侯曉燕

摘要:ERP系統(tǒng)實施以后,會計信息的共享程度進(jìn)一步提升,會計數(shù)據(jù)的真實度和及時性也有了提高,整體的財務(wù)管理水也邁上了一個新臺階。本文從ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵入手,詳細(xì)的闡述了ERP系統(tǒng)的特點以及對會計人員和會計工作帶來的影響。

關(guān)鍵詞:ERP系統(tǒng);特點;影響

一、ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵

ERP系統(tǒng)是一個根據(jù)訂單對企業(yè)范圍內(nèi)的資源進(jìn)行規(guī)劃和財務(wù)核算的信息系統(tǒng),它以系統(tǒng)化的管理思想,為企業(yè)提供決策運(yùn)行的管理平臺。ERP系統(tǒng)集中體現(xiàn)了先進(jìn)的信息技術(shù)和全新的管理思想。它不只是一個軟件系統(tǒng),而是一個集組織模型、企業(yè)規(guī)范和信息技術(shù)、實施方法為一體的較完整的集成化管理信息系統(tǒng),把企業(yè)的業(yè)務(wù)流程看作一個緊密聯(lián)接的供應(yīng)鏈(Supply Chain),將整個企業(yè)劃分成幾個相互協(xié)同作業(yè)的子系統(tǒng),包括分銷、制造、會計、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸?shù)裙芾硐到y(tǒng),把企業(yè)內(nèi)部信息與客戶需求和供應(yīng)商的信息資源有效鏈接到一起。ERP作為一種嶄新的信息化管理系統(tǒng),不同于獨(dú)立的財務(wù)軟件,將企業(yè)的財務(wù)工作納入了基于供應(yīng)鏈的管理系統(tǒng)中,它徹底改變了傳統(tǒng)的會計工作的作業(yè)方式,給企業(yè)的財務(wù)工作帶來了許多新變化。

二、ERP系統(tǒng)自身所具有的特點

第一,借鑒了國外最先進(jìn)的企業(yè)管理模式,極大的提高了企業(yè)的管理水平和財務(wù)核算質(zhì)量。如支持集成業(yè)務(wù)會計憑證的自動生成,及憑證的集中式審核,加快了期末封賬的速度,提供了多種預(yù)算在線控制功能,支持銀行存款電子對賬,支持信用限額控制以及即時賬齡分析功能等,使得財務(wù)管理及會計核算的效率得到大幅提高。財務(wù)系統(tǒng)不僅在內(nèi)部的各模塊充分集成,與供應(yīng)鏈和生產(chǎn)制造等系統(tǒng)也達(dá)到了無縫集成,使得企業(yè)各項經(jīng)營業(yè)務(wù)的財務(wù)信息能及時準(zhǔn)確地得到反饋,從而加強(qiáng)了對資金流的全局管理和控制。

第二,真正實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的共享,財務(wù)系統(tǒng)可以對業(yè)務(wù)活動實施全面的動態(tài)控制。系統(tǒng)支持提供數(shù)據(jù)全面、準(zhǔn)確、及時動態(tài),完全做到了數(shù)據(jù)共享,使物流、資金流、信息流三流合一成為可能。同時使財務(wù)系統(tǒng)做到對業(yè)務(wù)活動的成本和資金的事中、事前控制。

第三,整合了企業(yè)各個部門的價值鏈,企業(yè)的任何一項業(yè)務(wù)以及業(yè)務(wù)與財務(wù)處理之間實現(xiàn)了高度集成。實施ERP系統(tǒng)要求企業(yè)按照ERP系統(tǒng)流程優(yōu)化企業(yè)的主要核心業(yè)務(wù),并且在ERP系統(tǒng)中運(yùn)行;生產(chǎn)、銷售、采購、設(shè)備等核心業(yè)務(wù)的信息全部在ERP系統(tǒng)中與財務(wù)信息動態(tài)集成;財務(wù)、銷售、采購、庫存等主要報表由ERP產(chǎn)生;管理者可通過ERP系統(tǒng)對各類信息進(jìn)行查詢、監(jiān)控、分析與決策,借助于ERP系統(tǒng)來支持企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)(包括:原材料的采購與儲運(yùn)、生產(chǎn)計劃與生產(chǎn)加工、產(chǎn)品儲運(yùn)與銷售、設(shè)備維護(hù)等)的運(yùn)作,更好地實現(xiàn)信息共享,可以更為高效、合理地配置和使用企業(yè)的各種資源,提高企業(yè)資源的利用率。

三、實施ERP系統(tǒng)對會計工作帶來的影響

1.會計信息的共享程度有了很大的提升

在使用ERP系統(tǒng)前,會計部門使用一個獨(dú)立的財務(wù)軟件記賬,在會計人員內(nèi)部信息共享,但其他部門甚至上級部門都無法登錄到財務(wù)系統(tǒng)中。使用ERP系統(tǒng)后,整個集團(tuán)公司采用同一個管理系統(tǒng),只要為相關(guān)人員設(shè)置職責(zé),有權(quán)限的人都可隨時登錄系統(tǒng),查詢相關(guān)信息。企業(yè)的所有工序流程都可以隨時在ERP系統(tǒng)平臺上生成,管理者登錄ERP系統(tǒng)就可以了解和掌握企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的各種信息。為了實現(xiàn)企業(yè)全球化發(fā)展戰(zhàn)略,ERP系統(tǒng)還可以為企業(yè)分布在世界各地的分支機(jī)構(gòu)提供一個統(tǒng)一的會計核算和財務(wù)管理平臺,同時滿足各國當(dāng)?shù)氐呢攧?wù)法規(guī)和報表要求。如:提供多幣種會計處理能力,進(jìn)行各幣種間的轉(zhuǎn)換;實現(xiàn)多國會計實體的財務(wù)報表合并;支持基于Web的財務(wù)信息處理,部分財務(wù)信息還可以通過Web方式收集和發(fā)布。

2.會計數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性有了很好的保障

在ERP系統(tǒng)下,加強(qiáng)了審核功能,從而提高了會計核算數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。會計人員要對各業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)來的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格地審核,對于發(fā)現(xiàn)的錯誤要及時通知業(yè)務(wù)部門進(jìn)行修改。同時,由于各會計科目的數(shù)據(jù)在期末時由系統(tǒng)自動結(jié)轉(zhuǎn),減少了手工結(jié)轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)的誤差。ERP系統(tǒng)采用統(tǒng)一的模板生成會計報表,保證了各月報表數(shù)據(jù)的一致性,提高了報表質(zhì)量。對于不同會計制度下的會計報表,如:國內(nèi)會計報表、香港準(zhǔn)則下會計報表、美國準(zhǔn)則下會計報表,都能夠自動生成,并具有自動合并會計報表的功能,提高了工作效率,保證了報表質(zhì)量。

3.為企業(yè)的動態(tài)成本控制提供了前提

不同與企業(yè)慣用的實際成本核算體系,ERP系統(tǒng)采用的是標(biāo)準(zhǔn)成本核算體系。ERP系統(tǒng)的成本管理包括成本預(yù)測、計劃、決策、控制、分析和考核,強(qiáng)調(diào)成本預(yù)算、成本控制與分析、責(zé)任成本管理等功能。ERP系統(tǒng)的成本管理通常涉及產(chǎn)品成本核算、成本中心會計、訂單和項目會計、獲利能力分析、利潤中心會計以及輔助管理決策的執(zhí)行信息系統(tǒng)。ERP系統(tǒng)下,與成本管理相關(guān)的數(shù)據(jù)在企業(yè)的各個部門實現(xiàn)了集成共享,這些數(shù)據(jù)包括物料清單、工作中心、工藝路線、成本中心、物料記錄、生產(chǎn)定單等。這種基于供應(yīng)鏈上各個環(huán)節(jié)信息的高度集成和對企業(yè)運(yùn)營狀況的實時反映,使企業(yè)實現(xiàn)了對成本發(fā)生過程的實時跟蹤、實時分析和實時監(jiān)控,實現(xiàn)了成本管理的事前計劃,事中監(jiān)控、反饋,事后評價。

四、實施ERP系統(tǒng)對會計人員帶來的影響

1.傳統(tǒng)的觀念要有所轉(zhuǎn)變

由僅管理資金數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有全局觀念,把財務(wù)與企業(yè)戰(zhàn)略融為一體,資金管理更嚴(yán)格。企業(yè)財務(wù)管理的核心是資金管理,是對資金流的集中管理與控制。ERP系統(tǒng)在實施過程中對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行了重組,充分實現(xiàn)了信息共享,減少了采購、銷售與財務(wù)之間的穿梭往來。ERP系統(tǒng)下的財務(wù)管理,應(yīng)充分利用財務(wù)與其他業(yè)務(wù)之間數(shù)據(jù)信息的聯(lián)通,提高管理效率。對資金的管理從傳統(tǒng)的事后算賬、做賬、統(tǒng)計、結(jié)算向前推進(jìn),使之貫穿于企業(yè)業(yè)務(wù)流程的每一個環(huán)節(jié)。管理人員可以看到資金運(yùn)行的全過程,可以直接監(jiān)控資金運(yùn)行的實時狀態(tài)。從市場調(diào)查、產(chǎn)品開發(fā)、洽談合同收取訂單開始,就應(yīng)充分考慮企業(yè)的資金問題,做好資金計劃,全面分析項目的盈利能力,減少漏洞,保證企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最大化。

2.會計人員的工作方向有所變化

使用ERP系統(tǒng)后,對于其中的四大模塊((1)財務(wù)會計/成本核算管理模塊(FI/CO/TR),具體涵蓋總賬管理、應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理、固定資產(chǎn)管理、成本中心會計、利潤中心會計、內(nèi)部訂單管理、資金管理、項目管理等。(2)銷售/分銷功能模塊(SD),具體涵蓋銷售合同、訂單、價格和客戶信息、信用管理、運(yùn)輸發(fā)貨管理,還包括關(guān)聯(lián)交易管理。(3)采購/庫存管理功能模塊(MM),具體涵蓋原油采購、產(chǎn)成品庫存管理等業(yè)務(wù)范圍,如原油采購計劃、價格管理、原油及產(chǎn)成品庫收發(fā)存管理等業(yè)務(wù);(4)物資供應(yīng)(MRO):物資采購和庫存管理業(yè)務(wù),具體涵蓋包括計劃管理、供需綜合平衡、物資采購管理、庫存管理、供應(yīng)商管理、關(guān)聯(lián)交易和對外銷售處理、合同管理、物資統(tǒng)計、資金支付管理、物資編碼等,實施流水線式的分段管理,實現(xiàn)環(huán)節(jié)間的協(xié)作和制約、與電子商務(wù)系統(tǒng)集成)都制定了嚴(yán)格的業(yè)務(wù)規(guī)范,提高了財務(wù)管理水平。由于ERP系統(tǒng)實現(xiàn)了信息共享,降低了會計人員的工作量,使會計人員有更多的精力從事管理工作,相應(yīng)地加強(qiáng)了會計人員的管理水平。此外,有權(quán)限登錄ERP系統(tǒng)的管理者(包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)、管理層及相關(guān)工作人員)可自行登錄ERP系統(tǒng),查詢需要的各種信息,不必再去各部門手工收集數(shù)據(jù),提高了管理效率。

3.不斷提升自己的綜合素質(zhì),以適應(yīng)ERP時代對于會計人員的更高要求

實施ERP系統(tǒng)管理,對會計人員角色的影響是顯而易見的。會計人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)緊迫感,找準(zhǔn)自己的角色和定位。為了適應(yīng)ERP時代市場對會計人員的需求,廣大會計人員應(yīng)該加強(qiáng)自身素養(yǎng),不斷提高服務(wù)水平。要通過不斷地學(xué)習(xí)來精通會計、審計、財務(wù)管理理論與方法,熟悉企業(yè)經(jīng)營管理的全過程和與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的法律規(guī)范,掌握厚實的理論基礎(chǔ)和嫻熟的實踐技能,利用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和ERP軟件熟練進(jìn)行業(yè)務(wù)處理;同時,又要具有全局觀念、公關(guān)協(xié)調(diào)能力、組織管理能力、對資本市場的敏銳洞察力,要有開放性思維、創(chuàng)新意識、良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神等。

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