張玉清

【摘要】隨著信息化和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)高校的發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存和維護難度較大，浪費大量的人力和物力資源，且不利于資源共享，而數(shù)字化檔案能夠解決這些問題，高校需要加強檔案數(shù)字化的建設(shè)，提高高校檔案管理水平。目前高校檔案數(shù)字化建設(shè)尚存在一些問題，本文通過分析高校檔案數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，提出了幾點促進高校檔案數(shù)字化建設(shè)的措施，希望對高校檔案管理人員有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案數(shù)字化；電子檔案

【中圖分類號】G250.76 【文獻標識碼】A 【文章編號】1672-5158（2013）01—0341—02

1、前言

隨著信息時代的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，高校檔案數(shù)字化已成為檔案管理的必然趨勢。紙質(zhì)檔案目前也多是以電子形式生成，管理需要一定的空間，檢索復(fù)雜，浪費大量的人力和資源。檔案數(shù)字化能夠使檔案信息長期保存，出錯率低，便于檢索和資源共享，大大提高利用率。因此，高校的檔案管理工作要加強檔案數(shù)字化的建設(shè)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平。

2、高校檔案數(shù)字化的意義

紙質(zhì)檔案管理由于檢索不便，其主要工作僅僅是收發(fā)、保存和查閱，利用率較低，不能充分發(fā)揮檔案資源的價值。隨著計算機使用的普遍，紙質(zhì)檔案由原來人工變?yōu)殡娮有纬?，提高了檔案形成的速度，縮短了檔案收發(fā)、傳遞、歸檔等的時間，同時提高了準確性，減少了紙質(zhì)檔案所造成的人力、物力、財力的浪費。隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛的使用，校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善，這為檔案的數(shù)字化提供了良好的基礎(chǔ)。由于高校檔案設(shè)計的內(nèi)容繁多，且人員流動頻繁，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更新速度較慢，不能及時反映當前情況，而通過建設(shè)數(shù)字化檔案，能夠快速及時地更新檔案資料，并能便捷地實現(xiàn)共享，使高校中的人員隨時了解動態(tài)。同時，目前國家檔案局對于檔案數(shù)字化建立和完善十分重視，高校檔案數(shù)字化勢在必行。

3、高校檔案數(shù)字化現(xiàn)狀

3.1 檔案實體保存不完善

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理沿用時間交長，對檔案進行數(shù)字化，首先需要將檔案實體數(shù)字化，當紙質(zhì)檔案受到時間和溫度、濕度等因素的影響，紙張逐漸變脆，字跡不清，且受到火災(zāi)的威脅，為了做好檔案的防火防潮工作，需投入一定的維護成本。由于紙質(zhì)檔案需要一定的空間，在進行檔案整理時，可能會造成一些資料的丟失，同時，隨著時間的流逝，保留的紙質(zhì)檔案也會存在一些信息的缺失。在建立高效檔案數(shù)字化時，由于檔案實體的缺失，導(dǎo)致數(shù)字化檔案信息不健全。

3.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

一般高校對于檔案管理工作的重視程度較低，普遍認為檔案管理只是收發(fā)、管理檔案的簡單工作，在選擇檔案管理工作人員時，要求較低，很多人員都是由其他工作崗位中剩余的閑散人員充當，同時，經(jīng)常在其他工作較忙時，檔案管理人員就會被調(diào)去做其他工作，導(dǎo)致檔案管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)普遍較低，而且人員更新較慢。而檔案數(shù)字化除了需要管理人員具備檔案管理的專業(yè)知識外，還要具有相關(guān)的計算機技術(shù)，高校中現(xiàn)有的檔案管理人員一般不具備這些條件，學校由于對檔案管理工作的不重視，也忽略了對管理人員專業(yè)知識和技能的培訓，技術(shù)水平落后，不能滿足檔案管理工作發(fā)展的需求。

3.3 電子文件管理缺失

目前檔案數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，缺乏對于電子文件管理工作的相關(guān)規(guī)定，監(jiān)管不到位，在收集、保存電子文件的過程中，沒有設(shè)立專人監(jiān)督，這就為電子文件的流失帶來了隱患?，F(xiàn)在雖然檔案數(shù)字化逐漸建立，但紙質(zhì)檔案管理仍占有很大的比重，不能完全實現(xiàn)檔案的同步數(shù)字化，電子文件的完整性和真實性也就無法保證。檔案數(shù)字化的管理制度缺乏，導(dǎo)致管理電子文件工作不能收到嚴格的監(jiān)督管理，文件流失現(xiàn)象嚴重。在進行檔案數(shù)字化規(guī)劃時，對于電子文件的格式也沒有統(tǒng)一的規(guī)定，數(shù)字化的技術(shù)水平和質(zhì)量較低，不利于檔案數(shù)字化建設(shè)的長遠發(fā)展。

3.4 基礎(chǔ)設(shè)施落后

檔案數(shù)字化需要相應(yīng)的人員和設(shè)備支撐，如計算機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)、相關(guān)軟件，以及專業(yè)的管理人員和技術(shù)人員，這需要一定的資金投入。然而目前高校對于檔案數(shù)字化建立沒有引起足夠的重視，資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施相對落后，不能滿足檔案數(shù)字化的基本要求，且人員不足，沒有高專業(yè)水平的技術(shù)人員。健全的基礎(chǔ)設(shè)施是實現(xiàn)檔案數(shù)字化的基本，而高校本身的資金有限，這也是阻礙高校檔案數(shù)字化建設(shè)最主要的影響因素。

4、促進高校檔案數(shù)字化建設(shè)措施

4.1 提高重視

加強高校檔案數(shù)字化建設(shè)，首先需要提高高校對檔案管理工作的重視，改變原有的觀念。檔案記錄了高校的發(fā)展過程，具有很大的歷史價值，同時為高校的發(fā)展提供依據(jù)，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案受到時間的影響，逐漸變脆，較為久遠的檔案保存難度較大，且受到氣候、潮濕和火災(zāi)的威脅，管理困難，建立數(shù)字化檔案能夠解決這些問題。檔案數(shù)字化檔案除了能夠長期保存檔案之外，同時能夠節(jié)省空間，加快檔案資料傳遞速度，便于資源共享。認識到檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，將檔案管理工作納入到高校工作的日常議程，才能不斷推動檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。

4.2 完善基礎(chǔ)設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施的完善，是保證檔案數(shù)字化建設(shè)的基本條件。檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件和軟件兩個方面，硬件是指由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案所需的計算機、掃描儀等，保存電子檔案的存儲設(shè)備，以及實現(xiàn)電子檔案資源共享的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等；軟件指的是與管理檔案相關(guān)的系統(tǒng)軟件，利用這類軟件能夠便于檔案的歸類、統(tǒng)計、檢索等。電子檔案的載體要有足夠的存儲空間，高質(zhì)量的存儲性能，減少信息的損失，系統(tǒng)軟件要保證安全穩(wěn)定。完善檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)設(shè)施需要高校逐漸加大投入，不斷完善。

4.3 加強檔案管理隊伍培養(yǎng)

檔案數(shù)字化建設(shè)對于檔案管理人員的專業(yè)水平要求較高，不僅要具有檔案管理方面的知識，還要具備一定的計算機技術(shù)和相關(guān)軟件的操作技能及維護能力。這樣才能熟練地進行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，電子檔案保存，在遇到網(wǎng)絡(luò)故障時，能夠及時解決問題，確保電子文件不會由于軟件和網(wǎng)絡(luò)的損壞造成不必要的流失。因此，高校要加強對檔案管理人員專業(yè)知識和技能的培訓，進行先進檔案管理方法的教學，定期檢查專業(yè)知識和軟件操作水平，使檔案管理人員能夠及時掌握檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的新動態(tài)和進展，保證管理人員能夠熟練操作相關(guān)軟件，建立專業(yè)的檔案數(shù)字化管理隊伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

4.4 確立明確的工作目標

高校的檔案數(shù)字化建設(shè)是一個長期的、系統(tǒng)化的工作，需要確立長遠的工作目標和階段性目標，以及實現(xiàn)階段性目標科學可行的實施方案。首先，需要確立一個明確的總體目標，以此作為具體實際工作的指導(dǎo)依據(jù)；其次，根據(jù)高校檔案管理工作的實際情況，確定階段性的目標，并制定詳細可行的方案，逐步實現(xiàn)，最終實現(xiàn)長遠目標。

4.5 建立嚴格的規(guī)范制度

無規(guī)矩不成方圓，沒有嚴格的規(guī)章制度，檔案數(shù)字化的建設(shè)也不能順利地實現(xiàn)，管理體系的規(guī)范化是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)之一。檔案數(shù)字化建設(shè)要對電子檔案的分類、程序、方法、格式、質(zhì)量等做出明確的說明，還要確定電子檔案在進行入庫、修改、備份和刪除等操作時要遵守的原則和程序，同時，對于保密文件的管理、文件使用權(quán)限和使用范圍要遵守的制度做出明確地規(guī)定，防止重要文件的泄露和丟失。目前國家對于電子檔案的管理制度尚不完善，因此高校在建設(shè)檔案數(shù)字化時，要根據(jù)自身的實際情況，制定適應(yīng)本校的規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行，保證數(shù)字化檔案系統(tǒng)與其他工作系統(tǒng)兼容，數(shù)據(jù)完整，更新及時，實現(xiàn)檔案數(shù)字化的價值。

4.6 注意數(shù)字化檔案備份

雖然電子檔案能夠彌補紙質(zhì)檔案受到火災(zāi)和潮濕危害的不足，保存相對安全，但受到計算機和網(wǎng)絡(luò)安全性的威脅，同樣存在一定的安全隱患，因此在保存數(shù)字化檔案時要注意安全。數(shù)字化檔案的安全性包括三個方面：系統(tǒng)安全，即硬件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展十分迅速，但尚需不斷提高安全性，在使用檔案數(shù)字化系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)時，要采取安全訪問和身份認證等措施；物力安全，數(shù)字化檔案的存儲設(shè)備雖不像紙質(zhì)檔案對環(huán)境的要求較高，但電子存儲設(shè)備對于溫度和濕度也有一定的要求，否則會造成資料數(shù)據(jù)的損失；數(shù)據(jù)安全，要建立健全的系統(tǒng)、檔案備份和操作日志，并對信息的完整性進行檢查，檢測和記錄非法入侵，保護檔案數(shù)據(jù)，對于保密文件，要與公共網(wǎng)絡(luò)隔離，防止泄露。

4.7 電子檔案與紙質(zhì)檔案共同保存

紙質(zhì)檔案是電子檔案的主要來源，是最原始的檔案，具有很大的保存價值。目前檔案數(shù)字化雖然已經(jīng)成為檔案管理工作的趨勢，但紙質(zhì)檔案仍有很重要的價值，不能完全合棄，在價值檔案數(shù)字化建設(shè)和數(shù)字化檔案的保存時，也要注重紙質(zhì)檔案的保存工作。由于電子檔案需要將紙質(zhì)檔案電子化，并進行其他數(shù)字化操作，在操作過程中容易造成資料的刪減或錯誤，如果沒有紙質(zhì)檔案的參考，則電子檔案的真實性無從考證，也就不能保證檔案數(shù)字化建設(shè)的可靠性，失去了檔案數(shù)字化應(yīng)有的價值。

4.8 制定合理的數(shù)字化策略

高校檔案數(shù)字化主要包括全部檔案的數(shù)字化、重點檔案數(shù)字化、特有檔案數(shù)字化、高頻檔案數(shù)字化和需要檔案數(shù)字化，全部檔案數(shù)字化是將高校的所有檔案信息全部進行數(shù)字化，工作量大，耗費大量的人力、物力、財力和時間；重點檔案數(shù)字化是將對于高校具有較高的利用價值的檔案進行數(shù)字化；特有檔案數(shù)字化是指針對其他檔案館沒有的檔案數(shù)字化；高頻檔案數(shù)字化是指在對出現(xiàn)頻率較高的檔案資料數(shù)字化；需要檔案數(shù)字化是指只在需要的情況下，對所需的檔案數(shù)字化。每種數(shù)字化都有一定的利弊，在建設(shè)高校檔案數(shù)字化時，根據(jù)實際需求選擇合適的方法，制定合理的策略。

5、結(jié)束語

檔案是記錄了高校的發(fā)展歷程，對于高校的發(fā)展具有很大的歷史意義和指導(dǎo)意義。檔案的數(shù)字化建設(shè)處于初步階段，尚存在一些問題，加強檔案數(shù)字化建設(shè)，首先要提高高校對檔案數(shù)字化的重視；加大投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施；加強檔案管理隊伍的培養(yǎng)；確立明確的長遠和階段性目標；建立和完善相關(guān)的規(guī)章制度，并嚴格執(zhí)行；提高數(shù)字化檔案的安全性；注意紙質(zhì)檔案與電子檔案的共同保存；制定合理的數(shù)字化方法和策略。

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