李紅艷

摘 要：本文以檔案信息建設現(xiàn)狀為出發(fā)點，就如何理解和擺正開發(fā)檔案信息資源與檔案業(yè)務基礎工作的關系提出了不同的認識。

關鍵詞：檔案；信息資源；檔案業(yè)務；關系

目前隨著經(jīng)濟建設和改革開放浪潮的日趨高漲，各級檔案部門面臨著為改革開放服務和自身改革的雙重任務，一改過去那種封閉、保守的傳統(tǒng)觀念，大膽探索開發(fā)檔案信息資源的新路子，積極為經(jīng)濟建設提供服務，在改革中求得發(fā)展。在這種形勢下，有些人卻認為強調(diào)檔案工作為經(jīng)濟建設服務，似乎只強調(diào)檔案信息的開發(fā)利用就行了，而不應強調(diào)加強業(yè)務基礎建設，甚至有些人，片面提出建設和開發(fā)利用兩者割裂開來，這種偏見認識不予注意并加以嘝，就有可能給檔案工作帶來不利影響。

1 檔案基礎工作是開發(fā)檔案信息資源的前提和基礎

檔案館主要是服務性的文化事業(yè)機構，這是檔案館性質(zhì)所決定的。檔案館的服務性決定了檔案館必須首先要做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、編研、編制檢索工具等一系列的基礎工作，從而為社會上大量地利用者利用檔案和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造良好的基礎條件，如果做不好基礎工作就難以開發(fā)檔案信息。

1.1 收集、接收和征集工作是開發(fā)信息資源的前提

檔案信息開發(fā)利用都離不開檔案這個實體，離開這個實體，根本不可能有檔案利用工作。接收、征集、收集檔案是檔案基礎工作的開始，是檔案實體的存儲階段。只有廣泛地接收、征集、收集檔案，才能有豐富的館藏的主要來源是市址機關的文書檔案，因為結構不合理，種類單一無法系統(tǒng)綜合性地開發(fā)。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，說的就是這個道理，沒有檔案實體還開發(fā)什么信息呢？因此著手抓好檔案的收集、接收、征集工作，豐富其館藏，為開發(fā)檔案信息打好物質(zhì)基礎是十分重要的。

1.2 科學分類、合理組卷、編目是開發(fā)檔案信息資源的條件

檔案只有分門別類進行科學整理，有章可循，才能在短時間內(nèi)提供利用，也便于開發(fā)利用。我館保存的一九八0年前檔案案卷質(zhì)量不高，大部分是“厚卷”“雜卷”，案卷標題難以確切地表達卷內(nèi)文件全部內(nèi)容，要查閱所需文件材料，只查案卷目錄有時根本查不到。目前我館館藏已達到七萬余卷，有時查份文件幾個人翻閱案卷目錄，像大海撈針查找十分困難。八五年以后立卷方法進行了改革，由厚卷改為“一事一卷”或“薄卷”，這種立卷方法以一個事情、一個問題、一個案件為一個保管單位，而且案卷標題也能正確地揭示卷內(nèi)文件的基本內(nèi)容，查找方便，便于提供利用。目前推行的立卷“三位一體”是“一事一卷”的延伸和繼續(xù)。它具有多方面的優(yōu)點。主要體現(xiàn)在，立卷過程中稿了著錄標引，為今后館藏檔案現(xiàn)代管理做了超 前準備工作，為更好地開發(fā)信息資源創(chuàng)造了條件。

1.3 科學的保管和保護檔案是永久開發(fā)檔案信息的保證

保管和保護是檔案館基礎工作之一，也是很重要的工作。也是很重要的工作。辛辛苦苦收集、征集、接收進來 的檔案，有的還要重新進行分類、級卷、編目。只有科學地保管和保護，才有可能延長檔案的壽命，才有可能永久的開發(fā)檔案信息資源。檔案制成材料的變化是十分緩慢的（除水災、水災、地震外），如果對光、灰塵、有害氣體、檔案害蟲等不加強防治，不很好地控制和調(diào)節(jié)庫房溫濕度這些因素，隨著對檔案制成材料耐久性造成影響，即紙張的耐久性下降，字跡褪變模糊不表，影響閱讀，難以開發(fā)利用。如現(xiàn)我館保存的五十年代的文件材料，由于以前保管條件不好，保護不當，耐久性較差的用圓珠筆、復寫紙書寫的字跡，有的已模糊不清，有的字跡脫落無法開發(fā)利用。如果管理不當檔案會就成一堆廢紙，就要犯歷史性錯誤，成為歷史的罪人。我認為，檔案保護的當務之急要辦二件事：一是對損毀邊緣的檔案想方設法進行搶救，二是對開放中的珍品，應該制作復制件。

檔案基礎工作除上述工作之外，還有鑒定、編研和編制檢索工具等項工作，這些工作的好壞都與開發(fā)利用有直接關系，只有扎實的基礎工作才能有效的開發(fā)利用檔案信息資源。

2 開發(fā)檔案信息資源能夠促進檔案的基礎工作

2.1 開發(fā)信息資源是檢驗檔案基礎工作的標準

開發(fā)信息資源是多方面，特輯是十一屆三中全會改革開放以來和《檔案法》頒布之后，檔案工作者對檔案工作重要性的認識進一步提高，全方位、多渠道、高質(zhì)量開發(fā)檔案信息資源，積極為社會各方面服務，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟效益，從而使全社會的檔案意識不斷提高，檔案工作的知名度提高 了，在社會上有了位置。檔案信息的開發(fā)不僅有社會效益和經(jīng)濟效益，同時也促進和檢驗了檔案的基礎工作。開發(fā)利用和基礎工作是相輔相成，相互依存的辯證關系，檔案信息的開發(fā)利用中改革和前進。通過開發(fā)利用能檢驗館藏檔案收集、征集工作，即社會上所需的檔案材料是否齊全完整是什么原因？使我們能夠及時的針對基礎工作中所存在問題調(diào)整館藏結構，拓寬接收范圍、豐富館藏內(nèi)容。

開發(fā)利用工作同時檢驗館藏檔案分類是否科學，組卷是否合理，編目是否正確，檢索工具是否能滿足需求。幾年來檔案的分類、組卷有很大的改革，我認為這些改革來源于開發(fā)利用，即所需檔案材料難以查找，需對檔案基礎工作進行改革，才能滿足開發(fā)利用的需要，因此檔案的基礎工作才有了較大的改革。如過去常用的檢索工具是單一的案卷目錄，但案卷目錄難以滿足查找利用的需要，因此編制了數(shù)種檢索工具，如我館編制了全引目錄、專題目錄、文號目錄、人名索引等，方便了提供利用。

檔案的開發(fā)利用同樣也促進檔案的管理工作，因為開發(fā)利用發(fā)現(xiàn)，由于管理和保護不妥，字跡脫落，紙張老化破損，難以閱讀，促使我們搞好檔案的修復工作檔案信息的開發(fā)利用工作也對檔案的其它基礎工作起促進作用。

2.2 檔案信息的開發(fā)將加速基礎工作的改革

任何檔案館（室）的檔案基礎工作不可能做到盡善盡美，在檔案信息的開發(fā)利用中會發(fā)現(xiàn)問題，逐步進行改革?，F(xiàn)在的檔案基礎工作基本適應當前的開發(fā)利用工作需要，但隨著形勢的變化，環(huán)境的改變，中心工作的轉(zhuǎn)移，基礎工作也需不斷地進行改革。開發(fā)利用工作促使我們的基礎工作需要進一步的改革，因為基礎工作并不是靜止不變的，不適應開發(fā)利用就要逐步改革。我認為改革是大潮流，包括檔案工作的基礎工作，可以肯定地說開發(fā)利用必將加速檔案基礎工作的改革，這是必然的趨勢。

綜上所述，只有館藏檔案結構合理、內(nèi)容豐富、分類科學、組卷合理、檢索工具齊全，有符合要求的保管條件和保護措施做基礎，才能充分開發(fā)檔案信息資源，為社會各項服好務。只有為社會各項工作服好務，檔案工作才能受到社會的重視，有了一席位置，同時也能促進檔案工作的更快發(fā)展。