秦孝林

摘 要：我們在享受會計電算化給我們帶來的輕松與解脫時，不可避免地也承受著全面實行會計電算化帶來的許多問題。如：專業(yè)會計人員的角色轉換、會計基礎知識的淡化、電算化內(nèi)部控制的高級要求、會計電算化審核的滯后等一系列現(xiàn)實問題都無法回避。怎樣更好地解決電算化工作中遇到的問題，是擺在我們面前的一道道思考題。文章就當前煤炭企業(yè)全面實行會計電算化的現(xiàn)狀展開深入分析研究。

關鍵詞：煤炭企業(yè) 會計電算化 現(xiàn)狀

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-170-02

山西焦煤集團有限責任公司（簡稱山西焦煤）是國家規(guī)劃的全國13個大型煤炭基地的骨干企業(yè)之一，是中國目前規(guī)模最大的優(yōu)質(zhì)煉焦煤生產(chǎn)企業(yè)和煉焦煤市場主供應商。西山煤電（集團）有限責任公司(簡稱西山集團)是山西焦煤集團的核心骨干企業(yè)，西山集團已經(jīng)由一個傳統(tǒng)的國營煤炭生產(chǎn)企業(yè)發(fā)展成為多業(yè)并舉、綜合發(fā)展，擁有全國最大的燃用中煤坑口電廠的大型國有能源集團，是全國最大的煉焦煤生產(chǎn)基地和國家首批循環(huán)經(jīng)濟試點單位。筆者有幸作為一名山西焦煤集團公司西山煤電公司的原煤礦會計師，見證了企業(yè)從手工核算到人機并行，再到全面推行會計電算化的發(fā)展過程，現(xiàn)就筆者所在企業(yè)在會計核算過程中遇到的問題及經(jīng)驗做一簡單介紹。

西山集團現(xiàn)運行的《企業(yè)之魂》是重慶林木森公司針對眾多企業(yè)的特點尤其是煤炭行業(yè)的特點，專業(yè)設計出的一套使用于煤炭企業(yè)的軟件，該軟件讓西山集團在人、財、物的管理上真正有了很大的變化和進步，從最初的單純會計核算軟件到現(xiàn)今多個相互獨立又相互聯(lián)系的財務管理、工資管理、固定資產(chǎn)、物資管理、報表管理、生產(chǎn)管理、設備管理和辦公自動化會計模塊的聯(lián)網(wǎng)并用，《企業(yè)之魂》逐步完善了自身的程序設計與升級，西山集團與《企業(yè)之魂》在運行過程中從最初的不熟習中磨合使用，到現(xiàn)在的得心應手中共同進步。《企業(yè)之魂》憑借她強大的功能及操作簡便、靈活、智能化、人性化、個性化、樸實等特點，給山西焦煤集團帶來了管理上的高質(zhì)量和高效率，得到了山西焦煤集團會計行業(yè)的肯定，同時也使西山集團的軟件管理得到了實質(zhì)性的飛躍發(fā)展。

隨著《企業(yè)之魂》等會計軟件的功能不斷完善，全面實現(xiàn)電算化在西山集團乃至山西焦煤集團，甚至整個煤炭行業(yè)不再是夢想，全面實施會計電算化將繁瑣、單調(diào)、機械的會計核算工作由計算機來代替進行處理，提高了會計核算的準確性、規(guī)范性和工作效率，明顯減輕了財會人員的勞動強度。過去一到月底，通宵達旦的記賬、結賬、對賬、出報表已成為珍貴的回憶，財會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務中擺脫出來，轉到更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強了財務管理，使財務管理工作電算化，給決策者及時提供管理和決策所必需的數(shù)據(jù)。

我們在享受會計電算化給我們帶來的輕松與解脫時，不可避免的也承受著會計電算化帶來的許多弊端。下面就將筆者所在企業(yè)全面實行會計電算化中的問題作一系統(tǒng)分析。

一、專業(yè)會計人員的角色轉換

山西焦煤集團屬于國有大型煤炭企業(yè)，其職工的組成結構也同其他國有企業(yè)一樣，職工辭退人員少，崗位無法競爭，造成捧著鐵飯碗的老會計人員多，新型電算化會計人員又因崗位有限，無法更換。會計電算化涉及計算機、會計、財務管理等方面的專業(yè)知識，目前，煤炭企業(yè)的大部分會計電算化人員是由過去的會計、出納等經(jīng)過短期培訓而來，即使有一部分人通過會計電算化的考試也只是掌握了一些對計算機的基本應用，不能靈活運用軟件處理的會計數(shù)據(jù)，進行財務信息的加工和分析，一些簡單的操作還可以完成，一旦遇到超出范圍的問題，只能找軟件的系統(tǒng)管理員，而系統(tǒng)管理員有的是計算機專業(yè)出身，對財務專業(yè)知識和會計基礎工作缺少經(jīng)驗，雙方不能很好地溝通配合，即使系統(tǒng)管理員對會計電算化知識掌握比較全面，也有時候難以協(xié)調(diào)各個崗位運行中出現(xiàn)的問題，因此會計電算化復合人才的缺乏成為當今會計工作存在的普遍問題。會計電算化工作推展的關鍵是應用，特別是從事具體財務管理工作的管理者，他們的會計電算化水平?jīng)Q定本企業(yè)會計電算化管理的水平。財務管理者有著系統(tǒng)管理員所無法比擬的職權，他們能夠利用計算機進行輔助管理工作，甚至能對系統(tǒng)管理員有著制約作用，他們對會計電算化的順利實施起著至關重要的作用。所以建議煤炭企業(yè)應全面對會計人員實行電算化知識培訓，不僅僅包括系統(tǒng)管理人員，更應包括財務管理者和普通會計人員甚至審計人員，即使是暫時不用《企業(yè)之魂》的會計人員，因為有時無知者的一個誤操作也會給企業(yè)帶來無法彌補的損失?，F(xiàn)在煤炭企業(yè)的職教經(jīng)費提取到工資的2.5%，足以能堅持連續(xù)每年定期的對所有財會人員進行專業(yè)培訓，并把培訓成績與崗位工資掛鉤，爭取用最短的時間取得最佳的學習效率是煤炭企業(yè)會計電算化工作的最有效途徑。

二、會計基礎知識的淡化

在未全面實行會計電算化的時候，《企業(yè)會計準則》、《會計基礎工作規(guī)范》等規(guī)定是一名會計人員首先必須熟知的行為準則，而在會計電算化全面推行的今天，年輕的會計對一些會計基礎原理、會計最基本的記賬原理、會計的書寫數(shù)字和記賬要求都逐漸陌生，手工登記賬簿的具體規(guī)定已經(jīng)在新會計人員中沒有印象，“承前頁、過次頁、結賬余額劃紅線”等規(guī)定已逐漸成為模糊的概念，甚至對會計憑證的錯誤修改也不像原來規(guī)范，按照會計規(guī)定會計憑證在填制的時候發(fā)生錯誤，憑證應當重新填制，如果已經(jīng)登記入賬的記賬憑證，應當采用紅字沖削法或補充登記法。會計賬簿記錄發(fā)生錯誤，不準涂改、挖補、刮擦、描寫或用藥水消除字跡，不準更換賬頁重新抄寫。會計賬簿如果在填制的時候發(fā)生錯誤應當用劃紅線更正，但必須使原有字跡仍可辨認，會計憑證的更正在未記賬時可以隨意更改而不留痕跡，而系統(tǒng)操作員則可以將已記賬或已審核的憑證刪掉而不留痕跡，錯誤的容易修改讓會計再不用對錯誤持誠惶誠恐的態(tài)度，進而導致錯誤的發(fā)生率更高。

《企業(yè)之魂》軟件對報表系統(tǒng)的完善設計，讓很多報表都可以從賬簿中取數(shù)，甚至報表間也可以互相取數(shù)，一張報表的生成僅需要幾十秒甚至幾秒，對于報表的取數(shù)公式，只有最初設立的人員清楚，在崗位輪換后，新接手的會計人員懶于再探究報表的每個數(shù)字的由來，進而探究報表中數(shù)字的真正用途，即使數(shù)據(jù)處理中發(fā)生了錯誤，也不能及時發(fā)現(xiàn)，而寄希望于報表勾稽關系的檢查，一旦勾稽關系疏于設置難以全部設置，就只能等報表審驗時才能發(fā)現(xiàn)。

三、電算化內(nèi)部控制的高級要求

在手工會計核算時，一項經(jīng)濟業(yè)務的每個環(huán)節(jié)要經(jīng)過具有相應權限人員的審批，從原始憑證的審核、記賬憑證的審核到登記入賬以及賬賬相對等一系列的審核，一筆經(jīng)濟業(yè)務需要經(jīng)過不同會計人員的多次登記，在登記入賬的時候對業(yè)務又進行了再次復核，核算中的一些錯誤能被及時發(fā)現(xiàn)，而現(xiàn)在會計電算化工作流程是從原始憑證→授權批準→財務審核→對合格憑證進行憑證輸入（制單）→電算審核→計算機系統(tǒng)處理→賬表輸出。手工會計處理方式條件下,企業(yè)依據(jù)不相容職務相分離這一基本原則,建立各種會計崗位與機構,制定各級財務制度與職責,不同人員限制在各自特定的業(yè)務領域內(nèi),各級主管依制度實行嚴密監(jiān)督。而且企業(yè)通過對會計業(yè)務的多重反映或者相互稽核關系進行控制，企業(yè)通過核對記錄可以追溯到任何一個環(huán)節(jié)所出現(xiàn)的問題。未經(jīng)授權,任何人員都難以操縱全部會計環(huán)節(jié)或獲取全部會計資料,由此形成了手工條件下會計系統(tǒng)組織制度上的內(nèi)部牽制網(wǎng)。在電算化條件下,會計信息系統(tǒng)是按計算機數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)組織起來的,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會計人員操作外,經(jīng)濟業(yè)務的記錄和加工、會計報表的生成和查詢等工作都可以通過計算機完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使得傳統(tǒng)組織控制功能減弱。同時,會計信息系統(tǒng)中不區(qū)分總賬和明細賬、日記賬,這雖然使數(shù)據(jù)處理流程大為簡捷,但也使賬簿間的相互控制不復存在,使賬證核對、賬賬核對失去作用。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制網(wǎng),在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用,會計電算化內(nèi)部控制出現(xiàn)了很多新問題,表現(xiàn)為:

1.數(shù)據(jù)處理方式變化帶來的問題：（1）因數(shù)據(jù)輸入操作不當而導致的控制問題。一旦憑證輸入者出現(xiàn)輸入錯誤或處理業(yè)務不正確，將會引發(fā)明細賬、總賬乃至會計報表等一系列連鎖錯誤。（2）責任高度集中于電算化軟件系統(tǒng),企業(yè)面臨巨大的系統(tǒng)風險問題。一旦系統(tǒng)數(shù)據(jù)被非法修改、拷貝或是系統(tǒng)程序控制失效,就會影響系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性,嚴重的可能會導致系統(tǒng)的崩潰,給企業(yè)造成不可估量的損失。（3）一些職責的高度集中違背了不相容職務分離和授權、批準控制的原則，軟件設計賦予系統(tǒng)管理員所有的職權，而系統(tǒng)管理員又可以設置其他會計人員的權限。由于數(shù)據(jù)處理集中進行,導致職責合并嚴重,會計人員大大減少,從而使一些不相容職務得不到分離,如有些會計人員既從事數(shù)據(jù)的輸入、輸出工作,又負責數(shù)據(jù)的報送,這增加了他們在未經(jīng)授權批準的情況下直接對使用中的數(shù)據(jù)和程序進行修改等操作的可能性,從而使會計數(shù)據(jù)的準確和安全性受到威脅。

2.會計信息磁性化帶來的問題：手工條件下,會計數(shù)據(jù)和信息記錄在紙介質(zhì)的單、證、賬、表上,修改困難,修改會留有明顯痕跡,從而便于查證、控制。而在電算化條件下,會計電算的資料如證、賬、表都是通過計算機處理系統(tǒng)完成的,資料的表現(xiàn)形式主要是打印的賬表和存儲在計算機軟硬盤和其他存儲介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù),這些存放在磁性介質(zhì)中的會計檔案,可以方便地被不留痕跡地加以修改,很容易遭到損壞和破壞,影響會計信息的真實可靠性。

3.計算機網(wǎng)絡發(fā)展帶來的問題網(wǎng)絡的迅猛發(fā)展及其在財務工作中的進一步應用帶來了層出不窮的新問題。網(wǎng)絡環(huán)境具有開放性和動態(tài)性的特點,這給會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制帶來了許多新問題,如大量會計信息通過網(wǎng)絡通信線路傳輸,有可能被非法攔截,竊取甚至篡改;網(wǎng)絡會計信息系統(tǒng)遭受“病毒”入侵或“黑客”攻擊的可能性更大。這些問題給煤炭企業(yè)帶來了內(nèi)部控制的新挑戰(zhàn)。

四、會計電算化審核的滯后

實行會計電算化后，業(yè)務的處理都以電腦為載體，某些人員往往既從事數(shù)據(jù)的輸入，又負責數(shù)據(jù)的輸出，此外，由于電腦中原始數(shù)據(jù)是由人工事先進行審核和輸入計算機的，但實行會計電算化后放松了人工審核審批這項基礎工作，許多審批環(huán)節(jié)被省缺了，從而加大了出現(xiàn)錯誤和舞弊的風險，如果一但出現(xiàn)一個人的輸入失誤或處理業(yè)務不正確，就會出現(xiàn)多米諾骨牌式的錯誤。這些錯誤由于沒有多名會計人員的手工記賬，無法在記賬的時候和對賬過程中發(fā)現(xiàn)，電腦在自動記賬后，又自動生成會計報表，只有在檢查勾稽關系的時候，有些錯誤才能發(fā)現(xiàn)，這些錯誤因為當月利潤已經(jīng)結轉或時間的緊迫，只能放到下月調(diào)整，而有些錯誤則一直到有外部審計才能發(fā)現(xiàn)，此時只能用追溯調(diào)整糾正。

實行會計電算化后，針對會計審核的滯后性，必須建立嚴格的內(nèi)控制度?；镜膬?nèi)控制度應該包括會計人員權限的合理設置，人員之間的明確分工，相互之間的配合與制約。手工作賬時要考慮不相容職務的分離、分設。同樣，在實行會計電算化以后，不相容職務也不能由一個人承擔，應根據(jù)每個人的工作內(nèi)容賦予相應的權限?！镀髽I(yè)之魂》軟件在設計的時候已設置系統(tǒng)管理員和普通會計核算人員、出納、財務主管等崗位，但實際工作中系統(tǒng)管理員和數(shù)據(jù)管理員、甚至復核人員都同屬一人，系統(tǒng)管理員身兼數(shù)職又權限集中，但難以對所有的會計事項都及時監(jiān)督，導致許多會計事項的審核滯后，此時就需要財務負責人甚至內(nèi)部審計人員及時的對系統(tǒng)管理員的工作再進行復核。

五、會計軟件的及時升級

雖然西山煤電集團所用《企業(yè)之魂》軟件經(jīng)過將近10年的不斷摸索更新，已經(jīng)能很好的服務于煤炭企業(yè)的會計管理，但在實際運行中仍然會遇到一些意想不到的新問題。軟件程序對一些會計處理事項的不正確不能及時提示或警告，對偏離財務預算的支出無法控制。盡管《企業(yè)之魂》軟件已經(jīng)開發(fā)并投入使用如工資管理、固定資產(chǎn)、物資管理、生產(chǎn)管理、設備管理和辦公自動化會計等模塊，因涉及到不同單位之間的物品管理，無法與財務軟件實行真正并網(wǎng)使用，財務管理人員無法直接獲取所需數(shù)據(jù)并對這些數(shù)據(jù)進行分析管理。系統(tǒng)中對已經(jīng)輸入的會計憑證修改和系統(tǒng)管理員的一些刪除修改痕跡，系統(tǒng)不制止，而是不留改正痕跡，賬簿也不像手工記賬，沒有登記修改痕跡等。有時在業(yè)務操作的關鍵時刻，計算機突然以待機、死機等手段磨蹭和抵抗，甚至計算機突然提示“執(zhí)行了非法操作，即將關閉”等信息，使辛辛苦苦的勞動一瞬間化為烏有。盡管林木森公司留有軟件維護人員，但等到軟件維護人員來處理問題，已嚴重影響了會計工作的速度。這些問題也急需會計軟件能與時俱進，跟上實際工作的步伐及時更新?lián)Q代。

以上這些問題是在全面實行會計電算化進程中經(jīng)常遇到而又必須重視和及時解決的問題，做好了以上工作，我們有理由相信煤炭企業(yè)會計電算化的管理工作也一定會更出色，我們的工作也將會有條不紊，會計電算化事業(yè)也將會蒸蒸日上，它必然會促進山西焦煤集團會計電算化向更深層次發(fā)展，最大程度地提高會計工作水平和會計信息的質(zhì)量。

參考文獻：

1.西山煤電集團公司會計核算辦法.

2.注冊會計師考試教材.

3.企業(yè)會計準則講解.

（作者單位：山西焦煤集團公司東曲礦財務科 山西古交 030200）

（責編：賈偉）