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        電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

        2013-12-05 08:13:32李仿玲
        關(guān)鍵詞:信息數(shù)據(jù)

        李仿玲

        【摘 要】通過本單位檔案管理信息化建設(shè)的實踐,充分體會到傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)化為檔案管理信息化管理的優(yōu)點,同時闡述了檔案信息管理存在的風(fēng)險。

        【關(guān)鍵詞】企業(yè)信息集成;信息數(shù)據(jù);電子文檔

        在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中,永平銅礦檔案館使用清華企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件,根據(jù)永平銅礦檔案館的實際情況,設(shè)置了:檔案查詢子系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)置工具、光盤制作子系統(tǒng)、借閱管理子系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)、收集整編子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、統(tǒng)計報表子系統(tǒng)、系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)。我們檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

        檔案載體的轉(zhuǎn)變。

        首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實現(xiàn)計算機全程管理后,適時實現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動中,電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優(yōu)勢大量出現(xiàn)。通過計算機輔助設(shè)計使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬份的圖紙,而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果,因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力,保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

        其次是企業(yè)檔案的分類變化。原有的企業(yè)關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破,取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統(tǒng)中,計算機依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同,但可以肯定的是計算機管理過程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等各方面狀況,分類也將更詳細、更科學(xué)、更規(guī)范。此外,在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開箱及重要建設(shè)項目、技術(shù)改造竣工驗收作為對其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。

        隨著辦公自動化的普及,如果不對隨時大量產(chǎn)生的電子文件加以管理,勢必帶來以下風(fēng)險:

        (1)導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓或?qū)е氯魏稳司蔁o控制地存取信息而使系統(tǒng)變得不安全。

        (2)大規(guī)模的、無系統(tǒng)的、隨時可能產(chǎn)生的違法破壞的風(fēng)險增加。

        (3)使有價值的公文與檔案丟失。

        (4)安全措施遭到破壞的風(fēng)險增加。

        (5)造成文件被非法變更與刪除,從而使數(shù)據(jù)丟失。

        (6)給社會帶來麻煩。

        (7)造成不必要的延遲與公務(wù)處理故障。

        (8)造成不必要的在量人力、物力、財力的浪費。

        在傳統(tǒng)檔案管理理論指導(dǎo)下,人們只能將電子文件再轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件,然后按紙質(zhì)文件管理方式加以整理、歸檔和保存。目前的這種電子文件管理方法不但沒有減少管理人員的工作量,反而增加了負(fù)擔(dān),在某種程度上,還制約了加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐。

        被轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件后的電子文件被人們存入光盤中,放入檔案柜內(nèi)加以保存,而很少再去利用,由此造成數(shù)據(jù)丟失與資源浪費。有人甚至將這類電子文件當(dāng)成書寫數(shù)據(jù)庫的工具,依工作需要隨時對原數(shù)據(jù)加以修改、補充,致使原文件被弄得面目全非。例如,人事部門每年的職工基本情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計都在上一年度的文件上修改,這既是因為單機容量有限,也因為圖個工作方便。再有,機要打字員因打印文件數(shù)量太多,不再統(tǒng)統(tǒng)存盤,或保存一段時間后便以刪除。既然檔案部門未規(guī)定電子文件歸檔,這樣做也無不妥,反正已有一份紙質(zhì)文件歸檔了。由此,造成大量電子文件損毀。

        由此可見,對電子文件的產(chǎn)生不加管理或以傳統(tǒng)文件管理方式來對電子文件進行管理會帶來許多不良后果,如使文件無法充分地滿足本部門責(zé)任要求與其他部門要求;產(chǎn)生的文件被破壞或當(dāng)需要它們時找不到;當(dāng)文件有多個版本存在時,無法對真實可靠的版本進行識別與檢索;產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無法資源共享等。

        以紙質(zhì)為主體的傳統(tǒng)檔案的管理方法與技術(shù),是經(jīng)過長期實踐、不斷豐富才成為一門科學(xué)的。但電子文件與傳統(tǒng)文件各有其特點,在許多地方是完全不同的,因而在管理方法上如果照搬紙質(zhì)文件管理方法,就會造成電子文件的文件價值、利用價值的損失。

        傳統(tǒng)檔案可以不管文件的形成、承辦過程的具體情況,只要對具有長期保存價值的文件,在它完成文件階段使命后,對其進行收集、整理、歸檔、保管就行。但電子文件的歸檔,檔案人員必須在文件的設(shè)計與形成階段就要進行指導(dǎo),承辦過程中檔案人員要參與對其管理并進行監(jiān)督,否則將無收集、整理、歸檔可言。

        在電子環(huán)境中,如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過程,文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說企業(yè)檔案人員如果不進入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去,則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確,無時無刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》,提請企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計和運行過程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計算機輔助設(shè)計過程中,要求計算機詳細記錄設(shè)計、加工過程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息,要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料,以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。

        企業(yè)檔案工作者必須在專業(yè)人員的指導(dǎo)下,學(xué)會運用專門的檔案信息接收管理平臺,要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實時性,掌握電子檔案信息的收集、管理。

        此時企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具,更多的經(jīng)過檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。

        為企業(yè)活動提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開發(fā)過程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心,找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點。做到把正確的信息,在正確的時間,以正確的方式,傳遞給正確的對象。

        企業(yè)檔案管理伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進入到社會信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來源與形成的關(guān)注由原來的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴展到地區(qū)、國內(nèi)及至國際范圍內(nèi)的整個網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管,更多的要了解企業(yè)需求,擴大服務(wù)內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營銷手段,檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道,建立企業(yè)信息資料庫,選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢、樹立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng),宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領(lǐng)市場;另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù),主動的、全過程地提供信息,建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。

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