摘 要：人類社會(huì)自從進(jìn)入 21 世紀(jì)以來(lái)，數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)進(jìn)入各行各業(yè)之中，圖書(shū)館作為技工院校的重要機(jī)構(gòu)之一，把計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用于技工院校圖書(shū)館的檔案管理之中，走檔案管理信息化之路是必然的趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：技工院校 檔案管理 信息化

檔案管理主要是由檔案信息資源的建設(shè)、硬件設(shè)備的建設(shè)、規(guī)范化建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及對(duì)檔案信息化管理相關(guān)人才的培養(yǎng)等部分組成。所謂“檔案管理信息化，主要是指運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)，在國(guó)家統(tǒng)一組織安排下，將檔案實(shí)體以統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，進(jìn)行統(tǒng)一的保存、管理、匯總、檢索。從而形成全社會(huì)范圍內(nèi)的信息大網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效管理和利用?！盵1]

一、信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的優(yōu)勢(shì)

檔案管理工作在圖書(shū)館各項(xiàng)工作中占據(jù)著非常重要的地位，因?yàn)樗褕D書(shū)館不同階段的組織結(jié)構(gòu)、人員編制以及各項(xiàng)工作所取得的成果、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等都完整地記載下來(lái)了，從某種意義上說(shuō)，檔案是一部圖書(shū)館的成長(zhǎng)、發(fā)展史，人們通過(guò)對(duì)圖書(shū)館檔案的閱讀，可以清楚的了解到圖書(shū)館的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作和員工管理工作等各個(gè)方面。

檔案信息化管理相對(duì)于傳統(tǒng)保管方式更易于存儲(chǔ)和管理，將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)應(yīng)用于圖書(shū)館的檔案管理當(dāng)中，不僅可以解決過(guò)去依靠庫(kù)房管理、手工抄寫目錄所帶來(lái)的種種不便和繁瑣，實(shí)現(xiàn)用較少的空間將檔案永久保存，而且除了對(duì)文字資料的保存以外，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對(duì)照片、音像資料等有聲檔案資料的永久保存。在對(duì)檔案的管理方面，計(jì)算機(jī)科學(xué)技術(shù)也發(fā)揮著非常出色的功能，我們可以將檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)化處理，在以后的工作中，我們就可以隨時(shí)隨地查看和調(diào)用我們所需要的檔案資料，而且這種查看和調(diào)用是非常便捷和迅速的。圖書(shū)館檔案管理的信息化，不僅避免了我們?nèi)粘９ぷ髦写罅康闹貜?fù)工作， 更為重要的是它大大提高了工作效率，提升了檔案信息服務(wù)質(zhì)量， 實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，從而為社會(huì)節(jié)約了大量的人力、物力和財(cái)力。

二、技工院校實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化所面臨的問(wèn)題

（一）硬件設(shè)施水平普遍較低

圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金來(lái)購(gòu)買計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、光盤以及光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代的硬件設(shè)施，而且在檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)這些軟件設(shè)施方面也需要投入一定的資金和人力，這對(duì)于一部分實(shí)力不夠雄厚的學(xué)校來(lái)說(shuō)，確實(shí)是一筆不小的資金。另外，對(duì)于一些具備相應(yīng)資金實(shí)力的學(xué)校，由于相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光，舍不得投入財(cái)力來(lái)建設(shè)符合現(xiàn)代化檔案管理要求的硬件設(shè)施。這就從根本上制約了技工院校圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)。

（二）檔案信息化管理不夠規(guī)范化

目前，各院校的圖書(shū)館檔案管理信息化建設(shè)還沒(méi)真正實(shí)現(xiàn)，國(guó)家對(duì)于這方面也沒(méi)有詳細(xì)統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，這就造成了當(dāng)前圖書(shū)館檔案信息化管理不夠規(guī)范化。另外，我國(guó)現(xiàn)在針對(duì)檔案信息化已經(jīng)建設(shè)了很多的數(shù)據(jù)庫(kù)，但由于我國(guó)檔案大多數(shù)還只是對(duì)本部門本單位的開(kāi)放，開(kāi)放程度較低，這就導(dǎo)致了大部分已經(jīng)建好的數(shù)據(jù)庫(kù)不能被大多數(shù)人所享用，從而造成了巨大的信息資源浪費(fèi)。值得一提的是，有些對(duì)外開(kāi)放的圖書(shū)館檔案數(shù)據(jù)庫(kù)資源，由于一部分人缺乏安全意識(shí)，對(duì)檔案信息沒(méi)有采取相應(yīng)的保護(hù)措施，致使“網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息更加容易被不法分子盜取，并且一旦被竊取很容易在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境內(nèi)大面積傳播，這不僅會(huì)造成在檔案信息管理時(shí)重要信息的流失，從而造成嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。”[2]

（三）工作人員專業(yè)技能水平有待進(jìn)一步提高

圖書(shū)館檔案管理信息化已經(jīng)是必然的趨勢(shì)，因此，衡量檔案管理人員專業(yè)技能水平高低的唯一標(biāo)準(zhǔn)就是看其是否能夠熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案管理并掌握其理論知識(shí)。但就目前來(lái)看，我國(guó)大部分技工院校普遍存在的問(wèn)題就是檔案管理人員年齡偏大、缺乏現(xiàn)代化、信息化的檔案管理技術(shù)和理論知識(shí)。因此，要實(shí)現(xiàn)學(xué)校圖書(shū)館檔案管理的信息化，就要加大對(duì)檔案管理人員的教育和培訓(xùn)力度，不僅要培訓(xùn)他們的計(jì)算機(jī)操作技能，而且還要訓(xùn)練他們的創(chuàng)新思維能力，同時(shí)，學(xué)校應(yīng)該大力引進(jìn)年輕的高素質(zhì)、高技術(shù)人才，從而不斷充實(shí)圖書(shū)館檔案管理人員隊(duì)伍。

三、圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)

（一）實(shí)現(xiàn)管理思想和硬件設(shè)施的現(xiàn)代化

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的不斷應(yīng)用，相對(duì)于傳統(tǒng)思維方式和傳統(tǒng)工作方式，現(xiàn)代化的檔案管理方式所展現(xiàn)出來(lái)的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)被越來(lái)越多的人所贊同，人們已經(jīng)普遍認(rèn)識(shí)到現(xiàn)在的檔案管理根本離不開(kāi)計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)。因此，對(duì)于技工院校的管理者來(lái)說(shuō)，只有首先從思想上不斷創(chuàng)新，不斷更新陳舊的思維模式和管理模式，才能以開(kāi)放的視角在較高的層面上來(lái)構(gòu)建學(xué)校的圖書(shū)館檔案的信息化管理，才能積極籌措資金，從財(cái)政上來(lái)保障圖書(shū)館檔案硬件設(shè)施的現(xiàn)代化建設(shè)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的規(guī)范化和制度化

目前，圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)的速度十分迅速，而且建設(shè)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)量非常的龐大，但相對(duì)于管理而言，其規(guī)范化和制度化卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到。因此，如何在工作制度和文件管理要素上提高規(guī)范化程度，是我們一直在努力實(shí)現(xiàn)的任務(wù)?！澳壳?，我國(guó)很多地方與院校正在積極建設(shè)信息文件中心。這種熱潮的基本出發(fā)點(diǎn)是， 對(duì)分布在各個(gè)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)活動(dòng)中的電子文件進(jìn)行集中管理， 有的采取集中存儲(chǔ)、集中利用的模式， 有的采用備份中心的模式， 有的采用存儲(chǔ)目錄、邏輯歸檔的模式?！盵3]我認(rèn)為這種方式，能夠在很大程度上提高檔案信息化管理的規(guī)范化水平。其次，作為學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把圖書(shū)館檔案管理信息化列入學(xué)校日常管理工作之中，從而形成檔案的制度化管理。

（三）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

圖書(shū)館檔案管理的信息化建設(shè)離不開(kāi)一支具有高素質(zhì)、高技術(shù)的人才，這就需要學(xué)校努力培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)需要的系統(tǒng)分析和設(shè)計(jì)人才、數(shù)據(jù)分析與開(kāi)發(fā)人才、網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)與管理人才。作為檔案管理人員，在日常工作中一定要通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修等方式，一方面能夠掌握相應(yīng)的理論知識(shí)， 另一方面能夠熟練地運(yùn)用信息技術(shù)來(lái)完成具體的工作任務(wù)。

總之，隨著信息科技的不斷進(jìn)步，檔案管理信息化已經(jīng)成為社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域不可或缺的一部分，只有積極進(jìn)行檔案管理信息化的規(guī)范化和制度化建設(shè)，才能不斷適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的新形勢(shì)、新變化。

注釋：

[1]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵(lì)志），2010（10）.

[2]程銘懿. 淺議檔案管理信息化[J].金田（勵(lì)志），2010（10）.

[3]倪文敏. 信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用，2007（04）.

參考文獻(xiàn)：

[1]趙春玲.對(duì)公共圖書(shū)館檔案管理工作的一些思考[J].云南檔案，2007（1）：61-62.

[2] 鄭耀東.高校圖書(shū)館檔案建設(shè)與分析[J].湖北檔案，2010（10）

[3]倪文敏.信息技術(shù)在圖書(shū)館檔案管理中的應(yīng)用[J].天津市社會(huì)主義學(xué)院學(xué)報(bào)，2007：（4）43-45.

[4]劉中.論圖書(shū)館的檔案管理數(shù)字化建設(shè)[J].北京檔案，2011（12）

[5] 陳霄.試談圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案的管理與利用[J].西北成人教育學(xué)報(bào)，2006（1）：49-50.

作者簡(jiǎn)介：鄭玉梅，女，清遠(yuǎn)市技師學(xué)院汽車工程系辦公室主任。