丁愛珍　李佳　楊恒雷

摘要：隨著高?？蒲薪?jīng)費的增長，科研項目經(jīng)費的規(guī)范管理日益受到重視。在科研經(jīng)費管理中引入預(yù)算控制理念的基礎(chǔ)上，闡述了由傳統(tǒng)的手工控制額度向電算化額度控制升級的必要性，提出了電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計原則，結(jié)合工作實踐，全面總結(jié)和分析了電算化額度控制在科研經(jīng)費預(yù)算管理中的作用。

關(guān)鍵詞：高校；科研經(jīng)費；電算化；額度控制

中圖分類號：F812.3文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號：1673-291X（2012）30-0125-02

高校是中國科技創(chuàng)新體系的重要組成部分和從事科學(xué)研究的主陣地之一。近年來，隨著中國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，各高等院校所承擔(dān)的科研項目經(jīng)費大幅增長，科研項目經(jīng)費已經(jīng)成為研究型大學(xué)資金的重要來源，其資金來源也呈現(xiàn)多元化的趨勢?？蒲许椖拷?jīng)費的科學(xué)管理，直接關(guān)系到科研項目的完成質(zhì)量和科研創(chuàng)新能力的提升，關(guān)系到科研人員積極性的提高以及高等院校的學(xué)術(shù)風(fēng)氣、人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)工作。因此，在科研經(jīng)費管理中引入預(yù)算控制的理念，由傳統(tǒng)的手工控制額度向電算化額度控制升級，對于規(guī)范科研經(jīng)費使用、預(yù)防腐敗滋生、提高科研經(jīng)費使用效益，無疑具有十分重要的意義。

一、電算化額度控制的必要性

在手工環(huán)境下，雖然花費大量的時間和人力，編制了預(yù)算，但由于無法得到實時動態(tài)的實際數(shù)據(jù)，導(dǎo)致預(yù)算控制的事前、事中和事后環(huán)節(jié)的脫節(jié)，事后層層匯總的實際數(shù)據(jù)已經(jīng)失去了與預(yù)算數(shù)對比的意義，所以預(yù)算管理在許多高校并未充分發(fā)揮應(yīng)有的作用，沒有真正起到額度控制的效果。而額度控制是預(yù)算管理過程中的最核心環(huán)節(jié)，它的實施效果最終決定著預(yù)算管理成功與否，所以建立有效的電算化額度控制系統(tǒng)對于提高高校科研經(jīng)費預(yù)算管理水平至關(guān)重要。

與傳統(tǒng)手工控制額度相比，電算化額度控制利用計算機(jī)快速、準(zhǔn)確和智能化的數(shù)據(jù)處理功能，不僅能通過總賬子系統(tǒng)及時、準(zhǔn)確地獲取實際發(fā)生額、自動計算出實際發(fā)生額與預(yù)算之間的差異，而且通過局域網(wǎng)的內(nèi)部數(shù)據(jù)共享功能，為科研項目管理部門、經(jīng)費管理部門和課題組負(fù)責(zé)人提供經(jīng)費支出的實時信息。與手工環(huán)境下額度控制相比，電算化額度控制系統(tǒng)具有事前控制、事中控制和事后總結(jié)評估的三大優(yōu)點：（1）能保證項目實施過程中經(jīng)費支出最大程度地按照預(yù)算執(zhí)行；（2）通過預(yù)算額度與實際支出的比較，能使項目負(fù)責(zé)人隨時了解項目總經(jīng)費中各科目額度使用情況，從而最大程度地提高項目經(jīng)費的使用效率；（3）評估原始預(yù)算的科學(xué)性與合理性，為今后科學(xué)合理規(guī)范編制預(yù)算積累經(jīng)驗。

二、電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計原則

電算化額度控制是指財務(wù)人員利用現(xiàn)有高校財務(wù)管理軟件并與信息技術(shù)人員合作，共同開發(fā)針對不同類型科研項目特點的經(jīng)費預(yù)算額度控制管理信息系統(tǒng)，包括項目總經(jīng)費額度控制、總經(jīng)費中各科目的額度控制以及部分科目可調(diào)整彈性額度控制等三個層次。通過經(jīng)費預(yù)算額度控制管理信息系統(tǒng)實行電算化額度控制，財務(wù)人員可以方便地對科研項目經(jīng)費財務(wù)信息進(jìn)行實時動態(tài)查詢、統(tǒng)計、分析和管理。在對科研項目經(jīng)費進(jìn)行總體指標(biāo)控制的同時還可對其具體使用費用指標(biāo)進(jìn)行控制，在使用中如出現(xiàn)個別費用超支，系統(tǒng)會做出相應(yīng)的提示。保證科研項目經(jīng)費按照控制額度使用，做到對科研項目經(jīng)費的事前控制、事中控制和事后總結(jié)評估的有機(jī)統(tǒng)一，確保資金使用計劃按預(yù)算嚴(yán)格執(zhí)行的同時還可以進(jìn)行成本分析核算。在項目完成時，通過電腦可以迅速的作出財務(wù)報表，并作出相關(guān)財務(wù)指標(biāo)分析，為以后的經(jīng)費使用提供基礎(chǔ)，從而做到了事后績效評估。

電算化額度控制系統(tǒng)的設(shè)計要遵循“以項目經(jīng)費管理部門要求為宗旨，以項目類別為基礎(chǔ)，以項目經(jīng)費預(yù)算為依據(jù)，實現(xiàn)科學(xué)合理性和規(guī)范性相結(jié)合”的原則。首先，項目經(jīng)費預(yù)算要遵循項目經(jīng)費管理部門的要求和文件規(guī)定，在項目經(jīng)費預(yù)算要求的總原則下合理編制各科目額度；其次，科研經(jīng)費預(yù)算中額度控制依項目類別不同而異，高?？蒲薪?jīng)費按來源渠道可分為縱向經(jīng)費和橫向經(jīng)費?？v向科研經(jīng)費是指中國各級政府對高校的財政性科研資金的投入，橫向科研經(jīng)費是指高校受各類企事業(yè)單位以及國際組織委托開展科研項目所取得的經(jīng)費。橫向經(jīng)費與縱向科研經(jīng)費對額度控制的要求不同，各支出科目應(yīng)根據(jù)科研需要合理設(shè)置；另一方面，縱向項目的項目性質(zhì)也多種多樣，如科技部973項目、863項目和科技支撐項目，分別側(cè)重于基礎(chǔ)研究、集成開發(fā)研究和示范推廣應(yīng)用研究，不同性質(zhì)的項目總經(jīng)費中各科目支出所占比例存在差異，如差旅費比例可從10%～30%，勞務(wù)費比例可從5%～15%，根據(jù)項目任務(wù)需求和預(yù)算比例，各科目的額度也應(yīng)作相應(yīng)調(diào)整，真正體現(xiàn)科學(xué)合理性與規(guī)范性相結(jié)合的原則。

三、電算化額度控制在科研經(jīng)費預(yù)算管理中的作用

（一）電算化額度控制是實現(xiàn)科研項目管理部門與經(jīng)費管理部門信息暢通的重要渠道

高?？蒲谢顒拥墓芾戆▋煞矫妫嚎蒲许椖抗芾砗涂蒲薪?jīng)費管理，科研部門負(fù)責(zé)科研項目管理和合同管理，財務(wù)部門負(fù)責(zé)科研經(jīng)費的財務(wù)管理和會計核算。但長期以來，科研管理部門和財務(wù)部門缺少溝通和協(xié)作，科研管理部門只注重項目、經(jīng)費總額、成果管理，對各課題項目經(jīng)費的使用情況不清楚。很多高校的科研部門不向財務(wù)部門提供完整的項目資料與信息，不跟蹤、評價經(jīng)費的使用情況，把經(jīng)費管理的責(zé)任全部推給財務(wù)部門。而財務(wù)部門只對費用進(jìn)行核算，不了解科研進(jìn)展情況，財務(wù)部門也沒有及時向科研部門反饋經(jīng)費開支中存在的問題，從而導(dǎo)致科研項目管理和科研項目經(jīng)費管理兩者各成一體，相互脫節(jié)，缺乏部門之間信息的溝通與配合，甚至出現(xiàn)賬務(wù)不符或資產(chǎn)流失問題。

科研經(jīng)費管理作為科研項目管理工作的重要支撐，離不開科研部門與財務(wù)部門的緊密協(xié)作。電算化額度控制是科研經(jīng)費預(yù)算管理的核心環(huán)節(jié)，通過電算化額度控制，科研項目管理部門與經(jīng)費管理部門都能及時了解項目經(jīng)費使用情況，相互協(xié)調(diào)，共同管理，使有限的科研經(jīng)費發(fā)揮最大的經(jīng)濟(jì)效益?？蒲许椖康目尚行匝芯俊⒇攧?wù)數(shù)據(jù)估測、預(yù)算編制、中期項目評估、項目完工決算都離不開財會人員的專業(yè)指導(dǎo)。從科研項目申請、立項到經(jīng)費入賬、中期評估以及項目結(jié)題結(jié)賬的整個過程內(nèi)，科研部門應(yīng)與財務(wù)部門協(xié)調(diào)工作，提高科研經(jīng)費管理質(zhì)量，為財務(wù)部門在科學(xué)合理性和規(guī)范性相結(jié)合的原則下控制額度提供依據(jù)。同時，財務(wù)部門還可根據(jù)科研部門提供的信息資料，收集項目開展進(jìn)程中經(jīng)費支出等財務(wù)信息，并及時反饋給科研管理部門，共同督促項目組根據(jù)項目進(jìn)程結(jié)合結(jié)余額度合理使用經(jīng)費，實現(xiàn)項目時間管理、成本管理和效益管理的三者統(tǒng)一。

（二）電算化額度控制是規(guī)范科研經(jīng)費支出的重要環(huán)節(jié)

在目前的高?？蒲薪?jīng)費管理體制下，項目負(fù)責(zé)人對科研經(jīng)費的支出擁有較大的自主權(quán)。但是項目負(fù)責(zé)人多為學(xué)術(shù)型人才，往往缺乏科研經(jīng)費管理經(jīng)驗和財務(wù)專業(yè)知識，從而在經(jīng)費管理和使用中容易出現(xiàn)不合理或混亂現(xiàn)象。例如，由于項目負(fù)責(zé)人同時主持多個在研項目，平常的科學(xué)研究又具有相關(guān)性和交叉性，一次采集數(shù)據(jù)的差旅費可能幾個項目都能支付，因此，項目負(fù)責(zé)人報銷差旅費時在經(jīng)費本的選擇上往往具有很大隨意性。假設(shè)在研甲、乙兩個項目中差旅費預(yù)算各為10萬元，此時在甲項目中已支差旅費12萬，乙項目中列支3萬，由于采用傳統(tǒng)手工環(huán)境下控制額度，項目負(fù)責(zé)人看不到各科目的使用情況（又沒時間去匯總），繼續(xù)在甲項目中報支差旅費，這樣的事屢屢發(fā)生，甲項目結(jié)題時會發(fā)現(xiàn)差旅費嚴(yán)重超支，其他支出科目如材料費明顯偏低，等乙項目結(jié)題時相反差旅費明顯不足，材料費又超支，這時為了結(jié)題就只有調(diào)賬，將甲經(jīng)費中的差旅費調(diào)到乙經(jīng)費中列支。然而，使用電算化額度控制下，在憑證錄入時輸入科目明細(xì)后，系統(tǒng)會自動提示相應(yīng)科目的控制額度和結(jié)余額度，從而進(jìn)行有效的超支控制。因此，規(guī)范科研經(jīng)費支出必須實現(xiàn)傳統(tǒng)手工控制額度向電腦自動化控制額度轉(zhuǎn)變。

（三）電算化額度控制是健全科研經(jīng)費預(yù)算管理監(jiān)管機(jī)制的重要內(nèi)容

長期以來，關(guān)于科研經(jīng)費的使用問題，往往由一些行業(yè)規(guī)定來規(guī)范，或各單位根據(jù)自身實際情況以及財務(wù)人員對科研經(jīng)費管理的理解制定一些管理規(guī)定，國家出臺的正式規(guī)范文件還很不完善。這使得學(xué)校與學(xué)校之間在科研經(jīng)費的管理要求、資金使用、開支范圍等項目上標(biāo)準(zhǔn)不一、各行其是?？蒲薪?jīng)費管理監(jiān)管機(jī)制的不健全，使得部分科研經(jīng)費實際支出用途與申報時的用款計劃不一致，為了保證結(jié)題報告的報出，項目負(fù)責(zé)人常常不按實際支出情況填報結(jié)題報告，或者通過調(diào)賬等方式將不符合要求的支出更改為符合要求的支出，科研項目所取得的社會效益與經(jīng)濟(jì)效益無從考核。財務(wù)審計人員在對科研項目的結(jié)題審計時也只是核對決算報表與財務(wù)系統(tǒng)中的余額是否一致，而傳統(tǒng)手工控制額度下的各科目支出情況無從知曉，由于面廣量大而無法核對。因為缺少對科研經(jīng)費使用全過程的監(jiān)控及對項目結(jié)果的考核評價，很多學(xué)校還存在根本不對已結(jié)題項目的科研經(jīng)費使用情況進(jìn)行結(jié)題審計或在結(jié)題審計時馬虎對付的現(xiàn)象。使用電算化額度控制就有效地改變這種局面，財務(wù)審計部門通過登錄權(quán)限密碼進(jìn)入項目查詢系統(tǒng)，可一目了然地了解項目支出中各科目實際使用的明細(xì)和匯總的額度使用和結(jié)余情況，從而健全了科研經(jīng)費預(yù)算管理的監(jiān)管機(jī)制。

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