息化研修，更新專業(yè)知識，不斷提升應(yīng)用能力。

保證檔案室常規(guī)工作的正常開展的需要，根據(jù)檔案室人員各自的特點(diǎn)和各項(xiàng)工作的需要，需全面投入，團(tuán)結(jié)協(xié)作，各有側(cè)重，共同努力。

3、注重應(yīng)用，發(fā)揮檔案效益

加強(qiáng)檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)。遵循“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，把檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)納入辦公自動化系統(tǒng)中， 對文書工作和檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、優(yōu)化管理，使檔案管理工作與檔案管理辦公自動化同步發(fā)展，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要兼顧信息技術(shù)發(fā)展的趨勢。

（1）要進(jìn)一步提高運(yùn)用檔案管理軟件的普及率，采用符合紙質(zhì)檔案和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求的檔案系統(tǒng)管理軟件，適應(yīng)檔案信息化發(fā)展的要求，為檔案信息采集、交換、資源共享創(chuàng)造條件。

（2）加強(qiáng)檔案信息建庫入網(wǎng)工作。“加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)，增強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量，使的檔案管理信息得到充分的物暢其流，通過檔案管理的服務(wù)化，多樣化，現(xiàn)代化，來滿足檔案管理全方位的需求”。充分利用和發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站的作用，把檔案數(shù)據(jù)庫作為單位的重要信息資源，納入整體格局中，逐步構(gòu)建檔案文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫。

（3）以檔案網(wǎng)站為主體，形成方便快捷、四通八達(dá)的檔案工作信息網(wǎng)，積極促進(jìn)檔案信息資源共享。把檔案網(wǎng)站建設(shè)成為宣傳檔案工作、開展檔案信息服務(wù)的窗口。提供網(wǎng)上查詢和使用服務(wù)，進(jìn)一步發(fā)揮檔案信息資源的服務(wù)作用。通過檔案網(wǎng)站將數(shù)字化的檔案目錄、文件目錄、編研信息、學(xué)生檔案去向信息、畢業(yè)生照片等展現(xiàn)出來。

參考文獻(xiàn)

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[2]戴玉霞.淺議檔案管理信息化[J].黑龍江科技信息，2010（29）.endprint