申愛芳

摘 要：合同管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，加強合同管理有幾個關(guān)鍵的節(jié)點，文章以建筑企業(yè)為例，從合同簽訂、履行、終止幾個環(huán)節(jié)入手，闡述了合同管理的途徑方法。

關(guān)鍵詞：建筑企業(yè) 合同管理 途徑方法

中圖分類號：F284 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2009）06-277-01

合同管理是企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，特別是在建筑企業(yè)，它全部的主業(yè)經(jīng)營，都基于與建設(shè)方簽訂的工程總承包合同項下的權(quán)利義務(wù)，各項經(jīng)濟技術(shù)指標的實現(xiàn)有賴于這個總合同的履行情況。加強合同管理，是建筑企業(yè)規(guī)避經(jīng)營風(fēng)險、提高市場競爭力，實現(xiàn)科學(xué)發(fā)展的重要手段。

建筑企業(yè)合同管理是一個綜合系統(tǒng)的工作，是上下內(nèi)外各種不同的合同關(guān)系的有機結(jié)合。在這個體系中，業(yè)主與企業(yè)的工程總承包合同是一個總合同，其下一個層次是企業(yè)內(nèi)部母子分公司之間的分包合同，與其平行的是各種材料設(shè)備供應(yīng)租賃合同，第三個層次的是企業(yè)與勞務(wù)方的勞務(wù)合同。在這個合同體系中，由于企業(yè)在各類合同中的角色不同，合同管理控制手段、工作側(cè)重點、關(guān)鍵點也有所區(qū)別，以下從幾個方面談?wù)劷ㄖ髽I(yè)合同管理的一般要求：

一、建立專門的合同管理部門

在市場經(jīng)濟中，企業(yè)風(fēng)險大多是直接或間接地來自于合同風(fēng)險。要有效地化解合同風(fēng)險，必須高度重視合同管理工作，樹立大合約意識。首先要在企業(yè)內(nèi)部成立專門的合同管理職能部門，而不能將合同管理這一重要的企業(yè)管理活動歸附于經(jīng)營、計劃、財務(wù)或者技術(shù)管理部門。一個合格的合同管理職能部門，應(yīng)有足夠數(shù)量的經(jīng)濟管理、法律、預(yù)算、技術(shù)、公關(guān)等專門的人才，應(yīng)有較為廣泛迅捷的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，科學(xué)健全的合同管理制度和技術(shù)方法。并由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥主持。

二、約前的審查

1.資信審查。這是合同管理的先行環(huán)節(jié)。主要是要審查相對方的主體資格及資質(zhì)信譽方面的問題，包括業(yè)主資金到位情況、供應(yīng)方的生產(chǎn)及產(chǎn)品質(zhì)量情況。審查方法有實地考查、行業(yè)中介咨詢等。．

2.文本審查。主要是對即將簽訂的合同文本的全面性和嚴謹性審查。全面性指本行業(yè)合同必備條款要完整無缺，企業(yè)應(yīng)參照國家及行業(yè)合同文本范本，制定本企業(yè)各類合同文本范本，在保證必備條款完整有效的基礎(chǔ)上，根據(jù)行業(yè)特點、業(yè)務(wù)需求，進一步完善企業(yè)合同文本其它各項條款。對于合同范本，可采用格式條款，但要本著公平、公正的原則，不可只一味地著眼于本單位利益，而制定霸王條款，甚至乘對方簽約時的疏忽，在合同文本中打埋伏。

例如：有的企業(yè)的合同附件采用格式條款，把其中的訴訟地法院約定在己方公司法人注冊地；這無論是在賣方市場還是買方市場，都顯然是一條極不公平的乘人不備的惡意條款，有可能在以后的訴訟中導(dǎo)致合同撤銷。合同管理職能部門在文本審查中，既要防止對方在合同條款中惡意伏筆，也不能以自身的優(yōu)勢強迫或設(shè)陷對方接受這種條款；嚴謹性審查，主要是指合同文義方面，要符合有正常理智的人的一般性唯一性理解，無論詞、句還是條款要盡可能避免有兩種以上的可能解釋。應(yīng)首先采用國家法律法規(guī)及行業(yè)用語，在當(dāng)前市場下，即使是次要條款、不重要事項也不適宜“君子協(xié)定”。

3.風(fēng)險評估。這是簽約前的最后環(huán)節(jié)，也是前述資信審查、文本審查的最終目的。企業(yè)在對相對方資信及文本的審查后，要本著謹慎的原則，對合同履行中的各種風(fēng)險進行科學(xué)評估。在評估中，要根據(jù)市場環(huán)境及相對方的資信情況，確定風(fēng)險的最大值和最小值，并對這兩極值下的各種內(nèi)外部因素進行逐一分析說明，且提出相應(yīng)對策，形成風(fēng)險評估的專項報告，一是供決策部門參考；二是供己方合同實施部門在履行合同過程中參照；三是作為合同管理部門在企業(yè)合同整個履約過程中管控的依據(jù)。

三、履約控制

這是合同管理鏈中的最重要環(huán)節(jié)?？筛鶕?jù)不同的合同類型，采用多種方法。但最常用的有以下幾種：

1.階段控制。即過程控制。企業(yè)施工生產(chǎn)是一個環(huán)環(huán)相扣的工作鏈，有施組設(shè)計、前期上場、材料供應(yīng)、機械設(shè)備租賃、勞務(wù)用工、安全質(zhì)量控制等主要階段。在這些不同階段中，企業(yè)與建設(shè)單位的施工合同是整個合同管理的“綱”。以下材料供應(yīng)、設(shè)備機械租賃、勞務(wù)用工及內(nèi)部各項經(jīng)濟指標承包合同、安全質(zhì)量責(zé)任合同都是為這個總合同管理服務(wù)的分項性工作。合同管理人員及實施人員要把總合同的己方義務(wù)細化到各個分項合同中，以其為基準，對各分項合同的履行情況進行階段性的檢查調(diào)節(jié)，不斷糾正分項合同履行過程中與總合同要求不相符的環(huán)節(jié)。這種及時的糾正與修訂分項合同，保證總合同的正常履行，正是階段控制的目的與結(jié)果。

在這一過程中，合同管理人員一是要深入現(xiàn)場，及時掌握上下、內(nèi)外、總分各合同履行情況，督促與指導(dǎo)實施人員查漏補缺糾偏;二是要收集合同履行過程中產(chǎn)生的各種憑證資料，并整理歸檔，為合同結(jié)算、糾紛處理特別是變更索賠作基礎(chǔ)。

2.分項控制。也就是單項指標考核控制。建筑企業(yè)總承包合同項下的工程內(nèi)容一般都是由各分項工程組成。與之相應(yīng)，總承包合同的管理，便可分解為各單項工程合同管理，單項合同又可分為勞務(wù)、材料、物資、安全、質(zhì)量等各個方面的單項合同管理。

在這一過程中，合同管理人員要把握好總合同及各單項合同履行的協(xié)調(diào)性和整體性，在總合同的框架下，控制各合同的履行過程，保持各分項合同履行的有機連貫。此外，合同管理人員要及時考核清理履行完畢的單項合同，對履行瑕疵及時予以補救完善，保證下一環(huán)節(jié)合同或下一單項合同的妥善履行。

四、后續(xù)監(jiān)管

在合同主要義務(wù)履行完畢后，合同監(jiān)管還有許多工作要做。在合同義務(wù)完全履行完畢合同可以終止的情況下，合同管理人員的工作是對合同條款下的權(quán)利義務(wù)完成情況進行對比復(fù)核，結(jié)清剩余款物。在建筑企業(yè)中，最為典型的例子就是施工合同，總承包合同的后續(xù)管理主要是做好變更索賠工作，保證企業(yè)經(jīng)濟利益的全面實現(xiàn)。分項承包合同的后續(xù)管理主要是防止工程數(shù)量的超計和各類費用的超付，防止效益流失。合同管理人員要會同內(nèi)部預(yù)算、計劃、財務(wù)、審計人員及時進行核查，由合同管理與實施人員雙向把關(guān)，主管兩級聯(lián)簽后，方可進行最終結(jié)算終止合同。

對于合同主要義務(wù)完成，附屬事宜沒有完結(jié)，或者是權(quán)利義務(wù)發(fā)生了轉(zhuǎn)移的情況，合同管理人員要及時與各方溝通，就后續(xù)事項簽訂新的合同或達成書面的補充合同。關(guān)鍵就是要把握后續(xù)合同相對方承接原合同權(quán)利義務(wù)的合法性及履行能力，如事關(guān)業(yè)主等第三方的，應(yīng)要求承接方與原相對方提供資金上的擔(dān)保，防止原相對方惡意逃避應(yīng)承擔(dān)的合同義務(wù)，損害建筑企業(yè)的合法權(quán)益。

另外，還要重視合同終止后的評價工作，建筑企業(yè)的工程項目在完成合同任務(wù)撒場后，要對整個項目即以施工總承包合同為主體的大合約履行情況進行科學(xué)的綜合評價，對整個合同體系進行總——分——總式的分步分項評估，分析經(jīng)濟盈虧原因與管理經(jīng)驗教訓(xùn)，為下一個合同管理系統(tǒng)的良性運轉(zhuǎn)參考借鑒。

總之，企業(yè)合同管理是一個格局完整的整體循環(huán)的管理系統(tǒng)，是企業(yè)尤其是建筑企業(yè)管理的核心，加強合同管理的制度化科學(xué)化建設(shè)，是企業(yè)在市場競爭中取得優(yōu)勢地位的重要前提。

（作者單位：中鐵十七局集團第一工程有限公司 山西太原 030032）（責(zé)編：呂尚）