摘 要:在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,醫(yī)院電子檔案管理領(lǐng)域深受影響。醫(yī)院檔案管理部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展,充分認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)所帶來的優(yōu)勢(shì),進(jìn)一步厘清醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn),以便有針對(duì)性地開展管理工作。在實(shí)踐過程中,應(yīng)著重明確電子檔案的數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、分析及應(yīng)用要點(diǎn)。同時(shí)也不可忽視當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理面臨管理意識(shí)淡薄、技術(shù)設(shè)備落后、數(shù)據(jù)安全隱患及人才短缺等困境,這些問題在一定程度上阻礙了管理工作的推進(jìn)。為切實(shí)做好醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)工作,有必要強(qiáng)化制度建設(shè),明晰管理思路,引入先進(jìn)設(shè)備與技術(shù),加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù),重視人才培養(yǎng),促使醫(yī)院電子檔案管理流程更加規(guī)范,充分挖掘電子檔案數(shù)據(jù)價(jià)值,為醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展提供有力支撐。
關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);醫(yī)院電子檔案;管理要點(diǎn);優(yōu)化策略
醫(yī)院電子檔案作為承載醫(yī)院各類信息的關(guān)鍵載體,涵蓋患者診療信息、醫(yī)院科研成果及醫(yī)院管理數(shù)據(jù)等海量?jī)?nèi)容。醫(yī)院電子檔案管理水平的高低直接關(guān)聯(lián)到醫(yī)院運(yùn)營(yíng)效率、醫(yī)療質(zhì)量及患者滿意度。一方面,大數(shù)據(jù)時(shí)代為醫(yī)院電子檔案管理帶來諸多先進(jìn)的技術(shù)手段,借助強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理能力,能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院醫(yī)療資源的優(yōu)化配置,加速醫(yī)學(xué)科研創(chuàng)新進(jìn)程[1]。另一方面,醫(yī)院檔案管理部門需立足醫(yī)院發(fā)展全局,結(jié)合檔案管理自身特性,進(jìn)一步明確醫(yī)院電子檔案管理的重點(diǎn),如此方能有的放矢地推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作,助力醫(yī)院電子檔案管理邁向現(xiàn)代化。基于此,有必要深入探究當(dāng)下醫(yī)院電子檔案管理的要點(diǎn),剖析影響要點(diǎn)實(shí)施的相關(guān)問題,并提出有效的解決思路。
1 大數(shù)據(jù)視域下醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)
1.1 數(shù)據(jù)采集要點(diǎn)
一是確保全面性。需完整收集患者的基本信息、診療記錄、檢查結(jié)果、手術(shù)記錄和護(hù)理記錄等各維度數(shù)據(jù),翔實(shí)地反映患者就醫(yī)的全過程。同時(shí)圍繞醫(yī)院發(fā)展與科研需求,收集相關(guān)電子數(shù)據(jù),全面展現(xiàn)醫(yī)院在服務(wù)患者、科研創(chuàng)新等方面的工作成效。唯有保證數(shù)據(jù)的全面性,才能為后續(xù)電子檔案信息的開發(fā)利用筑牢基礎(chǔ)。二是保障準(zhǔn)確性。所收集的電子檔案信息應(yīng)符合既定標(biāo)準(zhǔn)與錄入流程。設(shè)立數(shù)據(jù)檢驗(yàn)規(guī)則,確保采集的數(shù)據(jù)精準(zhǔn)無誤,對(duì)發(fā)現(xiàn)的錯(cuò)誤及時(shí)予以糾正。三是實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性。充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù),及時(shí)采集醫(yī)院各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù),并上傳至醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù),確保數(shù)據(jù)的時(shí)效性。四是兼顧多樣性。數(shù)據(jù)采集范疇不應(yīng)局限于醫(yī)院醫(yī)療與科研領(lǐng)域,還應(yīng)涵蓋醫(yī)院其他方面生成的檔案信息。除結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)外,非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)同樣需要納入采集范圍,保障數(shù)據(jù)采集的完整性。
1.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)要點(diǎn)
一是適配存儲(chǔ)介質(zhì)與技術(shù)。依據(jù)醫(yī)院電子檔案的特性、數(shù)據(jù)量、訪問頻率及安全需求,審慎選擇適宜的硬盤或云平臺(tái)作為存儲(chǔ)介質(zhì),并引入分布式存儲(chǔ)和云存儲(chǔ)等技術(shù),提升數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的安全性。二是形成備份與恢復(fù)機(jī)制。在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)過程中,不僅要關(guān)注存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇,還要定期備份醫(yī)院的電子檔案數(shù)據(jù)。一旦遭遇突發(fā)情況,能夠及時(shí)恢復(fù)重要數(shù)據(jù)。備份數(shù)據(jù)遵循異地備份原則,實(shí)施多重備份,防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。三是強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全保障。運(yùn)用數(shù)據(jù)加密、訪問控制、防火墻等技術(shù)手段,抵御外部黑客對(duì)醫(yī)院電子檔案信息的攻擊,切實(shí)維護(hù)電子檔案信息的安全。同時(shí),醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)持續(xù)完善數(shù)據(jù)安全管理制度,加大數(shù)據(jù)安全管理力度。四是優(yōu)化存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)。對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類整理與歸檔,構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)結(jié)構(gòu),提升醫(yī)院電子檔案的存儲(chǔ)效率與訪問速度,滿足數(shù)據(jù)利用需求。
1.3 數(shù)據(jù)分析要點(diǎn)
一是明確目標(biāo)需求。從醫(yī)院管理與業(yè)務(wù)發(fā)展需求出發(fā),精準(zhǔn)確定數(shù)據(jù)分析目標(biāo),如醫(yī)療資源利用分析、疾病診斷分析、患者服務(wù)評(píng)估等。二是適配工具方法。結(jié)合數(shù)據(jù)分析目標(biāo)與數(shù)據(jù)特點(diǎn),選用統(tǒng)計(jì)分析、數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)等恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)分析方法,并借助SPSS、R、Python等相應(yīng)工具,提取有價(jià)值信息。三是確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。在數(shù)據(jù)分析前,對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗,保障數(shù)據(jù)的一致性。同時(shí),開展數(shù)據(jù)質(zhì)量評(píng)估與監(jiān)督,及時(shí)察覺并解決數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。四是拓展深度廣度。數(shù)據(jù)分析絕非簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)與描述,而應(yīng)依據(jù)分析要求與目標(biāo),深度挖掘數(shù)據(jù)背后的規(guī)律與趨勢(shì)。
1.4 數(shù)據(jù)應(yīng)用要點(diǎn)
一是支撐臨床決策。通過對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的分析,為醫(yī)生診斷疾病提供參考建議,對(duì)藥物不良反應(yīng)進(jìn)行預(yù)警,切實(shí)提高醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。二是助力醫(yī)院管理。利用醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù),對(duì)醫(yī)療質(zhì)量、醫(yī)療資源利用分布情況、醫(yī)療效率等進(jìn)行評(píng)估,為醫(yī)院管理決策提供數(shù)據(jù)支撐,實(shí)現(xiàn)醫(yī)療資源的合理優(yōu)化配置[2]。三是賦能科研教學(xué)。醫(yī)院電子檔案數(shù)據(jù)可為醫(yī)院科研與教學(xué)工作提供豐富素材,服務(wù)于臨床教學(xué)、藥物研發(fā)、疾病研究等相關(guān)工作。四是服務(wù)患者需求。基于對(duì)患者電子檔案數(shù)據(jù)的分析,了解患者疾病風(fēng)險(xiǎn)與健康狀況,為患者提供健康管理、疾病預(yù)防、康復(fù)指導(dǎo)等個(gè)性化醫(yī)療服務(wù)。
2 阻礙醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)實(shí)現(xiàn)的主要問題
2.1 管理意識(shí)薄弱與制度不健全問題
部分醫(yī)院管理層及檔案工作人員對(duì)電子檔案管理的認(rèn)知浮于表面,未能充分領(lǐng)悟其在醫(yī)院發(fā)展、科研創(chuàng)新及患者服務(wù)等諸多領(lǐng)域的支撐效用,也未能精準(zhǔn)把握醫(yī)院電子檔案管理的核心要點(diǎn)。這致使醫(yī)院缺乏一套切實(shí)可行、行之有效的電子檔案管理制度與規(guī)范,工作流程陷入混亂無序狀態(tài)。于數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié)而言,醫(yī)護(hù)人員因未深刻認(rèn)識(shí)到信息全面性的重要意義,常常錯(cuò)過最佳采集時(shí)機(jī),致使關(guān)鍵診療數(shù)據(jù)缺失,對(duì)后續(xù)病情診斷分析造成不利影響。存儲(chǔ)方面,未能嚴(yán)格依照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)數(shù)據(jù)格式的統(tǒng)一要求,不同科室各自為政,電子檔案存儲(chǔ)分散凌亂,數(shù)據(jù)整合困難重重。而在分析與應(yīng)用層面,大量極具價(jià)值的電子檔案數(shù)據(jù)僅沉睡于存儲(chǔ)設(shè)備之中,未得到系統(tǒng)開發(fā)與有效利用,既無法為臨床實(shí)踐與科研創(chuàng)新提供助力,又造成海量數(shù)據(jù)資源的浪費(fèi),難以切實(shí)推動(dòng)醫(yī)院管理水平邁向新臺(tái)階。
2.2 技術(shù)不夠先進(jìn)與設(shè)備落后問題
先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備是醫(yī)院電子檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型的基石與重要前提。當(dāng)下,部分醫(yī)院在技術(shù)引進(jìn)及設(shè)備更新?lián)Q代進(jìn)程中明顯滯后。一方面,醫(yī)院信息化建設(shè)步伐緩慢,電子檔案管理系統(tǒng)功能有限,僅能勉強(qiáng)滿足基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)錄入與簡(jiǎn)單查詢需求,面對(duì)復(fù)雜的數(shù)據(jù)挖掘、智能分析任務(wù)時(shí)顯得力不從心。隨著醫(yī)院電子檔案數(shù)量呈爆發(fā)式增長(zhǎng),系統(tǒng)在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與分析處理時(shí)捉襟見肘,頻繁出現(xiàn)卡頓、死機(jī)現(xiàn)象,運(yùn)轉(zhuǎn)效率極其低下,根本無法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代海量、高速的數(shù)據(jù)處理要求[3]。另一方面,硬件設(shè)施老化問題突出。老舊的服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備讀寫速度遲緩,數(shù)據(jù)共享效率低下,致使數(shù)據(jù)在傳輸過程中極易出現(xiàn)丟失或傳輸中斷問題,醫(yī)護(hù)人員不得不耗費(fèi)大量額外時(shí)間重復(fù)操作,工作效率大打折扣,電子檔案管理質(zhì)量也隨之降低。這不僅浪費(fèi)了檔案工作人員的寶貴時(shí)間與精力,還使得他們難以將精力聚焦于電子檔案管理的要點(diǎn)工作之上。
2.3 數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)與隱私保護(hù)不到位問題
醫(yī)院電子檔案具有高度特殊性,其涵蓋患者從個(gè)人身份識(shí)別信息到健康私密狀況、詳細(xì)醫(yī)療記錄等海量診療信息,這些信息的安全性至關(guān)重要,需要醫(yī)院予以高度重視。然而,當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境錯(cuò)綜復(fù)雜,醫(yī)院面臨的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段愈發(fā)多樣,不法分子常借助惡意軟件、釣魚郵件等途徑竊取患者數(shù)據(jù)。一旦發(fā)生數(shù)據(jù)泄密事件,不僅會(huì)對(duì)患者個(gè)人隱私造成嚴(yán)重侵害,引發(fā)醫(yī)院信任危機(jī),使醫(yī)院聲譽(yù)受損,還可能令醫(yī)院陷入法律糾紛的泥潭。與此同時(shí),部分醫(yī)院在電子檔案管理系統(tǒng)維護(hù)方面存在嚴(yán)重疏漏,軟件更新滯后,防火墻存在諸多漏洞,極易讓新型病毒趁虛而入,破壞電子檔案的數(shù)據(jù),導(dǎo)致檔案信息無法正常讀取,前期大量的數(shù)據(jù)采集與整理工作付諸東流,嚴(yán)重威脅醫(yī)院電子檔案管理工作的有序開展。
2.4 人才引進(jìn)滯后與培訓(xùn)形式化問題
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,落實(shí)醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)工作離不開高素質(zhì)專業(yè)人才的支撐。現(xiàn)階段,跨界融合所需的既精通檔案管理專業(yè)知識(shí),又熟練掌握前沿信息技術(shù)的復(fù)合型人才極度匱乏。現(xiàn)有的檔案管理人才專業(yè)背景較為單一,面對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能算法等新興事物時(shí)常常束手無策。他們雖熟悉傳統(tǒng)檔案管理流程,但在電子檔案數(shù)字化處理、數(shù)據(jù)建模和分析挖掘等關(guān)鍵領(lǐng)域經(jīng)驗(yàn)欠缺,難以將大數(shù)據(jù)技術(shù)靈活運(yùn)用于電子檔案管理要點(diǎn)工作之中。更為嚴(yán)峻的是,醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)與再教育重視程度嚴(yán)重不足,未能圍繞醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)精心設(shè)計(jì)培訓(xùn)內(nèi)容,培訓(xùn)過程流于形式,缺乏深度與系統(tǒng)性[4]。這使得檔案管理人員知識(shí)更新滯后,專業(yè)技能老化,難以跟上大數(shù)據(jù)時(shí)代瞬息萬變的技術(shù)變革節(jié)奏,進(jìn)而無法有效推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展。
3 大數(shù)據(jù)視域下醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)的實(shí)施策略
3.1 樹立大數(shù)據(jù)意識(shí)與加強(qiáng)制度建設(shè)
在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下,醫(yī)院電子檔案管理需明確要點(diǎn),精準(zhǔn)發(fā)力,以提升整體管理效率。醫(yī)院應(yīng)開展自上而下的電子檔案管理知識(shí)普及活動(dòng),組織專題討論會(huì)、培訓(xùn)會(huì),邀請(qǐng)業(yè)內(nèi)專家剖析電子檔案管理要點(diǎn),明晰管理思路與階段性規(guī)劃,促使醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員從思想層面重視該項(xiàng)工作?;诖?,構(gòu)建全方位、精細(xì)化的電子檔案管理制度與規(guī)范。在數(shù)據(jù)采集環(huán)節(jié),明確醫(yī)院各部門,包括臨床科室、行政后勤等的職責(zé)范圍、工作任務(wù)、時(shí)間節(jié)點(diǎn)及數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn),杜絕推諉、數(shù)據(jù)滯后問題,確保各部門協(xié)同配合,將管理要點(diǎn)落實(shí)到位。存儲(chǔ)方面,統(tǒng)一存儲(chǔ)架構(gòu)與格式要求,合理劃分存儲(chǔ)空間,保障電子檔案重點(diǎn)信息有序存放。針對(duì)數(shù)據(jù)分析與應(yīng)用,檔案管理部門組建專門小組,制訂詳細(xì)的數(shù)據(jù)分析計(jì)劃與反饋機(jī)制,讓數(shù)據(jù)切實(shí)服務(wù)于醫(yī)院發(fā)展與患者需求。同時(shí),建立嚴(yán)格的考核機(jī)制,將電子檔案管理成效納入科室及個(gè)人績(jī)效考核體系,通過獎(jiǎng)優(yōu)罰劣推動(dòng)各環(huán)節(jié)工作扎實(shí)推進(jìn)。
3.2 提高技術(shù)與設(shè)備水平
為保障醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)工作的順利推進(jìn),引入先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備勢(shì)在必行。醫(yī)院應(yīng)召開專項(xiàng)會(huì)議研討信息化改革事宜,將信息技術(shù)列為重點(diǎn)預(yù)算項(xiàng)目,劃撥專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于電子檔案管理系統(tǒng)的硬件升級(jí)與軟件技術(shù)引進(jìn)。新系統(tǒng)應(yīng)具備完備的功能模塊,涵蓋數(shù)據(jù)采集、分析、可視化展示等功能,以契合大數(shù)據(jù)時(shí)代電子檔案管理的需求。例如,引入基于人工智能的病歷自動(dòng)結(jié)構(gòu)化技術(shù),可將非結(jié)構(gòu)化病歷文本轉(zhuǎn)化為可分析的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),為病歷分析提供有力支撐。同時(shí),更新老舊設(shè)備,購(gòu)置高性能的服務(wù)器與大容量存儲(chǔ)陣列,確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與讀取高效順暢。在網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)層面,引入病毒防護(hù)、入侵檢測(cè)系統(tǒng),部署防火墻,完善網(wǎng)絡(luò)安全體系,并定期開展漏洞掃描,及時(shí)排查潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制,確保醫(yī)院電子檔案管理工作的連續(xù)性,即便遭遇突發(fā)狀況,數(shù)據(jù)信息安全亦能得到保障。
3.3 強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)
鑒于醫(yī)院電子檔案信息的重要性,需采取嚴(yán)密的數(shù)據(jù)安全防護(hù)與隱私保護(hù)措施。明確任何人員訪問、使用電子數(shù)據(jù)均需相應(yīng)授權(quán),依據(jù)崗位需求精細(xì)劃分權(quán)限。如臨床醫(yī)生僅能在授權(quán)范圍內(nèi)查看患者醫(yī)療記錄用于診斷,科研人員獲取數(shù)據(jù)需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批用于特定研究項(xiàng)目,確保數(shù)據(jù)使用合理合規(guī)。借助加密技術(shù)對(duì)存儲(chǔ)的電子檔案數(shù)據(jù)加密,保障靜態(tài)存儲(chǔ)時(shí)的數(shù)據(jù)安全。在數(shù)據(jù)傳輸環(huán)節(jié),采用SSL/TLS等加密協(xié)議,防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。同時(shí),運(yùn)用脫敏技術(shù)對(duì)用于數(shù)據(jù)分析、教學(xué)等非醫(yī)療服務(wù)場(chǎng)景的數(shù)據(jù)脫敏,處理患者關(guān)鍵信息,在保障數(shù)據(jù)可用性的同時(shí)維護(hù)患者隱私。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)測(cè),部署實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)系統(tǒng),對(duì)用戶行為和網(wǎng)絡(luò)流量實(shí)時(shí)甄別[5]。一旦發(fā)現(xiàn)異常,如頻繁登錄失敗、大規(guī)模數(shù)據(jù)外發(fā)等情況,立即采取阻斷、排查等處置措施,切實(shí)維護(hù)數(shù)據(jù)的安全。
3.4 加強(qiáng)人才培養(yǎng)與引進(jìn)
醫(yī)院電子檔案管理要點(diǎn)的落實(shí)離不開專業(yè)人才。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人員教育培訓(xùn)作為重點(diǎn)工作推進(jìn),圍繞管理要點(diǎn)定期組織系統(tǒng)性培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容既涵蓋傳統(tǒng)檔案管理知識(shí)的深化拓展,如檔案分類、編目等進(jìn)階技能,又聚焦大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈等前沿技術(shù),包括數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)算法應(yīng)用、電子檔案系統(tǒng)運(yùn)維等實(shí)用技術(shù)。邀請(qǐng)行業(yè)專家、高校教授授課,助力檔案管理人員明確管理要點(diǎn),提升專業(yè)素養(yǎng)[6]。同時(shí),拓寬人才引進(jìn)渠道,與高校信息管理等專業(yè)建立人才培養(yǎng)合作關(guān)系,為人才引進(jìn)開辟優(yōu)先路徑,提前鎖定優(yōu)秀應(yīng)屆畢業(yè)生。面向社會(huì)招聘復(fù)合型人才,提供良好的職業(yè)發(fā)展前景與優(yōu)厚待遇,為醫(yī)院電子檔案的管理持續(xù)輸送人才,助力醫(yī)院在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的跨越式發(fā)展,確保管理的要點(diǎn)工作順利完成。
總之,大數(shù)據(jù)視域下的醫(yī)院電子檔案管理挑戰(zhàn)諸多。醫(yī)院應(yīng)聚焦有限資源,明確管理要點(diǎn),強(qiáng)化制度建設(shè),培育大數(shù)據(jù)意識(shí)與管理意識(shí),引入先進(jìn)技術(shù)設(shè)備提供硬件支撐,重視數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù),通過人才培養(yǎng)與引進(jìn)解決現(xiàn)存問題,切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院數(shù)字化轉(zhuǎn)型。如此,方能提高醫(yī)院電子檔案管理的水平,為醫(yī)院發(fā)展與患者更好地提供檔案信息服務(wù)。
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作者簡(jiǎn)介:韓姍珊(1991—),大學(xué)學(xué)歷,中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬??卺t(yī)院館員,研究方向:檔案管理。