侯光蘭

摘要：就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，信息化管理雖然已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善?；谶@一現(xiàn)狀，筆者就我國(guó)高職院校人事檔案的信息化管理問題進(jìn)行分析與論述。文章首先闡述了加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理的必要性，繼而分析了我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問題，然后針對(duì)這些問題提出了應(yīng)對(duì)措施，最后對(duì)全文進(jìn)行了總結(jié)，以期能夠?qū)ξ覈?guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)開展提供一點(diǎn)可借鑒之處。

關(guān)鍵詞：高職院校；人事檔案管理；信息化

一、加強(qiáng)高職院校人事檔案信息化管理的必要性

伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化管理已經(jīng)在我們?nèi)粘５墓ぷ魃钪腥找嫫占?，并且發(fā)揮著越來(lái)越重要的積極作用，對(duì)于高職院校的人事檔案管理來(lái)說(shuō)更是如此。筆者認(rèn)為，在高職院校人事檔案管理過(guò)程中加強(qiáng)信息化管理的必要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求

將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來(lái)，不僅能夠使高職院校的領(lǐng)導(dǎo)者以及相關(guān)部門直觀、迅速的對(duì)本校人力資源狀況進(jìn)行掌握，為院校人力資源決策提供有效的信息支持，而且還能夠極大的提升高職院校人事檔案的綜合利用效率，有效實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門與人員之間的信息共享，是推動(dòng)高職院校人事制度改革的必然要求。

（二）是提升高職院校人事檔案管理工作者綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)的重要基礎(chǔ)

在高職院校傳統(tǒng)的人事檔案管理過(guò)程中，通常都是以手工操作為主來(lái)開展工作的，在這種工作模式下的工作效率很低，工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度很大。但是將信息化管理引入到高職院校人事檔案管理中來(lái)，就能夠?qū)⑷耸聶n案管理工作者從繁重的工作任務(wù)中解脫出來(lái)，從而有更加充分的時(shí)間與精力去學(xué)習(xí)先進(jìn)的人事檔案管理理論與實(shí)踐方法，從而有效的提升高職院校人事檔案管理工作者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二、我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問題

就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理的實(shí)踐來(lái)看，信息化管理雖然已經(jīng)取得了長(zhǎng)足的進(jìn)步，但是仍然存在一些不足之處亟待完善。筆者結(jié)合自身多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問題主要包括以下幾個(gè)方面：

（一）資金籌集存在困難

在高職院校中開展人事檔案管理的信息化，往往會(huì)受到諸多因素的影響。其中，資金問題往往成為高職院校人事檔案管理信息化工作的重要制約因素。開展高職院校人事檔案管理的信息化，不僅需要購(gòu)買電腦、掃描儀等硬件設(shè)備，鋪設(shè)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)，而且還需要購(gòu)買人事檔案管理軟件以及安全防護(hù)軟件等，這些都需要進(jìn)行大量的資金投入。除此之外，由人事檔案信息管理系統(tǒng)快速更新所帶來(lái)的維護(hù)費(fèi)用也是不容小覷的。但是，就我國(guó)當(dāng)前高職院校發(fā)展的普遍狀況來(lái)看，往往存在資金緊張的普遍現(xiàn)象，各高職院校能夠用于人事檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入非常緊張，成為制約高職院校人事檔案信息化管理的首要瓶頸。

（二）相關(guān)工作人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低

在高職院校開展人事檔案的信息化建設(shè)，要求檔案管理工作者具備較高的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，不僅需要掌握檔案管理的相關(guān)理論，而且還應(yīng)當(dāng)通曉計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)以及現(xiàn)代化管理技術(shù)。但是，就我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)來(lái)看，相關(guān)工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍較低，開展工作的積極性也沒有得以充分的發(fā)揮，給高職院校人事檔案管理信息化建設(shè)的順利開展設(shè)置了一定的障礙。

（三）開展檔案管理信息化建設(shè)工作量大

在開展高職院校人事檔案的信息化管理過(guò)程中，需要完成的工作量是非常繁重的，主要包括以下五個(gè)方面的工作：首先，應(yīng)當(dāng)開展針對(duì)現(xiàn)存人事檔案的數(shù)據(jù)化處理，采用掃描、縮微等技術(shù)手段將已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)；其次，利用檔案管理軟件的相關(guān)模塊將數(shù)據(jù)化檔案進(jìn)行分類歸集，以便于投入使用后的檢索應(yīng)用；再次，通過(guò)物理隔離、設(shè)置防火墻、數(shù)據(jù)備份等手段，保證檔案信息數(shù)據(jù)的安全；第四，及時(shí)開展檔案信息化管理系統(tǒng)的更新完善，保持其一直處于可用的狀況下，避免產(chǎn)生由于信息技術(shù)更新?lián)Q代而帶來(lái)的效用喪失；最后，要雙管齊下，在高職院校人事檔案信息化完成之前，實(shí)行的是紙質(zhì)檔案與電子文檔并存，既要按老方法管理紙質(zhì)檔案，又要按信息化要求建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)工作。

三、提升高職院校人事檔案信息化管理水平的對(duì)策措施

針對(duì)上述我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案管理信息化過(guò)程中存在的問題，筆者提出以下幾個(gè)方面的對(duì)策措施，以期能夠?qū)ξ覈?guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)開展提供一點(diǎn)可借鑒之處：

（一）要樹立科學(xué)的、先進(jìn)的人事檔案管理理念

對(duì)于高職院校人事檔案信息化管理建設(shè)來(lái)說(shuō)，首先應(yīng)當(dāng)在思想觀念上由落后的封閉型轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的開放型。在當(dāng)代信息技術(shù)在當(dāng)今社會(huì)日益普及的大環(huán)境下，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的科技化意識(shí)、現(xiàn)代化意識(shí)、計(jì)算機(jī)管理人事檔案意識(shí)，加快人事檔案管理工作由傳統(tǒng)的手工管理向計(jì)算機(jī)信息化管理的轉(zhuǎn)變，主動(dòng)面向社會(huì)實(shí)際需要，把人事檔案管理工作的重心轉(zhuǎn)變?yōu)榉仙鐣?huì)實(shí)際需要和各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的需要，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和高效率的服務(wù)。

（二）要加強(qiáng)人事檔案信息化管理的安全意識(shí)

盡管現(xiàn)代信息技術(shù)為高職院校人事檔案的高效管理提供了先進(jìn)便捷的管理方式與手段，但是也給人事檔案管理工作帶來(lái)了一定的安全隱患，在實(shí)際工作中，有的單位在進(jìn)行人事檔案信息化建設(shè)時(shí)由于安全意識(shí)往往不夠或者客觀原因，造成人事檔案信息的泄密和丟失，給當(dāng)事人和單位帶來(lái)重大的損失；有的電子文件在保存中無(wú)法更新版本造成不可識(shí)讀性和不可兼容性，使存儲(chǔ)材料及載體容易損毀等問題產(chǎn)生人事檔案信息資源丟失?；谏鲜龇治隹梢钥吹剑诟呗氃盒５娜耸聶n案管理工作中，一定要正確處理好人事檔案信息的保密與利用的關(guān)系，對(duì)各種資料信息進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分和界定，正確使用好計(jì)算機(jī)的加密功能，提高安全意識(shí)。

（三）要不斷提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)和政治素質(zhì)

伴隨著當(dāng)前現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷深入推進(jìn)，對(duì)檔案工作人員的要求也越來(lái)越高。就目前高職院校人事檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要來(lái)看，應(yīng)當(dāng)建設(shè)一支檔案專業(yè)化知識(shí)化技能化的干部隊(duì)伍。伴隨著信息時(shí)代的到來(lái)，對(duì)每位檔案工作人員在工作技能上、業(yè)務(wù)素質(zhì)上、政治思想上提出了更高的要求，因此，檔案工作人員必須要加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)和技能的學(xué)習(xí)，不斷拓寬知識(shí)面，提高計(jì)算機(jī)使用能力、人事檔案管理能力以及綜合分析判斷能力，掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，努力做到既熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)，又懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)管理的具有雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。

四、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)上述幾個(gè)部分的分析與論述，我們可以看到，加強(qiáng)高職院校人事檔案管理的信息化建設(shè)是非常必要的。但是我們還應(yīng)當(dāng)看到高職院校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的種種不足，并積極采取相應(yīng)對(duì)策措施進(jìn)行解決。只有這樣，才能夠推動(dòng)我國(guó)當(dāng)前高職院校人事檔案信息化管理的科學(xué)健康發(fā)展。

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