(成都信息工程學(xué)院 四川成都 610225)
高校推廣財(cái)務(wù)共享服務(wù)是財(cái)務(wù)管理流程再造理論在高校財(cái)務(wù)信息化發(fā)展過程中的集中體現(xiàn),財(cái)務(wù)共享服務(wù)在保障高校教育質(zhì)量方面具有極其重要的作用。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)作為高校財(cái)務(wù)管理的網(wǎng)絡(luò)化手段,其產(chǎn)生和變化隨著高校管理變革不斷演進(jìn),其定位應(yīng)是高校的財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新。因此,在其實(shí)施及推廣過程中,最先接受并執(zhí)行這一變革的應(yīng)是校級(jí)、院(系)、行政或黨委部門的管理者,需要他們理解、掌握財(cái)務(wù)共享服務(wù)的原理并認(rèn)同其實(shí)際運(yùn)行對(duì)高校事務(wù)管理的優(yōu)化效果,通過他們對(duì)教育事務(wù)參與者進(jìn)行宣傳、指導(dǎo),形成財(cái)務(wù)共享服務(wù)推進(jìn)的良性基礎(chǔ)并為財(cái)務(wù)共享服務(wù)提供人力、財(cái)力支持。同時(shí),通過財(cái)務(wù)共享服務(wù)與各教學(xué)事務(wù)管理部門的業(yè)務(wù)進(jìn)行捆綁,將當(dāng)前財(cái)務(wù)部門事后財(cái)務(wù)信息處理變?yōu)樨?cái)務(wù)信息傳遞鏈條的全程參與,不僅有利于財(cái)務(wù)部門的業(yè)務(wù)結(jié)算,也會(huì)對(duì)相關(guān)部門的業(yè)務(wù)管理具有極大的推動(dòng)作用。在此基礎(chǔ)上,通過集成的網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)為全校師生員工提供基本的財(cái)務(wù)服務(wù),實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門為全校提供服務(wù)的財(cái)務(wù)共享服務(wù)理念,這對(duì)保證整個(gè)高校財(cái)務(wù)信息的一致性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性提供了強(qiáng)有力的支持,促進(jìn)了財(cái)務(wù)共享在學(xué)校層面的全員參與。
在不具備信息技術(shù)的條件下,財(cái)務(wù)部門作為高校財(cái)務(wù)信息生成的主體及財(cái)務(wù)信息鏈條傳遞的末端,其財(cái)務(wù)信息往往表現(xiàn)為高校事務(wù)的事后結(jié)算,無法體現(xiàn)過程控制,導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息與實(shí)際業(yè)務(wù)之間信息不對(duì)稱、財(cái)務(wù)部門對(duì)終端事務(wù)“大包大攬”和“反向溯源”,這種單向的信息傳遞不利于提高管理效率和財(cái)務(wù)質(zhì)量。
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段的出現(xiàn)實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)部門與其他業(yè)務(wù)部門的信息連接。在此條件下,可以建立財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門相結(jié)合的財(cái)務(wù)信息生成模式。因此,完善財(cái)務(wù)信息流的網(wǎng)絡(luò)集成,能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)信息的交互傳遞,提高財(cái)務(wù)服務(wù)質(zhì)量。財(cái)務(wù)共享信息的及時(shí)傳輸平臺(tái)設(shè)計(jì)應(yīng)結(jié)合高校實(shí)際,需重點(diǎn)關(guān)注實(shí)用性、自身技術(shù)支持能力、業(yè)務(wù)需要與軟件功能匹配等,減少財(cái)務(wù)信息生成的手工操作及后臺(tái)處理,確保財(cái)務(wù)信息生成部門、授權(quán)加工部門、使用部門傳遞通暢。
財(cái)務(wù)共享信息傳遞過程中的 “節(jié)點(diǎn)控制”是重要因素。所謂節(jié)點(diǎn)控制,是在財(cái)務(wù)共享信息傳遞過程中,對(duì)各項(xiàng)教學(xué)事務(wù)的流程交接點(diǎn)、權(quán)責(zé)控制點(diǎn),用有效的方式參照原制定的教學(xué)事務(wù)規(guī)范,以權(quán)責(zé)保證流程的控制質(zhì)量與效率,是作業(yè)控制標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)因。節(jié)點(diǎn)控制的優(yōu)劣成為影響財(cái)務(wù)共享服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵點(diǎn)。結(jié)合高校的實(shí)際,節(jié)點(diǎn)控制一般產(chǎn)生于高校二級(jí)部門的業(yè)務(wù)處理流程與權(quán)責(zé)配置,因此,把流程范疇內(nèi)的業(yè)務(wù)、資金、實(shí)物流和權(quán)責(zé)范疇內(nèi)的組織結(jié)構(gòu)、權(quán)利制衡、責(zé)任到位落實(shí)到二級(jí)部門的財(cái)權(quán)管理當(dāng)中,能夠優(yōu)化教學(xué)事務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理,把各種可能的風(fēng)險(xiǎn)影響降到最低。筆者認(rèn)為將財(cái)權(quán)控制與流程控制的權(quán)責(zé)配置結(jié)合,有利于流程控制效率和財(cái)務(wù)質(zhì)量的提高,在此基礎(chǔ)上的財(cái)務(wù)共享服務(wù)也具有了制度上的保障。高校應(yīng)將財(cái)務(wù)共享服務(wù)中的財(cái)權(quán)控制作為各二級(jí)業(yè)務(wù)部門考核體系的一部分,以激勵(lì)業(yè)務(wù)部門優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的權(quán)責(zé)配置,審慎遵守業(yè)務(wù)規(guī)則。同時(shí),應(yīng)突出關(guān)鍵流程的優(yōu)化,將教務(wù)、人力資源、科研、資產(chǎn)、學(xué)生事務(wù)等與資金關(guān)系密切的流程作為優(yōu)化財(cái)務(wù)共享服務(wù)的關(guān)鍵流程,保證關(guān)鍵流程與財(cái)務(wù)共享服務(wù)的規(guī)則運(yùn)行的統(tǒng)一性、持續(xù)性。
提煉并改進(jìn)高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)的核心是理順關(guān)鍵設(shè)計(jì)之間的相互關(guān)系,并采取實(shí)用措施使之成為一個(gè)有機(jī)的整體。高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)的本質(zhì)是將財(cái)務(wù)信息與業(yè)務(wù)部門相融合,將教師、學(xué)生所發(fā)生的教學(xué)教育事務(wù)所涉及的財(cái)務(wù)信息通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)變成集成信息流,集中到財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)中。任一師生員工通過唯一的關(guān)鍵字段 (工資號(hào)、學(xué)號(hào)、部門編號(hào)等)都可以在財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)中查詢到自己在不同的業(yè)務(wù)部門發(fā)生的具體財(cái)務(wù)行為。該財(cái)務(wù)行為具有明確的流程意思表達(dá)和權(quán)責(zé)配置的約束,同時(shí)涵蓋的行為要素還包括事件、時(shí)間、完成進(jìn)度、尚待完成事宜等。通過這種跨越時(shí)空的共享服務(wù)設(shè)計(jì),展現(xiàn)在教育教學(xué)事務(wù)參與者面前的是高校清晰的財(cái)務(wù)理念、多維度財(cái)務(wù)行為集成、高效的信息對(duì)稱傳遞。
在高校實(shí)際業(yè)務(wù)運(yùn)作中,并不是所有的流程都適用于共享服務(wù)。通常高校會(huì)選擇具有標(biāo)準(zhǔn)化處理流程、重復(fù)頻率大、占用流程處理人員多、處理過程中文件密集的流程作為共享服務(wù)的核心服務(wù)內(nèi)容。高校財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑也應(yīng)在這些核心流程中尋求突破。
財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑以支持共享服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)集成為載體,以核心業(yè)務(wù)流程為中樞,以數(shù)據(jù)的來源、加工、確認(rèn)、輸出為操作對(duì)象,通過相關(guān)業(yè)務(wù)部門的權(quán)責(zé)設(shè)置及作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)流程的合規(guī)無誤。在共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑的末端,設(shè)置提高服務(wù)質(zhì)量與效率的獎(jiǎng)懲機(jī)制來保證流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn),最終實(shí)現(xiàn)一個(gè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑整體架構(gòu)圖。如圖1所示:
教務(wù)管理是高校教育教學(xué)的核心。很多高校根據(jù)各自的實(shí)際情況建立了教務(wù)管理系統(tǒng),這也使其成為教師、學(xué)生最為關(guān)心的業(yè)務(wù)流程。教務(wù)管理系統(tǒng)包括了學(xué)生信息、教師信息、班級(jí)信息、課程信息、成績信息、綜合信息等模塊,基本上涵蓋了教務(wù)管理中的各個(gè)細(xì)分業(yè)務(wù)主體。隨著高校教育教學(xué)體制改革不斷深入,特別是學(xué)分制、教材改革、考試改革、教育信息化等,促使高校提供一個(gè)從教務(wù)管理系統(tǒng)到財(cái)務(wù)處理的及時(shí)傳輸平臺(tái)設(shè)計(jì),實(shí)現(xiàn)教育教學(xué)管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息的共享需求。在這個(gè)流程中,教務(wù)管理部門作為共享服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)主體,將處理結(jié)果通過網(wǎng)絡(luò)集成傳輸與財(cái)務(wù)端,而財(cái)務(wù)端數(shù)據(jù)經(jīng)財(cái)務(wù)規(guī)則加工后也會(huì)及時(shí)讓教務(wù)端獲知。例如,以班級(jí)信息為業(yè)務(wù)主體,可以將該班級(jí)的教材采購信息、領(lǐng)用信息、預(yù)交書費(fèi)信息、書費(fèi)結(jié)算信息通過網(wǎng)絡(luò)集成,經(jīng)過教務(wù)管理者的初始數(shù)據(jù)加工即可成為共享信息為財(cái)務(wù)部門等信息需求者獲知,優(yōu)化了的核心流程既減少了信息不對(duì)稱,又可以將終端控制轉(zhuǎn)變?yōu)檫^程控制。這種共享財(cái)務(wù)服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑實(shí)現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)管理從職能部門向以為師生提供服務(wù)為導(dǎo)向的角色轉(zhuǎn)變。
筆者認(rèn)為構(gòu)建真正意義上的財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑,還需考慮以下幾個(gè)問題:
1.財(cái)務(wù)制度與操作流程的標(biāo)準(zhǔn)化。相關(guān)業(yè)務(wù)流程的財(cái)務(wù)制度應(yīng)該是財(cái)務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門統(tǒng)一規(guī)范的財(cái)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),只有把政策、制度的要求嵌入到系統(tǒng)中去,才能保證系統(tǒng)所運(yùn)行的操作流程標(biāo)準(zhǔn)。因此,完善的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)與流程制定是有效的共享系統(tǒng)整合的重要前提條件。
圖1 財(cái)務(wù)共享服務(wù)實(shí)現(xiàn)路徑整體架構(gòu)圖
2.信息系統(tǒng)的整合。高校各個(gè)核心業(yè)務(wù)部門一般都有適合于本部門的管理系統(tǒng),諸如財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等,版本眾多、參差不齊。而要推行財(cái)務(wù)共享服務(wù)則需解決信息系統(tǒng)的整合問題。信息系統(tǒng)的整合取決于以下幾個(gè)方面:業(yè)務(wù)部門與管理層的實(shí)際需求;IT系統(tǒng)數(shù)據(jù)接口的支持性、可兼容性;風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)的保證水平及實(shí)施效率;人力資源的重新配置與機(jī)構(gòu)設(shè)計(jì)權(quán)責(zé)的合理劃分;與信息系統(tǒng)控制相關(guān)的評(píng)價(jià)體系的監(jiān)控;信息系統(tǒng)持續(xù)改進(jìn)的機(jī)制設(shè)立。
3.財(cái)務(wù)共享服務(wù)自身的實(shí)務(wù)優(yōu)化。高校的財(cái)務(wù)共享服務(wù)存在的價(jià)值在于提高高校的服務(wù)質(zhì)量與效率,從而給師生提供及時(shí)、高效的信息。因此,財(cái)務(wù)共享自身的實(shí)務(wù)優(yōu)化是保證共享服務(wù)管理模式正常運(yùn)行的必要條件,它可以通過師生的調(diào)查問卷和座談分析來實(shí)現(xiàn)??蓢@以下幾個(gè)方面進(jìn)行分析:提供報(bào)表及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性、及時(shí)性;共享服務(wù)手工處理的頻率及復(fù)雜性;提供的數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)部門需求的統(tǒng)一性、有用性;提供的數(shù)據(jù)與管理口徑的差異程度;數(shù)據(jù)傳輸阻力點(diǎn)的解決方案;與內(nèi)部控制相關(guān)的措施(授權(quán)審批、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制等);數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)集成處理功能等。在此基礎(chǔ)上,設(shè)立共享服務(wù)職能部門,通過控制評(píng)價(jià)體系的方式對(duì)共享服務(wù)進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量與效率的獎(jiǎng)懲評(píng)價(jià),確認(rèn)責(zé)任事故及獎(jiǎng)勵(lì)方案,為共享服務(wù)體系提供制度上的保障。