唐蘭華

摘 要：高職院校的期刊是圖書館館藏的重要組成部分，也是廣大師生獲取信息資料的重要來源之一。如何做好期刊的管理工作，讓期刊更好地為讀者所用，是需要高職院校期刊管理人員高度重視和認真對待的。根據本館的實際情況，結合本人的工作經驗，從期刊的訂購管理、期刊的驗收記到管理、期刊的催查補缺管理和過刊的裝訂驗收管理四個方面闡述高職院校如何做好期刊管理工作。

關鍵詞：高職院校；圖書館；期刊管理；綜述

中圖分類號：G256 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）13-0167-02

高職院校的期刊是圖書館館藏的重要組成部分，也是廣大師生獲取信息資料的重要來源之一。在高職院校圖書館的報刊閱覽室里，讀者可以閱讀到當天的報紙，還可以閱讀到各種最新的專業(yè)期刊和休閑娛樂期刊，所以期刊一直深受讀者的喜愛。如何做好期刊的管理工作，讓期刊更好地為讀者所用，是需要高職院校期刊管理人員高度重視和認真對待的。根據本館的實際情況，結合本人的工作經驗，從期刊的訂購管理、期刊的驗收記到管理、期刊的催查補缺管理和過刊的裝訂驗收管理四個方面談談如何做好期刊管理工作。

一、期刊的訂購管理

期刊的訂購管理是整個期刊管理工作中最重要的一步。期刊的訂購質量直接影響著期刊利用率。

（一）科學合理地選擇期刊品種

1.泛地征求意見。首先要征求閱覽室工作人員的意見，因為閱覽室的工作人員經常和讀者接觸，能及時地把讀者的意見或者建議進行反饋；另外在圖書館的主頁上提供選購建議，讓廣大師生參與到選購中來。

2.掌控好期刊的訂購比例。盡量符合本校專業(yè)需求和讀者素質提高的需要。

3.調查分析，適當地刪除或增加期刊。

4.注意期刊的變化情況，以防錯訂或者漏訂。如期刊更名，郵發(fā)代號變更等等，諸如此類期刊，如不細加分析，很容易漏訂或者錯訂。

5.合理地配置電子期刊。電子期刊以其體積小、傳遞速度快、信息量大、資源共享等優(yōu)勢備受讀者青睞。

（二）選擇適合的期刊供應商

如今期刊的訂購渠道日益豐富，所以應多渠道，多方面了解，熟悉期刊供應商的經營規(guī)模、信譽度、期刊品種的覆蓋面、訂刊的折扣率以及到刊速度、到刊率、差錯處理能力等，選擇適合的期刊供應商。傳統(tǒng)的郵局訂購渠道，具有報刊品種齊、發(fā)行速度快等優(yōu)勢，而且隨著這幾年期刊公司的市場競爭，郵局工作人員的服務水平、投遞的完整性和投遞的及時性都有了明顯的提高，所以郵局訂購仍是很好的選擇。期刊公司訂購，具有服務方式好、信息反饋能力強等優(yōu)勢，所以諸如人大資料、非郵發(fā)的期刊、外文原版期刊或者閱讀量較少的期刊，可以采用期刊公司訂購的方式。

（三）在系統(tǒng)里做好訂購信息

與期刊供應商確定并核對好訂購清單后，然后在圖書館所使用的管理系統(tǒng)里做好訂購記錄，這樣方便查詢期刊的訂購信息。本館目前使用的是ILASⅢ系統(tǒng)，進入系統(tǒng)后，在“連續(xù)出版物管理”里找到“訂購編目”中的“訂購處理”，在“訂購處理”里做好每年的訂購信息。對于每年連續(xù)訂購的期刊，可以采用批續(xù)訂的方式做好訂購信息，例如：2013年續(xù)訂人大復印資料，用“RD2012”檢索（因為2012年人大復印資料的訂購信息里的發(fā)行者碼都已記錄為RD2012），就把2012訂購的所有人大資料檢索出來了，在“設置”里進行參數設置，征訂年設為2013年，然后點“批續(xù)訂”——正在裝入工作單數據，批續(xù)訂的數據出來后，在替換發(fā)行者碼里確定新的發(fā)行者碼，最后確定批續(xù)訂，這樣2013年人大復印資料的訂購信息就完成了。其他連續(xù)訂購的期刊也可以采用這種批續(xù)訂的方式輕松完成。做了批續(xù)訂后，如果有第二年不再訂購或者?？钠诳梢詣h除訂購信息或者做?？涗浱幚恚换蛘叱霈F有出版頻率或者價格等變動的期刊，就需要根據相應的情況做相應的訂購處理。新訂購的期刊需要先做好編目數據，給出索取號，然后再做訂購信息。只有做好了期刊的訂購信息，才能更好地完成期刊的記到管理。

二、期刊的驗收記到管理

期刊的驗收記到，是指圖書館的工作人員對陸續(xù)到館的現刊，按照到刊清單進行核對驗收，然后在圖書館所使用的管理系統(tǒng)里進行記到處理并貼上排架號等相關工作。其中現刊記到處理是期刊管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。在ILASⅢ系統(tǒng)里，一般選擇“連續(xù)出版物管理”中的“現刊管理”的“普通記到”進行現刊的記到。遇到以下特殊情況，更需要仔細地記到。

第一，合刊，就是兩期或者多期合為一期同冊出版發(fā)行的期刊。例如：2013年的《中國經濟周刊》第五、六期合刊，那么就需要在“詳細記到”的“記到期”欄輸入“5-6合”（也可在備注欄標注合刊），“記到總期”欄輸入455、456，確定后再把本刊的第六期記到格刪除即可。

第二，一刊多版，就是刊名相同，郵發(fā)代號不同的多個版本的期刊。例如：《中國作家》的ISSN號為1003-1006，現在為旬刊，包含文學（郵發(fā)代號為2-545）、紀實（郵發(fā)代號為80-526）、影視（郵發(fā)代號2-653）三個版本，本館只做一條訂購數據，那么文學第1期，就在第一個記到格的“詳細記到”的“記到期”欄輸入“1文學”，“記到總期”欄輸入相應的總期，然后再確定記到，紀實第1期和影視第1期也分別在第二個和第三個記到格的“詳細記到”的“記到期”欄輸入“1紀實”和“1影視”，“記到總期”欄輸入相應的總期，然后確定記到。

第三，增刊、特刊、專刊等，就是在正常的出版刊期中，又增加一期或者多期并標注有刊的類型的期刊。例如：2007年《小說月報》，第一期后有增刊，就在第一期的記到格里選“后插入記到格”或者在第二期的記到格里選“前插入記到格”，插入記到格后，在“詳細記到”的“記到期”欄輸入“增刊”，然后點擊確定。特刊、?？纫踩绱瞬僮骶涂梢粤?。

第四，附帶的刊或者光盤，就是期刊里帶有副刊、試刊、珍藏版、紀念冊、贈別冊或者贈送有光盤等。這些附帶的刊或者光盤可以在“詳細記到”的“備注”里記錄相關信息。

第五，期刊更名、ISSN號或者郵發(fā)代號有變化的期刊。期刊的名稱有所變化的，就需要著錄新的數據，做出新的訂購記錄，然后再如實進行記到；ISSN號或者郵發(fā)代號有變化的期刊，就需要在著錄數據里添加新的ISSN號或者郵發(fā)代號，在300字段說明期刊的變化，然后再如實進行記到。

由此可見，期刊在出版發(fā)行時的變化是多樣，圖書館的驗收記到工作人員需要認真仔細、歸納總結，對于不同的期刊要選用不同的卻顯而易見的方式記到，這樣才能清晰準確地反映期刊到館狀態(tài)。

三、期刊的催查補缺管理

期刊服務的最終目的是使期刊資源得到最充分和最佳的利用，其連續(xù)性和完整性是首要的，也是最基本的原則，所以期刊的催查補缺工作是很重要的。

第一，郵局或期刊供應商漏發(fā)、錯發(fā)或者少發(fā)的現象比較嚴重，圖書館的期刊工作人員需要定期地查找出所缺期刊并列出清單，及時地向郵局或期刊供應商反饋。本館的缺刊清單在ILASⅢ系統(tǒng)的“連續(xù)出版物管理”中“現刊管理”的“催詢處理”里完成的。在“催詢處理”里，先進行“格式設計”，然后選擇“催詢途徑”，輸入“訂購年”、“過期天數”、“發(fā)行者碼”等相關信息，并勾上“只催詢未到的期刊”，然后提取數據，并導出缺刊清單。所導出的缺刊清單中有些信息不準確，因為期刊存在合刊或者其他原因使系統(tǒng)無法識別，這樣的話，就需要在ILAS系統(tǒng)的“普通記到”里進行一一核實，然后把核對好的缺刊清單及時地反饋給郵局或期刊供應商，并督促其盡快補齊所缺期刊，且能把更名、合并、?？蛐菘扔凶兓钠诳皶r地告知圖書館。

第二，期刊在流通過程中由于讀者久借不還或偷竊、損毀、丟失等原因，造成了期刊的缺少。針對上述情況，圖書館的期刊工作人員應加強現刊的借閱管理，及時地要求讀者歸還過期的期刊；加強技術防范和監(jiān)督管理，減少期刊的流失。

四、過刊的裝訂驗收管理

期刊為便于圖書館收藏，也方便讀者加以利用，過刊的裝訂驗收工作就十分必要，其工作流程如下：

（一）過刊整理下架

本館期刊工作人員每年5月份左右就開始把上一年度地期刊整理下架，及時地催查補缺，以保證裝訂期刊的連續(xù)性和完整性。整理后的裝訂期刊要保證外觀統(tǒng)一、厚度適中，并打印出裝訂清單，便于核對查詢。

（二）過刊組織送裝

過刊下架整理完成后，找到正規(guī)的合適的裝訂公司，簽訂裝訂合同，制定出裝訂要求（例如：期刊裝訂厚度；封面、書脊燙的內容和字體要求；中外文過刊的封皮顏色等等），然后在學校放暑假前交送給裝訂公司進行裝訂。隨后期刊工作人員根據裝訂公司反饋的裝訂清單（裝訂清單包括：序號、刊名、年、卷、期、索取號、尺寸）逐一核對，把錯誤的或不完整的裝訂信息及時地更正或補充。裝訂公司再根據核對好的裝訂清單精裝合訂本。

（三）裝訂好的過刊檢查驗收

裝訂好的合訂本由裝訂公司暑假過后送回館里，期刊工作人員需進行數量和質量方面的檢查驗收，確定合格后方能簽字接受。裝訂好的合訂本還需要在ILASⅢ系統(tǒng)的“連續(xù)出版物管理”里的“過刊管理”中的“裝訂驗收處理”做館藏記錄。在系統(tǒng)里，每本合訂本需分配條碼號，并著錄年卷期、價格等，且需給每本合訂本貼上相應的條碼號。在做館藏記錄的同時，需再一次核對每本合訂本的刊名、年卷期、索取號等是否存在裝訂錯誤或書寫錯誤，如有錯誤，應返回裝訂公司，重新修改裝訂。待全部的合訂本館藏記錄完成后，就可以送到相應的庫室上架供讀者參考閱覽。

綜上所述，期刊管理工作的環(huán)節(jié)較多，任務較重，期刊工作人員要有責任心、有耐心，并能細心地完成好每一項管理工作，為讀者提供更好的服務。

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