尹鳳英
摘 要:檔案管理工作作為當(dāng)前醫(yī)院管理的重要組成部分,在市場經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的現(xiàn)代社會,有著其獨(dú)特而重要的意義。本文總結(jié)了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題,并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路,對于醫(yī)院檔案管理和內(nèi)涵建設(shè)具有現(xiàn)實性指導(dǎo)意義。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院檔案 ;管理;對策
醫(yī)院檔案是醫(yī)院在從事醫(yī)療、科研、教學(xué)、預(yù)防保健、藥品管理、衛(wèi)生行政管理以及其它各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其它不同載體、不同形式的歷史記錄,是醫(yī)院工作計劃和決策的可靠依據(jù),是指導(dǎo)并協(xié)調(diào)各項工作正常運(yùn)行的參考資料。檔案管理是醫(yī)院科學(xué)管理中重要的一環(huán),是必須重視的基礎(chǔ)性工作。當(dāng)前,醫(yī)療改革日益深化,醫(yī)院管理工作面臨新的機(jī)遇和挑戰(zhàn),那么新形勢下的醫(yī)院檔案工作該如何發(fā)展才能更好地為醫(yī)療服務(wù),是當(dāng)前亟待解決的問題。
1 現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題
隨著現(xiàn)代化信息的發(fā)展,檔案管理在醫(yī)院管理中的地位和作用越來越被人們所重視,盡管如此,作為醫(yī)院管理的一個重要組成部分,醫(yī)院檔案管理工作仍無法與日益發(fā)展的醫(yī)療、科研、教學(xué)工作相適應(yīng),主要表現(xiàn)在:
1、檔案管理意識不強(qiáng),檔案利用率不高。具體工作中,不少同志,甚至領(lǐng)導(dǎo)干部,對檔案管理工作重視程度不夠,“重經(jīng)營、輕檔案”的意識還很強(qiáng),認(rèn)識不到檔案管路工作在醫(yī)院管理中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠,檔案信息資源開發(fā)不足,造成檔案利用率不高。
2、管理制度不健全,檔案管理收集效率不高,管理分散,缺乏信息資源整體性。目前絕大多數(shù)醫(yī)院都制定了較為健全的醫(yī)院管理制度和各級各類人員工作職責(zé),而涉及檔案管理方面的制度、職責(zé)、考核標(biāo)準(zhǔn)卻少之又少,沒有統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理模式。由于管理制度不完善,有價值的文件材料得不到足夠的重視和統(tǒng)一收集和管理,造成檔案收集效率不高,信息管理與檔案管理嚴(yán)重脫節(jié),失去了檔案管理工作的完整性,醫(yī)院信息資源缺乏整合性,跟不上新時期發(fā)展的需要,不利于科學(xué)化管理。
3、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。目前從事醫(yī)院檔案管理的人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊,表現(xiàn)為人員配備隨意,流動性大,檔案管理工作人員多是從行政、護(hù)理、醫(yī)技等部門轉(zhuǎn)崗過來,而檔案管理專業(yè)出身的人員較少,且存在著專業(yè)知識老化,知識面較窄,知識結(jié)構(gòu)不合理,學(xué)歷偏低,思想觀念和管理水平相對滯后等諸多問題,與新時代發(fā)展的要求懸殊較大,難以適應(yīng)新形勢下的檔案管理事業(yè)發(fā)展。
4、重管輕用,檔案開發(fā)利用率低。由于檔案管理系統(tǒng)長期形成的封閉或半封閉環(huán)境的影響,許多檔案管理工作者仍然停留在 “重管輕用”的觀念上,檔案資料收集了、管理了,卻忽視了最重要的信息資源的利用。檔案管理信息的開發(fā)和利用方式單一,形式陳舊,檔案室設(shè)備、技術(shù)條件落后,也造成了醫(yī)院檔案開發(fā)利用工作停滯不前。檔案管理工作硬件投入不足,檔案管理現(xiàn)代化管理水平不高。有些醫(yī)院由于醫(yī)療用房緊張,致使檔案管理用房狹小,不符合檔案管理保管的標(biāo)準(zhǔn),檔案管理設(shè)備陳舊,管理技術(shù)落后,雖然近年來隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步,計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在醫(yī)院管理被廣泛運(yùn)用,而運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的較少,基本還停留在手工收集、檢索,信息量小,不利于檔案資料的收集利用和開發(fā)。
2 改善醫(yī)院檔案管理的對策
1、加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、宣傳,增強(qiáng)檔管理案意識。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證,是檔案管理實現(xiàn)科學(xué)管理的前提。院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理工作納入醫(yī)院發(fā)展和管理的重要內(nèi)容來抓,與醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展; 要大力宣傳醫(yī)院檔案管理工作的重要意義,加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)學(xué)習(xí),使全院干部職工充分認(rèn)識檔案管理工作的重要性,認(rèn)識檔案管理與醫(yī)院日常工作的密切關(guān)系,更好地支持檔案管理工作順利開展。
2、健全檔案管理制度,規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作是一項嚴(yán)肅的、條理性很強(qiáng)的工作。建立完善的規(guī)章制度,可以減少檔案管理的隨意性,保證檔案管理工作的健康、可持續(xù)發(fā)展。醫(yī)院要根據(jù) 《檔案法》、《醫(yī)院衛(wèi)生檔案管理辦法》等有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合本單位檔案管理工作工作實際,逐步完善檔案管理的歸檔、保管、借閱、移交、保密、銷毀及庫房管理等各項規(guī)章制度,使檔案管理工作的每個環(huán)節(jié)的運(yùn)行都有章可循,都有明確的要求和制度的約束。并將醫(yī)院各個門類、不同載體的檔案實行統(tǒng)一管理,統(tǒng)一考核,使檔案管理工作與醫(yī)療業(yè)務(wù)同步考核評價,同步發(fā)展。
3、加強(qiáng)培訓(xùn),提高檔案管理工作人員素質(zhì)。提高專、兼職檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平,創(chuàng)造條件吸引和培養(yǎng)一批具有現(xiàn)代科學(xué)知識和專業(yè)技能的人才,同時加強(qiáng)對現(xiàn)職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),或聘請專家講學(xué),或派出人員參加學(xué)習(xí)班、學(xué)位班。鼓勵自學(xué),把學(xué)習(xí)情況與人員的晉升、聘任掛鉤。
4、在收集檔案資料的整理和保管階段,要確立檔案管理以利用、服務(wù)為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想,重視研究如何提高各類檔案為醫(yī)院發(fā)展與服務(wù)的效益,要從被動坐等上門的服務(wù)方式,逐步走向主動開發(fā)現(xiàn)有檔案信息資源,努力開拓檔案管理利用的新途徑,如利用檔案信息通過統(tǒng)計、分析、總結(jié)等方法編寫資料捉供給醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門及人員,為醫(yī)院整體發(fā)展提供借鑒和參考。
5、強(qiáng)化檔案室的硬件建設(shè)。根據(jù)醫(yī)院的具體情況,逐步配備計算機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、打印機(jī)、掃描儀等設(shè)備,并采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件進(jìn)行輔助立卷、編目、檢索、統(tǒng)計、借閱等工作,改變傳統(tǒng)的手工操作、信息儲存量少、檢索慢的狀況,提高效率。具備條件的醫(yī)院,可以將檔案管理目錄和部分內(nèi)容納入局域網(wǎng),利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門之間,院際之間的資源共享,溝通檔案管理信息,以滿足醫(yī)療、教學(xué)、科研等多方面的需要,為醫(yī)院步入現(xiàn)代化的管理模式發(fā)揮應(yīng)有的作用。endprint