王雯

摘 要：隨著經濟的飛速發(fā)展和社會的進步，網絡技術已經廣泛的應用于人們的日常生活和生產中。網絡技術的飛速發(fā)展對辦公室的建設造成很大的影響，傳統(tǒng)的辦公室逐漸被全新的網絡化自動辦公室模式代替，辦公室的自動化使用網絡技術代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工辦公，極大的提高了工作效率。本文重點介紹了自動化辦公室的特點及辦公室自動化的建設。

關鍵詞：網絡；辦公室自動化；建設

隨著網絡技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公模式已經不能適應新環(huán)境的要求，為滿足社會發(fā)展的需求，辦公室自動化的建設規(guī)模越來越大，在網絡條件下，辦公自動化已經成為現代辦公室建設重中之重。辦公室自動化能有效的改善辦公條件，提高辦公室的工作效率，辦公室自動化具有文字處理功能、圖形處理功能、聲音處理功能、日常事務處理功能、局域網絡功能等諸多優(yōu)點，自動化辦公模式對現代辦公室有極其重要而意義。

1 辦公室自動化

1.1 辦公室自動化的概念

辦公室自動化的英文名為Office Automation，縮寫為OA，是近年來新型的辦公理念，辦公室自動化是指通過網絡信息處理系統(tǒng)自動化的處理辦公室事務，辦公自動化的范疇比較廣闊，只要在在傳統(tǒng)的辦公室中使用各種新技術、新設備進行辦公工作都屬于辦公室自動化的范圍。

1.2 辦公室自動化的特點

辦公室自動化是應用計算機網絡技術代替人工處理辦公是的日常事務，辦公室自動化具有文字處理功能、圖形處理功能、聲音處理功能、日常事務處理功能、局域網絡功能等特點。文字處理功能是指辦公室自動化具有辦公文件的編輯、修改、儲存、打印等功能，極大的提高了辦公人員文件管理能力；圖形處理功能是指辦公人員可以通過網絡技術對一些圖形進行分析、處理，根據圖形的變化趨勢做出正確的判斷；聲音處理功能是指辦公人員可以利用自動化辦公設備進行遠程通話；日常事務處理功能是指辦公人員可以利用自動辦公設備處理一些日常的工作事務，如日常郵件的管理、會議的安排等；局域網絡功能是指通過網絡技術建立一個局域網，將各部門的辦公室關聯到局域網中，實現各部門的資源共享，方便各部門的信心交流。

2 辦公室自動化建設的原則

在建設自動化辦公室時要堅持辦公室的規(guī)范性原則、先進性原則、完整性原則、實用性原則、可靠性原則。

2.1 規(guī)范性原則

辦公室的自動化系統(tǒng)要有規(guī)范、系統(tǒng)的操作流程，因此在建設自動化辦公室時，要遵守辦公室的規(guī)范性原則，只有保證辦公室的規(guī)范性，才能確保辦公室的文件管理、日常事務處理、信息處理、會議管理等有一個良好的運作平臺，才能滿足辦公室日常工作的需求。

2.2 先進性原則

辦公室自動化的建設要有較高的出發(fā)點，要采用先進的技術及設備進行辦公室自動化建設，確保自動化辦公室的長期運作，避免因技術或設備落后等問題造成的辦公室自動化系統(tǒng)的淘汰，造成自動化辦公室的無效建設。

2.3 完整性原則

為確保辦公室自動化的有效工作，必須建立一個完整的自動辦公系統(tǒng)，只有自動辦公系統(tǒng)的信息處理系統(tǒng)和數據接收系統(tǒng)能滿足辦公室的日常工作需求，才能保證辦公室自動化的正常工作，因此，在進行辦公室自動化建設時要嚴格的遵守完整性原則，確保辦公室自動化系統(tǒng)的有效運行。

2.4 實用性原則

在構建辦公室自動化系統(tǒng)時，要確保辦公室自動化系統(tǒng)的實用性，不能為了節(jié)省投資使用一些不切實際的設備，辦公自動化系統(tǒng)的編碼、功能、數據庫、信息管理中心等要有良好的擴充性，確保在未來的發(fā)展中，辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

2.5 可靠性原則

在建設自動化辦公室時，要充分的考慮辦公自動化系統(tǒng)的安全性和可靠性，防止重要的機密文件丟失，自動化系統(tǒng)的數據庫和信息庫要有備份系統(tǒng)，只有授權的用戶才能進入信息管理中心查詢信息，為保證系統(tǒng)的可靠性，必須建立系統(tǒng)安全日志，對訪客的訪問時間進行記錄。

3 辦公室自動化建設的意義及存在的問題

3.1 辦公室自動化建設的意義

辦公室自動化能讓辦公人員快速、準確的處理各種信息，有效的提高辦公效率，在網絡條件下，運用計算機網絡技術建設自動化辦公室，極大的提高了辦公室的現代化管理水平和服務水平，辦公室自動化具有處理事務快、信息儲備量大、科學性強、保密能力強等諸多優(yōu)點，極大的提高了文件的管理能力和保密狀況。辦公室自動化能積極的輔助辦公室的各項事務順利的開展，對現代辦公室工作有極其重要的意義。

3.2 辦公室自動化建設存在的問題

目前，辦公室自動化建設中存在一定的問題，影響了辦公室自動化的建設。長期以來，人工辦公的模式已經深入人心，一些辦公室工作人員很難接受辦公自動化的辦公方式，造成自動化辦公同傳統(tǒng)辦公相沖突。由于辦公室自動化的管理制度不健全，導致辦公室自動化系統(tǒng)的安全性受到影響，自動化辦公系統(tǒng)收發(fā)、處理、存儲的信息具有很高的利用價值，如果辦公室自動化系統(tǒng)的安全得不到保障，將嚴重的制約辦公室自動化的發(fā)展。在計算機網絡化背景下，一些黑客經常利用網絡技術攻擊辦公室自動化系統(tǒng)，導致文件信息泄露，造成嚴重的損失。

4 辦公室自動化建設中存在的問題處理措施

4.1 安全保障措施

為確保辦公室自動化系統(tǒng)安全的運行，單位可以利用自動化操作系統(tǒng)、電子郵件、數據庫、應用系統(tǒng)提供的安全控制體系等嚴格的控制使用用戶，單位要在辦公室自動化設備上安裝相關殺毒軟件，對重要的機密文件在傳輸工程中，要加密處理，防止信息的泄露，為確保文件的安全傳輸，單位應該建立獨立的內部網絡系統(tǒng)，盡量減少單位的網絡系統(tǒng)同外部網絡的關聯。

4.2 完善辦公室自動化規(guī)章制度

辦公室自動化系統(tǒng)和其他的管理軟件系統(tǒng)不同，辦公室自動化系統(tǒng)處理的文件具有一定的法律效力，因此，單位要建立完善的辦公室自動化管理制度，保證單位辦公室自動化的正常運行，通過嚴格的規(guī)章制度，減少因工作人員操作失誤造成的文件信息泄露，確保單位辦公室自動化系統(tǒng)的良好運作，有效的提高辦公室工作效率。

4.3 建立專業(yè)辦公室自動化工作人員

辦公室自動化系統(tǒng)具有很高的專業(yè)能力，由于傳統(tǒng)的辦公室工作人員大部分進行的是人工處理，很難適應自動化辦公系統(tǒng)，在運用辦公室自動化系統(tǒng)時，不能有效的處理事務，因此，單位要建設一支專業(yè)辦公室自動化工作人員，確保辦公室自動化系統(tǒng)的良好運作，避免因為確少專業(yè)的操作人員而不能有效的運行。要注重辦公室工作人員的思想政治教育，強化工作人員的工作責任心，科學的對辦公室工作人員進行培訓，有效的加強辦公室工作人員的專業(yè)技能，提高辦公室工作人員的綜合素質，確保辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

5 總結

辦公室自動化能讓辦公人員快速、準確的處理各種信息，有效的提高辦公效率，辦公室自動化能提高辦公室的現代化管理水平和服務水平，因此，單位要加強辦公室自動化系統(tǒng)的安全管理，建立完善的辦公室自動化規(guī)章制度，建立專業(yè)辦公室自動化工作人員，確保辦公室自動化系統(tǒng)的正常運行。

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