葉茵

摘要：本文是圍繞建立酒店采購內(nèi)控制度的有關(guān)問題作初步探討。文章定義了采購內(nèi)控制度是為防止酒店經(jīng)濟(jì)效益在采購環(huán)節(jié)流失的控制手段的概念，舉例廣州中國大酒店實(shí)施采購內(nèi)控制度取得的經(jīng)濟(jì)效益。文章的重點(diǎn)是通過六大點(diǎn)來詳盡論述酒店如何建立采購內(nèi)控制度的：(1)明確采購范圍及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這是采購制度的基礎(chǔ)。(2)確立以招標(biāo)采購為主，非招標(biāo)采購為副的采購方式。(3)嚴(yán)格把好進(jìn)貨渠道。選擇合格的供應(yīng)商。(4)健全采購機(jī)構(gòu)，理順相應(yīng)的管理體制。(5)注意協(xié)調(diào)采購部門與其他部門的關(guān)系。(6)加強(qiáng)員工培訓(xùn)。提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：酒店；采購；內(nèi)部控制；招標(biāo)；非招標(biāo)

酒店的一個(gè)重要目標(biāo)是尋求耗費(fèi)支出與經(jīng)濟(jì)效益的最佳配比，力求以最小的投入贏得最大的回報(bào)，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的最好途徑就是成本控制。原材料的價(jià)格是成本的重要組成部分，采購價(jià)格的高低直接影響到企業(yè)的生產(chǎn)成本，在合理的范圍內(nèi)降低購價(jià)是酒店控制成本一項(xiàng)主要的內(nèi)容，也是降低成本增加競(jìng)爭(zhēng)力的重要途徑。采購內(nèi)控制度規(guī)范了企業(yè)采購標(biāo)準(zhǔn)、操作程序、職責(zé)范圍，體現(xiàn)了各司其職、各負(fù)其責(zé)、互相配合、交叉內(nèi)控的管理精神，是防止酒店經(jīng)濟(jì)效益在采購環(huán)節(jié)流失的重要控制手段。

廣州中國大酒店是其中最好的例子。中國大酒店是一家五星級(jí)酒店，從開業(yè)之初就實(shí)行嚴(yán)格的采購內(nèi)控制度，致使企業(yè)經(jīng)營(yíng)到15年時(shí)營(yíng)業(yè)收入超過五十億，利潤(rùn)超過二十一，利潤(rùn)率達(dá)到40％，開業(yè)不到十年已經(jīng)收回全部投資，中外雙方分配利潤(rùn)近四億。是廣州地區(qū)經(jīng)營(yíng)效益較好的酒店之一。

本文從以下幾方面淺談酒店采購內(nèi)控制度的構(gòu)建。

一、明確采購范圍及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。這是采購制度的基礎(chǔ)。

國際上通過的做法是按其性質(zhì)將采購分為三大類：貨物、工程和服務(wù)。貨物是指各種物品，包括原材料、產(chǎn)品、設(shè)備、器具等；工程是指在地面上下新建、擴(kuò)建、改造、修建、拆造、修繕或翻新構(gòu)造物及其所屬設(shè)備的行為和改造自然環(huán)境的行為，包括建造房屋、改造環(huán)境、交通設(shè)施等建筑項(xiàng)目；服務(wù)是指除貨物和工程以外的任何采購，包括：專業(yè)服務(wù)、技術(shù)服務(wù)、咨詢服務(wù)、維修、培訓(xùn)勞務(wù)等目前我國的企業(yè)對(duì)采購的國際分類認(rèn)識(shí)很不足，對(duì)將工程列入采購范圍有不同看法。然而，這樣的分類是外國企業(yè)在運(yùn)作多年后，積累經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來的，應(yīng)該有一定的科學(xué)性、實(shí)用性。而我國一貫將工程列入基建項(xiàng)目，與采購分開，沒有實(shí)行公開招標(biāo)的方式，也沒有設(shè)立一定的制度來監(jiān)管。所以間接造成一些干部在基建工程中犯錯(cuò)誤，甚至觸犯刑法。單從這一點(diǎn)看，將工程列入采購范圍，維護(hù)了企業(yè)公平公開、公正的管理原則。對(duì)企業(yè)廉政建設(shè)有一定的促進(jìn)作用。

確定好了采購內(nèi)容后，就要根據(jù)采購的具體內(nèi)容制定采購的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)。俗語說的好“無規(guī)矩不成方圓”，將采購內(nèi)容的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)定好，使采購、收貨的行為有章可循，有法可依，杜絕采購程序執(zhí)行構(gòu)成中人為、感情等因素的干擾，因此采購標(biāo)準(zhǔn)是采購內(nèi)控程序?qū)嵤┑幕A(chǔ)，又是重要的控制技術(shù)。因?yàn)闃?biāo)準(zhǔn)有如此重要的作用，所以企業(yè)在制定的過程中一定要盡可能地收集詳細(xì)資料，深入到使用部門調(diào)查，聽取專業(yè)技術(shù)人員的意見，將采購的質(zhì)量規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)定的準(zhǔn)確、科學(xué)，采購標(biāo)準(zhǔn)一般由表格形式來表示。如下表：

表里的內(nèi)容要求文字簡(jiǎn)練、數(shù)字精確，實(shí)操性強(qiáng)。

二、確立以招標(biāo)采購為主，非招標(biāo)采購為副的采購方式企業(yè)采購的凡是可分為兩大類：即招收采購和非招標(biāo)采購。招標(biāo)采購是指通過招標(biāo)的方式，邀請(qǐng)所有潛在的供應(yīng)商參加投標(biāo)，采購企業(yè)通過某種事先確定并公布的標(biāo)準(zhǔn)，從所有的投標(biāo)中選出中標(biāo)供應(yīng)商，并與之簽訂合同的一種采購形式。招標(biāo)性采購又可分為競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購和限制性招標(biāo)采購。競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購是采購企業(yè)公開發(fā)布招標(biāo)公告，邀請(qǐng)所有符合要求的供應(yīng)商參加投標(biāo)的一種招標(biāo)方式。限制性招標(biāo)采購是指企業(yè)不刊登招標(biāo)公告而直接邀請(qǐng)部分供應(yīng)商參加投標(biāo)的一種方式，適用于招標(biāo)方式的采購范圍包括：工程項(xiàng)目、大批量貨品、長(zhǎng)期訂貨、大型機(jī)械、固定資產(chǎn)。競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購過程應(yīng)由招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)決標(biāo)及合同授予等階段組成。

非招標(biāo)采購是指招標(biāo)以外的采購方式，主要適用于采購項(xiàng)目有時(shí)間限制、采購來源單一等采購項(xiàng)目。非招標(biāo)性采購的主要方式有：詢價(jià)采購、競(jìng)爭(zhēng)性探案采購、單一來源采購，及對(duì)采購金額在一定數(shù)額下的批量采購和小額采購。詢價(jià)采購，也成貨比三家。即企業(yè)要向供應(yīng)商(通常不少于三家)發(fā)出詢價(jià)單，讓其報(bào)價(jià)，而后在報(bào)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行比較確定中標(biāo)供應(yīng)商的一種采購方式；單一來源采購即指沒有競(jìng)爭(zhēng)的采購，是指達(dá)到競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購的金額標(biāo)準(zhǔn)，但所采購產(chǎn)品的來源渠道單一或?qū)賹＠?、首次制造、合同追加、后續(xù)維修擴(kuò)充等特特殊情況的采購；競(jìng)爭(zhēng)性談判采購是指在緊急情況下，或由于所采購貨物、工程的技術(shù)特點(diǎn)、服務(wù)性的需要，企業(yè)通過與多位供應(yīng)商判確定最優(yōu)供應(yīng)商的一種采購方式。此外，對(duì)小額物品或零散物品也可采用批量采購或小額采購方式。

確定采購招標(biāo)采購與非招標(biāo)采購的重要標(biāo)準(zhǔn)是采購金額，一般來說，達(dá)到一定金額以上的采購項(xiàng)目，采用招標(biāo)性采購方式；達(dá)不到一定金額或有特殊要求的采購采用非招標(biāo)性采購。從我國目前的采購時(shí)間看，應(yīng)采用以競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購方式為主。其他采購方式相配合的采購方式。

三、嚴(yán)格把好進(jìn)貨渠道，選擇合格的供應(yīng)商

供應(yīng)商是指在中國境內(nèi)外注冊(cè)的企業(yè)、公司及其提供工程、貨物、服務(wù)的自讓人和法人。企業(yè)的任何采購都必須從合格的供應(yīng)商出獲得。

按國際慣例，合格的供應(yīng)商應(yīng)具備以下條件：

1、具有履行采購合同所需要的專業(yè)和技術(shù)資格、專業(yè)和技術(shù)能力、設(shè)備和其他物質(zhì)設(shè)施，財(cái)力資源、管理能力和經(jīng)驗(yàn)、可靠的聲譽(yù)及相應(yīng)的人員。

2、具有設(shè)立采購合同的法定權(quán)利。

3、未處于無清算能力、財(cái)產(chǎn)被接管、破產(chǎn)或停產(chǎn)狀態(tài)，其事務(wù)目前由法院或司法人員管理，其業(yè)務(wù)活動(dòng)未中斷，而且也未因?yàn)樯鲜鋈魏吻闆r而稱為法律訴訟的主體。

4、在采購過程中開始前三年內(nèi)，未發(fā)現(xiàn)有違反國家稅收法規(guī)及其他經(jīng)濟(jì)法規(guī)的違反行為。

5、在采購過程中開始的五年內(nèi)，其主要負(fù)責(zé)人或主要職員未有與其職業(yè)相關(guān)的刑事犯罪或與假設(shè)、虛報(bào)資格騙取采購合同相關(guān)的刑事犯罪，也未受政紀(jì)、黨紀(jì)處分。

6、認(rèn)真履行企業(yè)的采購政策。如在采購過程中，企業(yè)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商在實(shí)質(zhì)性方面提供失實(shí)的虛假材料時(shí)，應(yīng)取消其供應(yīng)商資格，并給予處罰。

由于恰當(dāng)?shù)剡x擇供應(yīng)商是采購成功的關(guān)鍵，當(dāng)確認(rèn)了合格的供應(yīng)商后，在做選擇時(shí)必須謹(jǐn)慎過細(xì)地考慮以下幾點(diǎn)：

1、經(jīng)濟(jì)實(shí)力。為了確保企業(yè)經(jīng)營(yíng)順利經(jīng)營(yíng)順利進(jìn)行，貨物的提供須保持質(zhì)量、數(shù)量和如期送貨的持續(xù)性能，這就需要有供應(yīng)商的經(jīng)濟(jì)實(shí)力作保證。詳細(xì)地收集其他買主及供應(yīng)商的資料有助于判斷預(yù)想的供應(yīng)商的財(cái)政實(shí)力是否因信貸管理不善而造成供貨的困難。

2、地點(diǎn)。為保證質(zhì)量和數(shù)量供應(yīng)的穩(wěn)定性，考慮到稅務(wù)、運(yùn)輸、保險(xiǎn)和其他有關(guān)的附加費(fèi)用及將來物品的補(bǔ)充有連續(xù)供應(yīng)的能力等問題，在選擇供應(yīng)商時(shí)，寧愿選擇本地而不選遠(yuǎn)距離

和國外供應(yīng)商，但本地沒有貨源的除外。

3、價(jià)格。在質(zhì)量、送貨程序和其他方面與經(jīng)營(yíng)需要相吻合的情況下，競(jìng)爭(zhēng)報(bào)價(jià)中最低價(jià)格的供應(yīng)商將被選取。

4、保修技術(shù)能力。對(duì)于日后有保修技術(shù)要求或保修服務(wù)的產(chǎn)品的采購，供應(yīng)商的技術(shù)能力續(xù)杯認(rèn)真考慮。

在充分考慮到以上基點(diǎn)后，選取合適的供應(yīng)商，再與其洽談價(jià)格。

四、健全采購機(jī)構(gòu)，理順相應(yīng)的管理體制

要全面推行企業(yè)的采購內(nèi)控制度，必須建立健全的企業(yè)采購機(jī)構(gòu)，并理順管理體制，

初步設(shè)想，可建立層次分明、責(zé)任明晰的企業(yè)采購運(yùn)行機(jī)制。

第一層是行政管理層，由總經(jīng)理或分管的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)，其成員由財(cái)務(wù)、采購部和各主要的使用部門主管組成，分管的副總經(jīng)理行政管理小組會(huì)議，討論、研究、協(xié)調(diào)、處使用、采購、付款、倉儲(chǔ)遇到達(dá)到問題。檢查、監(jiān)督各部門、各級(jí)管理人員履新操作守則和采購、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。

第二層是財(cái)務(wù)部門。借鑒國外經(jīng)驗(yàn)并結(jié)合我國企業(yè)的實(shí)際情況，應(yīng)將財(cái)務(wù)部作為企業(yè)采購管理、監(jiān)督部門，與其職責(zé)范圍相銜接。其職責(zé)范圍主要是協(xié)助分管領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格監(jiān)督采購、收貨、倉儲(chǔ)、使用等部門履行職責(zé)：每一項(xiàng)貨物的采購，關(guān)聯(lián)成本、費(fèi)用與利潤(rùn)，必須隨時(shí)統(tǒng)籌控制：必須集齊、核實(shí)采購申請(qǐng)、采購訂單，收貨記錄、發(fā)票及其必須附有的憑證，然后按程序核實(shí)后才上報(bào)審批付款；收貨、倉儲(chǔ)、付款、結(jié)算必須按程序簽核，獨(dú)立核算操作，各負(fù)其責(zé)，供應(yīng)商只能與采購部聯(lián)絡(luò)，不得隨意進(jìn)入財(cái)務(wù)操作部門。

第三層是采購實(shí)操部門，包括采購部門和采購使用部門，這兩個(gè)部門密切相關(guān)。

采購品使用部門的職責(zé)是：根據(jù)市場(chǎng)的需求定期制定詳盡的購貨清單，包括品種的名稱、產(chǎn)地、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求以及具體的使用部門，要貨時(shí)間、送貨地點(diǎn)等；定期振人到市場(chǎng)了解所需物品的供應(yīng)商情和價(jià)格，以利于檢查對(duì)照采購單價(jià)和成控制本費(fèi)用，達(dá)到最好效益；檢查監(jiān)督參與驗(yàn)貨人員嚴(yán)格履行職責(zé)，經(jīng)常輪換驗(yàn)收崗位人員。

采購部的職責(zé)是，搜集積累各種貨品供應(yīng)商的資料，定期綜合分析供貨商的職業(yè)道德、服務(wù)水平、誠信、實(shí)力與聲譽(yù)等，不斷擇優(yōu)錄取投標(biāo)供貨商；采購批量貨物和常年用品必須嚴(yán)格執(zhí)行招標(biāo)、投標(biāo)貨比三家，達(dá)致公平、公道擇有選定供貨商，按程序核簽審定采購單；檢查監(jiān)督參與驗(yàn)貨人員履行職責(zé)，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)處理。

企業(yè)高級(jí)行政人員、管理人員、崗位操作人員必須履行職責(zé)，實(shí)行層級(jí)管理，一級(jí)管一級(jí)，各崗位只向直屬上一級(jí)主管負(fù)責(zé)。非直屬主管和不同部門，不能互相干擾。高級(jí)行政人員和各大部門主管不能直接參與指揮部、干預(yù)操作人員履行職責(zé)。

為維持企業(yè)采購、供貨的正常秩序，遵守公平、公開、公道的采購原則，企業(yè)所屬各部門、各層級(jí)行政管理人員、各崗位操作人員，不得自定供貨商供貨。與實(shí)際操作人員、部門主管、高級(jí)行政人員有親屬關(guān)系的供貨商實(shí)行回避制，如發(fā)現(xiàn)應(yīng)終止其合約。

五、注意協(xié)調(diào)采購部門與其他部門的關(guān)系

由于企業(yè)的采購制度涉及到經(jīng)濟(jì)利益，難免遇到來自各方面的阻力。因此，企業(yè)要實(shí)現(xiàn)行規(guī)化的采購內(nèi)控制度，有待于各部門之間的協(xié)調(diào)和配合，從業(yè)務(wù)分工看，總經(jīng)理室、財(cái)務(wù)部、采購部、收貨部、購買部門都涉及到采購業(yè)務(wù)。所以，要做好企業(yè)的采購工作，就需要這些部門的協(xié)調(diào)配合。另外，對(duì)于商品購買部門來說，由于實(shí)行招標(biāo)、投標(biāo)、貨比三家等具體做法以及預(yù)算編制、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的處理方式，因此，需做好宣傳解釋工作，讓他們理解實(shí)行采購內(nèi)控制度，只是為更好地管理資金、控制成本，而不會(huì)改變購買商品的品種選擇權(quán)，降低商品的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)量。由于實(shí)行企業(yè)采購內(nèi)控制度，保證了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的統(tǒng)一，取得了價(jià)格與質(zhì)量的最佳性價(jià)比，商品購買部門是最大的受益者，特別是實(shí)行獨(dú)立核算部門。

對(duì)于財(cái)務(wù)部來說，由于企業(yè)采購內(nèi)控制度的運(yùn)作涉及到預(yù)算安排、支出管理等方面的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，因此也需要財(cái)務(wù)部各方面的協(xié)調(diào)。如應(yīng)付帳組，月底把所有已完成的支付憑證及時(shí)輸入電腦待總賬出報(bào)表，對(duì)其所屬匯集科目進(jìn)行分析調(diào)整找出其應(yīng)付未付的原因，并加以說明，使采購運(yùn)作更暢順。

六、加強(qiáng)員工培訓(xùn)。提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

采購是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，招標(biāo)、投標(biāo)是一種專業(yè)性較強(qiáng)的管理方式，因此，要求從事采購的工作人員既要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，又要有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)操作能力。為使企業(yè)采購工作能順利開展，就能加強(qiáng)對(duì)采購管理人員的培訓(xùn)使其提高素質(zhì)，勝任工作。

隨著科技的進(jìn)步，電腦網(wǎng)絡(luò)的廣泛應(yīng)用，采購人員要加強(qiáng)電腦技術(shù)的培訓(xùn)，以配合企業(yè)監(jiān)控、計(jì)量、運(yùn)作等設(shè)施的應(yīng)用，切實(shí)加強(qiáng)和運(yùn)用電腦管理。由于收貨監(jiān)控、資料操作全面電腦化，電腦庫存資料需要嚴(yán)格保密，應(yīng)加強(qiáng)從業(yè)人員保密守則的培訓(xùn)，嚴(yán)格要求有關(guān)人員不能將企業(yè)未公開的采購資料及相關(guān)的采購政策外泄。

企業(yè)的人力資源部門負(fù)責(zé)有關(guān)的培訓(xùn)，盡可能的招聘良好素質(zhì)的采購人員，以配合各部門定期實(shí)施采購、收貨、倉儲(chǔ)崗位人員在其部門內(nèi)部的正常輪崗。