胡從發(fā)

（廣州石化建設(shè)監(jiān)理有限公司， 廣東 廣州 510725）

對充分發(fā)揮監(jiān)理例會作用的探討

胡從發(fā)

（廣州石化建設(shè)監(jiān)理有限公司， 廣東 廣州 510725）

摘 要：無論哪一版本的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》都對召開監(jiān)理例會作了比較硬性的規(guī)定和提出了較高的要求，也明確了監(jiān)理機(jī)構(gòu)在監(jiān)理例會中的“法定”地位及相應(yīng)的“權(quán)力”。但有的監(jiān)理機(jī)構(gòu)沒有正確執(zhí)行和充分利用，召開例會只是為應(yīng)付差事或應(yīng)付檢查、或為有此資料而為之。列舉了一些監(jiān)理例會的作用，并提出了一些如何開好例會的建議，供共同學(xué)習(xí)與探討。

關(guān)鍵詞：監(jiān)理例會；作用；建議

無論哪一版本的《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》都對監(jiān)理例會作了比較強(qiáng)制的硬性規(guī)定和較高的要求：如新批準(zhǔn)執(zhí)行的 GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》5.1.4 條第一款規(guī)定：“項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)定期召開監(jiān)理例會，并組織有關(guān)單位研究解決與監(jiān)理相關(guān)的問題。項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)可根據(jù)工程需要，主持或參加專題會議，解決監(jiān)理工作范圍內(nèi)工程專項問題?！盙B/ T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》5.1.4 條第二款還規(guī)定：“監(jiān)理例會以及由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)主持召開的專題會議的會議紀(jì)要，應(yīng)由項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理，與會各方代表應(yīng)會簽。”GB 50319—2000《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的 5.3.1 條也規(guī)定“在施工過程式中，總監(jiān)理工程師應(yīng)定期主持召開工地例會，會議紀(jì)要應(yīng)由監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)起草，并經(jīng)與會各方會簽?！盙B 50319—2000《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》的 5.3.2 條還規(guī)定了例會的具體內(nèi)容：“1、檢查上次例會議定事項的落實情況，分析未完成事項的原因；2、檢查分析工程項目進(jìn)度計劃完成情況，提出下一階段進(jìn)度目標(biāo)及其落實措施；3、檢查分析工程項目質(zhì)量狀況，針對存在的質(zhì)量問題提出改進(jìn)措施；4、檢查工程量核定及工程式款支付情況；5、解決需要協(xié)調(diào)的有關(guān)事項；6、其他有關(guān)事宜。”

從這些規(guī)定中，不難看出有以下一些主要內(nèi)容：(1)監(jiān)理例會應(yīng)定期限召開，不得隨意推延或取消監(jiān)理會議；并且只要是工程需要還可以主持召開或參加專題會議；(2)監(jiān)理例會的召集人、組織(主持)者應(yīng)是監(jiān)理機(jī)構(gòu)；同時監(jiān)理機(jī)構(gòu)也負(fù)有召集和組織(主持)的職責(zé)；(3)召集組織的對象是有關(guān)單位；(4)會議的內(nèi)容是與監(jiān)理或與工程有關(guān)的問題；(5)會議的目的與目標(biāo)是要研究解決與監(jiān)理或與工程相關(guān)的問題；(6)會議紀(jì)要應(yīng)由監(jiān)理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)整理；(7)與會各方代表應(yīng)當(dāng)對會議紀(jì)要予以會簽。

這些規(guī)定無疑是明確了監(jiān)理機(jī)構(gòu)在監(jiān)理例會中的“法定”地位和相應(yīng)的“權(quán)力”及所應(yīng)負(fù)有的責(zé)任——是召集人、是組織者、是主持人、是會議紀(jì)要的整理者，在必要的情況下，我們應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)方式使參建各方及與會者在會前或會中明白。筆者認(rèn)為《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對監(jiān)理例會的這些規(guī)定，這是為監(jiān)理工作順利有效開展的一種精心設(shè)計。這無疑是為我們監(jiān)理工作搭建了一個可以施展本領(lǐng)的“平臺”，撐開了一片可以活動且“游刃有余”的“空間”。對于《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》賦予我們的這些“法定”地位和“權(quán)力”，我們監(jiān)理應(yīng)好好珍惜、正確運用、充分利用，決不可輕易放棄。我們也要用《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》給監(jiān)理例會規(guī)定的目標(biāo)、任務(wù)和標(biāo)準(zhǔn)，來檢查我們每次例會的質(zhì)量，來檢查我們的工作質(zhì)量。

但是，有的監(jiān)理機(jī)構(gòu)對監(jiān)理會議只是走過場，流于形式，應(yīng)付差事，完成任務(wù)；或為有此資料而為之；或應(yīng)付檢查；甚至有的還糊涂地認(rèn)為監(jiān)理例會是多此一舉，耽誤了正常工作，沒有時間召開。這可以說是沒有認(rèn)真執(zhí)行監(jiān)理規(guī)范，也可以說是沒有盡到一個監(jiān)理機(jī)構(gòu)應(yīng)有的職責(zé)。有的監(jiān)理機(jī)構(gòu)沒有充分領(lǐng)悟到《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》這些規(guī)定的內(nèi)涵，沒有充分利用規(guī)范賦予我們的權(quán)力，沒有充分發(fā)揮這些規(guī)定的效力，沒有認(rèn)識到監(jiān)理例會的作用，更沒有充分發(fā)揮監(jiān)理例會的作用。

1 監(jiān)理例會的作用

如果認(rèn)真開好監(jiān)理例會，我們在實踐中體驗和體會到至少有以下一些作用。

(1)監(jiān)理例會是宣貫各級會議、文件精神，各種相關(guān)新規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程的重要形式和有效途徑。

(2)監(jiān)理例會是監(jiān)理向相關(guān)單位通報或匯報相關(guān)情況的一種比較規(guī)范的方式。

(3)監(jiān)理例會是監(jiān)理實施“三控兩管一協(xié)調(diào)”的重要舞臺。所有“三控兩管一協(xié)調(diào)”包含的內(nèi)容即要做的工作或存在問題，以及工作開展情況，都可以在監(jiān)理會議上進(jìn)行表述、檢查、分析、研討與督促，而且比在其他場合或用其他形式表現(xiàn)得更為充分、更為全面、更為完整，有很多工作就可以在會上得到解決或完善。

(4)監(jiān)理例會是監(jiān)理進(jìn)行事前、事中、事后控制的有效平臺。監(jiān)理可以根據(jù)工程進(jìn)展情況，預(yù)計后期將會進(jìn)行哪些方面的施工，可能會出現(xiàn)哪些方面的問題，要對哪些方面特別關(guān)注，要做哪些防范準(zhǔn)備，要采取哪些預(yù)控措施，若出現(xiàn)哪些問題要按照什么樣的程序和方法進(jìn)行處理，事前可以作一些交待(交底)，以防一些不良事情的發(fā)生；監(jiān)理可以在會上將在工程上發(fā)現(xiàn)的問題，特別是在現(xiàn)場單獨督促整改難以落實的問題，有必要在會上提出來，讓與會各方來幫助督促整改，可以給施工單位施加一定壓力；監(jiān)理可以將事后要控制或要注意的事在會上說出來，以提醒并督促相關(guān)方完善相應(yīng)的工作。

(5)監(jiān)理例會可推進(jìn)工程加速進(jìn)展。因為在會上要檢查工程進(jìn)度計劃的完成情況，施工單位要匯報，有一定地“將軍”作用，可以激發(fā)施工單位的自覺性與積極性。

(6)監(jiān)理例會是現(xiàn)場管理與監(jiān)控的延續(xù)、擴(kuò)充、補(bǔ)充和完善。

(7)監(jiān)理例會是工程綜合管理、全面管理、協(xié)同管理的集中體現(xiàn)和全面布署。平時現(xiàn)場管理或某單方面管理難免有些“漏”或“缺”，而在監(jiān)理例會上有各方的拾遺補(bǔ)缺，將會使管理的深度和廣度更進(jìn)一層。

(8)監(jiān)理例會是參建各方對前一段時間內(nèi)工作的階段性總結(jié)會。在與會各方的幫助下，總結(jié)前段工作經(jīng)驗，查找以前工作不足，尋求解決問題的辦法與措施，以彌補(bǔ)前期工作不足。

(9)監(jiān)理例會是下段工作的再計劃、再布署、再調(diào)整、再動員的會議。工程進(jìn)度與計劃比較，可能因某些原因造成進(jìn)度滯后或工程量增減少等，需要重新調(diào)整原計劃，需要采取新措施，需要對以前施工方案重新修訂，需對工作重新布署，需對人員重新安排，以監(jiān)理例會或?qū)ｎ}會議的形式進(jìn)行通氣、公布、討論、協(xié)商、協(xié)調(diào)、通過是極好的方式。

(10)監(jiān)理例會為相關(guān)各方相互勾通、協(xié)調(diào)、交流，提供了一個定期機(jī)制。

(11)監(jiān)理例會對某些有爭議或切實到相關(guān)方利益的問題，以會議形式，集思廣議，群策群力，討論研究乃至勸解談判方式進(jìn)行解決，更有助于協(xié)調(diào)。

(12)監(jiān)理例會以會議形式，在有各方代表參加情況下，形成的決定或確定一些事項，有一定地嚴(yán)肅性和“法定性”，免后某單方再生異議。

(13)監(jiān)理例會上確定或一致認(rèn)可的事情，必然要形成文字性的會議紀(jì)要，會發(fā)給相關(guān)單位，這將是相關(guān)單位對照落實、執(zhí)行會議精神的依椐；也是相關(guān)單位對照檢查督促會議精神落實情況的依椐。

(14)監(jiān)理例會上的會議紀(jì)要要以電子版和書面等文字材料形式存檔，以利以后有案可查，在“關(guān)鍵時候”是劃清責(zé)任界限，定性某些事情的依據(jù)之一。

(15)監(jiān)理例會是向業(yè)主進(jìn)一步展示我們監(jiān)理專業(yè)水平和服務(wù)態(tài)度的極好機(jī)會。因為監(jiān)理工作的目標(biāo)之一，就是要得到業(yè)主的認(rèn)可。一是因平時匯報難以達(dá)到這一深度和廣度，在例會上可作些彌補(bǔ)，讓業(yè)主更全面地了解監(jiān)理工作情況。二是在有各方在場的情況下，開展面對面、切入實際的專業(yè)服務(wù)工作，使業(yè)主更為確信，更為贊賞。

2 對監(jiān)理例會的建議

在不超越《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》規(guī)定的情況下，為達(dá)到解決問題的目的，為盡到召集人、組織者(主持人)、會議紀(jì)要整理者的職責(zé)，我們是有大量工作要做的。對于如何開好監(jiān)理例會，我們也在逐漸摸索、逐漸探求、逐漸總結(jié)。

(1)要形成例會制度，其中要有獎懲制度(最好有機(jī)巧性地讓業(yè)主提出)。在工程的第一次會議就要提出并定下來。在一定程度上說，能否堅持例會制度，是檢驗一個項目監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作是否規(guī)范、是否到位的重要標(biāo)志。

(2)要使每次例會都有一定收效，能夠解決一些問題。特別是業(yè)主比較關(guān)注的問題要作為重點優(yōu)先解決好，要使與會各方都感到參加監(jiān)理例會有一定收益，以便得到各方的支持。

(3)要在會前做大量的調(diào)研、征求意見、準(zhǔn)備和策劃工作。①要做好會前調(diào)查摸底工作，將要參會各方有哪些需要解決的問題，哪些是需要幾方認(rèn)可的問題，哪些是需緊急解決的問題，監(jiān)理應(yīng)在會前就做到“心中有數(shù)”。②可將有些棘手問題事先征求相關(guān)方的意見，在會前就做些協(xié)調(diào)工作，以便在會上更容易得到解決；對暫時不能解決或也不急于解決的問題，可定為以后再解決或進(jìn)一步滿足相關(guān)條件后再解決。③對每次會議的召開方式、程序及會址應(yīng)征求相關(guān)單位特別是建設(shè)單位的意見。也可以以相對固定的“模式”定下來，以后每次例會議基本上都這種開法，基本上都要有這些程序。④會前要做好一些準(zhǔn)備工作。如會議地點的商定；會議通知；會議室、音響、錄音、照相、投影、板書、圖表展示、簽到表、記錄等設(shè)施用品都要準(zhǔn)備到位；負(fù)責(zé)會議通知的人員、負(fù)責(zé)引導(dǎo)簽到的人員、負(fù)責(zé)記錄的人員、負(fù)責(zé)搜集信息資料的人員等都要安排就緒。⑤會前還要有預(yù)見性地做好一些策劃工作：如會議的“開場白”、問題的導(dǎo)入等都要事先做好策劃；要考慮到某些問題的復(fù)雜性，不能達(dá)到事先預(yù)想的效果等；還要考慮到某些單位或參會人的個性以及處理問題的風(fēng)格各異等各種可能會出現(xiàn)的情況，事先都要有“應(yīng)急預(yù)案”，要有充分的思想準(zhǔn)備和靈活處事的應(yīng)變能力。

(4)要盡量請對情況比較熟悉，或在某方面比較專業(yè)，或?qū)こ谈鼮橛欣娜藛T參會。

(5)要在會中做好主持導(dǎo)向工作，推進(jìn)會議向既定或更理想的目標(biāo)前進(jìn)，使會議達(dá)到預(yù)期的目的與效果。

(6)會后要做好會議精神的落實或督促實施工作。這是我們召開監(jiān)理例會的最終目的，也是與會各方的期望值。能夠讓與會各方看到監(jiān)理例會的成效，這就為以后能夠成功開好監(jiān)理例會奠定了一個良好的基礎(chǔ)。

(7)要認(rèn)真做好會議的記錄及相關(guān)資料(包括佐證資料)、信息的搜集。

(8)要認(rèn)真做好對相關(guān)資料的整理和會議紀(jì)要的起草工作。要盡快梳理、整理會議記錄和相關(guān)資料，及時完成會議紀(jì)要的起草組稿工作，在會上通過或定下來事項及會議主要內(nèi)容都應(yīng)寫入會議紀(jì)要。

(9)要做好會議紀(jì)要的會簽工作。會議紀(jì)要整理起草好后，要請參會單位代表(可先請建設(shè)單位)進(jìn)行審查，在與會議基本相符的情況下，與會單位參會代表應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行會簽。

(10)要做好會議紀(jì)要印發(fā)工作。會議紀(jì)要通過會簽后應(yīng)當(dāng)及時印發(fā)給相關(guān)單位，要做好會議紀(jì)要的發(fā)文登記或記錄，并請收件人簽名確認(rèn)。

(11)待會議紀(jì)要印發(fā)后，至少要留一份會議紀(jì)要與會議原始記錄及搜集的相關(guān)資料(包括文字、圖片、影像、音像、信息、佐證資料等)一并歸檔存放，妥善保管備查。

3 結(jié) 語

監(jiān)理例會的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)就是看其能否解決相關(guān)問題；看其能否推進(jìn)工程向更好更快的方向發(fā)展；看其能否起到“加速器”、“加壓泵”的作用；看其能否有一定的作用和收效；這就要考驗我們監(jiān)理工作水平。所以說監(jiān)理例會的質(zhì)量也是檢驗一個監(jiān)理機(jī)構(gòu)工作水平高低的標(biāo)尺。如果每個監(jiān)理機(jī)構(gòu)都能成功地開好監(jiān)理例會，都能充分發(fā)揮監(jiān)理例會的應(yīng)有作用，這無疑將使我國的監(jiān)理水平有一個很大地提高，也將使我國的建筑質(zhì)量多一份保證，也將使我國人民的生命財產(chǎn)多一份保證，也將為創(chuàng)建我國的和諧社會多一份保證，也將使我國人民的生活多一份安定，也將使我國的建筑水準(zhǔn)進(jìn)一步提高。

中圖分類號：F407.9

文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B

文章編號：1007-4104(2014)10-0042-03

收稿日期：2014-07-05

通信地址：廣東省廣州市黃埔區(qū)石化路550號。