仲亞麗
摘 要 高校院級(jí)辦公室,作為學(xué)院的綜合辦事與服務(wù)機(jī)構(gòu),是承上啟下、協(xié)調(diào)左右和溝通內(nèi)外,保證學(xué)院各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐,是展示學(xué)院管理水平和精神風(fēng)貌的重要窗口。本文通過(guò)對(duì)高校院級(jí)辦公室工作特性和存在問(wèn)題的分析,提出了做好院級(jí)辦公室工作,應(yīng)當(dāng)著力做好提高人員素質(zhì)、健全制度保障、發(fā)揮參謀助手和創(chuàng)新工作。
關(guān)鍵詞 高校院級(jí)辦公室 工作特性和問(wèn)題 改進(jìn)策略
中圖分類(lèi)號(hào):G471 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
Some Thoughts on How to Do the College Office Work in a University
ZHONG Yali
(School of Sciences, Xi'an University of Technology, Xi'an, Shaanxi 710048)
Abstract A college office, as a comprehensive college administration center in a university, forms a connection link and coordination between external and internal communication, which ensures the normal operation of the office. The college office also functions as the window of college management and the clerks' spiritual outlook. This paper through the analysis of the characteristics and existing problems of the college office work puts forward some solutions on how to do the office work well. Such as: to improve the quality of the personnel; have a sound management system; to play the role of consultants and assistants; and management innovation.
Key words college office; work properties and existing problems; improvement strategies
高校院級(jí)辦公室是高校的基層管理機(jī)構(gòu),它承擔(dān)著學(xué)院的教學(xué)、科研、人事、財(cái)務(wù)、行政、黨務(wù)、研究生管理、資產(chǎn)管理、宣傳、綜合安全管理、后勤保障等各項(xiàng)工作;它上接學(xué)校各職能部門(mén)下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù),更是為本院系所、實(shí)驗(yàn)室,院領(lǐng)導(dǎo)、師生員工辦理各種事務(wù)和提供服務(wù)的基層部門(mén)。高校院級(jí)辦公室工作的好與壞,不僅對(duì)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)有影響,還對(duì)學(xué)院的事業(yè)發(fā)展有直接影響。因此,如何做好高校院級(jí)辦公室工作,值得研究和探討。下面就從高校院級(jí)辦公室工作的特性和目前存在的問(wèn)題入手積極探索改進(jìn)工作的策略。
1 高校院級(jí)辦公室工作的特性
(1)綜合性。院級(jí)辦公室工作面廣事雜。院級(jí)辦公室不僅要面對(duì)學(xué)校的三十多個(gè)職能部門(mén),還要面對(duì)本院系所、實(shí)驗(yàn)室,還有全院的教學(xué)科研人員和眾多的全日制本科生、碩士和博士研究生;不僅要做教學(xué)、科研、行政、人事和財(cái)務(wù)等方面的管理與服務(wù)的工作;還要溝通和協(xié)調(diào)各個(gè)方面的關(guān)系;除了常規(guī)性的工作,還有突發(fā)性的、臨時(shí)性的工作;有時(shí)多項(xiàng)工作交織在一起,可謂工作內(nèi)容豐富且范圍廣泛,綜合性在院辦表現(xiàn)突出,院級(jí)辦公室可稱(chēng)之為“不管部”,真是無(wú)事不管,無(wú)事不問(wèn)。(2)輔助性。院級(jí)辦公室雖不負(fù)擔(dān)領(lǐng)導(dǎo)工作,但是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和工作。(3)服務(wù)性。院級(jí)辦公室不論從工作內(nèi)容上講,辦事辦文辦會(huì)和輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,還是面對(duì)工作對(duì)象,學(xué)校各職能部門(mén)、本院系所、實(shí)驗(yàn)室和全院的師生員工,無(wú)一不體現(xiàn)著辦公室工作人員的服務(wù)意識(shí)和服務(wù)水平。(4)時(shí)效性。院級(jí)辦公室的具體工作,大多都有明確的時(shí)間期限要求,例如,各類(lèi)人員的日??记凇?zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)申報(bào)和科研基金項(xiàng)目申報(bào)等。
2 高校院級(jí)辦公室工作目前存在的問(wèn)題
(1)參謀和助手作用發(fā)揮不夠。院級(jí)辦公室工作人員習(xí)慣于承接學(xué)校職能部門(mén)下達(dá)的工作任務(wù),習(xí)慣于接受院領(lǐng)導(dǎo)的工作安排。很少人站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和全局的高度,考慮學(xué)院甚至學(xué)校的生存與發(fā)展;很少人為領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。(2)工作人員的素質(zhì)有待提高。高校院級(jí)辦公室的工作人員,大多由剛畢業(yè)的碩士研究生、引進(jìn)人才的隨調(diào)家屬和一些轉(zhuǎn)崗人員組成。存在學(xué)歷結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)、性別結(jié)構(gòu)不合理的現(xiàn)象。年輕人工作有知識(shí)、有熱情,但工作經(jīng)驗(yàn)不足;年齡大的工作有經(jīng)驗(yàn),但容易按經(jīng)驗(yàn)和習(xí)慣辦事。加之,學(xué)校和學(xué)院很少考慮院級(jí)辦公室工作人員的成長(zhǎng)與教育,缺乏高等教育學(xué)理論和管理的培訓(xùn);缺少在職或脫產(chǎn)向更高層次學(xué)歷學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì);還有一部分人不思進(jìn)取,諸多原因?qū)е赂咝T杭?jí)辦公室工作隊(duì)伍素質(zhì)偏低。(3)規(guī)章制度不健全。高校院級(jí)辦公室工作雖然制定了一些工作制度和各個(gè)崗位的工作職責(zé),但隨著高校的改革和發(fā)展步伐的加快,已有的一些規(guī)章制度已跟不上形勢(shì)的發(fā)展,必須加以補(bǔ)充和完善;有的實(shí)際工作需要,還未制定新的規(guī)章制度,如:院級(jí)辦公室的學(xué)習(xí)制度,監(jiān)督考核和獎(jiǎng)懲制度,還需制定并實(shí)施。(4)工作缺少創(chuàng)新性。思想觀念落后,學(xué)習(xí)、掌握和運(yùn)用新知識(shí)欠缺,不善于總結(jié)和利用工作規(guī)律,工作停留在“交辦型”事務(wù)上,只是按部就班地接受和執(zhí)行任務(wù),服務(wù)多,策劃少,工作上缺少創(chuàng)新性。
3 改進(jìn)高校院級(jí)辦公室工作的策略
(1)提高工作隊(duì)伍的素質(zhì)。首先,要把好人員的選聘關(guān),要把思想政治素質(zhì)好、真正熱愛(ài)工作、有責(zé)任心和工作有能力的人選聘到工作隊(duì)伍中來(lái)。其次,重視人員的培養(yǎng)和成長(zhǎng)。有計(jì)劃地安排組織人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)和交流,在職或脫產(chǎn)進(jìn)修學(xué)習(xí)、提高學(xué)歷層次;鼓勵(lì)人員自學(xué)成才等。通過(guò)各種渠道、途徑和方式,打造一支思想政治素質(zhì)過(guò)硬、業(yè)務(wù)能力素質(zhì)強(qiáng)的工作隊(duì)伍。(2)建立健全規(guī)章制度。一是修訂和完善不合時(shí)宜的規(guī)章制度;如,辦公室各類(lèi)人員的崗位職責(zé),可以細(xì)化辦事程序、流程及環(huán)節(jié)。二是建立健全學(xué)院辦公室工作管理制度,如,辦公室日常管理制度、崗位責(zé)任制、監(jiān)督考核和獎(jiǎng)懲細(xì)則等,用規(guī)章制度規(guī)范辦公室人員行為,妥善處理各項(xiàng)工作,使辦公室工作納入規(guī)范化、程序化和科學(xué)化的軌道。做到分工明晰,權(quán)責(zé)明確,實(shí)現(xiàn)人人有事可做,事事有章可循,獎(jiǎng)懲有據(jù)可依,從而充分調(diào)動(dòng)工作人員工作的積極性和主動(dòng)性。(3)強(qiáng)化參謀和助手的作用。學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)多半是“雙肩挑”,既擔(dān)任院領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù),還擔(dān)任專(zhuān)業(yè)教師,院內(nèi)的工作不可能事必躬親。學(xué)院辦公室,要想領(lǐng)導(dǎo)之所想,急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù),要養(yǎng)成站在更高層面去思考問(wèn)題,要有全局意識(shí),力求服務(wù)在領(lǐng)導(dǎo)謀劃之前,工作在領(lǐng)導(dǎo)決策之前。要注意收集各種信息并整理分析研究,提出決策方案或建議供領(lǐng)導(dǎo)參考,來(lái)真正發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)排憂(yōu)解難、出謀劃策的助手作用。(4)增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí),轉(zhuǎn)變工作方式、方法,適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在高校改革和教育發(fā)展的新時(shí)期,高校院級(jí)辦公室面對(duì)的工作任務(wù)更多更重了,要求也更高了,同時(shí)新問(wèn)題層出不窮,作為辦公室工作人員,應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn),創(chuàng)新性開(kāi)展工作。首先要轉(zhuǎn)變思想觀念,擺脫舊的條條框框束縛,用適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的要求,符合實(shí)際工作需要的思想觀念,考慮工作、思考工作。樹(shù)立“以人為本”的工作理念,用師生對(duì)工作的滿(mǎn)意度來(lái)評(píng)判辦公室的工作好壞。牢記全心全意為人民服務(wù)的宗旨,一切從師生的利益出發(fā),切實(shí)為師生辦實(shí)事辦好事。其次,轉(zhuǎn)變工作方法方式,變被動(dòng)工作為主動(dòng)工作,對(duì)于確定性的或周期性的工作,提前計(jì)劃、提前做好準(zhǔn)備工作;對(duì)于非確定性的或突發(fā)性的工作,要有超前意識(shí)、靈活的應(yīng)變能力。此外,還要從事務(wù)工作向政務(wù)工作轉(zhuǎn)變。院級(jí)辦公室不能只滿(mǎn)足于做好事務(wù)性工作,還要積極為領(lǐng)導(dǎo)想方設(shè)法提供有價(jià)值的參考意見(jiàn),幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)民主決策。再次,要善于學(xué)習(xí)和總結(jié)規(guī)律。要學(xué)習(xí)和掌握國(guó)家方針政策、高等教育的新動(dòng)態(tài),理解和執(zhí)行學(xué)校和學(xué)院的發(fā)展目標(biāo)和工作規(guī)劃;善于積累工作經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)規(guī)律,找出新路子,踐行實(shí)際工作。最后,學(xué)習(xí)和利用現(xiàn)代化辦公手段,提高辦公室工作效率。工作中,不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和新技術(shù),充分利用校園網(wǎng)辦公系統(tǒng)、現(xiàn)代化辦公設(shè)備和便捷的網(wǎng)絡(luò)等,大大提高辦公室工作效率。
總之,通過(guò)采取以上一系列改進(jìn)工作策略,目的是把高校院級(jí)辦公室建設(shè)成知識(shí)化、專(zhuān)業(yè)化、辦公效率高和結(jié)構(gòu)合理的優(yōu)秀辦公室。
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