胡杰軍　燕　嬿　柳較乾　張莉萍

[摘 要] 高校檔案管理工作中存在較多的問題。主要有檔案管理不規(guī)范、管理方法落后、檔案資料不真實(shí)、檔案內(nèi)容信息不足。造成這些問題的原因主要是:觀念陳舊、素質(zhì)跟不上時(shí)代要求、檔案出現(xiàn)新的情況。解決這些問題要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的觀念;建立健全人事檔案管理制度,促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化;建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)存,促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè);提高檔案管理人員素質(zhì),增強(qiáng)人事檔案開發(fā)技術(shù)力量。

[關(guān)鍵詞] 高職院校;人事檔案;檔案管理;解決對(duì)策

[中圖分類號(hào)] G275.9[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1008-4738(2009)04-0089-03

高校人事檔案工作是人事工作的重要組成部分,是干部工作、人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作,是高校實(shí)施有效管理,發(fā)揮人力資源作用的有效保障和重要環(huán)節(jié)。隨著全面建設(shè)小康社會(huì)的加快和高校教育改革的深入,高校人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn),改進(jìn)管理方式,提高管理水平,更好地為學(xué)校人事工作服務(wù)。

一、 高職院校人事檔案工作中存在問題

由于高職院校建校時(shí)間較短,加之教職工人數(shù)相對(duì)較少,大多數(shù)管理人員并非檔案管理專業(yè)畢業(yè),對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠深入,所以高職院校人事檔案管理還存在諸多問題,歸納起來有以下幾點(diǎn):

1.檔案管理不規(guī)范

大多高職院校是在上世紀(jì)九十年代后期發(fā)展起來的,教職工隊(duì)伍近年逐年增加,因?yàn)榍捌跈n案較少,用什么方法組織進(jìn)行管理都比較容易,所以造成了日后的管理不規(guī)范不科學(xué)。大部分學(xué)校將人事檔案、文書檔案、教學(xué)檔案分頭管理,還有一部分學(xué)校將人事檔案與文書檔案分開管理,這就造成多關(guān)管理的現(xiàn)狀,給后期逐年增加的檔案管理工作帶來了不少的麻煩,加之檔案資料規(guī)格也不統(tǒng)一,增加了裝訂的難度,也給檔案的開發(fā)利用帶來許多不便。

2.管理方法落后

人事檔案具有保密性,長(zhǎng)期以來人事檔案管理都采用封閉和保密的管理方法,故存在重管理輕利用的情況,造成目前人事檔案管理方法滯后于干部制度改革和人力資源改革的進(jìn)程。需要的資料不能及時(shí)提供,提供的資料又不能及時(shí)入袋,甚至因管理者素質(zhì)問題還存在個(gè)別檔案資料丟失的情況。加之學(xué)校管理制度,檔案材料的收集主要依靠行政手段,如果主要部門人員的責(zé)任心不強(qiáng),需要檔案人員下去收集,這樣就會(huì)造成部分人員檔案材料收集不齊的情況。

3.檔案資料不真實(shí)

因自身?xiàng)l件有限和檔案資料涉及本人利益,一些人檔案存在不真實(shí)情況,如參加工作、晉級(jí)、轉(zhuǎn)干、調(diào)離等,致使個(gè)別人有涂改作假的現(xiàn)象[1]。如本人所在學(xué)校,就有人在填寫個(gè)人資料時(shí),不同時(shí)期填寫的出生年月不同。某校在八十年代為了引進(jìn)人才,采取三不要的政策,這些三不要單位引進(jìn)的人才需要重新建檔,他們所填寫的個(gè)人信息靈活性很大,為了獲取利益,有人把自己參加工作的時(shí)間提前了十幾年,有人超齡了,但為了帶家屬參加工作,卻把年齡推后了多年,造成晚退休的情況等,致使個(gè)人檔案的原始性、唯一性和真實(shí)性受到嚴(yán)重的沖擊。由此可見,無論是重新建檔還是人員調(diào)動(dòng),都容易造成檔案失真的情況。

4.檔案內(nèi)容信息不足

檔案材料的收集是干部檔案管理的重點(diǎn)和難點(diǎn),也是領(lǐng)導(dǎo)需要掌握的重點(diǎn),但目前人事檔案材料和內(nèi)容大多是反映個(gè)人經(jīng)歷、入黨入團(tuán)、學(xué)習(xí)、參加工作時(shí)間、工資、獎(jiǎng)勵(lì),以及職務(wù)任免等方面的材料,而具有高校個(gè)性化的材料卻未建檔,如教學(xué)材料、科研成果材料以及進(jìn)修學(xué)習(xí)情況的材料均未入檔,加之人事管理制度的改革,一些高校采取人事代理、檔案代理的辦法,致使個(gè)人后期工作情況不能及時(shí)進(jìn)入檔案,這樣就使檔案不能完整反映人才的管理才能、技術(shù)專長(zhǎng)和工作業(yè)績(jī)等。

二、存在問題的原因

1.觀念陳舊

人事檔案管理人員都一直認(rèn)為人事檔案具有保密性、原始性和唯一性,人事檔案又屬學(xué)校人事部門管理,工作相對(duì)獨(dú)立,使自己處于一個(gè)封閉的環(huán)境。導(dǎo)致檔案管理人員學(xué)習(xí)被動(dòng),且服務(wù)的意識(shí)較差,與目前熱火朝天的高職院校教育教學(xué)改革不相適應(yīng),與以人為本全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展觀念不相適應(yīng)。一些檔案管理人員僅僅是“看門守?cái)偂薄ⅰ俺洚?dāng)保管”的事后管理,不能及時(shí)更新觀念,發(fā)揮人事檔案的自身優(yōu)勢(shì)與潛力[2]。

2.素質(zhì)跟不上時(shí)代要求

人事管理觀念落后,管理模式陳舊。目前,大多數(shù)高校對(duì)人事檔案的管理仍采用傳統(tǒng)方式,大部分以手工操作為主,工作效率低,準(zhǔn)確性較差。檔案管理松散,管理人員素質(zhì)不高,責(zé)任心不強(qiáng),檔案材料收集不全,手續(xù)不全,內(nèi)容不實(shí)。

3.檔案出現(xiàn)新情況,流動(dòng)檔案增加較多

隨著我國(guó)人事制度的改革和高校辦學(xué)層次、辦學(xué)規(guī)模的不斷提升與擴(kuò)大,高校、科研機(jī)構(gòu)與企業(yè)等對(duì)高層次人才的需求也不斷增加,這一方面使高校學(xué)歷、高職稱人才競(jìng)爭(zhēng)愈加激烈,另一方面也使得高學(xué)歷、高職稱人才的流動(dòng)越來越頻繁。在人才流動(dòng)過程,部分不放行的單位采取扣檔的辦法,而部分有需求的單位為了吸引人才,采取不要檔案的辦法,只憑學(xué)歷證和職稱證就能入職,加之部分人才檔案意識(shí)薄弱,認(rèn)為個(gè)人檔案可有可無,采取棄檔的辦法,致使這部分人才與檔案分離現(xiàn)象嚴(yán)重,嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的正常開展[3]。

三、解決檔案管理問題的對(duì)策

1.更新觀念

必須提高認(rèn)識(shí),轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的觀念。一是樹立以人為本的觀念,把高校人力資源作為價(jià)值的核心和社會(huì)發(fā)展的本位,把人的生存和發(fā)展作為最高的價(jià)值目標(biāo)。一切為了人,一切服務(wù)人,這是檔案管理人員學(xué)習(xí)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的落腳點(diǎn);二是增強(qiáng)服務(wù)意識(shí),充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作在高校人力資源開發(fā)中的作用。只有提高認(rèn)識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念,才能變被動(dòng)為主動(dòng),才能使人事檔案工作在高校人力資源開發(fā)和利用中發(fā)揮更大的作用。

2.建立健全人事檔案管理制度,促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化與規(guī)范化

在當(dāng)今社會(huì)中,制度是基礎(chǔ),是各項(xiàng)工作開展的保障,檔案管理工作也是如此。建立健全人事檔案管理制度,一是要建立和完善人事檔案材料的收集和管理制度,健全檔案內(nèi)容信息,使人才檔案處于動(dòng)態(tài)體系中,改變檔案內(nèi)容單一的現(xiàn)狀,制度要明確具體的歸檔范圍、時(shí)間和質(zhì)量要求,使人事檔案能動(dòng)態(tài)的反映教職工的教學(xué)科研水平、科研成果以及工作業(yè)績(jī),確保檔案材料的系統(tǒng)性、規(guī)范性和完整性;二是要建立個(gè)人檔案失真情況的處理制度,保證收集到檔案材料的真實(shí)性;三是按中組部關(guān)于《干部檔案整理工作細(xì)則》,規(guī)范檔案材料的審核、整理、傳遞、查閱、利用、維護(hù)和安全保密工作,保證人事檔案的真實(shí)性和嚴(yán)肅性,同時(shí)要針對(duì)高校人事制度改革和人員流動(dòng)等新情況,制定相應(yīng)的管理制度,如加強(qiáng)與調(diào)入人員原單位的聯(lián)系與溝通及時(shí)核實(shí)相關(guān)重要信息等,為高校干部人才隊(duì)伍建設(shè)提供全新的服務(wù)。

3.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù),促進(jìn)檔案工作信息化建設(shè)

長(zhǎng)期以來,高校檔案工作一直處于多頭分散管理狀態(tài),致使檔案工作受不到應(yīng)有的重視,人員變動(dòng)頻繁,管理不規(guī)范,該裝訂的檔案不能及時(shí)歸檔案裝訂,要找的文件經(jīng)常找不到,甚至造成重要檔案資料丟失的情況。對(duì)此高校特別是高職院校要引起高度重視,首先是實(shí)行檔案集中統(tǒng)一管理制度,科學(xué)規(guī)劃,規(guī)范管理;其次是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù),加強(qiáng)檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)。一是建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),提高檔案工作的質(zhì)量和效率。應(yīng)該說檔案工作尤其是人事檔案工作數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ),是人事檔案實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)服務(wù)、主動(dòng)服務(wù)的前提,沒有人事檔案的信息化建設(shè),就很難有高效優(yōu)質(zhì)的人事檔案的開發(fā)和利用,更談不上全國(guó)高效優(yōu)質(zhì)的人才數(shù)據(jù)庫(kù);二是建立干部個(gè)人電子檔案系統(tǒng),促進(jìn)人才流動(dòng)?？蓪€(gè)人檔案公開部分的內(nèi)容以電子卡片形式制作成電子檔案,讓流動(dòng)人員隨身攜帶,用人單位只有閱讀權(quán)?？梢哉f,個(gè)人電子檔案的建立,既能促進(jìn)人才的合理流動(dòng),又能減少棄檔、死檔和無檔現(xiàn)象。

4.提高檔案管理人員素質(zhì),增強(qiáng)人事檔案開發(fā)技術(shù)力量

高校尤其是高職院校人事檔案管理人員素質(zhì)有待提高是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。提高檔案管理人員的素質(zhì),是做好這項(xiàng)工作的重要保證。除文化素養(yǎng)外,檔案管理需要一批黨性堅(jiān)定、公道正派、具有現(xiàn)代化管理水平和為人民服務(wù)的思想、能埋頭苦干、任勞任怨的干部隊(duì)伍。作為人事檔案的管理者,必須具有較高的政治素質(zhì)和良好的職業(yè)道德,豐富的檔案知識(shí)和百倍的細(xì)心責(zé)任心。在干部人事檔案材料的收集、鑒別、歸檔、整理過程中,應(yīng)嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》和《關(guān)于干部檔案材料收集、歸檔的暫行規(guī)定》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。采取多種方式采用多種渠道,有計(jì)劃有步驟地培養(yǎng)和提高檔案管理人員的素質(zhì)。加強(qiáng)檔案管理人員相關(guān)法規(guī)政策的學(xué)習(xí),只有建立一支愛崗敬業(yè)、懂理論、會(huì)技術(shù)的檔案管理隊(duì)伍,檔案管理與開發(fā)利用研究的成果才能發(fā)揮應(yīng)有的作用,才能更好地為高校干部人事工作服務(wù)。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 李冬梅. 淺析高校人事檔案管理[J].四川檔案,2008 (04):37-38

[2] 姚 磊.法理與管理:談人事檔案的公開[J〗.北京檔案,2004(4):30-31.

[3] 季凌燕. 試論如何加強(qiáng)高校人事檔案管理[J].牡丹江師范學(xué)院(哲社版),2008(04):91-92.

Problems and Countermeasures for Vocational InstitutionsPersonnel Records Management

HU Jie-junYAN YanLIU Jiao-qianZHANG Li-Ping

(1. Personnel Management Dept., Shiyan Technical Institute; 2. Library of Shiyan Technical Institute;

3. Office of Shiyan Technical Institute, Shiyan 442000, China)

Abstract:Problems exist in vocational institution's personnel records management, such as non-standard filing, outdated management methods, incorrect information and insufficient file information. These can be attributed to the following factors: the backward concept, outdated quality requirements and increasing new cases. Thus countermeasures were put forward accordingly: to update the concept, to perfect personnel file management system, to promote scientific and standardized records management, to establish file data inventory, to enhance informational construction, to improve the quality of personnel involving in records management, and to empower technical development in personnel files.

Key words: vocational institutions; personnel files; file management; countermeasures