王井權(quán)

摘要：應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理婚姻檔案，改變傳統(tǒng)落后的手工管理模式，不但可以減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，而且可以及時(shí)、準(zhǔn)確、便捷地為社會(huì)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：婚姻檔案；計(jì)算機(jī)管理

近年來(lái)，隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展，檔案工作面臨著信息量不斷增大、檔案內(nèi)容更新加快、檔案調(diào)用更趨頻繁等新情況和新任務(wù)，傳統(tǒng)手工管理的弊端也就進(jìn)一步凸顯。一是繁、亂、慢的現(xiàn)狀跟不上發(fā)展的快節(jié)奏。由于檔案意識(shí)、思想觀念、資金短缺等因素的影響，大多數(shù)婚姻檔案管理部門(mén)對(duì)婚姻檔案的管理、提供、利用等仍停留在手工操作階段。面對(duì)檔案的接收、分類(lèi)、整理、歸檔、利用等繁重的工作任務(wù)，不僅浪費(fèi)工作時(shí)間，陷入“慢”的僵局，也極易導(dǎo)致工作無(wú)序化，受窘于“亂”字，從而滯后于發(fā)展的要求。二是低效、缺員的矛盾日益突出。機(jī)構(gòu)改革以來(lái)，婚姻檔案管理部門(mén)的工作任務(wù)越來(lái)越繁重，而操作手段落后與工作人員不足的矛盾也就日益突出。減員是以高效服務(wù)為前提的，在目前檔案低效管理的狀態(tài)下，無(wú)疑用員需要較大。但事實(shí)上，幾次機(jī)構(gòu)改革人員精減及其歷史原因，檔案管理部門(mén)人員少、工作量大的矛盾不減反增。因此，在人員少、增加人力困難的實(shí)際面前，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理切實(shí)可行。隨著一系列檔案工作法律法規(guī)的頒布實(shí)施，全社會(huì)的檔案意識(shí)不斷增強(qiáng)，大多數(shù)婚姻檔案管理部門(mén)均能按照檔案管理的規(guī)定和要求，對(duì)所管理檔案進(jìn)行科學(xué)、系統(tǒng)的整理，使婚姻檔案基本達(dá)到了分類(lèi)準(zhǔn)確、排列有序、編目科學(xué)、管理規(guī)范，婚姻檔案的現(xiàn)代化管理奠定了基礎(chǔ)，創(chuàng)造了條件。同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，成熟計(jì)算機(jī)信息管理技術(shù)已普及到各行各業(yè)、各個(gè)領(lǐng)域。一方面，大部分部門(mén)（單位）都配備有微機(jī)，有熟練的操作人員，基本能實(shí)現(xiàn)文字材料的打印、報(bào)送和網(wǎng)上軟盤(pán)傳送。另一方面，許多管理部門(mén)就婚姻檔案管理電子計(jì)算機(jī)化，進(jìn)行了可貴的探索和嘗試，也取得了明顯的成效，為婚姻檔案工作注入了生機(jī)與活力?？梢哉f(shuō)，無(wú)論是婚姻檔案集中管理的實(shí)現(xiàn)，還是計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及，都為婚姻檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)管理創(chuàng)造了必要的條件。因此，可從以下三個(gè)方面著手。

一、建立文檔一體化管理的業(yè)務(wù)體制

1. 建立文檔一體化管理的組織機(jī)構(gòu)。要從上到下逐級(jí)成立一個(gè)文檔一體化綜合管理機(jī)構(gòu)，來(lái)保證文檔管理部門(mén)從橫向、縱向上取得聯(lián)系，共同協(xié)商，齊抓共管，為實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理打下扎實(shí)的組織基礎(chǔ)。

2. 建立統(tǒng)一的業(yè)務(wù)規(guī)范。首先是統(tǒng)一用品，從文書(shū)處理用的擬稿紙、文件處理簽、各種表格，到文書(shū)立卷用的卷皮、卷合及各種裝具，一律由省檔案局統(tǒng)一規(guī)格，統(tǒng)一監(jiān)制，有效地保證文檔用品的規(guī)范一致。其次是統(tǒng)一編號(hào)。文書(shū)處理部門(mén)對(duì)文件進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳和中共中央辦公廳文件編號(hào)的有關(guān)規(guī)定，與此同時(shí)，也要考慮同檔案部門(mén)分卷歸檔的一致性。如果文書(shū)處理部門(mén)能夠嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和各部門(mén)職能活動(dòng)的特點(diǎn)去分類(lèi)編號(hào)，就會(huì)與檔案部門(mén)的分類(lèi)組卷取得一致。

3. 統(tǒng)一抓崗位培訓(xùn)。推行文檔一體化管理，首先在于提高文秘檔案工作人員的思想認(rèn)識(shí)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。要通過(guò)崗位培訓(xùn)使他們充分認(rèn)識(shí)文檔一體化的必要性，增強(qiáng)推行文檔一體化的自覺(jué)性，掌握文檔工作的基本知識(shí)和技能。其次要注重抓好領(lǐng)導(dǎo)者的培訓(xùn)，能否真正全面推行文檔一體化管理在很大程度上取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)要把這項(xiàng)工作納入議事日程，把推行文檔一體化管理落實(shí)到實(shí)處。

二、建立文檔一體化計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。實(shí)行文檔一體化管理的目的就是為實(shí)現(xiàn)文檔一體化計(jì)算機(jī)打下基礎(chǔ)。為此，建議從以下幾個(gè)方面來(lái)考慮。

1. 考慮數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性。在新的文檔一體化管理業(yè)務(wù)規(guī)范未出臺(tái)之前，設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)既要參照《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》。又要遵循《檔案著錄標(biāo)引規(guī)則》，統(tǒng)一設(shè)計(jì)公文著錄和檔案著錄數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，以保持?jǐn)?shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，盡可能地將檔案文件的著錄項(xiàng)目放在公文登錄項(xiàng)中，以免去檔案重復(fù)輸入數(shù)據(jù)之苦，從而充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的一種輸入，多種輸出的優(yōu)勢(shì)。

2. 考慮功能結(jié)構(gòu)的連貫性。系統(tǒng)功能應(yīng)當(dāng)按照文檔處理的業(yè)務(wù)流程和管理人員的操作思路進(jìn)行設(shè)計(jì)，操作人員只要選擇所需功能完成操作即可有條不紊地完成各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)。

3. 考慮管理方式的協(xié)調(diào)性。新技術(shù)的應(yīng)用需要建立與之相適應(yīng)的管理方式。為此，一定要抓住從文件到檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)—文書(shū)立卷，實(shí)施改革。將過(guò)去以問(wèn)題為主、按組卷的傳統(tǒng)方法，改為按職能、專(zhuān)業(yè)為主的大要領(lǐng)的新型立卷方法，這樣，有利于檔案人員在計(jì)算機(jī)上只要輸入歸檔文件的組卷標(biāo)識(shí)、保管期限標(biāo)識(shí)等，適當(dāng)修改或調(diào)整即成案卷，所有的抄寫(xiě)工作由計(jì)算機(jī)打印完成。

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