［摘 要］在全球化、網(wǎng)絡(luò)化日益發(fā)展的時代背景下，企業(yè)合同管理工作也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)和新的發(fā)展機(jī)遇，加強(qiáng)合同管理信息化建設(shè)不僅可以提高企業(yè)合同管理的效率和準(zhǔn)確性，還能有效降低合同風(fēng)險，提升企業(yè)整體運(yùn)營水平。文章對合同管理信息化進(jìn)行概述，深入探究了企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)，包括電子合同技術(shù)、合同數(shù)據(jù)管理技術(shù)、合同流程自動化技術(shù)以及信息安全與隱私保護(hù)技術(shù)，并提出了實(shí)施信息化建設(shè)的主要措施，旨在幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)對合同生命周期的全面管理，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價值。

［關(guān)鍵詞］企業(yè)；合同管理；信息化建設(shè)；措施

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.19.031

［中圖分類號］F272 ［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）19-0100-03

0 " " 引 言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)管理正逐步向信息化、智能化轉(zhuǎn)變，合同管理作為企業(yè)管理的重要環(huán)節(jié)，其傳統(tǒng)的手工操作方式已無法滿足現(xiàn)代企業(yè)高效、準(zhǔn)確的管理需求，需要積極地將信息化技術(shù)引入其中，實(shí)施合同管理信息化建設(shè)。企業(yè)通過信息化手段，可以實(shí)現(xiàn)合同的電子化、流程化管理，從而減少人為錯誤，加強(qiáng)風(fēng)險控制，提升企業(yè)的整體運(yùn)營水平。在新時代背景下，推動企業(yè)合同管理信息化建設(shè)，不僅是適應(yīng)時代發(fā)展的必然選擇，也是企業(yè)提升競爭力的關(guān)鍵所在。

1 " " 合同管理信息化概述

合同管理信息化是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，其功能主要是利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，對合同的全生命周期——包括簽訂、履行、變更以及終止等各個環(huán)節(jié)，進(jìn)行電子化、自動化乃至智能化的綜合管理，這一管理方式是信息技術(shù)與企業(yè)合同管理實(shí)踐深度結(jié)合的產(chǎn)物，代表了企業(yè)管理模式的創(chuàng)新與發(fā)展。在合同管理信息化的建設(shè)過程中，企業(yè)將傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同轉(zhuǎn)化為電子合同，通過專門的合同管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲、查詢、修改和追蹤，這種轉(zhuǎn)化不僅大大提高了合同管理的便捷性，使得合同信息能夠在企業(yè)內(nèi)部快速、準(zhǔn)確地傳遞，而且顯著提升了合同履行的透明度和效率，使得企業(yè)決策者可以實(shí)時掌握合同的執(zhí)行狀態(tài)，及時調(diào)整策略，以應(yīng)對可能出現(xiàn)的風(fēng)險和問題[1]。此外，合同管理信息化的建設(shè)可以讓企業(yè)通過對合同數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析和挖掘，及時發(fā)現(xiàn)并預(yù)警潛在的風(fēng)險點(diǎn)，從而采取有效措施進(jìn)行防范和控制。再者，借助信息系統(tǒng)的強(qiáng)大功能，企業(yè)也實(shí)現(xiàn)了對合同履行過程的實(shí)時監(jiān)控，確保合同能按照既定條款順利執(zhí)行，避免因信息不對稱或人為失誤而導(dǎo)致的糾紛和損失。

2 " " 企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵技術(shù)

2.1 " 電子合同技術(shù)

電子合同技術(shù)是實(shí)現(xiàn)合同管理信息化的核心技術(shù)，該技術(shù)通過電子簽名、時間戳等多種技術(shù)手段，能夠保證合同的法律效力、真實(shí)性、完整性和不可否認(rèn)性；該技術(shù)也簡化了合同簽署流程，省去了紙質(zhì)合同的煩瑣步驟，如打印、蓋章和郵寄，從而大幅縮短了合同的簽署周期。此外，電子合同還具備加密存儲和傳輸?shù)墓δ?，使得合同的分類、檢索和管理變得更為便捷，極大提高了企業(yè)的工作效率。由于電子合同具有不可篡改性和法律效力，企業(yè)在處理合同糾紛時能夠更加有據(jù)可依，增強(qiáng)了合同管理的法律保障。

2.2 " 合同數(shù)據(jù)管理技術(shù)

合同數(shù)據(jù)管理技術(shù)是企業(yè)合同管理信息化的重要組成部分，主要涵蓋了數(shù)據(jù)的采集、存儲、處理和分析等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。企業(yè)通過建立完善的合同數(shù)據(jù)庫，能夠?qū)崿F(xiàn)合同信息的集中管理和高效利用，進(jìn)一步增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的安全性和可靠性，為企業(yè)決策提供了有力支持。企業(yè)借助合同數(shù)據(jù)管理技術(shù)，在查詢和檢索合同信息時變得更加便捷，無論是歷史合同還是當(dāng)前正在執(zhí)行的合同，都能迅速獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。同時，通過強(qiáng)大的統(tǒng)計分析功能，企業(yè)能夠深入了解合同的執(zhí)行情況、風(fēng)險點(diǎn)及合同趨勢，從而做出更明智的決策[2]?？傊?，合同數(shù)據(jù)管理技術(shù)的合理運(yùn)用為企業(yè)合同管理帶來了前所未有的便利和效益，是現(xiàn)代企業(yè)不可或缺的管理工具，通過充分發(fā)揮這一技術(shù)的優(yōu)勢，能夠使企業(yè)在激烈的市場競爭中保持領(lǐng)先地位，實(shí)現(xiàn)持續(xù)穩(wěn)健的發(fā)展。

2.3 " 合同流程自動化技術(shù)

合同流程自動化技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)合同管理中的一項革新性技術(shù)，利用該項技術(shù)能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)合同全生命周期內(nèi)各個環(huán)節(jié)的自動化處理。合同流程自動化技術(shù)涵蓋了合同的起草、審批、簽署以及執(zhí)行等核心流程，可以大大地提升合同管理的效率和準(zhǔn)確性。企業(yè)在應(yīng)用該項技術(shù)的過程中，通過發(fā)揮技術(shù)的優(yōu)勢作用，大幅度減少了人工干預(yù)，避免了煩瑣的手動操作，有效降低了人為錯誤率，不僅節(jié)省了大量時間和資源，還確保了合同管理的規(guī)范性和數(shù)據(jù)一致性，使合同履行的質(zhì)量和可靠性得到了顯著提升。此外，合同流程自動化技術(shù)的應(yīng)用還強(qiáng)化了合同管理的透明度和可追溯性，使企業(yè)可以實(shí)時監(jiān)控合同的進(jìn)度和狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行調(diào)整，確保合同能夠按照既定計劃順利推進(jìn)。

2.4 " 信息安全與隱私保護(hù)技術(shù)

信息安全與隱私保護(hù)技術(shù)是合同管理信息化的關(guān)鍵保障措施，其主要目的是確保合同信息不被非法獲取、篡改或破壞。該技術(shù)主要由以下部分組成：一是

數(shù)據(jù)加密技術(shù)，通過使用對稱或非對稱加密算法，對敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，從而能夠防止數(shù)據(jù)泄露給未經(jīng)授權(quán)的人員，確保了合同數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的保密性。二是訪問控制技術(shù)，通常涉及身份驗證和權(quán)限管理兩個方面，身份驗證機(jī)制，如用戶名和密碼、生物識別技術(shù)等，用于確認(rèn)用戶身份；權(quán)限管理則確保用戶只能訪問其被授權(quán)的資源。在訪問控制技術(shù)的應(yīng)用下，可以限制用戶對合同信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限。三是更高級的身份認(rèn)證技術(shù)，如多因素認(rèn)證，可以進(jìn)一步增強(qiáng)系統(tǒng)的安全性。高級的身份認(rèn)證技術(shù)包括指紋識別、面部識別等生物識別方法，或與手機(jī)等個人設(shè)備的綁定驗證。四是網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，為保護(hù)合同管理系統(tǒng)受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，需要采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）和反病毒系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，以此監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)流量，檢測并阻止惡意活動。總的來說，信息安全與隱私保護(hù)技術(shù)是合同管理信息化不可或缺的一部分，通過綜合運(yùn)用上述技術(shù)手段，企業(yè)可以大大降低合同信息泄露和被非法侵入的風(fēng)險，從而保護(hù)企業(yè)的核心利益和商業(yè)機(jī)密。

3 " " 企業(yè)合同管理信息化建設(shè)的主要措施

3.1 " 優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)與流程

在信息化時代背景下，企業(yè)合同管理信息化已成為提升管理效率和競爭力的關(guān)鍵，為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)需要采取一系列措施推動合同信息化建設(shè)。對于企業(yè)來說，首要任務(wù)就是優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)與流程，這一策略表明企業(yè)需要調(diào)整內(nèi)部的部門設(shè)置和職責(zé)劃分，使其更加符合信息化管理的需求。具體實(shí)施過程中，企業(yè)應(yīng)明確各部門在合同管理中的具體角色和責(zé)任，如法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同法律風(fēng)險的審核，財務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項的支付與結(jié)算，業(yè)務(wù)部門則負(fù)責(zé)與合作伙伴的溝通與協(xié)商，通過明確的職責(zé)劃分，可以確保合同管理的每個環(huán)節(jié)都得到專業(yè)、高效的處理[3]。在信息時代背景下，傳統(tǒng)的合同管理流程顯得煩瑣且效率低下，無法滿足信息化時代的需求，需要企業(yè)對現(xiàn)有流程進(jìn)行明確梳理，去除冗余環(huán)節(jié)，簡化操作步驟，提高流程的透明度和可預(yù)測性。例如引入電子化的合同審批流程，通過自動化的系統(tǒng)來減少人工干預(yù)，縮短審批周期，提高工作效率。此外，為了順利實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)和流程的優(yōu)化，企業(yè)還需要加強(qiáng)內(nèi)部溝通與協(xié)作，要求各部門之間建立有效的信息共享機(jī)制，確保合同信息的及時傳遞和準(zhǔn)確反饋。而且，企業(yè)還應(yīng)培養(yǎng)員工的信息化素養(yǎng)，提高員工的電腦操作和信息系統(tǒng)使用能力，以便更好地適應(yīng)信息化的合同管理環(huán)境。

3.2 " 制定完善的配套制度作為支撐

在企業(yè)合同管理信息化建設(shè)進(jìn)程中，一定要建立完善的配套制度作為支撐，這樣才能為合同管理提供明確的指導(dǎo)和規(guī)范，進(jìn)而促進(jìn)信息化管理的有效實(shí)施。在制定完善的配套制度時，首先企業(yè)需要針對合同的簽訂、履行和變更等核心環(huán)節(jié)，制定詳細(xì)的操作流程，明確責(zé)任劃分，這樣可以確保每一步操作都有明確的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人，從而在出現(xiàn)問題時能夠迅速定位并解決問題。例如，簽訂合同時應(yīng)明確審核流程、簽署權(quán)限及合同存檔規(guī)定；在合同履行階段，要有明確的監(jiān)督機(jī)制和應(yīng)急處理預(yù)案；對于合同變更，應(yīng)設(shè)定嚴(yán)格的申請、審批和執(zhí)行程序。其次，加強(qiáng)信息安全和隱私保護(hù)[4]。企業(yè)需要制定專門的信息安全和隱私保護(hù)制度，進(jìn)一步明確數(shù)據(jù)的加密、存儲、傳輸和使用標(biāo)準(zhǔn)，防止合同信息被非法獲取或濫用。并在該項制度中明確員工的信息安全培訓(xùn)和應(yīng)急響應(yīng)計劃，以確保在面臨信息安全威脅時能夠迅速有效地應(yīng)對。最后，有關(guān)合同管理相關(guān)制度的制定與執(zhí)行，一定要得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的全力支持和積極推動，只有這樣才能確保其權(quán)威性和有效性，進(jìn)而在企業(yè)中得到全面貫徹。同時，企業(yè)還需要定期進(jìn)行制度審查和更新工作，通過這一過程，企業(yè)可以不斷完善和優(yōu)化合同管理制度，使其更加適應(yīng)外部環(huán)境的變化和企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的實(shí)際需求。

3.3 " 建立統(tǒng)一的合同信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

隨著企業(yè)合同管理信息化的深入，為了充分發(fā)揮合同管理信息化的優(yōu)勢，還需要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的合同信息化建設(shè)情況，建立統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)不僅關(guān)乎技術(shù)層面的兼容性，更影響著企業(yè)內(nèi)部各部門之間的協(xié)同效率和數(shù)據(jù)共享。制定統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)是確保各個系統(tǒng)之間的順暢交互，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無縫對接與流通的重要保障。在建設(shè)這一標(biāo)準(zhǔn)的過程中，企業(yè)應(yīng)做好以下工作：第一，企業(yè)需要清晰地界定信息化建設(shè)的目標(biāo)和方向，基于這些目標(biāo)和方向，進(jìn)一步確立合同信息化建設(shè)的核心標(biāo)準(zhǔn)，包括系統(tǒng)的技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式，接口規(guī)范等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，通過明確并遵循這些標(biāo)準(zhǔn)，保障企業(yè)內(nèi)各個系統(tǒng)能夠依據(jù)統(tǒng)一準(zhǔn)則進(jìn)行有序地開發(fā)和部署，從而實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的高效推進(jìn)，提升企業(yè)整體的運(yùn)營效率和管理水平[5]。第二，在制定信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時，企業(yè)要充分考慮內(nèi)部各部門的實(shí)際運(yùn)作情況和特定需求。因為不同的部門在長期的工作中，已經(jīng)形成了各自獨(dú)特的工作流程和數(shù)據(jù)處理習(xí)慣，這就需要企業(yè)在確立標(biāo)準(zhǔn)的過程中，廣泛征集并認(rèn)真傾聽各部門的想法和建議，以保證最終制定的標(biāo)準(zhǔn)既體現(xiàn)了整體的統(tǒng)一性，又能貼合各部門的實(shí)際操作需求。第三，企業(yè)應(yīng)確立一套符合自身發(fā)展需求的統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，該標(biāo)準(zhǔn)不僅應(yīng)覆蓋技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)管理和系統(tǒng)接口等核心要素，還應(yīng)考慮到企業(yè)未來的擴(kuò)展性和靈活性。通過實(shí)施這一統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，企業(yè)能夠避免冗余的系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)費(fèi)用，確保各項信息化項目緊密集成、高效運(yùn)作，從而最大限度地利用企業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)運(yùn)營成本的優(yōu)化和整體效率的提升。

3.4 " 做好信息系統(tǒng)安全維護(hù)工作

在信息化時代背景下，企業(yè)合同管理系統(tǒng)的安全性對于企業(yè)的健康發(fā)展至關(guān)重要，因此，建立完善的信息系統(tǒng)安全維護(hù)機(jī)制，是保護(hù)合同信息不被泄露或篡改的必要措施，也是確保企業(yè)正常運(yùn)營和持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。其一，企業(yè)需要定期對合同管理信息系統(tǒng)進(jìn)行全面的安全檢查，包括對系統(tǒng)的硬件、軟件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行細(xì)致的評估，以便及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患。同時針對已知的安全漏洞，企業(yè)應(yīng)及時進(jìn)行修補(bǔ)，確保系統(tǒng)的防御能力始終保持在行業(yè)前沿[6]。其二，除了技術(shù)和系統(tǒng)層面的維護(hù)外，還需要關(guān)注人員因素在信息安全中的影響和作用。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)對員工信息安全意識的培訓(xùn)，通過教育員工如何識別和防范網(wǎng)絡(luò)釣魚、惡意軟件等網(wǎng)絡(luò)威脅，以及教導(dǎo)員工在處理合同信息時應(yīng)遵循的最佳實(shí)踐，可以顯著提升整個組織的安全防范能力。其三，企業(yè)還應(yīng)制定并執(zhí)行嚴(yán)格的信息安全政策和流程，包括數(shù)據(jù)的加密、備份和恢復(fù)策略，以及應(yīng)對安全事件的應(yīng)急計劃。通過這些措施，企業(yè)可以確保在面臨安全挑戰(zhàn)時能夠迅速、有效地做出響應(yīng)，從而最大限度地減少經(jīng)濟(jì)損失。

4 " " 結(jié)束語

綜上所述，對于企業(yè)而言，合同管理信息化建設(shè)是一項復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，需要企業(yè)整合各部門的力量，形成合力，然后對各個方面的影響因素進(jìn)行綜合考慮，并結(jié)合自身的實(shí)際情況展開合同信息化建設(shè)。在這一過程中，企業(yè)可以采取優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)與流程、制定完善的配套制度作為支撐、建立統(tǒng)一的合同信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、做好信息系統(tǒng)安全維護(hù)工作等一系列措施，確保合同信息化建設(shè)順利實(shí)施，進(jìn)而為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

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