○牛彩香

（全怡藝科技（深圳）有限公司 廣東 深圳 518055）

一、客戶往來(lái)對(duì)賬工作的重要性

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的今天，買方市場(chǎng)是多數(shù)企業(yè)所面臨的市場(chǎng)局面。為了促進(jìn)銷售穩(wěn)定增長(zhǎng)、拓寬銷售渠道、擴(kuò)大市場(chǎng)份額，企業(yè)一般會(huì)采取給予客戶一定賬期及信用額度的賒銷銷售方式，這樣也就產(chǎn)生了應(yīng)收賬款。應(yīng)收賬款是企業(yè)極其重要的流動(dòng)資產(chǎn)，也是極其容易產(chǎn)生拖欠、呆壞賬的資產(chǎn)。應(yīng)收賬款管理可分為事前防范、事中監(jiān)控、事后跟進(jìn)三個(gè)階段。事前防范即客戶合作之前的基本情況調(diào)查、簽訂合同、開(kāi)立新戶、初步授信等；事中監(jiān)控即客戶合作過(guò)程中的信用調(diào)整、監(jiān)控預(yù)警、發(fā)貨退貨管理、結(jié)算管理等；事后跟進(jìn)即客戶往來(lái)對(duì)賬、欠款清收、責(zé)任追究等?？蛻敉鶃?lái)對(duì)賬是應(yīng)收賬款管理鏈條中重要一環(huán)，其工作質(zhì)量的好壞、效率的高低，直接影響著公司應(yīng)收賬款的管理水平及資產(chǎn)的安全完整。

為了防范因賒銷而產(chǎn)生的應(yīng)收賬款風(fēng)險(xiǎn)，廠家與客戶（以下簡(jiǎn)稱廠商）之間定期的往來(lái)賬目核對(duì)就成為一項(xiàng)極其重要的工作，客戶往來(lái)對(duì)賬工作是確認(rèn)廠商之間債權(quán)債務(wù)關(guān)系、防范舞弊、及時(shí)發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)、厘清債權(quán)債務(wù)金額、加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理的專項(xiàng)工作，此項(xiàng)工作是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，也是財(cái)務(wù)工作的難點(diǎn)。

二、客戶往來(lái)對(duì)賬工作中存在的問(wèn)題

廠家作為經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中債權(quán)方，應(yīng)積極、主動(dòng)、及時(shí)地與作為債務(wù)方的商家展開(kāi)對(duì)賬工作。在實(shí)務(wù)工作中，客戶往來(lái)對(duì)賬工作在以下八個(gè)方面存在問(wèn)題，嚴(yán)重影響著客戶往來(lái)對(duì)賬工作。

1、實(shí)施對(duì)賬的主體?？蛻敉鶃?lái)對(duì)賬是財(cái)務(wù)工作的重點(diǎn)，需要財(cái)務(wù)人員親自去核對(duì)。但在實(shí)際工作中，由于客戶數(shù)量較多、區(qū)域分布范圍較廣，且距離公司路程較遠(yuǎn)，而財(cái)務(wù)人員人數(shù)、精力有限，難以做到與每個(gè)客戶均親自對(duì)賬，所以常常需要委托負(fù)責(zé)該客戶的業(yè)務(wù)員將財(cái)務(wù)人員制作的對(duì)賬單帶給客戶核對(duì)、確認(rèn)。業(yè)務(wù)人員對(duì)這種工作安排常常心有怨言，認(rèn)為是業(yè)務(wù)人員在做財(cái)務(wù)的工作，分散了其專心于業(yè)務(wù)工作的時(shí)間精力。

2、對(duì)賬周期?？蛻敉鶃?lái)對(duì)賬周期通常有按月、按季兩種，極少按年進(jìn)行。及時(shí)對(duì)賬，能盡早發(fā)現(xiàn)賬目差錯(cuò)及舞弊，保證賬目清晰準(zhǔn)確，但對(duì)賬周期縮短，又會(huì)導(dǎo)致廠商雙方用于對(duì)賬事務(wù)的工作量增加。

3、對(duì)賬方式。對(duì)賬方式也直接影響對(duì)賬事務(wù)的工作量，按照廠商對(duì)賬人員是否見(jiàn)面來(lái)區(qū)分，可以分為現(xiàn)場(chǎng)對(duì)賬和遠(yuǎn)程對(duì)賬（包括函證、郵件、傳真、網(wǎng)上對(duì)賬）。現(xiàn)場(chǎng)對(duì)賬即廠商對(duì)賬人員到一方辦公現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)賬目，并現(xiàn)場(chǎng)確認(rèn)；遠(yuǎn)程對(duì)賬即廠商對(duì)賬人員不見(jiàn)面，而是通過(guò)掛號(hào)信、快遞、郵件、傳真、網(wǎng)絡(luò)方式傳遞對(duì)賬單。其中，網(wǎng)上對(duì)賬則是由廠家或商家人員登錄到對(duì)方商務(wù)網(wǎng)站，自主核對(duì)賬目，廠家與超市客戶之間多采用這種對(duì)賬方式。

4、對(duì)賬內(nèi)容。財(cái)政部2002年12月制定下發(fā)的《內(nèi)部會(huì)計(jì)控制規(guī)范——銷售與收款（試行）》第二十四條規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期與往來(lái)客戶通過(guò)函證等方式，核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)”。財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)等五部委2010年4月發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號(hào)——銷售業(yè)務(wù)》第十二條規(guī)定“企業(yè)應(yīng)當(dāng)指定專人通過(guò)函證的方式，定期與客戶核對(duì)應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等往來(lái)款項(xiàng)”。但目前多數(shù)客戶往來(lái)對(duì)賬只是核對(duì)應(yīng)（預(yù)）收賬款的金額。

5對(duì)賬范圍?？蛻敉鶃?lái)賬目的金額包括期初余額、本期發(fā)生額（提貨、退貨、回款等）、期末余額。有的對(duì)賬人員認(rèn)為廠商雙方期末余額能核對(duì)相符，就不必再費(fèi)時(shí)費(fèi)力地核對(duì)發(fā)生額，只有在雙方期末余額核對(duì)不符時(shí)才需要核對(duì)發(fā)生額。

6、對(duì)賬單格式。對(duì)賬單是采用廠家格式，還是商家格式，是根據(jù)廠家或商家哪一方更有話語(yǔ)權(quán)來(lái)決定。不過(guò)無(wú)論是廠家還是商家格式的對(duì)賬單，都只是確認(rèn)截止某一日期雙方的債權(quán)債務(wù)金額，并無(wú)催收貨款的內(nèi)容，實(shí)務(wù)中存在商家確認(rèn)欠廠家貨款但就是不歸還的現(xiàn)象。按民法通則規(guī)定，一般民事法律關(guān)系普遍適用的訴訟時(shí)效期間為2年，而對(duì)賬單是否引起訴訟時(shí)效中斷的問(wèn)題，司法實(shí)踐中的認(rèn)識(shí)并不統(tǒng)一。有觀點(diǎn)認(rèn)為，對(duì)賬單只是當(dāng)事人業(yè)務(wù)往來(lái)中的債權(quán)債務(wù)結(jié)算憑證，字面上沒(méi)有催收的內(nèi)容，不能認(rèn)定債權(quán)人主張權(quán)利引起訴訟時(shí)效中斷；也有觀點(diǎn)認(rèn)為，雖然對(duì)賬單上沒(méi)有催收的內(nèi)容，但當(dāng)事人對(duì)賬的行為本身，則隱含著催收債權(quán)的意思，應(yīng)認(rèn)定為是向債務(wù)人主張權(quán)利，引起訴訟時(shí)效的中斷。

7、對(duì)賬確認(rèn)方式。對(duì)賬確認(rèn)的規(guī)范方式應(yīng)該是簽章（簽名加蓋章），即加蓋廠商雙方的公章或?qū)~專用章，并由雙方對(duì)賬人員簽名。實(shí)務(wù)中常常遇到對(duì)賬單上商家加蓋的是發(fā)票專用章、收款專用章，但這些印章確認(rèn)的對(duì)賬單并沒(méi)有法律效力。有的業(yè)務(wù)人員為了掩蓋其舞弊行為，甚至使用偽造的客戶印章來(lái)確認(rèn)對(duì)賬單。此外，對(duì)賬人員未簽名也是常見(jiàn)的問(wèn)題。

8、取得對(duì)賬單后，之前的業(yè)務(wù)往來(lái)單據(jù)是否還需保存。日常業(yè)務(wù)往來(lái)中的單據(jù)，如合同、訂單、出庫(kù)單、退貨單、貨物驗(yàn)收單、發(fā)票簽收單、結(jié)算單、資金往來(lái)單等單據(jù)數(shù)量大，規(guī)格大小不統(tǒng)一，難以及時(shí)取得并轉(zhuǎn)交給財(cái)務(wù)，且這些單據(jù)的搜集、整理、裝訂、保存均需耗費(fèi)很大精力。實(shí)際工作中，不少人都認(rèn)為只要取得了對(duì)賬單，則之前廠商業(yè)務(wù)往來(lái)中的單據(jù)就無(wú)須再保存，認(rèn)為經(jīng)雙方確認(rèn)的對(duì)賬單具有不容置疑、不可更改的法律效力。但實(shí)際上如果缺少雙方業(yè)務(wù)往來(lái)單據(jù)的支持、支撐，這種對(duì)賬單的效力還是有限的，在訴訟舉證活動(dòng)中，如果沒(méi)有相應(yīng)原始業(yè)務(wù)單據(jù)作支撐，即使已經(jīng)確認(rèn)的對(duì)賬單，也不一定能取得法院的支持。

三、客戶往來(lái)對(duì)賬工作的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略

《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第9號(hào)——銷售業(yè)務(wù)》中的第三條指出“企業(yè)銷售業(yè)務(wù)至少應(yīng)當(dāng)關(guān)注下列風(fēng)險(xiǎn)：（一）銷售政策和策略不當(dāng)，市場(chǎng)預(yù)測(cè)很不準(zhǔn)確，銷售渠道管理不當(dāng)?shù)龋赡軐?dǎo)致銷售不暢、庫(kù)存積壓、經(jīng)營(yíng)難以為繼；（二）客戶信用管理不到位，結(jié)算方式選擇不當(dāng)，賬款回收不力，可能導(dǎo)致銷售款項(xiàng)不能收回或遭受欺詐；（三）銷售過(guò)程存在舞弊行為，可能導(dǎo)致企業(yè)利益受損”。通過(guò)客戶往來(lái)對(duì)賬工作，可以規(guī)避或減輕后兩項(xiàng)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，即規(guī)避或減輕廠家所面臨的未對(duì)賬、未及時(shí)對(duì)賬或雖然對(duì)賬但對(duì)賬單無(wú)效所帶來(lái)的應(yīng)收賬款不能及時(shí)、足額收回的風(fēng)險(xiǎn)。

根據(jù)財(cái)政部、證監(jiān)會(huì)2008年6月所印發(fā)的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》中，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略有風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)分擔(dān)和風(fēng)險(xiǎn)承受四種。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析的結(jié)果，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)承受度，權(quán)衡風(fēng)險(xiǎn)與收益，廠家對(duì)客戶往來(lái)對(duì)賬工作中的風(fēng)險(xiǎn)，可以采取風(fēng)險(xiǎn)降低的策略，即根據(jù)成本效益原則，采取適當(dāng)?shù)目刂拼胧┙档惋L(fēng)險(xiǎn)或者減輕損失，將風(fēng)險(xiǎn)控制在風(fēng)險(xiǎn)承受度之內(nèi)。

四、客戶往來(lái)對(duì)賬工作的改善措施

針對(duì)客戶往來(lái)對(duì)賬工作中存在的八大問(wèn)題，可采取以下改善措施降低風(fēng)險(xiǎn)。

1、“財(cái)務(wù)主導(dǎo)+業(yè)務(wù)配合”對(duì)賬分工模式。對(duì)賬工作應(yīng)由財(cái)務(wù)人員主導(dǎo)，業(yè)務(wù)人員配合完成。為降低業(yè)務(wù)人員的對(duì)賬風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)人員要將對(duì)賬單上所蓋的印章與財(cái)務(wù)所保管的客戶預(yù)留印章函上印章進(jìn)行比對(duì)，以防止客戶無(wú)效蓋章或業(yè)務(wù)人員私刻客戶印章的行為出現(xiàn)，及時(shí)對(duì)客戶進(jìn)行電話回訪，檢查業(yè)務(wù)員是否與客戶真實(shí)對(duì)賬。此外，重要客戶的對(duì)賬工作應(yīng)由財(cái)務(wù)人員親自完成。

2、對(duì)賬周期的確定。對(duì)賬周期的確定應(yīng)遵循重要性原則，即對(duì)交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時(shí)間較長(zhǎng)的客戶，應(yīng)按月對(duì)賬確認(rèn)；對(duì)交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時(shí)間不長(zhǎng)的客戶，可按季度對(duì)賬確認(rèn)。

3、對(duì)賬方式的確定。對(duì)賬方式的確定也應(yīng)遵循重要性原則，對(duì)交易量大的客戶、欠款客戶、逾期金額較大客戶、逾期時(shí)間較長(zhǎng)的客戶，在條件允許時(shí)，應(yīng)由財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)人員親自到現(xiàn)場(chǎng)對(duì)賬；對(duì)交易量不大的客戶、余款客戶、逾期金額不大客戶、逾期時(shí)間不長(zhǎng)的客戶，如果距離較遠(yuǎn)、交通不便，則可以采用遠(yuǎn)程對(duì)賬（包括函證、郵件、傳真）的方式。另外，為方便客戶及時(shí)核對(duì)往來(lái)賬目，廠家可以對(duì)客戶開(kāi)放ERP部分權(quán)限，使其能登錄ERP，查詢其與公司的業(yè)務(wù)往來(lái)明細(xì)，實(shí)現(xiàn)自主對(duì)賬。

4、對(duì)賬內(nèi)容的確定。除了應(yīng)（預(yù)）收款項(xiàng)，廠商之間的業(yè)務(wù)往來(lái)還有應(yīng)付款項(xiàng)如廠家應(yīng)支付給商家的銷售返利，以及其他應(yīng)收（付）業(yè)務(wù)如廠家向商家或商場(chǎng)向廠家支付的某種押金（品質(zhì)保證金、服務(wù)保證金）。對(duì)于采用代銷模式的，還需要核對(duì)委托代銷商品與受托代銷商品，所以應(yīng)將往來(lái)對(duì)賬的內(nèi)容擴(kuò)展到所有客戶往來(lái)業(yè)務(wù)，而不局限于應(yīng)收賬款、應(yīng)收票據(jù)、預(yù)收賬款等，并合理設(shè)計(jì)對(duì)賬單。

5、對(duì)賬范圍。對(duì)賬時(shí)不僅要核對(duì)余額，還要核對(duì)發(fā)生額，即使廠商雙方期末余額核對(duì)相符，也必須逐筆勾對(duì)每筆業(yè)務(wù)往來(lái)明細(xì)的發(fā)生額，以便發(fā)現(xiàn)可能存在的舞弊。如業(yè)務(wù)員以客戶名義提一單貨，但并未送交客戶而是將其侵占，然后再申請(qǐng)一筆等額返利記入客戶往來(lái)賬，這時(shí)雙方余額核對(duì)相符，但卻隱藏著業(yè)務(wù)人員侵占資產(chǎn)這樣的嚴(yán)重舞弊現(xiàn)象。

6、對(duì)賬單格式。范偉紅（2005）認(rèn)為從訴訟時(shí)效中斷的構(gòu)成要件看，由于對(duì)賬單中缺少要求債務(wù)人盡快償還欠款的主要內(nèi)容，故對(duì)賬單不能引起訴訟時(shí)效的中斷；從對(duì)賬單的本質(zhì)看，對(duì)賬單是確認(rèn)結(jié)算的憑證，只有確認(rèn)債權(quán)債務(wù)而無(wú)催收的功能。對(duì)賬單通常是債權(quán)人事先設(shè)計(jì)好的固定格式內(nèi)容，如果對(duì)賬單內(nèi)容中沒(méi)有關(guān)于催收貨款的明確內(nèi)容，當(dāng)出現(xiàn)爭(zhēng)議時(shí)，應(yīng)作出對(duì)債務(wù)人有利的解釋，即不能認(rèn)定對(duì)賬單產(chǎn)生了中斷訴訟時(shí)效的后果。因此，在情況允許的條件下，應(yīng)盡可能采用廠家格式對(duì)賬單，且由程序自動(dòng)生成客戶對(duì)賬單，這樣就保證了格式、內(nèi)容的統(tǒng)一及對(duì)賬單數(shù)據(jù)與賬面數(shù)據(jù)的一致性。同時(shí)，對(duì)賬單還應(yīng)設(shè)計(jì)催還貨款的內(nèi)容，當(dāng)期末客戶為欠款，就自動(dòng)在對(duì)賬單中出現(xiàn)“請(qǐng)貴公司籌措資金，盡快歸還所欠我公司貨款”的條款，對(duì)于期末客戶為余款的，則不必有此條款。

7、對(duì)賬確認(rèn)方式。要加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)，使其知曉對(duì)賬之后，需要商家對(duì)賬人員在對(duì)賬單上簽字并蓋章，不能只蓋章不簽字或只簽字不蓋章。為降低對(duì)賬確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)，廠方需要在合作之初的立戶環(huán)節(jié)要求客戶出具預(yù)留印章函，預(yù)留印章函上應(yīng)包括客戶的公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、收貨專用章印模，同時(shí)要求客戶出具確認(rèn)客戶對(duì)賬單的授權(quán)印章，以后凡是加蓋了授權(quán)印章的客戶對(duì)賬單均屬于有效確認(rèn)。

8、妥善保存業(yè)務(wù)往來(lái)單據(jù)?？蛻舳ㄆ诘膶?duì)賬工作固然非常重要，但妥善保留雙方的業(yè)務(wù)往來(lái)原始單據(jù)則屬于更加基礎(chǔ)性的工作。業(yè)務(wù)往來(lái)原始單據(jù)能夠在廠商雙方對(duì)發(fā)（退）貨型號(hào)、數(shù)量、金額產(chǎn)生糾紛，甚至不得不采取的訴訟行動(dòng)時(shí)起到關(guān)鍵證據(jù)的作用。

[1]范偉紅：法官實(shí)用財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與司法會(huì)計(jì)研究[M]．北京：人民法院出版社，2005.