廖小菱

摘 要：檔案是社會(huì)活動(dòng)中形成的具有歷史性、傳承性、監(jiān)控性的保存記錄載體，其組成包括國家政治軍事類機(jī)密檔案、社會(huì)公共公開檔案、企業(yè)封存檔案、個(gè)人私密型檔案等部分。檔案因其獨(dú)有的社會(huì)性和隱秘性逐步發(fā)展為一門學(xué)科，檔案學(xué)。檔案學(xué)為當(dāng)今社會(huì)資料的整合與保管提供了科學(xué)依據(jù)，各類企業(yè)更是把檔案學(xué)視為經(jīng)營書典，本文就從檔案管理入手，分析企業(yè)檔案的管理方法與信息化的建設(shè)。

關(guān)鍵詞：檔案學(xué)；企業(yè)管理；創(chuàng)新建設(shè)

企業(yè)檔案管理方法與國家檔案和個(gè)人檔案的管理有所不同，相對(duì)國家機(jī)關(guān)而言少了嚴(yán)苛度，又比個(gè)人私密影響范圍廣。企業(yè)檔案的管理需要依托科技技術(shù)，利用信息化建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行分類、管理、存貯、銷毀等活動(dòng)。檔案管理的信息化建設(shè)是企業(yè)一直追求和不斷嘗試的，信息傳播跨越時(shí)間和空間的優(yōu)點(diǎn)為信息建設(shè)提供了理論基礎(chǔ)。

一、檔案管理在企業(yè)管理中的的重要性

一個(gè)優(yōu)良的企業(yè)在管理方式上必定是有著自己獨(dú)到的見解，除了對(duì)員工、運(yùn)營模式的管理，檔案管理也是尤為重要的一部分。企業(yè)檔案是表現(xiàn)其技術(shù)、生產(chǎn)、資源、競爭力的客觀記錄，也是企業(yè)在瞬息萬變的經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)里保障生命的底線，更是提高企業(yè)綜合實(shí)力、展現(xiàn)企業(yè)精神面貌、維護(hù)企業(yè)合法利益的核心依據(jù)。企業(yè)中出現(xiàn)過的文字資料、基地圖紙、人員信息都完整且真實(shí)的記錄在企業(yè)檔案中，為日后工作中出現(xiàn)的問題提供強(qiáng)有力的歷史證明，因此，企業(yè)檔案管理已成為企業(yè)各項(xiàng)工作開展的條件和基礎(chǔ)，檔案管理在企業(yè)管理中必不可少。

二、企業(yè)檔案管理的現(xiàn)有缺陷

（一）對(duì)檔案管理工作不夠重視

我國的檔案管理工作近幾年才開始大量開展，在此之前人們普遍認(rèn)為檔案管理不是主要工作，員工只要做好自身崗位工作就行，檔案保存可有可無。這樣的思維在部分管理者的頭腦中根深蒂固，導(dǎo)致沒有在企業(yè)中形成良好有序的檔案管理系統(tǒng)，這位日后的工作增添了障礙。

（二）企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案學(xué)的發(fā)展近幾年可謂是異軍突起，在此之前，我國檔案管理人員在知識(shí)水平、文化程度、專業(yè)素質(zhì)方面良莠不齊。專業(yè)的檔案人員稀缺，且部分人才專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)停滯不前，跟不上時(shí)代發(fā)展的潮流，缺乏創(chuàng)新能力，因此能夠熟練對(duì)檔案進(jìn)行分類和管理的專業(yè)人才十分匱乏，不能做好檔案的管理工作。

（三）檔案管理制度不健全，保存效果差

檔案管理缺乏健全的制度，在部分企業(yè)的檔案保存室里，檔案出現(xiàn)沒有編號(hào)、缺少卷宗目錄、不分信息的混雜等不規(guī)范現(xiàn)象，使得檔案保存效果差，另外沒有相關(guān)的檢查制度和搜索方式為檔案的查閱增加了難度。

三、企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)措施

（一）確定信息化建設(shè)的作用

信息化建設(shè)是當(dāng)今社會(huì)最科學(xué)，最安全的管理方法，其具有高度的保密性和防功害能力。在企業(yè)的檔案管理工作中，需要加大對(duì)檔案管理投入，建立檔案管理小組，定期對(duì)檔案信息進(jìn)行抽查，對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)，充分發(fā)揮信息傳播無時(shí)間限制，無空間局限的優(yōu)勢(shì)，將檔案保存推進(jìn)到無紙化辦公，既節(jié)省了辦公空間又加強(qiáng)了資料保密性，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，轉(zhuǎn)變了保存方式。

（二）提高認(rèn)識(shí)，提高檔案人員的專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)

檔案管理者要提高對(duì)自身職責(zé)的認(rèn)知度，在管理檔案時(shí)要做到“完整、一致、規(guī)范”?！巴暾?，就是要保證檔案的完好無損，紙質(zhì)檔案不能出現(xiàn)脫頁丟頁或紙質(zhì)殘缺的現(xiàn)象，信息檔案不能出現(xiàn)病毒丟失或沒有備用存儲(chǔ)的現(xiàn)象，要保證檔案的絕對(duì)安全?！耙恢隆?，就是要將檔案按一定的排列方式保存，使檔案集中保存，不能過度分散而導(dǎo)致查找不便。“規(guī)范”，就是要求檔案保存的標(biāo)號(hào)、目錄、內(nèi)容等構(gòu)成元素缺一不可，牢牢遵循檔案的構(gòu)成模式，保存從頭至尾的規(guī)范和完整。企業(yè)檔案正越來越多的使用信息化管理，因此檔案管理者要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，特別是電腦軟件等新興科技技術(shù)，不能停留在原始的管理方式，要不斷推陳出新，接觸新事物，堅(jiān)守“活到老，學(xué)到老”的信念，用新知識(shí)充實(shí)自己，用新能力填補(bǔ)自己，這樣才會(huì)使工作事半功倍，實(shí)現(xiàn)多樣化的轉(zhuǎn)變。

（三）健全檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)管理信息化。

有序的管理會(huì)是工作良好的開端，對(duì)工作建立可循制度也是提高工作的有效辦法，檔案管理工作也不例外，因此健全檔案管理制度顯得十分重要。首先，需要將檔案資料進(jìn)行有序的分類，其次要將檔案保管的成績作為員工推優(yōu)評(píng)優(yōu)的考核內(nèi)容，對(duì)所有工作人員實(shí)行獎(jiǎng)懲制度，做到優(yōu)勝劣汰，使每個(gè)員工充滿危機(jī)意識(shí)并清楚地認(rèn)識(shí)到工作與生活密切相關(guān)，以此激發(fā)員工工作熱情，使公司充滿活力，得到更多創(chuàng)新思維。將檔案進(jìn)行信息化管理準(zhǔn)確的反映到當(dāng)下思潮，在最大程度上提高了管理檔案的水平。實(shí)現(xiàn)管理信息化后，企業(yè)更能對(duì)檔案資源進(jìn)行合理配置，借此提高工作效率，對(duì)檔案管理的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)語

隨著時(shí)代的變遷和信息技術(shù)的高速發(fā)展，企業(yè)檔案管理的信息化將逐步成為市場(chǎng)主流，各企業(yè)管理者需要具備超前的意識(shí)，各檔案管理者需要不斷提升自己的技術(shù)以便更好地為信息化社會(huì)服務(wù)。企業(yè)檔案的信息化管理還在不斷探索與發(fā)展中，對(duì)于加快的全球信息化又的腳步和促進(jìn)企業(yè)自身發(fā)展具有重要意義。

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