摘 要：協(xié)同理論認為內部人、組織、環(huán)境等子系統(tǒng)相互配合，圍繞共同目標運作，就能產生1+1＞2的協(xié)同效應。職業(yè)學校人事檔案具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性和機密性特征，分散化、異構性檔案資源不利于檔案管理效率的提升。本文以協(xié)同理論為視角，詳細分析了職業(yè)學校人事檔案資源整合的內外部動因，提出了人事檔案資源整合應堅持整體性、規(guī)范性和漸進性原則，在此基礎上從頂層設計、技術應用和平臺建設三個方面提出了職業(yè)學校人事檔案資源整合路徑，對提升職業(yè)學校人事檔案管理質量和效率具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：多元協(xié)同；人事檔案；資源整合

協(xié)同理論（Synergetics）亦稱“協(xié)同學”，是系統(tǒng)科學的分支理論，通過不同領域分析，提出多維相空間理論，建立一整套處理方案。協(xié)同理論在微觀到宏觀的過渡上，描述各種系統(tǒng)和現(xiàn)象中從無序到有序轉變的共同規(guī)律。協(xié)同論研究不同事物共同特征及其協(xié)同機理，近年來獲得發(fā)展并被廣泛應用。協(xié)同論認為，系統(tǒng)能否發(fā)揮協(xié)同效應是由各系統(tǒng)內部各子系統(tǒng)獲得部分的協(xié)同作用決定，系統(tǒng)內部人、組織、環(huán)境等子系統(tǒng)相互配合，圍繞共同目標運作，就能產生1+1＞2的協(xié)同效應。反之，系統(tǒng)內部相互離散、摩擦、掣肘，就會造成整個系統(tǒng)內耗，陷入混亂無序狀態(tài)。

從《檔案法》的條文內容來看，檔案管理的主體、內容、程序都呈現(xiàn)出多元化、系統(tǒng)化特征，如過去和現(xiàn)在的機關、團體、企事業(yè)單位、其他組織及個人都是檔案形成的主體；經濟、政治、文化、社會、外事和科技等具有保存價值的歷史記錄都是檔案構成的內容；收集、整理、保護、利用及監(jiān)督則共同構成了檔案管理各環(huán)節(jié)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》把“加強部門協(xié)同、區(qū)域協(xié)同、行業(yè)協(xié)同”作為“十四五”“全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能”的主要任務之一。人事檔案是我國人事管理制度的重要內容，人事檔案管理具有全面性、現(xiàn)實性、真實性、動態(tài)性、流動性和機密性特征[1]，涉及組織、人事、用人單位及檔案管理部門若干主體，在人事考察、選拔、晉升中發(fā)揮重要作用。

1 人事檔案資源整合動因

檔案資源整合既是檔案管理模式改革的內容之一，也是進行檔案資源建設與管理不斷實現(xiàn)的一個持續(xù)過程[2]。人事檔案資源整合，就是將多頭管理、分散管理的人事檔案進行集中管理、統(tǒng)一服務，也是人事檔案管理領域踐行“大檔案”理念的生動表現(xiàn)。整合人事檔案資源是“內外部”動因共同作用的結果。

1.1 內因：人事檔案資源的特點

根據(jù)《干部人事檔案工作條例》，干部人事檔案是在組織建設、人事管理、人才服務過程中形成的，反映個人政治品質、道德品行、思想認識、工作實績和廉潔自律等情況的歷史記錄材料。

1.1.1人事檔案資源的分散性。人事工作的復雜性、動態(tài)性和實時性使人事檔案資源在來源、內容及載體形態(tài)上呈現(xiàn)較為突出的分散性特征。從來源看，人事檔案資源牽涉主體和來源渠道較多，碎片化特征顯著，產生于不同部門；從內容看，人事檔案資源包括履歷類、思想類、考核鑒定類、學歷學位類、職務職稱類、 政審類、黨團類、表彰獎勵類、工資、任免類及職務職級晉升類等；從載體形態(tài)看，人事檔案資源包括紙質載體檔案，還包括電子載體檔案及存儲于人事檔案數(shù)據(jù)庫中的結構化數(shù)據(jù)，分屬于各個管理平臺及系統(tǒng)，呈現(xiàn)出較為顯著的分散性特征。

1.1.2人事檔案資源的動態(tài)性?！陡刹咳耸聶n案工作條例》規(guī)定，人事檔案日常管理包括人事檔案“建立、接收、保管、轉遞、信息化、統(tǒng)計、保密”等，人事檔案材料“收集、鑒別、整理和歸檔”等。可見，從職業(yè)學校人事檔案形成的過程及其檔案內容看，人事檔案是一個動態(tài)、變化和發(fā)展的過程。不同于其他常規(guī)檔案形成時的規(guī)律性和周期性，人事檔案的動態(tài)發(fā)展是新的內容不斷產生、部分內容被更新替代。即人事檔案內容具有動態(tài)性。例如，從學歷學位類看，當事人不斷接受教育培訓，獲取的更高學歷就要納入其歸檔范疇；從職務職級類看，隨著人事職務職級的變化，人事檔案內容也不斷變化，需要對其進行實時補充與更新，從而更能全面、準確、及時地反映干部的真實情況，為組織部門提拔使用提供參考。

1.1.3人事檔案資源的價值性。干部人事檔案既來源于干部人事工作，又服務于干部人事工作，為用人單位深化人力資源配備、管理人才提供重要決策參考，具有極高的現(xiàn)實應用價值。一方面，根據(jù)干部人事檔案信息分析，職業(yè)學校用人單位能夠及時掌握教師隊伍的年齡、性別結構，學歷、職稱層次，學歷和專業(yè)特征等，為職業(yè)學校引進高層次人才提供第一手參考，提升人才引進的針對性與精準性；另一方面，根據(jù)干部人事檔案信息分析，也為其人才交流、輪崗、晉升和使用等提供重要支撐。因此，人事檔案具有很高的資政價值。

1.2 外因：人事檔案工作環(huán)境變化

1.2.1管理方式的線上轉變。隨著移動互聯(lián)網(wǎng)技術的應用及檔案管理的數(shù)字化、電子化發(fā)展的趨勢，干部人事檔案從傳統(tǒng)的線下管理逐漸朝著線上管理轉變，尤其是干部人事檔案專門管理軟件的應用，深刻地改變了檔案管理的形式和理念，極大地提升了人事檔案管理的效率。大數(shù)據(jù)技術應用，傳統(tǒng)、分散和異構的人事檔案信息資源難以滿足現(xiàn)實需要，檔案資源整合成為檔案信息化建設道路上必須逾越的一道坎[3]。迫切需要從機構、資源、服務和人才等方面進行整合[4]，以檔案機構整合促進檔案資源整合，以檔案資源整合實現(xiàn)檔案服務整合。

1.2.2服務需求持續(xù)增長。干部人事檔案全面反映工作、學習、思想教育和社會關系等，在職業(yè)學校人才引進、崗位設置、職務職級晉升、個人職業(yè)發(fā)展、社會活動參與和工作調動辦理等方面離不開干部人事檔案。通過干部人事檔案內容的分析，為職業(yè)學校引進緊缺型人才的類型、數(shù)量和專業(yè)提供參考。通過干部人事檔案分析，為人事調動、職務晉升提供支撐。

1.2.3管理要求越發(fā)規(guī)范。職業(yè)學校人事檔案管理工作量大，管理的規(guī)范性要求越來越高，“凡進必審”“凡提必審”“凡轉必審”，任何一個環(huán)節(jié)都需要慎之又慎。這些都需要做好人事檔案資源整合，防止因人事檔案分散導致信息流不暢，人事信息更新不及時，影響人事工作。

2 人事檔案資源整合原則

2.1 整體性

職業(yè)學校人事檔案資源整合，基礎是資源，核心是需求，關鍵是平臺。要把體現(xiàn)教職員工的履歷、思想、考核鑒定、學歷學位、職務職稱、政審、黨團和表彰獎勵等資料作為一個整體，做到人事檔案資料應收盡收、應歸盡歸。要把人事檔案“收集、鑒別、整理和歸檔”等看作一個整體，做好人事檔案資源的全周期、全過程管理。要把分散于教務處、教研組和校長室等教學管理機構的人事檔案集中整合起來，歸入檔案管理部門統(tǒng)一管理。因此，職業(yè)學校人事檔案資源整合要牢固樹立全?！耙槐P棋”意識，強化全局觀念，打破部門之間的藩籬。將分散于各個部門之間的人事檔案資源整合為一個完整的有機整體，形成系統(tǒng)配套、科學合理的人事檔案管理體系。

2.2 規(guī)范性

職業(yè)學校人事檔案資源整合要遵循統(tǒng)一的標準規(guī)范，無論是人事檔案資源整合歸檔，還是整合之后的存儲、檢索和利用都要遵循人事檔案管理法律法規(guī)和標準規(guī)范，使人事檔案資源整合達到標準化、規(guī)范化。例如，人事檔案分類標引要執(zhí)行《檔案分類標引規(guī)則》。電子人事檔案整合要落實《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》。電子人事檔案整合管理系統(tǒng)應符合《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》。各個部門之間的電子人事檔案移交管理要符合《電子檔案移交接收操作規(guī)程》。按照新《檔案法》的要求，職業(yè)學校電子人事檔案資源應執(zhí)行“單套制”管理模式，節(jié)約檔案管理成本，要符合《電子檔案單套管理一般要求》。規(guī)范性原則，還表現(xiàn)在人事檔案資源數(shù)據(jù)庫整合要達到標準化、規(guī)范化，實現(xiàn)人事檔案資源的共享。

2.3 漸進性

職業(yè)學校人事檔案數(shù)量大、種類多，作為人事工作的第一信息資源，記錄、承載著職業(yè)學校發(fā)展歷程，也是歷代職業(yè)學校接續(xù)奮斗的歷史見證，是傳承校風的寶貴資源。職業(yè)學校人事檔案資源整合是一項復雜的系統(tǒng)性工程，要因地制宜、統(tǒng)籌規(guī)劃、逐步實施，采取漸進式整合。一方面，要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，既要做好新增電子人事檔案的及時整合，也要做好歷史傳統(tǒng)人事檔案的數(shù)字化，并做好新老人事檔案的整合。另一方面，要圍繞整合目標，成立職業(yè)學校人事檔案整合領導機構，明確整合的部門分工，統(tǒng)一人事檔案整合方案、實施、協(xié)調和管理，確定人事檔案整合牽頭部門、參與部門。明確整合的指導思想。按照“黨管干部”“黨管檔案”原則，使人事檔案整合圍繞職業(yè)學校中心工作進行，站在職業(yè)學校發(fā)展全局的高度謀劃和推動。明確整合的工作目標。職業(yè)學校人事檔案整合要達到歸屬明確、運轉高效、門類齊全、結構合理和管理科學的新時代人事檔案管理。

此外，職業(yè)學校人事檔案資源整合還要遵循安全性、系統(tǒng)性、經濟性、科學性和完整性原則，不斷提升人事檔案資源整合的質量和效率，為職業(yè)學校教育事業(yè)發(fā)展及人才使用、培養(yǎng)提供有力支持。

3 人事檔案資源整合路徑——以多元協(xié)同為視角

檔案資源整合是加強檔案資源建設的關鍵環(huán)節(jié)[5]。在大數(shù)據(jù)應用背景下，人事檔案資源整合按照“跨部門、跨區(qū)域、跨行業(yè)協(xié)同”的目標，既要做好頂層設計的基礎性工作，也要積極應用先進技術，搭建管理平臺[6]，打破人事檔案不同部門和層級的“數(shù)字鴻溝”，實現(xiàn)職業(yè)學校人事檔案數(shù)據(jù)、系統(tǒng)和服務的有機整合，不斷提高人事檔案管理整體效率，發(fā)揮人事檔案“存史資政育人”功能。

3.1 做好檔案資源整合頂層設計

3.1.1制定整合規(guī)劃方案。職業(yè)學校要樹立全?！耙槐P棋”意識，突破人事檔案管理是人事部門或檔案部門的狹隘意識，做好人事檔案資源整合規(guī)劃。根據(jù)職業(yè)學校人事檔案管理現(xiàn)狀，制定人事檔案資源整合方案，進一步明確人事檔案資源整合總體思路、目標、任務和措施等，把人事檔案資源整合納入檔案管理的重要議事日程，加強人事檔案資源整合領導，有序有力地推動整合工作。

3.1.2建立整合協(xié)同機制。人事檔案資源整合要打破部門間的信息壁壘，積極構建人事部門、檔案管理部門和教務部門之間的協(xié)同機制，確保人事檔案資源橫向、縱向間信息流動通暢，打破層級、系統(tǒng)、區(qū)域的壁壘和隔閡。構建人事部門與檔案管理部門之間的協(xié)同機制，加強人事工作與檔案工作之間的業(yè)務交流和輔導，提升人事檔案資源整合效率。另外要完善整合標準規(guī)范。人事檔案資源整合成功于否的關鍵在于標準規(guī)范。要重視人事檔案數(shù)據(jù)資源法制化與標準化建設，高職學校根據(jù)《檔案法》《檔案法實施條例》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)，進一步完善人事檔案元數(shù)據(jù)標準、軟硬件管理系統(tǒng)標準，確保標準之間的相互銜接。

3.2 注重檔案資源整合技術應用

3.2.1利用關聯(lián)數(shù)據(jù)技術實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的關聯(lián)集成。從人事檔案類型格式、內容屬性、時空范圍及檔案主題等計算相關度，建立人事檔案資源之間的語義關聯(lián)，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)資源的高度關聯(lián)。

3.2.2利用知識圖譜技術構建人事檔案數(shù)據(jù)知識網(wǎng)絡。大數(shù)據(jù)時代，職業(yè)學校人事檔案資源整合從傳統(tǒng)的全宗級、案卷級、文件級逐步向語義層面過渡，要利用知識圖譜技術，將多源異構人事檔案數(shù)據(jù)進行結構化處理、知識化抽取和信息化融合，從人事檔案數(shù)據(jù)資源、屬性和事件等重構，符合人事檔案管理的內容。

3.2.3利用數(shù)據(jù)虛擬化技術實現(xiàn)多源異構人事檔案數(shù)據(jù)集成。利用數(shù)據(jù)虛擬化技術關聯(lián)人事檔案信息，提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)訪問接口，并利用數(shù)據(jù)虛擬技術進行規(guī)范處理，把職業(yè)學校人事檔案數(shù)據(jù)進行轉換和清洗，最終達到職業(yè)學校人事檔案資源整合的目的。

3.3 搭建檔案資源整合系統(tǒng)平臺

職業(yè)學校人事檔案資源整合是手段，高效管理、利用，發(fā)揮人事檔案應有的價值才是最終目的。因此，要積極搭建人事檔案資源整合系統(tǒng)平臺，為人事檔案資源常態(tài)化整合奠定扎實的基礎。一方面，要積極創(chuàng)建統(tǒng)一的人事檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應具有良好的耦合性和互通性，實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)高效轉換和清洗及語義本體建設，確保系統(tǒng)中的人事檔案資源便捷傳遞、運行通暢，高效整合。另一方面，要積極構建人事檔案數(shù)據(jù)資源庫。職業(yè)學校要立足學校檔案管理實際，組建人事檔案數(shù)據(jù)資源庫，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，做好館藏人事檔案資源的數(shù)字化、信息化及資源的有機整合。同時，也要搭建檔案管理一體化平臺，推動檔案數(shù)據(jù)管理流程重構、技術應用融合和平臺管理整合，實現(xiàn)職業(yè)學校人事檔案數(shù)據(jù)資源跨部門、跨層級集成。

參考文獻

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作者簡介：黃麗欽（1984.12—），大學學歷，福州機電工程職業(yè)技術學校館員，主要從事學校文書、人事檔案管理工作。