摘 要：作為社會養(yǎng)老保險工作中的原始依據(jù)，社會養(yǎng)老保險檔案是在工作過程中由具體業(yè)務(wù)活動所形成的規(guī)范性的、完整的數(shù)據(jù)，因此做好社會養(yǎng)老保險檔案的管理工作，對于社會公平正義的體現(xiàn)、參保人員根本利益的維護、國家穩(wěn)定和諧的保存，有著十分重要的意義。

關(guān)鍵詞：檔案管理；社會養(yǎng)老保險；意義

[中圖分類號]：G271 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]：A

[文章編號]：1002-2139（2013）-20--01

社會養(yǎng)老保險檔案是勞動者的福利依據(jù)，不僅僅是對養(yǎng)老保險繳納情況進(jìn)行記錄，同時也記載了個人的主要工作經(jīng)歷，自從全面推行社會養(yǎng)老保險以后，檔案的建立和管理，如何能夠更加科學(xué)對社會養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行管理，擺脫傳統(tǒng)復(fù)雜繁瑣的管理工作，就顯得越來越重要。

1、社會養(yǎng)老保險檔案的收集

1.1、收集原始檔案

最原始的檔案是記錄組織部門、勞動部門、人事部門以及企業(yè)部分等等對員工進(jìn)行獎罰、調(diào)配、培訓(xùn)、選拔、考核以及業(yè)務(wù)技術(shù)水平、任用的經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、政治思想以及工作的等變動情況進(jìn)行整理的文件。在干部的檔案內(nèi)容中存放有干部的自傳以及履歷表、考核材料、對工作的有關(guān)鑒定、復(fù)查材料以及對政治問題的審查材料。企業(yè)職工的檔案材料包括以下內(nèi)容：自傳、履歷表、考核材料、政審材料、學(xué)歷材料、勞動合同、獎勵和懲處材料、聘用、調(diào)動、退伍、復(fù)員、轉(zhuǎn)業(yè)的材料、保險福利以及工資待遇的材料；員工退休、退職出國等相關(guān)材料，以及一些可供組織參考的材料。上述的材料不管是干部的材料還是職工的材料都必須要在原檔案的管理部門詳細(xì)地整理，同時交與社保處進(jìn)行處理。由于檔案資料的特殊性以及重要性，所以需要對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

1.2、養(yǎng)老保險在辦理過程中的檔案收集

養(yǎng)老保險在干禮時所產(chǎn)生的檔案包括：證明參保人員身份的材料（例如：戶口本復(fù)印件、等以及一些的文字說明材料）、社會保險經(jīng)辦機構(gòu)所核準(zhǔn)后可以用于整理的養(yǎng)老保險參保登記表；由補繳人員簽字、蓋章并且在繳費后其養(yǎng)老保險費用的補繳申請單；由縣（市）級社保單位核準(zhǔn)后所辦理的基本養(yǎng)老保險費退保申請材料，參保人員的申請人或者本人的退保申請材料、參保人退保申請的死亡證明材料、身份證明材料或者出境出國定居證明材料；轄區(qū)派出所所出具的戶口注銷證明材料、銀行卡或者折的復(fù)印材料；市縣級經(jīng)辦機構(gòu)核準(zhǔn)后所辦理的養(yǎng)老保險賬戶的參保人員的轉(zhuǎn)移申請、賬戶轉(zhuǎn)移單、用人單位和參保人員簽訂的勞動同復(fù)印件；城鄉(xiāng)居民人口死亡待遇以及領(lǐng)取的養(yǎng)老金結(jié)算單；死亡證明（公安部門的證明、注銷戶口的證明、火化證明等）復(fù)印件、申請城鄉(xiāng)居民的養(yǎng)老保險待遇結(jié)算單。

2、社會養(yǎng)老保險檔案的整理

除非特殊情況，事業(yè)單位以及機關(guān)都會根據(jù)《干部檔案管理條例》的相關(guān)內(nèi)容板栗離退休人員的檔案；在1992年6月國家檔案局以及勞動部聯(lián)合頒布了《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，大多數(shù)的企業(yè)職工檔案都進(jìn)行整理。根據(jù)《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》以及《干部檔案管理條例》，對于那些沒有進(jìn)行過整理的檔案應(yīng)該重新整理，整理好以后應(yīng)該標(biāo)號類號、目錄以及類內(nèi)的材料頁碼和目錄，要進(jìn)行裝訂。

3、社會養(yǎng)老保險檔案管理

社會養(yǎng)老保險檔案的整理必須要遵循三個原則：唯一性、完整性、嚴(yán)肅性。多種養(yǎng)老保險檔案應(yīng)該根據(jù)管理制度來進(jìn)行統(tǒng)一的整理，對查閱方法進(jìn)行改善，借閱手續(xù)要嚴(yán)格地執(zhí)行，防止檔案材料被丟失或者損毀。對于條件優(yōu)越的地區(qū)可以建立電子檔案室，以供別人的查閱。

4、提高社會養(yǎng)老保險檔案的管理

4.1、建立和健全社會養(yǎng)老保險檔案管理制度

社會養(yǎng)老保險的業(yè)務(wù)資料也是社會養(yǎng)老保險檔案。例如參加保險職工的個人賬戶、各種文書資料、離退休人員養(yǎng)老金發(fā)放資料、以往參保企業(yè)申報繳費材料等等。在實際的工作中，應(yīng)該注意兩個原則：第一是實用性原則，第二是完整性原則。在檔案的管理過程中，只要是能夠體現(xiàn)出本單位活動的材料和文件都是有利用價值的，可以用于后期的查考的，都應(yīng)該歸檔。但是檔案管理的完整性并不是全部。只要材料和文件在歸檔的范圍之內(nèi)，就有其相應(yīng)的存在價值，在以后的查考中也就自然有其價值。按照相關(guān)的規(guī)定，有些材料是不需要進(jìn)行歸檔處理的，例如：有上級部門所發(fā)布的僅僅是提供用于工作參考，需要征求一件但是不是定稿的文件以及一些沒有考察價值的臨時文件等等。還有一點要注意的就是歸檔的時間，一般性的業(yè)務(wù)、文書、退休、審計管理等大難是在第二年的6月份底進(jìn)行歸檔處理的，其中社會養(yǎng)老保險的結(jié)息是在每年的6月底，會計管理是每隔一年進(jìn)行歸檔整理的，基本檔案是在項目結(jié)束之后再進(jìn)行歸檔的，聲像檔案、照片檔案應(yīng)該在第一時間進(jìn)行歸檔，計算機盤片（只要指光盤、磁盤、磁帶等等）是在一年以后進(jìn)行歸檔處理的。

4.2、社會養(yǎng)老保險檔案在管理時要便于以后的檢索

創(chuàng)建并且建立檔案是為了以后方便對相關(guān)次啊聊進(jìn)行檢索，而繪制示意圖也是為了方便檔案的存放。所以，編制合理方便的檔案檢索工具就顯得十分地重要。例如：專題、全引、案卷等目錄，在管理的階段應(yīng)該配備相應(yīng)的檔案管理軟件系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的信息化，實現(xiàn)日后通過計算機來檢索，這樣既可以方便于日后的查閱，又可以有效地對養(yǎng)老保險檔案進(jìn)行保護。在管理的方面，各檔案管理單位還應(yīng)該加強對檔案的管理，制定出系統(tǒng)的檔案保管制度，并且嚴(yán)格地執(zhí)行，為了能夠方便廣大群眾能夠隨時查找，檔案室應(yīng)該全天候地開放。

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