李曼麗
摘 要:國有企業(yè)檔案是單位在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的原始、完整、真實、非常有保存意義的重要資料,它們記錄和反映著企業(yè)的重要經(jīng)濟活動。單位進行檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)要求,也是推動企業(yè)發(fā)展不可或缺的組成部分。國企檔案管理的工作內(nèi)容主要包括對檔案進行收集、整理、管理、利用、銷毀五個環(huán)節(jié)。隨著90年代計算機的引入和信息化的發(fā)展,檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式正在逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式,網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)開始呈現(xiàn)其先進性和快捷性,但在實際應(yīng)用中不免出現(xiàn)一些的問題需要我們積極對面并找出應(yīng)對之策,本文主要就此相關(guān)問題進行簡單分析。
關(guān)鍵詞:國企;檔案管理;網(wǎng)絡(luò)化模式;構(gòu)建
前言: 檔案對企業(yè)的重要性不僅是為企業(yè)發(fā)展提供信息和資源,還表現(xiàn)在為企業(yè)創(chuàng)造了財富和生命辦,企業(yè)想要保持健康穩(wěn)定的發(fā)展就必須要進行有效的檔案管理,國企亦是如此。目前,利用計算機和信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式成為發(fā)展趨勢,需要在各企業(yè)得到應(yīng)用,以提高企業(yè)管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化實際上就是通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對企業(yè)檔案資料進行存儲、管理以及利用,不僅可快速便捷記錄企業(yè)的各項經(jīng)濟業(yè)務(wù),還能進行及時有效的傳遞,為國企的管理和建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有時代性,檔案工作應(yīng)與國企管理同步發(fā)展,實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式有利于檔案工作的建設(shè)、有利于人才的培養(yǎng)、有利于國企管理建設(shè)的發(fā)展。
一、 國企檔案管理信息化的重要性
1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網(wǎng)絡(luò)化必然會節(jié)省工作的時間和精力,還大大降低了出錯率,并且方便進行篩選錯誤。通過計算機檔案管理可以實現(xiàn)自動化、實時化,對檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入便可多次利用并實現(xiàn)共享,檔案信息進行自動統(tǒng)計并形成報表,各種報表也是自動打印,節(jié)省大量人力。同時還方便了檢索、查詢借閱工作,通過網(wǎng)絡(luò)的搜索功能改變了過去要去庫房翻查,不僅費用費力還很可能查無所獲的情況,借閱查詢更是操作方便,通過網(wǎng)絡(luò)自動生成催還記錄,對過期不還的借閱者是一種很好的監(jiān)督。
2.提高了部門的技術(shù)水平和管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下,管理工作一改過去的繁瑣,解脫出很大一部分工作人員,使他們有更多的精力去進行檔案的收集和編研工作,大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下才能符合企業(yè)的信息化、數(shù)字化發(fā)展方向,才不至于成為企業(yè)前進道路上的累贅,網(wǎng)絡(luò)化提高了部門的技術(shù)水平,保證企業(yè)能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境,也為國有企業(yè)的科研開發(fā)提供了更安全、更便捷的生存空間。
3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對歷史活動的一種真實記錄和反映,國有企業(yè)每年都會有大量檔案資料要收集、整理和保管,內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各方面,企業(yè)需要保證這些信息的安全性和完整性。網(wǎng)絡(luò)模式的檔案管理可以很好實現(xiàn)這一要求,通過計算機無紙化操作記錄每一項重要信息,形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò),再設(shè)上相應(yīng)的查看權(quán)限,不僅提高了檔案信息的利用率,減少了檔案管理的反復(fù)查閱性,還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。
二、國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式構(gòu)建存在的問題
1.檔案管理體制不健全
檔案管理負責(zé)整個企業(yè)的檔案信息,理應(yīng)由企業(yè)統(tǒng)一管理,但事實上,很多企業(yè)的檔案管理卻是各部門具體負責(zé),即各部門負責(zé)各部門的檔案資料。這樣一來,不僅造檔案資料的零散和不完整,容易引起丟失,還不方便人們查閱、使用和共享。此外,國家和行業(yè)在制度創(chuàng)新上忽視檔案規(guī)章的修編也是造成制度失靈,管理體制不健全的重要原因。
2.檔案管理措施落后
國有企業(yè)要面對的檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面多,如何及時有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前,我國多數(shù)國企檔案部門只是簡單地配備計算機用于文件的接收、傳遞與保存等工作,對具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態(tài),信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性,影響了人員業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。
3.檔案管理隊伍水平參差不齊
人才是企業(yè)發(fā)展的根本,而對檔案管理工作來說,檔案管理人員的素質(zhì)則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質(zhì)是實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的基石,如管理人員思想落后、工作缺乏創(chuàng)新、人才隊伍蕭條必須不符合企業(yè)的發(fā)展要求。目前,我國多數(shù)國有企業(yè)檔案人才建設(shè)處于初級階段,綜合水平有等提高,在利用先進的科學(xué)理念和技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化方面還缺乏一些能力。在年齡結(jié)構(gòu)上,青中老工作人員配置比例不協(xié)調(diào),既通曉檔案業(yè)務(wù)又能熟練應(yīng)用信息技術(shù)的全方位人才嚴重不足。實際工作中更是缺乏鉆研精神,理論與實務(wù)不能進行有效的結(jié)合,為構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式帶來阻力。
三、解決檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中相關(guān)問題的對策分析
1.建立健全檔案管理機制
國有企業(yè)在創(chuàng)新發(fā)展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性,建立健全相關(guān)檔案管理制度,如綜合性的規(guī)章制度,立卷歸檔、檔案保管制度,檔案保密、保衛(wèi)制度等,從根本上加強國企檔案管理制度建設(shè),確保日常管理工作有章可循,有法可依。同時,檔案管理人員也應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、特點、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應(yīng)用手段對檔案材料進行編目,制定檔案查閱及維護制度使得管理工作能夠做到有章可循。
2.加強國企電子檔案工作建設(shè)
信息化時代,各種信息都開始強調(diào)無紙化電子化,檔案管理電子化應(yīng)該無太多技術(shù)障礙,應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性提高檔案管理工作。單位檔案數(shù)據(jù)要有備份保存,并注明形成檔案的時間和操作人,系統(tǒng)也要進行日常和升級,最終形成電子檔案,方便對檔案進行日常管理和查閱。充分運用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段,發(fā)揮計算機存儲量大、查詢速度快的特點建立起符合人員業(yè)務(wù)檔案信息的管理系統(tǒng)對人員實行全方位、多角度的綜合管理巳成為機關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。
3.全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)
國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化離不開管理人員的支持,人才才是檔案管理的核心,沒有人什么都做不了,只有先完善檔案管理人員隊伍的建設(shè),才能真正實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業(yè)知識、綜合素質(zhì)等方面都應(yīng)符合企業(yè)檔案工作的要求。首先要轉(zhuǎn)變觀念, 加強思想建設(shè),做好檔案工作的宣傳教育, 讓人們都認識到檔案管理工作的重要性,才能從根本上重視這一工作,而非敷衍了事。其次,以日常工作為基礎(chǔ), 依據(jù)國企科技檔案管理工作對人才素質(zhì)的需求,經(jīng)過論證與討論后增加對計算機檔案建設(shè)技術(shù)、通訊技術(shù)及檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識的培訓(xùn),努力讓每一位檔案人員成為綜合協(xié)調(diào)能力較強、又通曉最新信息技術(shù)的全方位人才,為實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化提供人才保障。最后要培養(yǎng)檔案管理人才的創(chuàng)新意識。創(chuàng)新是推動科學(xué)技術(shù)發(fā)展的根本動力,也是提高企業(yè)經(jīng)營效率,增強企業(yè)市場競爭力的核心部分,同時還是檔案部門開拓進取的積極力量。檔案人員應(yīng)解放思想, 開拓視野, 樹立現(xiàn)代化創(chuàng)新理念, 落實理論與實踐相結(jié)合,為國有企業(yè)檔案管理工作更上一個臺階做出貢獻。(作者單位:義煤集團熱電分公司綜合辦公室)
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