吳俊生

摘 要：ERP系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)備工作是否充分是ERP項(xiàng)目實(shí)施成功的關(guān)鍵因素之一，也是上線后ERP系統(tǒng)順暢運(yùn)行的關(guān)鍵因素之一，文章從ERP系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)備工作的內(nèi)容和次序進(jìn)行論證，闡述了ERP系統(tǒng)實(shí)施準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容和工作方法。

關(guān)鍵詞：ERP系統(tǒng) 準(zhǔn)備工作 內(nèi)容 方法

中圖分類號:F270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-232-02

進(jìn)入21世紀(jì)以來，各個領(lǐng)域的信息化趨勢越來越明顯，不論是國家、企業(yè)還是百姓的日常生活，都越來越明顯的感覺到信息化技術(shù)和產(chǎn)品帶來的變革。企業(yè)是信息化的最大受益者和推動者，企業(yè)管理要不要信息化的爭論不多了，這使得ERP系統(tǒng)在我國的企業(yè)逐漸普及，企業(yè)逐步認(rèn)識到實(shí)施ERP系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)科技與管理兩條腿走路齊頭并進(jìn)，使企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟(jì)效益得到提高。然而，目前企業(yè)在ERP應(yīng)用過程中仍存在各種共性和普遍性的問題，在很大程度上與企業(yè)沒有認(rèn)真做好ERP項(xiàng)目前期準(zhǔn)備工作有著必然的關(guān)系，特別是在明知準(zhǔn)備不充分的情況下實(shí)施ERP系統(tǒng)效果更差。

一、統(tǒng)一企業(yè)高管層思想和意見，集體決策

企業(yè)高管層決策是否需要實(shí)施ERP系統(tǒng)，一般有來自外界和自身發(fā)展需要兩種：

1.來自外界的需要，企業(yè)必須實(shí)施ERP系統(tǒng)。例如國家法律法規(guī)的要求或者企業(yè)是集團(tuán)公司的下屬單位，集團(tuán)公司已經(jīng)決定在集團(tuán)范圍內(nèi)實(shí)施ERP系統(tǒng)，這種情況下企業(yè)管理層決策的重點(diǎn)是如何組織開展好ERP系統(tǒng)的實(shí)施。如果是國家法律法規(guī)要求企業(yè)實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營管理信息化，企業(yè)高管層要決策滿足國家法律法規(guī)的要求是實(shí)施ERP的唯一目標(biāo)，還是在滿足法律法規(guī)要求的前提下通過實(shí)施ERP系統(tǒng)提升企業(yè)的管理水平。如果企業(yè)是集團(tuán)公司的下屬單位，企業(yè)不要坐等集團(tuán)公司推廣到本單位才開始行動，企業(yè)要積極同集團(tuán)總部聯(lián)系，除了滿足集團(tuán)公司實(shí)施ERP系統(tǒng)的各種要求外，還要積極把本單位將來實(shí)施ERP系統(tǒng)的骨干推薦到集團(tuán)公司項(xiàng)目組，或派到正在實(shí)施ERP系統(tǒng)的兄弟單位參加ERP系統(tǒng)的實(shí)施，更深入地理解集團(tuán)公司的實(shí)施理念和要求，了解兄弟單位在實(shí)施ERP系統(tǒng)過程中可能遇到的問題和處理辦法，為本企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)積累經(jīng)驗(yàn)。

2.企業(yè)自身發(fā)展的需要。這種情況企業(yè)是否需要實(shí)施ERP系統(tǒng)要認(rèn)真進(jìn)行分析研究，要根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要出發(fā)，而且要徹底拋棄“上ERP系統(tǒng)是找死，不上ERP系統(tǒng)是等死”的觀念，很多優(yōu)秀的企業(yè)并沒有先進(jìn)的信息系統(tǒng)，管理水平同樣很高，同樣有很強(qiáng)的核心競爭力，能用成本最低的方式和最簡潔的方式實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)，有時候更能為企業(yè)創(chuàng)造效益。企業(yè)高管層要充分討論是否需要實(shí)施ERP系統(tǒng)并集體決策，發(fā)出清晰一致的決策意見，一旦企業(yè)的最終決策意見發(fā)布，高管層要向全體職工表明一致的態(tài)度并且只能有一種聲音，嚴(yán)禁私下議論、表達(dá)個人意見。企業(yè)一旦決定實(shí)施ERP系統(tǒng)，這是ERP系統(tǒng)實(shí)施成功的前提和保證。

二、明確ERP系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)

1.明確實(shí)施ERP系統(tǒng)的管理需求。企業(yè)一旦決定要實(shí)施ERP系統(tǒng)，一定要弄清楚為什么要實(shí)施ERP系統(tǒng)，給出具體需求，不能只給出提高企業(yè)管理水平的宏觀概念，企業(yè)要深入分析本單位所處的行業(yè)、規(guī)模、管理基礎(chǔ)等基本現(xiàn)狀，在此基礎(chǔ)上深入研究企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，探索企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)的瓶頸。

2.ERP系統(tǒng)實(shí)施要以信息規(guī)劃為依據(jù)，符合公司總體信息化目標(biāo)。企業(yè)的信息規(guī)劃是企業(yè)業(yè)務(wù)戰(zhàn)略的支撐，信息規(guī)劃是企業(yè)信息化工作的指導(dǎo)性文件，每年應(yīng)滾動更新保持信息化規(guī)劃的可操作性。信息規(guī)劃為企業(yè)信息化建設(shè)工作指明了方向，或者說信息化建設(shè)的路線圖，ERP系統(tǒng)的實(shí)施要嚴(yán)格按信息化規(guī)劃進(jìn)行，需要的信息化基礎(chǔ)具備了再開始實(shí)施ERP系統(tǒng)，切不可盲目實(shí)施ERP系統(tǒng)。

如果企業(yè)沒有信息化規(guī)劃，要先制定信息化規(guī)劃再實(shí)施ERP系統(tǒng)；或者要認(rèn)真分析企業(yè)的信息化基礎(chǔ)條件，主要從信息系統(tǒng)應(yīng)用情況和各部門業(yè)務(wù)管理的計(jì)算機(jī)化水平分析。分析企業(yè)的信息應(yīng)用已經(jīng)覆蓋的業(yè)務(wù)范圍和應(yīng)用情況，能否方便的同其他系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出，信息系統(tǒng)的開發(fā)商是否繼續(xù)同企業(yè)保持密切合作并提供支持；分析企業(yè)核心業(yè)務(wù)如財(cái)務(wù)、采購、銷售、生產(chǎn)、物料與倉儲管理等是否有良好計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理是否實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化，能否快速得到準(zhǔn)確真實(shí)的數(shù)據(jù)，業(yè)務(wù)流程是否規(guī)范等。進(jìn)行全面評估后向企業(yè)管理層提出是否實(shí)施ERP系統(tǒng)的建議。

3.有明確的項(xiàng)目范圍和項(xiàng)目目標(biāo)。ERP系統(tǒng)實(shí)施的功能范圍和項(xiàng)目組織范圍一定要明確，企業(yè)要思考好自己實(shí)施ERP系統(tǒng)的哪些模塊，解決什么問題，并不是越多越好；實(shí)施的組織范圍也要確定，保證實(shí)施計(jì)劃的嚴(yán)肅性和可執(zhí)行性。項(xiàng)目實(shí)施要有策略和方法論，可以從理論上指導(dǎo)ERP系統(tǒng)的實(shí)施，特別是對集團(tuán)企業(yè)的ERP系統(tǒng)實(shí)施更有意義，可保證集團(tuán)的下屬單位實(shí)施思想和集團(tuán)總部保持一致，特別是在制定具體的ERP項(xiàng)目目標(biāo)時，能保證對ERP系統(tǒng)有一個合理的期望值和具體明確目標(biāo)，企業(yè)就會對ERP系統(tǒng)有一個正確的認(rèn)識，既不依賴ERP解決所有的管理問題，也不會認(rèn)為ERP系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)工作或是存儲器，廣大基層員工更容易接受具體的目標(biāo)從而有的放矢，知道如何配合ERP系統(tǒng)項(xiàng)目的實(shí)施工作，對ERP的了解也就沒有了恐懼心理，配合公司的宣傳與培訓(xùn)，企業(yè)實(shí)現(xiàn)全員參與ERP系統(tǒng)的實(shí)施，就能為成功實(shí)施ERP系統(tǒng)打下良好的基礎(chǔ)。

三、成立ERP系統(tǒng)實(shí)施組織機(jī)構(gòu)，全面管理ERP系統(tǒng)實(shí)施工作

1.成立ERP系統(tǒng)實(shí)施項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)。ERP系統(tǒng)是一項(xiàng)技術(shù)性和綜合性比較強(qiáng)的工作，一般實(shí)施ERP系統(tǒng)應(yīng)成立決策機(jī)構(gòu)、管理機(jī)構(gòu)和執(zhí)行機(jī)構(gòu)三個層次的組織機(jī)構(gòu)。項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)成員的組建一定要與ERP系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù)結(jié)合起來考慮，ERP系統(tǒng)上線運(yùn)行后具體操作在各業(yè)務(wù)部門，所以業(yè)務(wù)部門最好有人員參加項(xiàng)目組，將來推動ERP系統(tǒng)在本業(yè)務(wù)部門的應(yīng)用，如企業(yè)計(jì)劃將來成立專門的信息化機(jī)構(gòu)來支持維護(hù)ERP系統(tǒng)，那就提前考慮人員參加項(xiàng)目組，并在項(xiàng)目組承擔(dān)主要工作，項(xiàng)目結(jié)束后，該團(tuán)隊(duì)馬上就能投入到支持維護(hù)工作中。

2.制定ERP實(shí)施項(xiàng)目考核標(biāo)準(zhǔn)。項(xiàng)目組要根據(jù)ERP系統(tǒng)實(shí)施的目標(biāo)制定項(xiàng)目的考核標(biāo)準(zhǔn)，主要包括項(xiàng)目實(shí)施過程的考核與管理及項(xiàng)目上線后效果的考核。項(xiàng)目實(shí)施過程的考核與管理主要包括項(xiàng)目的管理策略和階段質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目結(jié)束的標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方案，以及項(xiàng)目要求的交付品，項(xiàng)目的過程考核要重視階段驗(yàn)收、嚴(yán)格把關(guān)，協(xié)調(diào)好與項(xiàng)目進(jìn)度之間的關(guān)系。項(xiàng)目上線后效果的考核要結(jié)合實(shí)際和項(xiàng)目的主要目標(biāo)，不必過于繁瑣和細(xì)致，因?yàn)楣芾砩系奶嵘切枰獣r間檢驗(yàn)，而企業(yè)只有加大利用ERP系統(tǒng)和開發(fā)ERP系統(tǒng)的功能，才能逐漸體會到ERP系統(tǒng)帶來的提升。

3.提前考慮ERP實(shí)施項(xiàng)目的后勤保障。項(xiàng)目的后勤保障也是不容忽視的環(huán)節(jié)，后勤保障做的好可以大大提高工作效率，避免不必要的麻煩，提高工作人員的士氣。后勤保障主要包括辦公環(huán)境、辦公設(shè)備、辦公用品、網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)條件的準(zhǔn)備，同時還要考慮交通、團(tuán)隊(duì)建設(shè)和預(yù)算的來源等問題。

四、提前預(yù)測ERP系統(tǒng)實(shí)施的重點(diǎn)和難點(diǎn)

企業(yè)要結(jié)合自身實(shí)際和購買ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)預(yù)測系統(tǒng)實(shí)施的重點(diǎn)和難點(diǎn)工作，提前做好準(zhǔn)備，給予人力、物力、財(cái)力和領(lǐng)導(dǎo)決策的支持。

1.數(shù)據(jù)工作。數(shù)據(jù)是信息系統(tǒng)的血液，強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)、分析、計(jì)算功能是信息系統(tǒng)的主要特點(diǎn)之一，通過加工數(shù)據(jù)滿足客戶的各種需求也是信息系統(tǒng)的主要應(yīng)用之一，ERP系統(tǒng)也不例外。在系統(tǒng)開始實(shí)施前就要仔細(xì)研究并制定數(shù)據(jù)管理策略，ERP系統(tǒng)的每個模塊的數(shù)據(jù)都有其特點(diǎn)，有其業(yè)務(wù)特性，靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)的工作量和難度也不一樣。由于數(shù)據(jù)質(zhì)量非常重要，要針對企業(yè)所處的行業(yè)、選購的ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)工作，而且針對數(shù)據(jù)工作量制定上線步驟，不一定非要在ERP系統(tǒng)實(shí)施期間把所有數(shù)據(jù)都導(dǎo)入系統(tǒng)，但要有一個整體策略，最好在項(xiàng)目實(shí)施期間有一個專門的數(shù)據(jù)小組，統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)工作，確保數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量和進(jìn)度，能按要求及時導(dǎo)入系統(tǒng)。

2.報(bào)表。報(bào)表是ERP系統(tǒng)上線后帶來的直接效益和應(yīng)用，報(bào)表開發(fā)要制定長期策略，報(bào)表不是ERP系統(tǒng)的強(qiáng)項(xiàng)，因此有必要購買或開發(fā)專門的報(bào)表軟件或平臺，分析利用ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)寶藏為企業(yè)服務(wù)。

3.ERP系統(tǒng)的知識轉(zhuǎn)移。ERP系統(tǒng)實(shí)施階段的知識轉(zhuǎn)移非常重要，關(guān)系到ERP系統(tǒng)上線后能否持續(xù)順暢運(yùn)行和對管理的支持力度。ERP系統(tǒng)實(shí)施咨詢服務(wù)公司是知識的擁有者、是企業(yè)的老師，比用戶更懂ERP產(chǎn)品，更懂得企業(yè)所處行業(yè)對ERP應(yīng)用的需求和一般規(guī)律，企業(yè)要尊重咨詢服務(wù)公司不能以甲方自居，但企業(yè)又更加了解自己，知道需要優(yōu)化的問題和企業(yè)發(fā)展的瓶頸之所在，只有雙方互相進(jìn)行知識轉(zhuǎn)移，用戶掌握了ERP系統(tǒng)的知識、咨詢服務(wù)商掌握了企業(yè)的知識，才能在雙方的交流中形成有效的知識誘發(fā)和協(xié)同知識共創(chuàng)。要達(dá)到這樣的效果就需要雙方以平等、互信、合作的要求形成一個團(tuán)隊(duì)和一個共同的目標(biāo)。

4.變革管理。ERP系統(tǒng)既是一套軟件，又是一套管理思想和管理理論，它的實(shí)施必然帶來企業(yè)的變革，在實(shí)施前做好變革計(jì)劃和管理策略尤為必要，甚至有時是項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素。ERP系統(tǒng)實(shí)施一定是一把手工程，變革團(tuán)隊(duì)更應(yīng)是強(qiáng)勢團(tuán)隊(duì)或與項(xiàng)目實(shí)施團(tuán)隊(duì)合二為一。一定要在公司內(nèi)廣泛宣傳、培訓(xùn)ERP知識，使大家認(rèn)識ERP、了解ERP，盡量把對ERP的恐懼感轉(zhuǎn)化為危機(jī)感，在公司內(nèi)形成實(shí)施ERP系統(tǒng)是公司發(fā)展的必經(jīng)之路，在公司高層和全體員工中形成實(shí)施ERP系統(tǒng)的共識。

變革管理要與考核與激勵結(jié)合起來，針對ERP系統(tǒng)實(shí)施帶來的工作和行為轉(zhuǎn)變提前制定預(yù)案，實(shí)施ERP系統(tǒng)肯定有人反對或不支持、肯定發(fā)生內(nèi)部沖突或摩擦、肯定要放棄一些短期利益，要針對這些困難制定應(yīng)對措施。在ERP實(shí)施過程中，初始階段工作量加大是必然的，有的單位ERP系統(tǒng)和舊系統(tǒng)要并行以相互教研，工作量就更成倍數(shù)增加了。ERP系統(tǒng)上線后對人員素質(zhì)提出了更高的要求，引起部分人的崗位危機(jī)；ERP系統(tǒng)上線還會掃除一些灰色地帶，會觸犯一部分人的既得利益。在這種情況下，只有持續(xù)變革、堅(jiān)持長期變革管理才能鞏固成果，否則很快就恢復(fù)原狀。

五、評估ERP系統(tǒng)實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)，做好應(yīng)對措施

ERP系統(tǒng)實(shí)施后既改變企業(yè)的管理方式也改變企業(yè)員工的工作方式，變革幾乎涉及企業(yè)的方方面面，實(shí)施前要充分評估ERP系統(tǒng)實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，重點(diǎn)應(yīng)考慮幾方面：ERP系統(tǒng)的軟件與企業(yè)特點(diǎn)的適應(yīng)程度；ERP實(shí)施的深度與企業(yè)信息化發(fā)展水平的適應(yīng)程度；ERP系統(tǒng)實(shí)施范圍目標(biāo)與企業(yè)資源投入的適應(yīng)程度；ERP實(shí)施團(tuán)隊(duì)人員素質(zhì)的要求與實(shí)際人員素質(zhì)適應(yīng)程度；ERP系統(tǒng)實(shí)施與業(yè)務(wù)部門的結(jié)合程度等等。可以利用多種風(fēng)險(xiǎn)識別和評估方法，去發(fā)現(xiàn)評估風(fēng)險(xiǎn)，提前做好應(yīng)對措施。

六、結(jié)論

ERP系統(tǒng)實(shí)施前期準(zhǔn)備要細(xì)致，要從多角度考慮實(shí)施需具備的條件，要考慮ERP系統(tǒng)實(shí)施前期準(zhǔn)備、ERP系統(tǒng)實(shí)施期、上線支持期和正常運(yùn)行期各階段的需求和需要；把這些需求和需要進(jìn)行整理分析，在準(zhǔn)備期間就提出應(yīng)對方案，盡可能把工作考慮周詳。

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3.黃梯云.管理信息系統(tǒng)[M].北京：高等教育出版社，2006

（作者單位：中海石油煉化與銷售事業(yè)部 北京 100029）（責(zé)編：賈偉）