醫(yī)院檔案是醫(yī)療機(jī)構(gòu)最基本且最重要的信息載體，在診療活動管理、醫(yī)學(xué)研究以及醫(yī)院的發(fā)展規(guī)劃中扮演了不可替代的角色。醫(yī)院檔案的種類繁多，涵蓋患者病歷、科室報表、手術(shù)記錄、影像學(xué)資料等諸多方面。這些檔案既關(guān)系到患者的利益，又是醫(yī)院內(nèi)部運(yùn)營及學(xué)術(shù)研究的核心資源，稍有疏忽便可能影響醫(yī)療質(zhì)量。傳統(tǒng)檔案管理方式多采用手工分類，在應(yīng)對高頻次檢索需求及大數(shù)據(jù)量時存在明顯的局限性。因此，檔案管理與信息技術(shù)的深度融合已經(jīng)成為未來醫(yī)院運(yùn)營的必然趨勢，不僅有助于推動醫(yī)療資源的科學(xué)配置，也為應(yīng)對日益增長的醫(yī)療數(shù)據(jù)管理需求提供了可靠保障。

1醫(yī)院檔案分類管理的常用方法

1.1按時間順序分類

按時間順序?qū)︶t(yī)院檔案進(jìn)行分類是最為常見的一種管理方法，該方法以時間為邏輯主線，對不同時間段內(nèi)形成的各類檔案進(jìn)行整理，從而實現(xiàn)檔案的系統(tǒng)化管理。實施按時間順序分類需要明確時間節(jié)點(diǎn)的具體范圍，以便形成統(tǒng)一的時間分類標(biāo)準(zhǔn)。例如，對于病歷檔案，可以按照患者初次就診的日期、診療過程中關(guān)鍵事件的時間節(jié)點(diǎn)來劃分；對于醫(yī)院的管理信息檔案，則可以按照文件產(chǎn)生的年度或月度歸類。這種方法在操作層面上較為便利且易于理解，只需對文件添加時間屬性作為主分類依據(jù)，便能構(gòu)建明確的時間目錄層級。此外，這種分類方法具有條理性清晰的特點(diǎn)，便于處理時序性分析問題，特別是在醫(yī)院需要對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行相關(guān)性統(tǒng)計時，按時間順序分類能夠提供直觀的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)支持。然而按時間順序分類也存在一定的局限性，尤其是在檔案數(shù)量龐大、數(shù)據(jù)類型復(fù)雜的情況下，僅依靠時間維度可能無法滿足綜合檢索的需求?？傮w而言，按時間順序分類是一種基礎(chǔ)且常用的方法，盡管在面對復(fù)雜數(shù)據(jù)檢索時存在一定不足，但通過引入輔助分類方法，可以進(jìn)一步提升其在醫(yī)院檔案管理實際應(yīng)用中的適用性。

1.2按科室分類

按科室分類是醫(yī)院檔案管理中的另一種重要方法，其核心是基于醫(yī)院的科室或組織機(jī)構(gòu)劃分檔案，不僅能夠反映醫(yī)院組織架構(gòu)的邏輯關(guān)系，還能便于各科室在日常工作中對檔案進(jìn)行高效管理。此方法通常以科室名稱或其代號作為分類依據(jù)，歸檔來自不同科室的檔案，并為每個科室設(shè)置獨(dú)立的分類目錄體系。例如，內(nèi)科檔案可以細(xì)分為門診記錄、住院病例、藥品處方記錄等；放射科檔案可以歸類為X光片、CT影像報告等。按科室分類的最大優(yōu)勢在于顯著提升了科室內(nèi)部檔案的管理效率，科室人員能夠快速找到與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案，不僅方便日常使用，還便于同一科室對檔案的批量維護(hù)。

1.3按患者屬性分類

按患者屬性分類是一種以患者自身的特征為核心的檔案管理方法，其關(guān)注點(diǎn)為患者個體信息在醫(yī)療服務(wù)中的主線作用。在按患者屬性分類的操作中，醫(yī)院通常利用患者的唯一標(biāo)識（如身份證號、就診卡號等）建立個體檔案，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)屬性細(xì)化分類。例如，可以按照患者的性別將檔案劃分為男性檔案與女性檔案，便于分析性別相關(guān)疾病的發(fā)病趨勢；根據(jù)年齡分類，可以將患者劃分為兒童、成人和老年患者，從而為不同年齡段的病例記錄提供查詢便利。另外，依據(jù)疾病類型（如心血管疾病、呼吸系統(tǒng)疾病等）分類，能夠快速提取某一類疾病的病例數(shù)據(jù)以服務(wù)科研工作?？傊?，按患者屬性分類是一種具有靈活性的醫(yī)療檔案管理方法，其在醫(yī)院整體檔案分類策略中具有不可替代的價值。

2醫(yī)院檔案分類管理的重要性

2.1提高醫(yī)院工作的規(guī)范性

醫(yī)院檔案分類管理是醫(yī)院日常運(yùn)行中的核心環(huán)節(jié)之一，其科學(xué)性直接關(guān)乎醫(yī)院整體工作的規(guī)范化水平。一方面，醫(yī)院是一個涉及眾多領(lǐng)域和環(huán)節(jié)的復(fù)雜體系，其日常運(yùn)行中會產(chǎn)生大量結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)，涵蓋患者病歷、檢驗報告、影像資料、醫(yī)療統(tǒng)計、財務(wù)記錄等多種檔案類型，而通過科學(xué)分類，各類檔案能夠被精準(zhǔn)歸檔，不同部門、科室、功能間明確界定，從而有利于保證醫(yī)院內(nèi)部管理更加有序[]。另一方面，規(guī)范化管理還能夠降低醫(yī)院在檔案管理中的法律和運(yùn)營風(fēng)險，提高對意外狀況的響應(yīng)能力。例如，分類清晰的病歷檔案可以在發(fā)生醫(yī)療糾紛時起到關(guān)鍵的法律證據(jù)作用。綜上所述，醫(yī)院檔案分類管理是提高醫(yī)院工作規(guī)范性的重要手段，它厘清了檔案的邏輯架構(gòu)并賦予其高效性和秩序感，為醫(yī)院的日常工作提供了重要的制度保障。通過構(gòu)建精準(zhǔn)的檔案分類體系，醫(yī)院可有效提高內(nèi)部管理效率，優(yōu)化服務(wù)細(xì)節(jié)，并進(jìn)一步提升應(yīng)對復(fù)雜工作情境的能力。

2.2保證檔案使用過程中的安全性

醫(yī)院檔案中蘊(yùn)含著豐富且敏感的醫(yī)療信息，包括患者的診療記錄、個人身份信息、病情發(fā)展的細(xì)節(jié)、治療方案等，這些信息不僅對患者至關(guān)重要，還對醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)的穩(wěn)步提升具有一定參考價值，而科學(xué)的檔案分類管理在保證檔案使用過程中的安全性方面發(fā)揮了重要作用。醫(yī)院檔案種類繁多，不同類型的檔案通常需要分配給不同的科室或人員使用，通過科學(xué)分類能夠在系統(tǒng)內(nèi)部形成一套清晰的權(quán)限劃分體系，避免內(nèi)部使用中的越權(quán)訪問。此外，醫(yī)院每天都會處理大量的檔案，科學(xué)分類能夠?qū)崿F(xiàn)精確的檔案定位，在使用過程中通過分層歸檔，有效防止數(shù)據(jù)在存儲、傳輸、使用過程中被惡意更改?？傊?，醫(yī)院檔案分類管理的實施對保障檔案安全性具有重要意義，它不僅能通過權(quán)限分級和結(jié)構(gòu)化管理避免內(nèi)部操作違規(guī)，還能提高應(yīng)對外部安全威脅的能力。

3醫(yī)院檔案檢索效率提升的挑戰(zhàn)

3.1檢索系統(tǒng)不夠智能化

第一，現(xiàn)有檢索系統(tǒng)僅支持簡單的關(guān)鍵詞或條件查詢，缺少多維度數(shù)據(jù)深層次處理能力，導(dǎo)致在涉及多個條件或跨部門檔案的情況下，檢索過程變得煩瑣且耗時，制約使用效率。第二，醫(yī)院檔案中包含大量文檔、圖像、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，但傳統(tǒng)檢索系統(tǒng)更多偏向于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理，缺少對病歷、醫(yī)學(xué)影像、自然語言描述等非結(jié)構(gòu)化信息的解析能力2。第三，醫(yī)院檔案的表述形式存在異構(gòu)性和復(fù)雜性，而現(xiàn)有系統(tǒng)缺少對語義和上下文的解析能力，容易導(dǎo)致檢索結(jié)果的相關(guān)度不高，進(jìn)一步影響用戶體驗。第四，檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模日益龐大，但檢索系統(tǒng)對數(shù)據(jù)存儲和索引的技術(shù)優(yōu)化不夠充分，導(dǎo)致系統(tǒng)容易出現(xiàn)卡頓甚至崩潰問題。第五，在醫(yī)院的實際業(yè)務(wù)中，頻繁新增的檔案和不斷變化的用戶需求會影響檢索的效率，但現(xiàn)有系統(tǒng)多未實現(xiàn)基于人工智能的自動化學(xué)習(xí)能力，導(dǎo)致難以適應(yīng)快速變化的業(yè)務(wù)場景和檔案特征。

3.2檔案管理缺少標(biāo)準(zhǔn)化

第一，各醫(yī)院內(nèi)部不同科室對檔案的分類依據(jù)、整理方式、命名規(guī)則往往各自為政，導(dǎo)致數(shù)據(jù)在組織結(jié)構(gòu)上的差異顯著，使得系統(tǒng)無法提供統(tǒng)一格式的數(shù)據(jù)存儲。第二，醫(yī)院檔案形態(tài)多樣，但部分檔案的格式管理沒有明確標(biāo)準(zhǔn)，形成多樣化甚至雜亂無章的結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致在調(diào)用或檢索這些數(shù)據(jù)時需要進(jìn)行額外處理，從而增加了工作難度3。第三，檔案信息描述的標(biāo)準(zhǔn)化程度不足。文檔的元數(shù)據(jù)（如標(biāo)題、關(guān)鍵詞、創(chuàng)建日期、責(zé)任人等）缺失問題嚴(yán)重，導(dǎo)致檔案自身的標(biāo)識屬性不完整，使得信息分類和后續(xù)檢索時缺少必要的參考。第四，一些檔案在歸檔后可能會因診療行為的后續(xù)進(jìn)展被多次修改，但缺少對新增版本或修訂后的內(nèi)容的有效標(biāo)注，導(dǎo)致存檔環(huán)節(jié)難以追溯歷史文件，并使存儲文件的時間點(diǎn)準(zhǔn)確性無法保障。

3.3數(shù)據(jù)維護(hù)滯后

第一，醫(yī)院在日常工作中會產(chǎn)生大量的新檔案數(shù)據(jù)，由于在歸檔流程中受到人工處理或系統(tǒng)效率低下的限制，導(dǎo)致未能及時錄入數(shù)據(jù)庫，從而造成信息的時效性滯后。第二，在醫(yī)院的診療過程中，患者的診療情況、病程發(fā)展以及治療方案可能會發(fā)生變化，這些動態(tài)信息需要對原有檔案內(nèi)容適時補(bǔ)充，但部分醫(yī)院缺少對已存檔案進(jìn)行周期性核查的機(jī)制，導(dǎo)致檔案內(nèi)容長期停留在歸檔時的狀態(tài)，與實際情況脫節(jié)。第三，不同科室或系統(tǒng)在錄人數(shù)據(jù)時缺少協(xié)調(diào)，部分檔案數(shù)據(jù)可能在多個模塊或數(shù)據(jù)庫中重復(fù)存儲，形成大量冗余信息，不僅增加了檢索時數(shù)據(jù)混亂的概率，也加大了數(shù)據(jù)維護(hù)的復(fù)雜性。第四，檔案信息可能存在錯別字、信息遺漏、與事實不符的記錄內(nèi)容，但部分醫(yī)院未對這些檔案內(nèi)容安排定期校核流程，也缺少專門的核查隊伍和技術(shù)支持，導(dǎo)致這些錄入錯誤長時間未被修正，嚴(yán)重影響后續(xù)的使用與檢索。第五，在醫(yī)院檔案管理的轉(zhuǎn)型階段，許多機(jī)構(gòu)仍然保留紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式，但二者之間缺少統(tǒng)一的更新規(guī)則，造成數(shù)據(jù)維護(hù)的斷層，從而導(dǎo)致在檢索時出現(xiàn)信息的不完整性。第六，在醫(yī)院檔案系統(tǒng)版本升級或更換過程中，由于缺少明確的管理標(biāo)準(zhǔn)和嚴(yán)格的質(zhì)量控制措施，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性常常得不到有效保障。

4醫(yī)院檔案檢索效率提升的策略

4.1引入智能化管理系統(tǒng)

為了提高醫(yī)院檔案管理的智能化水平，解決檢索系統(tǒng)不夠智能化的問題，需通過一系列科學(xué)合理的策略，逐步完善智能化管理系統(tǒng)的功能，以便全面優(yōu)化檔案檢索的效率。第一，需要強(qiáng)化檢索系統(tǒng)功能的多樣性，從根本上提升其滿足復(fù)雜查詢需求的能力，為實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要升級現(xiàn)有檢索系統(tǒng)的查詢工具，以及新增支持多條件組合查詢功能。第二，需要提高檢索系統(tǒng)對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理能力，解決文檔等復(fù)雜檔案的檢索困難問題，實現(xiàn)這一點(diǎn)需要在核心算法中引入自然語言處理（NLP）技術(shù)及計算機(jī)視覺技術(shù)。第三，針對現(xiàn)有檢索系統(tǒng)語義理解能力不足的問題，醫(yī)院可通過對醫(yī)療術(shù)語及數(shù)據(jù)的語義建模來優(yōu)化檢索算法，讓系統(tǒng)能夠識別同義詞、疾病的不同描述。第四，針對系統(tǒng)響應(yīng)速度不夠的問題，需要全面優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)庫的存儲技術(shù)，從技術(shù)層面加速系統(tǒng)運(yùn)行。第五，必須提高檢索系統(tǒng)的個性化和定制化水平，以應(yīng)對不同用戶的需求，為此要為系統(tǒng)配置用戶角色權(quán)限管理模塊。

4.2制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化管理方法

第一，各醫(yī)院應(yīng)根據(jù)國家和行業(yè)相關(guān)規(guī)范，結(jié)合自身實際情況，明確檔案的分類依據(jù)。例如，可以將檔案劃分為患者信息類、診療記錄類、管理類等大類，并在每一個類別項下進(jìn)一步細(xì)分。第二，醫(yī)院檔案種類繁雜，包括紙質(zhì)文件、電子記錄、影像資料等，為此要制定一套統(tǒng)一的文件格式指導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)。例如，對于電子數(shù)據(jù)，可以要求文本類文件采用固定的文件類型（如PDF或DOCX），而對于醫(yī)學(xué)影像、音頻、視頻文件，則需要明確采用通用的醫(yī)療數(shù)據(jù)格式（如DICOM標(biāo)準(zhǔn)）4。第三，為了規(guī)范檔案信息的表達(dá)，醫(yī)院需要明確檔案的元數(shù)據(jù)字段標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)定每份檔案應(yīng)包含的基礎(chǔ)信息，還應(yīng)設(shè)計電子化表單幫助用戶按規(guī)定格式錄入相關(guān)內(nèi)容，并限制非標(biāo)準(zhǔn)字段的輸人。第四，醫(yī)院應(yīng)該采用符合國家和國際標(biāo)準(zhǔn)的互操作協(xié)議（如HL7或FHIR標(biāo)準(zhǔn)）來改造信息系統(tǒng)，以便使不同供應(yīng)商的系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接。第五，為了提高執(zhí)行效果，應(yīng)定期開展檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，對一線工作人員進(jìn)行流程指導(dǎo)，以減少因個人主觀因素導(dǎo)致的操作偏差。

4.3建立動態(tài)維護(hù)機(jī)制

第一，為解決檔案錄人效率較低、無法實現(xiàn)實時更新的問題，需要優(yōu)化檔案錄入流程并引入智能化輔助工具，為此可以通過設(shè)計規(guī)范化的檔案錄入模板，明確必填字段和可選字段，并加快數(shù)據(jù)輸人速度。第二，為解決已歸檔數(shù)據(jù)缺少周期性核查和動態(tài)更新的問題，醫(yī)院可制定明確的檔案審查時間表，同時在檔案系統(tǒng)中設(shè)置更新標(biāo)識，幫助用戶快速識別已更新的檔案，以便保證后續(xù)使用時信息的時效性5。第三，醫(yī)院可以引入數(shù)據(jù)去重工具，對數(shù)據(jù)庫中的重復(fù)檔案項進(jìn)行智能核查比對，并整合為一個唯一的檔案。第四，為解決檔案信息中的錯誤內(nèi)容未及時修正的問題，應(yīng)建立檔案內(nèi)容的錯誤糾正機(jī)制，并設(shè)置專門的審核部門負(fù)責(zé)此項工作。第五，對于紙質(zhì)檔案和電子檔案協(xié)同管理問題，醫(yī)院可以設(shè)計一對一對應(yīng)的管理機(jī)制，將每一份紙質(zhì)檔案與其電子版建立唯一標(biāo)識。

結(jié)束語

通過深人探討檔案分類管理的常用方法，以及其在規(guī)范性等方面的重要作用，可以看出，科學(xué)的管理模式對優(yōu)化醫(yī)院整體運(yùn)行效率具有深遠(yuǎn)意義。相信，未來借助大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)，醫(yī)院檔案管理將更加智能化、個性化、實時化。

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作者簡介：潘峰（1969.05—），大學(xué)學(xué)歷，煙臺市煙臺山醫(yī)院副研究館員，從事醫(yī)院檔案管理工作，研究方向：醫(yī)院檔案管理。