郭育鋒

（北京賽瑞斯國際工程咨詢有限公司， 北京　100070）

監(jiān)理公文寫作技巧初探

郭育鋒

（北京賽瑞斯國際工程咨詢有限公司， 北京100070）

摘要：在監(jiān)理公文寫作實(shí)踐過程中，總結(jié)摸索出一些規(guī)律、技巧和注意事項(xiàng)，與同仁交流探討，以期共同推動(dòng)監(jiān)理從業(yè)人員提高監(jiān)理公文寫作水平。

關(guān)鍵詞：監(jiān)理公文；寫作技巧；探討

作為工程建設(shè)項(xiàng)目中的重要參與方，工程監(jiān)理單位受建設(shè)單位委托，根據(jù)法律法規(guī)、工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、勘察設(shè)計(jì)文件及合同，對(duì)建設(shè)工程質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)進(jìn)行控制，對(duì)合同、信息進(jìn)行管理，對(duì)工程建設(shè)相關(guān)方的關(guān)系進(jìn)行協(xié)調(diào)，并履行建設(shè)工程安全生產(chǎn)管理法定職責(zé)。在其管理、協(xié)調(diào)、履職盡責(zé)過程中，會(huì)形成一定數(shù)量的公文，其中部分公文將作為工程監(jiān)理資料的一部分，形成建設(shè)工程監(jiān)理檔案資料。

監(jiān)理公文的寫作水平，可以直接體現(xiàn)監(jiān)理工程師的技術(shù)水平、職業(yè)素養(yǎng)。水平較高的監(jiān)理公文，格式正確、內(nèi)容表述清晰、有理有據(jù)，能夠?qū)f(xié)調(diào)、管理的事項(xiàng)起到良好的推動(dòng)作用。一個(gè)工程項(xiàng)目的整體監(jiān)理公文的寫作水平，更是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)履職盡責(zé)的能力和監(jiān)理工作成效的充分展示。

但是在現(xiàn)實(shí)工作中，大多數(shù)項(xiàng)目的總監(jiān)理工程師(以下簡(jiǎn)稱總監(jiān))都會(huì)感覺到：既能在施工現(xiàn)場(chǎng)發(fā)現(xiàn)問題、提出問題，又能將其形成書面語言，發(fā)出書面指令的監(jiān)理工程師相對(duì)較少；能夠?qū)ν庑形?，寫出?nèi)容完整、言簡(jiǎn)意賅、格式規(guī)范的公文的監(jiān)理工程師更少。面對(duì)現(xiàn)實(shí)，筆者認(rèn)為通過探討監(jiān)理公文的寫作技巧，加強(qiáng)崗前培訓(xùn)和內(nèi)部培訓(xùn)，促使現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師在此方面有所領(lǐng)悟、有所提高，是一條比較現(xiàn)實(shí)的途徑。筆者就長(zhǎng)期的監(jiān)理工作過程中總結(jié)摸索出的一些規(guī)律，在此拋磚引玉，歡迎大家交流探討、批評(píng)指正。

1　監(jiān)理公文的主要類別

監(jiān)理公文的主要類別包括：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則，月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要，監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單，監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄，監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT 匯報(bào)材料，函。

其他如開工令、復(fù)工令、工程暫停令和工程款支付證書等在 GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定有專用表式，只要總監(jiān)按要求認(rèn)真填寫即可，不需要監(jiān)理工程師起草或參與編寫，因此在本文中不一一詳述。

2　監(jiān)理公文應(yīng)遵守的基本寫作規(guī)律

監(jiān)理公文一般應(yīng)采用議論文的文體，從內(nèi)容的邏輯關(guān)系來分析，采用“總論—分論—總論”式論述結(jié)構(gòu)，或者說“提出問題—分析問題—結(jié)論”這樣的三段論比較適宜。當(dāng)然，監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則有比較成熟的格式，監(jiān)理日記、監(jiān)理日志也有具體的要求，不必拘泥于議論文的結(jié)構(gòu)形式。

監(jiān)理公文行文要求結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、自然、清晰。正文一般分開篇、主體、結(jié)尾三部分，開篇要明意，簡(jiǎn)述發(fā)文依據(jù)和理由或者目的、結(jié)論；主體表述主要內(nèi)容，把情況、問題、要求闡述清楚，內(nèi)容較多的，可分段寫，或用序數(shù)表明項(xiàng)目，要講條理，注重邏輯關(guān)系，同類事情歸集在一起；結(jié)尾或請(qǐng)求批復(fù)，或要求執(zhí)行，或提出希望，首尾呼應(yīng)，結(jié)束全文。如有必要，還可附件、附表、附照片。

監(jiān)理公文必須使用規(guī)范的書面語言，特別是要使用專業(yè)術(shù)語，例如“電纜敷設(shè)”、“模板拆除”、“見證取樣”等。不得使用口語、方言或俗語，例如：有些監(jiān)理工程師圖省事常常將“澆筑混凝土”或“澆灌混凝土”寫作“打灰”，是不符合書面語言的要求的。

監(jiān)理公文在遣詞造句方面必須字斟句酌，例如“宜”、“應(yīng)”、“需”、“必須”等詞語就必須仔細(xì)區(qū)分其用法。監(jiān)理公文必須做到字、詞、句準(zhǔn)確通順，主語、謂語、賓語完整，單句、復(fù)句分清，段落、層次分明，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用無誤。特別要注意不出現(xiàn)錯(cuò)別字，例如：“為”經(jīng)常被寫作“未”，“部”經(jīng)常被寫作“不”，導(dǎo)致語意改變，這種現(xiàn)象主要是寫作人員用拼音打字后未認(rèn)真檢查出現(xiàn)的錯(cuò)誤。有些人對(duì)“既”和“即”的意義分辨不清，需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高對(duì)語言文字的駕馭能力。

監(jiān)理公文的語言風(fēng)格應(yīng)是高度概括，簡(jiǎn)潔凝煉、嚴(yán)肅認(rèn)真、不說廢話。公文寫作不同于文學(xué)創(chuàng)作，只要能將問題或觀點(diǎn)說明即可，不必長(zhǎng)篇大論或引發(fā)聯(lián)想、感慨。要注重事實(shí)、注重?cái)?shù)據(jù)、注重依據(jù)，分析要客觀、符合實(shí)際情況，就事論事，一般不使用形容詞，不添加感情色彩，特別要注意不得進(jìn)行人身攻擊。例如有的監(jiān)理日志中有這樣的語句“監(jiān)理人員指出后，某某不但不聽，反而繼續(xù)違章作業(yè)，真是讓人氣憤！”這樣的寫法頗為不妥。

監(jiān)理公文寫作完成后應(yīng)認(rèn)真檢查：文體是否得當(dāng)；內(nèi)容是否切題并符合法律、法規(guī)、規(guī)范的要求；材料是否具體、真實(shí)；行文是否合乎語法和邏輯；文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、序號(hào)是否規(guī)范；標(biāo)題、主抄送單位、附件等是否存在問題；對(duì)于不同的級(jí)別關(guān)系、行文方向，語氣是否恰當(dāng)；發(fā)文編號(hào)是否編排合理；排版是否美觀大方；是否按規(guī)范使用印章。一般情況下，總監(jiān)都應(yīng)對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)的對(duì)外發(fā)文進(jìn)行檢查把關(guān)。

監(jiān)理公文最低的目的是要做到讓閱覽者明白作者表述的事件和觀點(diǎn)，明白作者的意圖，并且不產(chǎn)生歧義。

監(jiān)理公文一般有一定的時(shí)效性，特別是涉及到安全隱患的監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單等有明顯時(shí)間要求的公文，如果超過時(shí)限，就會(huì)耽誤工作，甚至造成損失。因此，寫作必須及時(shí)、審定和發(fā)文必須迅速，以保證公文盡快處理、盡快傳遞。

3　各類監(jiān)理公文的寫作要點(diǎn)

3.1監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則

GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中，對(duì)監(jiān)理規(guī)劃和監(jiān)理實(shí)施細(xì)則的作用、編制程序和原則、編制依據(jù)、主要內(nèi)容都有詳細(xì)的規(guī)定，各家監(jiān)理單位也都有成熟的范本。在編制過程中注意不要生搬硬套，要針對(duì)工程特點(diǎn)、難點(diǎn)進(jìn)行取舍，所依據(jù)的國家規(guī)范、地方標(biāo)準(zhǔn)必須是本工程所適用的最新版。在監(jiān)理工作實(shí)施過程中，如實(shí)際情況或條件發(fā)生較大變化，需要及時(shí)調(diào)整、修改、補(bǔ)充，否則就起不到對(duì)監(jiān)理工作的正確指導(dǎo)作用。

3.2月報(bào)、周報(bào)、會(huì)議紀(jì)要

監(jiān)理月報(bào)是項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每月向建設(shè)單位提交的建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況分析總結(jié)報(bào)告。主要內(nèi)容包括：本月工程實(shí)施情況；本月監(jiān)理工作情況；本月施工中存在的問題及處理情況；下月監(jiān)理工作重點(diǎn)。監(jiān)理月報(bào)重在形象進(jìn)度、施工質(zhì)量、安全文明施工的情況綜述和分析判斷，還應(yīng)輔以分析圖表和現(xiàn)場(chǎng)照片、監(jiān)理工程師工作照片等，給閱覽者以直觀的印象。寫作時(shí)要注意不要漏項(xiàng)，每一項(xiàng)都要突出中心思想。

由于監(jiān)理月報(bào)的形成周期較長(zhǎng)，有的建設(shè)單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每周編寫監(jiān)理周報(bào)，其寫作方法可參照監(jiān)理月報(bào)。

會(huì)議紀(jì)要特別應(yīng)注意不要寫成會(huì)議紀(jì)錄，對(duì)每位發(fā)言者的觀點(diǎn)要進(jìn)行提煉總結(jié)，對(duì)同類問題或同一問題要?dú)w類匯總，使得全文條理清晰。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)有開篇和結(jié)尾，并附參會(huì)人員的簽到表，以資佐證。

3.3監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單

監(jiān)理通知是針對(duì)施工單位在施工過程中出現(xiàn)的安全事故隱患、不符合設(shè)計(jì)要求、不符合施工技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、不符合合同約定的情況、使用不合格的材料、構(gòu)配件和設(shè)備等行為，提出糾正施工單位在工程安全、質(zhì)量、進(jìn)度、造價(jià)等方面的違規(guī)、違章行為的指令和要求。

工作聯(lián)系單主要用來進(jìn)行項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)與工程建設(shè)相關(guān)方之間的日常書面工作聯(lián)系，內(nèi)容包括：告知、督促、建議等事項(xiàng)。

監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單一般情況下都要注意時(shí)效性（某些告知、建議等事項(xiàng)的工作聯(lián)系單無須特別注意時(shí)效性），監(jiān)理工程師發(fā)現(xiàn)問題后，要根據(jù)具體情況，評(píng)估其輕重緩急，對(duì)于重大、緊急、可能會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重后果的事故苗頭要及時(shí)果斷下達(dá)口頭指令，拍照取證，并在最短時(shí)間內(nèi)發(fā)出書面指令。

GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》對(duì)監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單規(guī)定了相應(yīng)的表格形式，寫作時(shí)應(yīng)遵守。

書寫“事由”時(shí)需要提煉文章內(nèi)容的精華，用一句話將所要傳達(dá)的事項(xiàng)表述清楚。每一份監(jiān)理通知最好不要重名，便于監(jiān)理資料的收集整理歸檔工作。

要堅(jiān)持“一文一事”的原則，每份監(jiān)理通知、工作聯(lián)系單只寫某個(gè)事項(xiàng)，既可突出重點(diǎn)，又能方便施工單位下發(fā)不同的部門進(jìn)行整改和回復(fù)。

要寫明具體的軸線、標(biāo)高、部位和工序，例如：“D-E/15-16 軸，二層頂板（標(biāo)高 9.85 m～10.15 m）混凝土澆筑”。

多引用現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)、統(tǒng)計(jì)的具體數(shù)據(jù)，例如“現(xiàn)場(chǎng)量測(cè)5 個(gè)點(diǎn)，鋼筋保護(hù)層厚度分別為 33 mm、32 mm、34 mm、28 mm、41 mm”。

要寫明依據(jù)的規(guī)范、條文或圖號(hào)。

要限定整改時(shí)限和復(fù)查時(shí)間，否則施工單位一般都要拖延。

4　監(jiān)理日記、監(jiān)理日志、旁站記錄

GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中對(duì)監(jiān)理日志的定義是：項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)每日對(duì)建設(shè)工程監(jiān)理工作及建設(shè)工程實(shí)施情況所做的記錄，并對(duì)記載的內(nèi)容進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定。個(gè)人記載的監(jiān)理日記也可參照這些規(guī)定每日記錄。旁站記錄也有專用的表格形式。

目前，存在于監(jiān)理日記、監(jiān)理日志和旁站記錄中的主要通病是記錄不連續(xù)、字跡潦草、用語不規(guī)范、內(nèi)容籠統(tǒng)、發(fā)現(xiàn)的問題沒有整改閉合等。總監(jiān)必須定期檢查，及時(shí)指出存在的問題，指導(dǎo)監(jiān)理工程師和監(jiān)理員提高記錄水平。

5　監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告、匯報(bào)材料、PPT匯報(bào)材料

GB/T 50319—2013《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》中規(guī)定了監(jiān)理報(bào)告、監(jiān)理工作總結(jié)、質(zhì)量事故書面報(bào)告、工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告的表式或主要內(nèi)容，寫作者應(yīng)遵照監(jiān)理公文的基本寫作規(guī)律，全面、客觀描述或分析，每一段落中心要明晰。起草完成后應(yīng)反復(fù)修改或交叉修改，項(xiàng)目總監(jiān)應(yīng)親自審批定稿。

有時(shí)，根據(jù)工作安排，建設(shè)主管部門、建設(shè)單位或監(jiān)理單位要求項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)進(jìn)行工作匯報(bào)，總監(jiān)就需組織撰寫匯報(bào)材料或編制 PPT 匯報(bào)材料。PPT 匯報(bào)材料應(yīng)做到內(nèi)容簡(jiǎn)潔明了、條理清晰、圖文并茂，所用字體應(yīng)適當(dāng)放大，頁面過渡應(yīng)平緩，便于觀看。

6　函

函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽商工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請(qǐng)求批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)所使用的公文，是一種平行文種。監(jiān)理工作中較為多見的是向周邊施工、監(jiān)理、建設(shè)等單位發(fā)函。

函的寫作，首先要注意行文簡(jiǎn)潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬機(jī)關(guān)之間的行文，都要注意語氣平和有禮，至于復(fù)函，則要注意行文的針對(duì)性，答復(fù)的明確性。其次，函也有時(shí)效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時(shí)。

7　結(jié)　語

監(jiān)理公文的寫作質(zhì)量，是關(guān)乎項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的一個(gè)重要方面?？偙O(jiān)必須對(duì)此高度重視，通過培訓(xùn)，通過對(duì)監(jiān)理工程師起草的公文的討論、審核，詳加推敲，以理服人，才能產(chǎn)生對(duì)施工單位督促和管理的良性推動(dòng)作用，才能讓建設(shè)單位、上級(jí)主管單位對(duì)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)產(chǎn)生信賴；反之，則會(huì)產(chǎn)生負(fù)面影響，降低監(jiān)理工程師的威信，對(duì)后續(xù)工作產(chǎn)生不良影響。

從宏觀的角度看，本文探討的寫作技巧僅僅是“術(shù)”，監(jiān)理工程師個(gè)人的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能才是“道”，只有加強(qiáng)“道”的修煉，不斷提高職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)技能，才能從根本上提高寫作技能，才能源源不斷地生產(chǎn)出高質(zhì)量的監(jiān)理公文，對(duì)監(jiān)理工作產(chǎn)生良性推動(dòng)作用。

中圖分類號(hào)：F407.9

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B

文章編號(hào)：1007-4104(2014)08-0021-03

收稿日期：2014-06-10

作者簡(jiǎn)介：郭育鋒（1974—），男，國家注冊(cè)監(jiān)理工程師，長(zhǎng)期從事項(xiàng)目監(jiān)理和項(xiàng)目管理工作，所監(jiān)項(xiàng)目京滬高速鐵路天津西站站房工程獲“國家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)”等獎(jiǎng)項(xiàng)。

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