摘 要：在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，隨著企業(yè)管理理念的不斷改革，效率成為企業(yè)管理追求的首要目標(biāo)，“文檔一體化”也成為檔案管理工作加快工作效率的新方向。文章論述了企業(yè)檔案建設(shè)中實(shí)行“文檔一體化”的必要性和重要意義，在此基礎(chǔ)上又剖析了實(shí)行“文檔一體化”時(shí)需要注意的問題，并從管理體制、運(yùn)營(yíng)制度、系統(tǒng)要求、人員素質(zhì)等幾個(gè)方面提出了相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；檔案管理；文件處理；效率；信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著計(jì)算機(jī)、信息化時(shí)代的到來以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，效率成為企業(yè)管理追求的首要目標(biāo)，“文檔一體化”也成為檔案管理工作加快工作效率的新方向?！拔臋n一體化”是通過有機(jī)結(jié)合文件管理和檔案管理，形成一個(gè)從文件生成、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)到檔案歸檔管理的全生命周期管理。同時(shí)，通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)文件再利用以及自我完善，使得文檔各個(gè)階段都得到對(duì)應(yīng)的功能管理支持，數(shù)據(jù)可以共享、交換、協(xié)同，并實(shí)現(xiàn)一次錄入多次利用。加速推進(jìn)“文檔一體化”建設(shè)，能夠提升檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性，從而極大地降低人力、財(cái)力、物力等管理成本，提高企業(yè)檔案建設(shè)的管理水平。

一、“文檔一體化”的必要性及重要意義

目前，有些企業(yè)會(huì)設(shè)立文秘和檔案管理員兩個(gè)崗位，實(shí)行分塊管理。文秘在收發(fā)文件時(shí)會(huì)采用人工登記、流轉(zhuǎn)、傳閱、辦結(jié)，并按檔案管理制度規(guī)定于次年統(tǒng)一移交給檔案管理員。其中，包括上級(jí)下發(fā)的通知、日常會(huì)議紀(jì)要及清單、辦結(jié)的公文以及文件處理箋等。檔案管理員按收到的材料展開分類歸檔，并再一次輸入數(shù)據(jù)形成檔案臺(tái)賬，這樣的交接過程就會(huì)造成人工的重復(fù)浪費(fèi)。此外，文秘工作與檔案管理之間沒有形成信息共享、相互協(xié)調(diào)、功能銜接的運(yùn)作機(jī)制，使得文件處理和檔案管理前后兩個(gè)環(huán)節(jié)存在脫節(jié)的可能性。例如，文秘移交時(shí)遺漏個(gè)別文書或在行文時(shí)出現(xiàn)邏輯不通、編號(hào)不規(guī)范、附件不全、版記缺失、原稿錯(cuò)字多等情況，影響檔案后期歸檔和查閱，檔案管理員未能了解，導(dǎo)致文檔分離等問題。不僅影響文檔美觀和檔案的完整性，還會(huì)降低檔案質(zhì)量，甚至降低了檔案部門信息服務(wù)效能，不能很好地發(fā)揮檔案的參考服務(wù)作用。

實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”是克服上述弊端的主要途徑。隨著中國(guó)高新技術(shù)領(lǐng)域的發(fā)展迅速，各企業(yè)都逐步采用辦公自動(dòng)化，通過計(jì)算機(jī)管理文件也在慢慢滲透檔案管理中，檔案工作通過“文檔一體化”提前介入文件的生命周期，文秘按檔案特征在文件形成初期就做好重要信息分類、規(guī)范行文等工作，在文檔辦結(jié)之時(shí)即歸檔，使現(xiàn)行文件到檔案形成了一個(gè)連續(xù)通暢、首尾銜接的完整過程。因此，加強(qiáng)文檔集中管控，實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔生命周期的全程管理，不僅有助于企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)代化開展，還對(duì)企業(yè)的信息化建設(shè)具有重要意義。

一是合理利用企業(yè)檔案，節(jié)省成本。“文檔一體化”能將文件的起草、修改、簽發(fā)、傳閱、歸檔等流程形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化流程，避免重復(fù)工作，提高工作效率，便于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即時(shí)掌控企業(yè)經(jīng)營(yíng)信息、統(tǒng)籌決策，最大化地發(fā)揮企業(yè)檔案的作用和價(jià)值，以達(dá)到最大的效益和收益。電子化改變了文件的生成方式和載體特點(diǎn)，不僅減少紙張的使用量，還可以更方便地共享和傳輸文檔，節(jié)約了存貯空間和場(chǎng)地成本。同時(shí)，文檔管理工作告別了傳統(tǒng)的人工查找模式，能夠在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子查閱，減少了檔案工作者的工作量，有效控制企業(yè)的人工成本，使得各項(xiàng)資源能夠得到充分利用。

二是強(qiáng)化文秘工作和檔案管理工作的聯(lián)系，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。“文檔一體化”不僅可以使文秘對(duì)已辦結(jié)的公文實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、集中保管，讓文件的立卷工作能夠規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，還加強(qiáng)了檔案管理人員與各部門兼職檔案管理員之間的工作聯(lián)系，既方便日常檔案工作交流，又能夠及時(shí)督促并跟進(jìn)各部門檔案的移交，保證文件不流失，拓寬檔案的收集范圍，促進(jìn)企業(yè)檔案管理順利開展。發(fā)揮文秘工作和檔案管理工作有機(jī)結(jié)合的整體優(yōu)勢(shì)。

三是有效規(guī)范企業(yè)檔案管理工作，確保企業(yè)檔案規(guī)范化留存。企業(yè)“文檔一體化”的前提，是要搭建系統(tǒng)化的文檔管理組織架構(gòu)。對(duì)相關(guān)工作開展有序的規(guī)范化管理，使得各項(xiàng)工作開展能夠遵循一定的模式與秩序，從文檔的生成到最后的歸檔保存，都要嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)化程序來執(zhí)行，由此可以有效保證文件質(zhì)量，加快文檔管理現(xiàn)代化建設(shè)歷程。

四是豐富文檔一體化系統(tǒng)的應(yīng)用。文檔一體化系統(tǒng)應(yīng)用范圍涵蓋辦公自動(dòng)化、文件管理、檔案管理、內(nèi)容管理、證照管理、綜合知識(shí)資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識(shí)文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域。甚至還可以進(jìn)一步擴(kuò)展到手機(jī)和平板電腦，實(shí)現(xiàn)公文審批、移動(dòng)協(xié)作、移動(dòng)考勤、即時(shí)溝通、信息查閱以及共享等功能。

二、“文檔一體化”在企業(yè)檔案建設(shè)中的應(yīng)用

1.文檔數(shù)字化

通過掃描或拍照的方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，將其存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或服務(wù)器中，減少了紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)空間，提高了檔案信息的存取速度，方便了檔案的管理和利用。

2.檔案索引和檢索

通過建立統(tǒng)一的檔案索引和標(biāo)簽體系，分類、歸檔和檢索檔案信息?？梢酝ㄟ^關(guān)鍵詞、作者、日期等方式快速、準(zhǔn)確地查找到需要的檔案信息，提高了檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。

3.檔案共享和協(xié)作

通過云存儲(chǔ)、共享平臺(tái)等方式，實(shí)現(xiàn)檔案的共享和協(xié)作。可以將檔案信息共享給需要的人員，提供了便利的途徑，提高了工作效率。

4.檔案安全和備份

通過技術(shù)加密、權(quán)限設(shè)置、網(wǎng)絡(luò)隔離、視頻監(jiān)控、數(shù)據(jù)備份等措施，防止檔案信息被篡改、丟失或泄露，確保檔案信息的安全和完整，提高檔案的保密性和可靠性。

5.檔案審計(jì)和追溯

通過監(jiān)控和追蹤檔案信息的記錄和日志，可以了解檔案信息的使用情況和操作軌跡，有助于檔案管理者審計(jì)和追溯檔案，提高了檔案管理的透明度和規(guī)范性。

三、在企業(yè)檔案建設(shè)中實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理要注意的問題

1.文檔實(shí)體生成一體化

文檔實(shí)體生成一體化指的是企業(yè)公文從擬文、流轉(zhuǎn)、辦結(jié)、歸檔直至被銷毀為止的整個(gè)周期形成一體化管理。有些檔案的歸檔形成可能只有1天，如人事任免、簡(jiǎn)單的事項(xiàng)請(qǐng)示，也有可能歷經(jīng)一年甚至多年，如簽訂的年度合同需要配齊全年的合同履行單據(jù)、倉(cāng)庫(kù)合同需要配齊年底的結(jié)算單等，都給文檔實(shí)體生成一體化帶來困難。由于長(zhǎng)時(shí)間的檔案生成、流轉(zhuǎn)會(huì)經(jīng)歷不同的人、事、物，如經(jīng)辦人的崗位變更及交接、合同的變更解約或存續(xù)重簽、軟硬件設(shè)備設(shè)施問題，都會(huì)讓檔案形成期間有所缺失或錯(cuò)誤，導(dǎo)致整個(gè)生命周期有所缺陷。

2.文檔管理一體化

文檔管理一體化指的是企業(yè)管理體制、組織結(jié)構(gòu)、人員配置等方面相互匹配并融合成一體化管理。但是，目前大多數(shù)企業(yè)的文件和檔案工作相互分立，導(dǎo)致管理機(jī)制實(shí)行分塊制度，文件管理的不連貫性造成了管理機(jī)制、組織結(jié)構(gòu)上不能結(jié)合互促的現(xiàn)狀。一是傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式制約著“文檔管理一體化”建設(shè)的步伐。在網(wǎng)絡(luò)科技不斷發(fā)展的條件下，文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)基本上能夠?qū)崿F(xiàn)銜接，并實(shí)現(xiàn)文件在這兩套系統(tǒng)內(nèi)部跨空間的交互功能。然而，在傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式下，對(duì)于文件與檔案管理的天然分工，使得一體化后的管理工作陷入兩難境地，亟須變革管理體制；二是文檔工作在企業(yè)中的地位相對(duì)比較低，從事文檔工作的人員專業(yè)化水平不高，文檔工作一直處于企業(yè)工作的后端，與其他工作之間的關(guān)系存在一定的脫節(jié)。在傳統(tǒng)的管理模式下，文檔工作人員多依靠常年累積下來的經(jīng)驗(yàn)開展工作，缺乏一定的創(chuàng)新意識(shí)，使得“文檔一體化”進(jìn)程發(fā)展緩慢；三是各企業(yè)信息技術(shù)水平具有較大的差異性，大部分企業(yè)仍停留在數(shù)據(jù)共享階段，即在“文檔一體化”過程中，信息技術(shù)水平起到了關(guān)鍵的作用，需要以此為基礎(chǔ)，運(yùn)用同一系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，設(shè)計(jì)出實(shí)踐性較強(qiáng)的文檔整合工作流程，而在實(shí)踐過程中，一些中小企業(yè)并未設(shè)計(jì)整個(gè)系統(tǒng)流程，系統(tǒng)僅作為數(shù)據(jù)共享使用，并非真正意義上的“文檔一體化”管理。

3.文檔信息利用一體化

指的是不用按文檔類別篩選，只要輸入一條檢索指令就可以查出所需的全部文檔信息。這就需要一系列的物質(zhì)基礎(chǔ)，如技術(shù)設(shè)備設(shè)施和系統(tǒng)軟件加以支撐，但大多數(shù)企業(yè)對(duì)“文檔一體化”的重要性認(rèn)識(shí)不足、重視不夠，導(dǎo)致無(wú)法匹配足夠多的經(jīng)費(fèi)保障。同時(shí)，現(xiàn)有技術(shù)水平也在制約著“文檔一體化”的發(fā)展，計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及電子文檔存儲(chǔ)時(shí)間等問題，導(dǎo)致每隔一段時(shí)間就需要備份存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，以保證數(shù)據(jù)的完整性。此外，電子文檔的安全性問題也還沒有得到徹底解決。

4.文檔規(guī)范一體化

是指企業(yè)的“文檔一體化”制度要符合公文辦理和檔案管理實(shí)際情況。企業(yè)現(xiàn)行的公文處理和檔案管理制度都在不同程度上出現(xiàn)問題。一是公文行文標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范，包括文種使用不當(dāng)、用語(yǔ)不嚴(yán)謹(jǐn)、格式不規(guī)范等；二是檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不完善，沒有細(xì)化文秘與檔案員交接過程，易導(dǎo)致文檔漏失，影響后期歸檔效果；三是標(biāo)準(zhǔn)制定不統(tǒng)一，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)滯后于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，如果不及時(shí)調(diào)整或修訂原有過時(shí)或不合理的規(guī)定，企業(yè)就會(huì)無(wú)法適應(yīng)新的市場(chǎng)需求和環(huán)境變化，甚至有可能引起職工不滿，組織運(yùn)作效率低下，阻礙企業(yè)檔案管理工作的順利開展。

四、實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理應(yīng)采取的對(duì)策

1.完善組織機(jī)構(gòu)和管理體制，實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理

（1）企業(yè)應(yīng)建立“文檔一體化”管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理系統(tǒng)展開統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)，研究決定“文檔一體化”工作的重大事項(xiàng)等。領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)組織關(guān)系同步映射到“文檔一體化”管理體制中，通過虛擬化技術(shù)匹配“文檔一體化”的權(quán)限管理，實(shí)現(xiàn)文檔統(tǒng)一協(xié)調(diào)管理。同時(shí)，組織機(jī)構(gòu)所有人員均可以針對(duì)現(xiàn)行文檔即時(shí)相互交流協(xié)作，現(xiàn)行文檔處理與立卷同步開展，文檔辦結(jié)即歸檔。形成收文、發(fā)文、登記合一的“三位一體”管理模式，避免了文檔管理原來互相獨(dú)立、雷同的不利局面。（2）全程控制文秘與檔案銜接，超前干預(yù)文檔制發(fā)。文秘工作是檔案工作的重要源頭，檔案管理工作是文秘工作的延續(xù)，文秘工作者以及檔案管理工作者應(yīng)相互幫助、互相協(xié)作、密切配合。一是文秘要在檔案管理員的指導(dǎo)和幫助下，按立卷原則編寫“案卷目錄”，并將文檔及時(shí)登記錄入，使文檔立卷工作形成常態(tài)化，切忌拖拉積壓；二是檔案管理員要按檔案歸檔細(xì)則規(guī)范案卷目錄文號(hào)，與文秘共享文號(hào)登記記錄和公文流程，超前干預(yù)文件制發(fā)及流轉(zhuǎn)過程，并實(shí)時(shí)跟蹤文件的收集歸檔工作，保障文件歸檔質(zhì)量。

2.制定統(tǒng)一的管理規(guī)范，加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)

（1）修訂完善已制發(fā)的文件管理和檔案管理制度，針對(duì)不協(xié)調(diào)，甚至矛盾的規(guī)范性文件展開重點(diǎn)修訂，優(yōu)化工作秩序。公文擬文初期，統(tǒng)一公文登記內(nèi)容和檔案著錄信息，包括公文標(biāo)題、密級(jí)、摘要、擬稿人、成文日期等，為檔案管理員不再重復(fù)著錄奠定了基礎(chǔ)。（2）強(qiáng)化電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性，做好電子文件的有序管理。關(guān)鍵是要認(rèn)真研究、建立各項(xiàng)管理規(guī)章制度。例如，電子公文歸檔制度、電子檔案鑒定制度、網(wǎng)上用戶身份確認(rèn)制度，制定電子檔案規(guī)范格式和數(shù)據(jù)著錄標(biāo)準(zhǔn)等。

3.有效對(duì)接管理系統(tǒng)，打造“文檔一體化”管理平臺(tái)

（1）要有連貫性。將企業(yè)經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)有秩序地連接在一起，公文辦結(jié)即時(shí)歸檔，合同審批依據(jù)即時(shí)調(diào)閱，付款批準(zhǔn)即時(shí)銜接，這樣的“文檔一體化”平臺(tái)不僅保持了文檔的完整性，還大幅提高了文件的歸檔時(shí)效性和利用率。（2）要有識(shí)別性。通過制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式和編碼規(guī)范，實(shí)現(xiàn)不同單位、不同部門、不同地區(qū)的檔案信息互通共享。同時(shí)，還需要建立數(shù)據(jù)校驗(yàn)機(jī)制，確保識(shí)別出的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性和一致性。還需要識(shí)別出圖片、文字、工程制圖甚至網(wǎng)絡(luò)用語(yǔ)等文檔信息，以便直接歸檔到“文檔一體化”數(shù)據(jù)中心，便于查詢、調(diào)閱。（3）要有安全性。系統(tǒng)不僅需要配置技術(shù)人員實(shí)施日常管理與維護(hù)，運(yùn)營(yíng)維護(hù)，還需要采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性。例如，完善權(quán)限體系、加強(qiáng)密碼安全、定期修復(fù)系統(tǒng)漏洞、做好網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)和流量分析、數(shù)據(jù)備份及恢復(fù)機(jī)制等，通過對(duì)安全措施的不斷改進(jìn)和完善，以應(yīng)對(duì)不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全威脅。（4）要有共享性。一是做到空間共享。即相同事件、相同數(shù)據(jù)不再需要重復(fù)存儲(chǔ)，節(jié)省存儲(chǔ)空間；二是做到數(shù)據(jù)共享。即人與人、部門與部門均可在一體化平臺(tái)聯(lián)系，包括單獨(dú)交流或集體會(huì)談、數(shù)據(jù)傳輸或檔案調(diào)閱、項(xiàng)目建立或跟蹤進(jìn)度等；三是做到系統(tǒng)共享。數(shù)據(jù)的共享讓系統(tǒng)更容易擴(kuò)充和升級(jí)，以適應(yīng)不斷變化的業(yè)務(wù)需求。

4.提高工作人員素質(zhì)，建立健全培訓(xùn)機(jī)制

（1）提高檔案管理人員的綜合知識(shí)以及專業(yè)業(yè)務(wù)技能，如掌握檔案管理理論、檔案保護(hù)與修復(fù)等方面的知識(shí)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《檔案法》和上級(jí)有關(guān)檔案工作的方針、政策與規(guī)定，并具備經(jīng)濟(jì)、法律、外語(yǔ)等學(xué)科的文化知識(shí)，掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，能把檔案政策法規(guī)和專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于實(shí)際工作。（2）培養(yǎng)檔案管理人員綜合協(xié)調(diào)能力，要經(jīng)常跟企業(yè)各個(gè)部門互通有無(wú)，了解各部門職能的邏輯關(guān)聯(lián)，達(dá)到各部門檔案管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。（3）建立健全培訓(xùn)機(jī)制，助力職業(yè)技能提升。實(shí)行“文檔一體化”管理，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻更新行業(yè)知識(shí)和提升職業(yè)技能是關(guān)鍵一環(huán)。一是建立健全培訓(xùn)機(jī)制。圍繞檔案的收集、歸納、整理、檔案鑒定技術(shù)、檔案數(shù)字化處理以及后期利用和維護(hù)，有計(jì)劃、有針對(duì)性地培訓(xùn)在職檔案管理人員，也可以充分利用網(wǎng)絡(luò)教育平臺(tái)，通過線上線下相結(jié)合的方式，融入“持證上崗、繼續(xù)教育”政策，提高企業(yè)檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平；二是完善獎(jiǎng)懲機(jī)制。讓檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)與職稱評(píng)審掛鉤，不參加相關(guān)技能培訓(xùn)的將被取消評(píng)聘資格，讓檔案管理人員時(shí)刻保持緊迫感和危機(jī)感，激發(fā)其工作主動(dòng)性和積極性。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，“文檔一體化”已經(jīng)成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的必經(jīng)之路，更是當(dāng)前企業(yè)管理體系優(yōu)化和改革的必然要求。作為新時(shí)期的檔案管理工作者，要不斷學(xué)習(xí)和更新知識(shí)技能，以適應(yīng)新的工作環(huán)境和檔案管理新技術(shù)，充分利用各種現(xiàn)代化手段積極探索新的檔案管理方法和技術(shù)，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”管理奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)企業(yè)管理、生產(chǎn)高效率發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]林明香.面向科研院所的文檔一體化實(shí)踐研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2022（20）：58.

[2]周寶華.現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)闡述[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：171.

[3]白淑琴.如何實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理[J].檔案管理，2012（04）：84.

[4]呂海民.對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)——以油田檔案信息化建設(shè)為例[J].齊魯珠壇，2008（04）：45.

作者單位：廣西海億貿(mào)易有限公司作者簡(jiǎn)介：周虹靈（1988—），女，漢族，廣西陸川人，本科，中級(jí)經(jīng)濟(jì)師，研究方向：研究檔案管理。