摘 要：隨著社會經濟的發(fā)展，城市建設的內容日趨豐富，其中城市建設檔案體現了整個城市的發(fā)展脈絡以及當下的發(fā)展狀態(tài)。近年來，各級政府越來越關注城建檔案管理，力圖通過不斷提升城建檔案管理質量，為整個城市建設精細化和高效化發(fā)展服務。文章闡述了開展城建檔案管理工作的重要意義，在總結城建檔案管理存在問題的基礎上，提出了高質量開展城建檔案管理工作的若干建議，以期推動城市精細化管理。

關鍵詞：城建檔案；城市建設；管理服務

新時代，城市發(fā)展規(guī)模不斷擴大，城市發(fā)展質量不斷提高，為城市建設提供良好信息化支撐的城建檔案管理工作的重要性日益突出。類型多樣、內容豐富的城建檔案能夠反映城市管理工作的發(fā)展脈絡，為城建工作提供有力的信息支持。城建檔案管理應當充分體現信息時代的特點，城建檔案管理人員需要應用科學高效的方式方法，有效地發(fā)揮城建檔案信息對于城市日常建設和管理工作的服務作用，從而有效地推動城市建設事業(yè)的健康、高效和可持續(xù)發(fā)展。

一、開展城建檔案管理工作的重要意義

開展城建檔案管理工作具有重要的意義，不僅有助于提高城市建設的科學性和規(guī)范性，還能為城市的可持續(xù)發(fā)展提供有力的信息支持和決策依據。

1.保存不同發(fā)展階段城市記憶的需要

在城市建設過程中，城建檔案管理部門保留了城市規(guī)劃、建筑設計、基礎設施建設、景觀構造等多方面寶貴的歷史資料，這些資料不僅具備很高的歷史文化價值，還能夠為后續(xù)的城市建設提供參考依據。因此，要想長久保管好這些珍貴的檔案資料，城建檔案管理部門必須按照相關要求科學、細致地收集、分類和整理城建檔案，只有這樣才能讓保留城市記憶的檔案資料重新煥發(fā)生命活力，成為城市發(fā)展的寶貴精神財富。

2.科學開展城市建設工作的重要信息依據

在新時代背景下，我國城市建設步伐明顯加快，大規(guī)模的城市基礎設施建設以及具備相關功能的區(qū)域性建設離不開豐富且準確的城建檔案。通過開展高質量的城建檔案管理工作，能夠廣泛收集并匯總與城市建設有關的各類檔案資料，為當前以及未來的城市建設工作提供強有力的信息支撐，不斷地提高城市建設的科學性、高效性和前瞻性。

3.有利于保護城市文化遺產和傳承城市文化

城市建筑和街區(qū)不僅承載著居民的生活記憶，還是城市文化的重要組成部分。城建檔案中包含了大量的歷史建筑資料和文化遺產信息，高質量開展城建檔案管理工作有利于傳承城市文化、增強市民歸屬感，有利于滿足公眾對于城市建設信息的需求，提升公眾對城市歷史和文化的認識。

4.提高城市管理水平和服務效率

城建檔案是城市管理的基礎信息資源。高質量開展城建檔案管理工作有利于城市管理者掌握城市基礎設施的分布、使用情況和維護需求，從而制訂合理的維護計劃和應急響應方案，優(yōu)化城市公共服務，提升服務質量和效率。

二、當前城建檔案管理工作存在的問題

1.工作人員檔案管理意識不強

城建檔案管理工作人員受到傳統理念的束縛，不重視檔案管理工作的信息化建設。在檔案管理工作過程中，一些分管領導未能科學、有效地指導城建檔案管理工作，城建檔案信息工作落后，缺乏經費、技術和人員，信息基礎設施不完善，檔案管理工作效率不高。城建檔案管理工作被很多人視為冷門工作，部門人員年齡偏大，人才數量不足，人才質量不高。

2.檔案管理模式不完善

部分城建管理部門停留在傳統管理模式上，檔案管理人員仍然采取紙質檔案管理模式，工作量大且精確性不高，很難綜合性、系統性地管理涉及多方面的城建檔案資料，也無法有針對性地研究與應用檔案數據。另外，一些城建管理部門不重視檔案管理工作，檔案管理人員缺乏工作熱情和積極性，檔案管理工作流于形式，很難充分發(fā)揮城建檔案的作用。

3.城建檔案管理部門設備老化，設施不完善

部分城建管理部門應用在檔案管理工作方面的資金不充足，部分設備設施老化嚴重。另外，一些地方城建檔案管理部門沒有建立統一的檔案管理平臺，無法實現城建檔案信息的交流共享，影響整個城市建設事業(yè)的發(fā)展。

三、高質量開展城建檔案管理工作的策略

1.幫助檔案管理人員樹立科學的檔案管理理念

首先，城建管理部門要想高質量地開展城建檔案管理工作，就必須幫助檔案管理人員樹立科學的檔案管理理念，培養(yǎng)檔案管理工作人員的責任意識，讓每一名工作人員都意識到城建檔案管理工作并非只是單純地搜集、整理和歸檔各類城建信息資料，而是要在此基礎上，整合各方面信息資源，為整個城市發(fā)展提供充足且準確的信息依據；其次，城建管理部門的全體人員應當積極支持和配合城建檔案管理工作。例如，人員入職、離職或調崗，人事部門應當第一時間通知檔案管理部門。單位管理層也應當提供必要的支持，加大在人力、物力、財力方面的投入，讓檔案管理工作人員能夠擁有充足的資源，持續(xù)高效地開展檔案管理工作；最后，城建檔案管理部門要鼓勵檔案管理人員認真對待城建檔案管理工作，把工作要求落實到工作環(huán)節(jié)上，保證城建檔案信息資料的真實和完整。

2.加強城建檔案管理工作的科學性和規(guī)范性

城建檔案是城市建設和發(fā)展的重要歷史記錄，加強城建檔案管理工作的科學性和規(guī)范性至關重要。為此，城建管理部門應當制定一套全面、細致、可操作的檔案管理標準規(guī)范。

（1）科學分類城建檔案

從多個維度科學分類城建檔案，如按照不同的建設項目類型，將檔案分為住宅建設、商業(yè)建筑、市政基礎設施以及園林綠化等大類；按照項目的建設時間，分為不同年代或不同計劃周期的檔案；按照項目的地理區(qū)位，分為不同行政區(qū)劃或功能分區(qū)的檔案。在每個大類下，城建檔案管理人員還可以根據具體情況設置若干小類。比如在住宅建設大類下，按照不同的建設階段，細分為規(guī)劃設計、施工建設、竣工驗收等小類。通過層層細化的分類方式，可以使檔案的組織架構更加清晰、有序，方便城建檔案的檢索和利用。

（2）建立規(guī)范的檔案編目制度

每份檔案都要統一編號并詳細記錄檔案的名稱、生成日期、責任部門、頁數以及保存期限等關鍵信息，以便形成完整的檔案目錄數據。

（3）明確檔案的保存期限

城建檔案管理人員根據檔案的重要程度和使用頻率，將其劃分為永久保存、定期保存和短期保存等不同類別，并制定相應的保存期限標準。對于需要永久保存的重要檔案，要采取特殊的保護措施，確保其不容易被損毀；對于定期保存和短期保存的檔案，要定時鑒別和清理，及時銷毀過期檔案，節(jié)約檔案空間。

（4）規(guī)范檔案借閱流程

城建檔案管理人員要明確檔案借閱的審批權限，區(qū)分不同密級和重要程度的檔案，分別設定相應的審批層級。一般檔案的借閱可以由檔案管理部門負責人審批，重要檔案的借閱則需要上報主管領導批準。要規(guī)范檔案借閱手續(xù)，借閱人需要填寫正式的借閱申請表，注明借閱理由、借閱時間等，經審批同意后，才能借出。還要合理設置檔案借閱期限。一般檔案的借閱期限可以設定為7～15天，重要檔案可以縮短至3～5天，如存在特殊情況，可以適當延長借閱期限。在借閱人員歸還檔案時，城建檔案管理人員要認真核對檔案材料，確保歸還的檔案與借出的檔案完整一致。

城建檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案借閱登記制度，建立檔案借閱登記簿，詳細記錄每次檔案借閱的時間、借閱人、借閱用途以及歸還時間等信息，要積極利用信息技術，開發(fā)檔案借閱管理系統，實現借閱信息的電子化登記和管理，在提高工作效率的同時，加強對借閱過程的監(jiān)控。

3.大力推進檔案管理信息化建設

隨著信息技術的不斷發(fā)展，智能化檔案管理系統已經成為提高檔案管理效率和提升檔案管理質量的重要手段。該系統可以實現檔案的數字化存儲、檢索和共享，增強了檔案管理的便捷性和可操作性。同時，智能化系統還能夠分析和挖掘數據，為城市建設和管理提供更加準確和及時的信息支持，為領導決策提供科學依據。

第一，城建檔案管理工作部門要建立檔案信息管理系統以及遠程辦公系統。檔案信息管理系統應是一個集成化的平臺，包括檔案錄入、分類、存儲、檢索和輸出等功能。檔案管理人員可以利用該系統高效管理各類城建檔案，不僅提高了檔案管理的效率，還保證了檔案管理的規(guī)范性和可追溯性。此外，系統還應支持多種格式的電子檔案存儲，如文字、圖像、音頻以及視頻等，以滿足不同檔案類型的管理需求。建立遠程辦公系統能夠打破時間和空間的限制，檔案管理人員能夠隨時隨地處理工作，提高辦公效率。該系統應該是一個安全、穩(wěn)定的網絡平臺，能夠支持檔案管理人員在不同地點之間實時溝通和協作。遠程辦公系統應該具備在線協作、文件共享、流程審批等功能，保證團隊成員之間能夠順暢溝通，共同完成城建檔案管理任務。這樣一來，即使在面對突發(fā)情況或者遠程協作的需求下，城建檔案管理工作也能夠高效運轉，不會受到時間和地域的限制。

第二，要高度重視檔案管理工作的安全。城建管理部門要大力引進或開發(fā)科學性、安全性強的檔案信息管理系統，將繁雜且不易保存的紙質檔案資料實現數字化、電子化，挑選重要內容錄入檔案信息管理系統。要通過數字密鑰、水印技術、身份驗證以及區(qū)塊鏈等技術，全面提高檔案數據的安全管理水平。同時，要努力建立安全系數更高的檔案數據庫，主要用于保密級別高的核心檔案和機要資料的存儲備份，最大限度地降低數據資料遺失、被泄露或誤刪的可能。另外，城建管理部門要結合自身實際情況，加大在技術和經費方面的投入力度，提升檔案安全管理工作質量。

4.提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理部門應當高度重視檔案管理人員的思想政治教育工作，讓全體人員都能夠明白高質量開展城建檔案管理工作的重要意義，從而使他們能夠端正自身思想認識，認真履行自身的責任和義務。

檔案管理部門要對檔案管理人員開展常態(tài)化的培訓工作，常態(tài)化培訓工作應該涵蓋檔案管理的基礎知識，如檔案的分類、編目、檢索、保存等，使檔案管理人員能夠熟練掌握檔案工作的基本流程和規(guī)范。同時，針對現代信息技術在檔案管理中的應用，培訓內容應包括數字檔案的制作、存儲、檢索和傳輸等技術以及電子檔案的安全防護措施。

此外，在培訓中，城建檔案管理部門還應注重提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)和責任意識。檔案管理工作具有嚴格的保密性和規(guī)范性要求，檔案管理人員必須具備高度的職業(yè)操守和責任心。因此，在培訓中，檔案管理部門應加強對檔案管理人員的職業(yè)道德教育，強調檔案管理工作的重要性和嚴肅性，提升他們的責任意識和法律意識。

為了保證取得良好的培訓效果，檔案管理部門應制訂詳細的培訓計劃，定期組織集中培訓和考核，鼓勵檔案管理人員利用業(yè)余時間自學和在線學習。通過多元化的培訓方式，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，激發(fā)他們的學習熱情和創(chuàng)新能力，推動檔案管理工作順利開展。

城建管理部門還要注重人才的引進，嚴格把關人才引進，在招考過程中，重點關注人員的專業(yè)基礎、職業(yè)操守以及信息技術應用水平，以保證所引進的人才符合單位需要。對于已招人才，城建管理部門也要隨時關注其在試用期的各項工作成績，引導其作出科學、長遠的職業(yè)規(guī)劃。同時，為了努力減少人才的流失，城建管理部門應當提高檔案管理工作人員的待遇，激發(fā)其工作熱情和積極性。

5.開展高質量的基層業(yè)務指導工作

城建部門的檔案管理人員應當放下身段，積極深入各基建工地，實地指導并開展各項城建檔案管理工作。應當與基層人員建立良好的合作關系，了解基層工作人員的需求和困難，有針對性地提供檔案管理方面的指導和支持。此外，檔案管理人員還應加大《中華人民共和國檔案法》等相關法律法規(guī)的宣傳推廣力度，幫助基層人員有效掌握各類城建檔案信息的歸檔標準和方式方法，提高基層工作人員的檔案管理水平。

城建檔案管理工作要努力追求“地上清、地下明”的管理效果。在“地上清”方面，檔案管理人員應以地面實體建筑物作為工作對象，整理與其相關的市政建設、交通運輸、區(qū)域綠化等相關信息資料，及時補救被遺漏的檔案信息。檔案管理人員要審核并糾正一些缺乏完整性和準確性的資料，建立一套科學、準確的檔案管理體系；在“地下明”方面，檔案管理人員需要全面了解和掌握整個城市的“隱性”信息，如抗災避難所、戰(zhàn)爭人防工程、地下管線布設、礦產資源儲量等。通過定期的普查工作，補齊城市檔案工作的“隱性”信息短板，確保檔案管理工作能夠做到全方位和全行業(yè)覆蓋。

四、結語

綜上所述，在新時代背景下，我國城市建設事業(yè)蓬勃發(fā)展，城建檔案管理工作面臨全新的機遇與挑戰(zhàn)。城市檔案管理工作人員要深入一線單位、施工現場，廣泛收集各類型基建項目的數據信息，借助信息分析研判手段，構建科學、完善的城建檔案管理體系，為城市發(fā)展服務。城建管理部門應當順應時代潮流，積極利用信息技術，采取有效措施，創(chuàng)新檔案管理工作模式，加強人員隊伍建設，建設城建檔案信息管理平臺，提高檔案管理工作的效率，保證檔案信息的安全，為我國城市建設和發(fā)展提供數據支持。

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作者單位：臨沂市城鄉(xiāng)規(guī)劃編制研究中心

作者簡介：田徑（1978—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：城建檔案管理。