淺析事業(yè)單位文書檔案管理及發(fā)展趨勢

檔案管理是推進事業(yè)單位行政管理的重要手段，是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案反映著黨務(wù)、行政管理等活動，是各項工作的真實記錄。規(guī)范處理文書檔案，合理開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，為決策服務(wù)、為社會服務(wù)，是提高工作效率和質(zhì)量的必要條件?！按髷?shù)據(jù)”時代下，文書檔案管理的數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

文書檔案；科學(xué)管理；發(fā)展趨勢

一、引言

在文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理工作既聯(lián)系又獨立，文書工作和檔案管理相互協(xié)同，才是一種有效的、科學(xué)的管理方式。規(guī)范處理文書工作是實現(xiàn)檔案工作的重要基礎(chǔ)，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的任務(wù)，具有相對的獨立性，但兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。應(yīng)強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想。同時要充分認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)時代的到來，對傳統(tǒng)檔案管理的沖擊，以及對檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)和契機。

二、文書檔案科學(xué)化管理

（一）規(guī)范公文制作是檔案管理的前提

文書檔案主要來源于文件，文件是工作的記錄，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，檔案是文件的歸宿，文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，可以說文書質(zhì)量對檔案質(zhì)量具有決定性影響。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，文書人員在公文制發(fā)中必須要堅持及時、準(zhǔn)確、安全的文書處理原則。高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)上，筆者從事文書檔案管理工作多年，結(jié)合實際工作認(rèn)為要從4個方面加以重視，1.文件處理要及時、準(zhǔn)確，收發(fā)文件要及時登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時查找，由辦公室負(fù)責(zé)全單位的文書資料的收集工作，定期督辦、促辦、促交，確保文書檔案的完整性。2.規(guī)范公文制作，行文要規(guī)范，核查使用文種是否合理，擬制格式是否規(guī)范等，要注重效用，要少而精，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。3.辦公用紙質(zhì)量要統(tǒng)一、要履行簽發(fā)手續(xù)、符合審批權(quán)限，主送和抄送單位正確，公文字跡牢固清晰，不論是草擬公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明清晰，有利于日后長久保管利用。4.加強文書、檔案專業(yè)知識的技能培訓(xùn)，提高文書處理工作的效率和公文的質(zhì)量，培養(yǎng)既熟悉文檔專業(yè)知識，又掌握新技術(shù)的人才，為提高檔案總體質(zhì)量，為檔案管理工作實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理打下牢固的基礎(chǔ)。

（二）立卷歸檔是檔案管理的關(guān)鍵

建立健全文書立卷歸檔制度，檔案部門應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作，必須全面收集反映本單位職能的具有參考利用價值的各種載體的文件材料（文件、文字、圖表、照片、錄音、錄像、電報等），并于每年規(guī)定的時間進行收集歸檔，指導(dǎo)各科室按案卷類別做好歸檔工作，保證文件材料的齊全完整、安全，為立卷歸檔工作打好基礎(chǔ)。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)主動在規(guī)定時間將具有保存價值的文件資料移送文書檔案室，任何部門或個人不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔，也不得把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。文檔的立卷、歸檔必須依據(jù)《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，對需要歸檔的文件按照發(fā)文單位、內(nèi)容、文種、時間等特征組卷；案卷標(biāo)題要簡明確切，根據(jù)內(nèi)容和作用，確定其保管期限；案卷必須認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂整齊、牢固、美觀。編制存放檔案資料《檔案目錄》《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄，建立檔案資料目錄總冊，以保證檔案的安全和利用。

歸檔的文件以本單位在實際工作中形成的文件材料為主，這是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，是檔案工作指導(dǎo)解決問題、實現(xiàn)目標(biāo)管理的關(guān)鍵性工作。在嚴(yán)格執(zhí)行國務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要切實解決好三個問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔；沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點進行合理的立卷分工，要以本單位工作中形成的材料為主，以與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的文件為立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料差別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護全宗的完整性，在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈。在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

（三）案卷質(zhì)量是檔案管理的保證

實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的根本目標(biāo)就是要實現(xiàn)檔案利用價值最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量則是影響檔案工作質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。同時，還有注意最大限度地保持檔案資料長期性、完整性的保管條件和技術(shù)措施，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁或換頁、防隨意涂改和防斑點、褪色或字跡模糊等設(shè)施和技術(shù)手段；定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復(fù)、修補或復(fù)制等。

文書檔案發(fā)展經(jīng)歷兩個階段：手工管理和系統(tǒng)管理階段，基層事業(yè)單位往往還停留在手工管理階段，文檔流程受空間位置的影響具有封閉性，發(fā)文、收文、檔案管理的實現(xiàn)均囿于機構(gòu)內(nèi)部。從本單位文件管理的角度出發(fā)，進行發(fā)文、收文、鑒定歸檔，檔案管理在機構(gòu)內(nèi)部實現(xiàn)，紙質(zhì)載體也是通過手工交接方式或傳統(tǒng)物流的傳送渠道實現(xiàn)文件的傳遞和檔案的移交，就一個機構(gòu)內(nèi)部而言，文檔流程相對獨立，結(jié)構(gòu)單一，比較穩(wěn)定。20世紀(jì)90年代中期，事業(yè)單位開始使用計算機，辦公自動化系統(tǒng)逐步應(yīng)用于電子文件處理，近些年，設(shè)計和開發(fā)各類文檔管理系統(tǒng)的基本沿襲手工管理的文檔流程，沒有人質(zhì)疑傳統(tǒng)手工管理流程是否合理和必要，沒有考慮并優(yōu)化文檔流程，以適應(yīng)電子文件的特點和信息化的需求。

三、文書檔案管理發(fā)展方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，檔案的信息化、數(shù)字化、科學(xué)化管理已成為必然趨勢，建立數(shù)字檔案室不僅是紙質(zhì)時代的簡單替代，而是通過多媒體、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將部門檔案進行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源庫，是檔案載體由粗糙到精細，由小容量到海量存儲，由不方便查閱到全球便攜共享的質(zhì)變。因此，文書檔案管理存在的問題也逐漸顯現(xiàn)，文件從一個機構(gòu)轉(zhuǎn)到另一個機構(gòu)的流程的交接過程復(fù)雜化，各個模塊之間相對獨立、缺乏銜接，本應(yīng)完整的文檔流程變得分散等，由于各機構(gòu)只對自己的工作負(fù)責(zé)，無人對整體流程負(fù)責(zé)，造成文件流轉(zhuǎn)效率低下、機能退化，各機構(gòu)在文件和檔案管理中職能分割、各自為政，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，業(yè)務(wù)內(nèi)容單調(diào)重復(fù)，造成文檔管理體制不順、相對封閉。傳統(tǒng)文檔的管理一直是文件、檔案分別管理，文件管理以行政事務(wù)為中心形成了現(xiàn)行文件周期，與檔案管理劃分出一個相對分明的領(lǐng)域，文檔分治的體制在數(shù)字時代弊端日顯，文檔分治的兩段管理方式割斷了文件和檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系。文件管理系統(tǒng)中產(chǎn)生和保存的無紙化電子文件歸檔后進入檔案管理階段時，由于沒有相應(yīng)的進行全過程蹤跡保全，達不到檔案管理要求而不具備長期保存價值，大多數(shù)辦公自動化系統(tǒng)的文件管理往往把檔案管理需求排斥在外。

計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的提供了硬件支撐和技術(shù)保障，使跨部門、跨地區(qū)、在線開展電子檔案的收集、整理、保存和利用成為可能。目前，省、市、縣系統(tǒng)內(nèi)部建立的三級網(wǎng)絡(luò)平臺已經(jīng)實現(xiàn)文件的無紙化傳輸，改變了以往的文件人工傳遞、物流傳送的方式，通過發(fā)文單位對電子文件數(shù)據(jù)封存、傳輸，接受單位啟動捕捉系統(tǒng)、解壓解密、保存歸檔等過程，即實現(xiàn)了“保存即歸檔”的電子文件傳輸模式。

由于我國尚無一部真正完善的法律用以確認(rèn)一份電子文件真實、可靠、完整和不可抵賴的依據(jù)，目前檔案管理仍實行雙套歸檔的保管策略，即電子文件歸檔的同時需歸檔相應(yīng)的紙質(zhì)文件，歸檔后同樣內(nèi)容的電子文件和紙質(zhì)文件二者共存，共同處于存儲和可利用狀態(tài)，電子文件主要發(fā)揮參考價值，紙質(zhì)版本實現(xiàn)憑證價值。雙套歸檔的銜接、浪費與重復(fù)、規(guī)則失范是亟待解決的體制束縛問題。此外，數(shù)字檔案管理中，信息外泄、信息消失，存儲設(shè)備故障，檔案信息出錯等安全風(fēng)險依然存在。對《檔案法》以及相關(guān)政策利用與保護，法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善，規(guī)范檔案管理程序和制度等，可以從政策層面規(guī)范電子檔案的管理。加大資金投入、構(gòu)建電子文件管理系統(tǒng)、從技術(shù)層面使檔案管理得到保障，以及對文檔管理人員責(zé)任心的提升、技能培訓(xùn)，將是事業(yè)單位由傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)變過程中亟待解決和今后較長一段時間工作的重點。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字檔案具有檔案管理自動化、館藏資源數(shù)字化、信息存儲海量化、信息資源共享化等特點，代表著檔案管理發(fā)展的未來。文書檔案管理的“紙質(zhì)時代”向數(shù)字檔案管理過渡是社會進步的趨勢。

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