孔祥明

一、備用金的概念與分類

備用金是指不設會計的報賬單位為開展日常工作的需要或公司員工以現(xiàn)金、銀行存款方式借用的用作零星開支、業(yè)務采購、公務出差等業(yè)務的款項。

備用金分為定額備用金和臨時備用金。定額備用金指因支出項目固定、支出業(yè)務頻繁等原因需要周轉(zhuǎn)使用的現(xiàn)金，具有時間長、固定性強的特點；臨時備用金指因臨時性的需要而借支的現(xiàn)金，具有時間短、一次性的特點。

二、備用金的適用范圍

1.采購員零星采購備用金

單位的業(yè)務采購人員，因工作、業(yè)務招待等需要而從單位臨時借用的款項，稱為備用金，對于這種備用金，有的企業(yè)也以“其他應收款”的方式處理，或在“其他應收款”總賬科目下，設置“備用金”二級科目處理。

2.個人因公出差零星開支備用

單位職工（包括領導）因公參加會議、培訓、出外考察、進修等，從單位臨時借支一部分款項，以備零星開支用，也以備用金的形式向單位借支。

3.經(jīng)常性的零星開支備用金

這種備用金一般適合不設會計的二級單位或報賬單位。單位的二級單位或報賬單位，不設會計，沒有出納，銀行沒有戶頭。在日常經(jīng)營活動中，為應付零星開支的需要，需要從單位借用一定數(shù)額的現(xiàn)金，這種情況也稱為備用金。

4.其他備用金

三、備用金的賬務處理

1.行政單位備用金的賬務處理

（1）核定、領用備用金的賬務處理

例1.東營市農(nóng)科所系東營市農(nóng)業(yè)局的下屬單位，沒有會計。指定周紅星為報賬人，2011年5月1日，經(jīng)農(nóng)業(yè)局領導批準，核定農(nóng)科所的備用金為20000元，周紅星到農(nóng)業(yè)局申領備用金，農(nóng)業(yè)局財務據(jù)以入賬。

其會計分錄為：

借：備用金——農(nóng)科所 20000

貸：銀行存款等 20000

（2）日常業(yè)務發(fā)生使用備用金的處理

例2.農(nóng)科所從山東農(nóng)業(yè)大學購買試驗用優(yōu)良品種1000元，化肥2000元，租用農(nóng)業(yè)機械3000元，周紅星持有關單據(jù)到農(nóng)業(yè)局報賬報銷。

其會計分錄為：

借：其他支出—農(nóng)科所 6000

貸：銀行存款 6000

（3）收回備用金的處理

例3.2012年5月1日，經(jīng)東營市人民政府批準，東營市農(nóng)科所劃歸東營市職業(yè)學院，據(jù)此，農(nóng)業(yè)局依法收回備用金20000元。

其會計分錄為：

借：銀行存款 20000

貸：備用金—農(nóng)科所 20000

2.事業(yè)單位備用金的處理

（1）核定、領用備用金的賬務處理

例4.東營市職業(yè)學院中專部，系東營市職業(yè)學院的下屬單位，兩地辦學，距離較遠。中專部系無會計的報賬單位，為方便中專部的業(yè)務開展，東營市職業(yè)學院決定對中專部實行定額備用金制度，2003年3月，撥付中專部備用金15000元，由中專部趙洪新同志負責。

其會計分錄為：

借：備用金—中專部 15000

貸：銀行存款 15000

（2）日常業(yè)務發(fā)生使用備用金的處理

例5.2003年3月7日，中專部購買辦公用品3000元，支付水電費9000元，趙洪新持有關單據(jù)到職業(yè)學院財務科報賬。

其會計分錄為：

借：事業(yè)支出—辦公費 12000

貸：銀行存款 12000

（3）年終備用金的清查

工作人員辦理定額備用金的，最長借款時間為一年（不跨年度），每年末清理一次。年度內(nèi)可周轉(zhuǎn)使用所借資金，無需辦理沖賬及還款業(yè)務。

3.企業(yè)單位備用金的處理

（1）工業(yè)企業(yè)

①核定、領用備用金的賬務處理

例6.某工業(yè)企業(yè)實行前店后廠的營銷模式，工廠前面設一營銷部。5月3日，營銷部申領備用金3000元。

其會計分錄為：

借：備用金—營銷部 3000

貸：銀行存款 3000

②日常業(yè)務發(fā)生使用備用金的處理

例7.5月5日，根據(jù)營業(yè)需要，營銷部需購買貨架2000元，營銷部持購買發(fā)票和有關手續(xù)向工廠財務科報銷。

其會計分錄為：

借：其他業(yè)務支出—營銷部費用 2000

貸：銀行存款 2000

③月末備用金的清查

例8.5月底，工廠財務結(jié)清備用金200元，并重新辦理備用金申領手續(xù)5000元。其會計分錄為：

a.借：銀行存款 200

貸：備用金200

b.借：備用金—營銷部 5000

貸：銀行存款 5000

（2）商業(yè)企業(yè)

①核定、領用備用金的賬務處理

例9.糧食局下屬一糧油小賣部，向糧食局財務科申領定額備用金5000元。

其會計分錄為：

借：備用金—糧油小賣部 5000

貸：銀行存款等 5000

②日常業(yè)務發(fā)生使用備用金的處理

例10.5月3日，小賣部交來銷售收入30000元，結(jié)清前領5000元備用金。

其會計分錄為：

借：銀行存款 30000

貸：備用金—糧油小賣部 5000

其他收入—小賣部收入 25000

（3）建筑企業(yè)備用金的處理

例11.2011年12月20日，根據(jù)財務制度規(guī)定，建筑公司財務科結(jié)清項目部備用金2000元，重新核定項目部備用金50000元。其會計分錄為：

①借：銀行存款 2000

貸：備用金 2000

②借：備用金—項目部 50000

貸：銀行存款等 50000

除上述之外，還包括餐旅企業(yè)和個人備用金的處理，都需要用商業(yè)企業(yè)的備用金處理法。

參考文獻：

[1]馬素華.建筑企業(yè)會計[M].機械工業(yè)出版社，2011.

[2]葛家澍，耿金嶺.企業(yè)財務會計[M].高等教育出版社，2010.

[3]戴德明.財務會計學[M].中國人民大學出版社，2009.

（作者單位 山東東營技師學院）