摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理面臨的新挑戰(zhàn)和機(jī)遇。大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理信息化顯得尤為重要，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)跟不上大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化工作要求。因此，加強(qiáng)檔案管理信息化工作十分有必要。文章分析了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)的好處、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新機(jī)遇、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的積極影響、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的優(yōu)化路徑，旨在提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；探討

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化轉(zhuǎn)變工作的好處

在當(dāng)今社會(huì)，大數(shù)據(jù)的重要性越來越突出，數(shù)據(jù)成為王者，數(shù)據(jù)也成為一個(gè)單位，甚至一個(gè)行業(yè)的競(jìng)爭資源，是核心的競(jìng)爭力。當(dāng)前，檔案信息管理顯得尤為重要，有千千萬萬的檔案用戶，由于時(shí)間關(guān)系，這些檔案信息能否充分發(fā)揮作用成為難題，相關(guān)單位要思考如何將這些數(shù)據(jù)發(fā)揮最大的作用，檔案管理人員也要思考如何在大數(shù)據(jù)時(shí)代更好地發(fā)揮數(shù)據(jù)資源的作用。因此，檔案信息化管理工作就顯得尤為重要。

檔案信息化管理工作可以有效利用信息技術(shù)快捷提取自己需要的檔案，在一定程度上可以節(jié)省巨大的人力和財(cái)力，使檔案查找更加方便快捷，為管理者制定決策提供有效的關(guān)鍵信息。大數(shù)據(jù)時(shí)代，開展檔案管理信息化工作是利大于弊的工作方法，非常有必要。

二、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的新機(jī)遇

1.充分運(yùn)用智能化技術(shù)

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等智能化技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中，拓寬了傳統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用的邊界，人們進(jìn)入智能化檔案服務(wù)時(shí)代。管理學(xué)家德魯克認(rèn)為，創(chuàng)造未來是預(yù)測(cè)未來的最佳方式。數(shù)據(jù)挖掘在大數(shù)據(jù)時(shí)代包括描述性和預(yù)測(cè)性分析兩個(gè)維度。描述性分析就是對(duì)檔案原始數(shù)據(jù)的普遍性規(guī)律實(shí)施歸納總結(jié)，是檔案服務(wù)精準(zhǔn)化的先決條件；預(yù)測(cè)分析是用戶在將來工作中的需要，對(duì)未來工作的發(fā)展趨勢(shì)開展預(yù)測(cè)。預(yù)測(cè)分析是智能化歸檔工作的重心。整合、挖掘、創(chuàng)新和過濾大數(shù)據(jù)，將檔案中的“死”數(shù)據(jù)變成“活”的內(nèi)容。檔案管理機(jī)構(gòu)成為集智能檔案服務(wù)于一體的文化中心，不再是簡單地收集檔案信息的空間場(chǎng)所，使檔案使用者的“檔案權(quán)利”得到滿足，從而使人人都能享有民主、科學(xué)和智能的檔案信息服務(wù)。

2.檔案管理升級(jí)，充分應(yīng)用新技術(shù)

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的基礎(chǔ)上，檔案管理運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分層和維度整理，能夠自動(dòng)完成數(shù)據(jù)的檢索和分析。因此，大數(shù)據(jù)技術(shù)為科學(xué)決策提供了更有力的支持。

三、大數(shù)據(jù)對(duì)檔案管理工作的積極影響

首先，有利于提升檔案保存的質(zhì)量。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存，但是，紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境的要求較高，很容易出現(xiàn)檔案丟失、損毀等不良情況。比如在出現(xiàn)火災(zāi)、水災(zāi)等情況的時(shí)候或者是檔案保存空間的濕度過大時(shí)，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，出現(xiàn)不同程度的損壞及缺失。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案保存的方式和效果發(fā)生了顯著的變化。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在長時(shí)間保存的過程中確實(shí)面臨著諸多挑戰(zhàn)，如紙質(zhì)老化、字跡模糊等問題，這些問題不僅影響檔案的保存質(zhì)量，還可能導(dǎo)致重要信息的丟失或損壞，進(jìn)而影響檔案的使用價(jià)值和歷史價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化路徑

1.增強(qiáng)檔案信息化管理工作人員的服務(wù)意識(shí)

開展檔案管理信息化工作的根本目的是為更多的用戶提供高效的幫助以及便捷的服務(wù)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案信息化管理工作人員要不斷地學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)等信息化知識(shí)，要不斷地提升自己的服務(wù)意識(shí)。要做到吸取各種知識(shí)，增加自己的見識(shí)，并在檔案管理工作中推陳出新，在工作中實(shí)現(xiàn)自主創(chuàng)新，提高服務(wù)能力，對(duì)于提高各單位的整體競(jìng)爭力有著重要的影響。同時(shí)，也會(huì)提升檔案的社會(huì)影響力。今后，相關(guān)單位應(yīng)該增加專業(yè)的檔案管理人員，檔案部門應(yīng)針對(duì)不同的工作人員開展專項(xiàng)培訓(xùn)，以提高檔案管理工作人員的服務(wù)水平。

2.提高檔案信息化管理工作人員的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)

檔案管理是必須以用戶的利益為中心，檔案管理人員要認(rèn)真仔細(xì)地對(duì)待這份工作。目前，檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)能力水平和素質(zhì)良莠不齊，所以，為了提高檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平，檔案工作人員要重視提高自身的業(yè)務(wù)水準(zhǔn)，增強(qiáng)檔案管理信息化意識(shí)，在檔案管理工作中充分運(yùn)用信息技術(shù)，體現(xiàn)檔案信息化管理的價(jià)值。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理信息化工作必須與時(shí)俱進(jìn)，積極拓展檔案管理信息化工作的規(guī)模，明確大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化工作的任務(wù)。

五、檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代的革新路徑

1.加大檔案管理信息化工作力度

通常在開展檔案管理信息化建設(shè)的過程中，管理的成功與否取決于工作中的各種流程和細(xì)節(jié)，所以，為了檔案管理工作流程的嚴(yán)謹(jǐn)性，應(yīng)該重視每個(gè)管理環(huán)節(jié)，從開始記錄的第一步就要嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致。從檔案的搜集到整合需要經(jīng)過不同的部門和人員，這種分散的檔案收集、整理方式會(huì)增加管理工作的困難。因此，利用信息技術(shù)通過信息化手段可以讓檔案管理工作更加快速、高效。檔案管理人員要轉(zhuǎn)化傳統(tǒng)的檔案管理思路，并制定嚴(yán)格的管理考核制度，提升檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案管理的成效。檔案管理人員必須熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)等知識(shí)，與各部門之間建立良好的合作關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案信息共建共享，逐漸提升檔案管理的成效。同時(shí)，也為檔案管理信息化建設(shè)提供了很多便利，為人們提供了更加高效、方便、快捷的檔案查詢服務(wù)，大幅提升檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量。

2.重視檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)

檔案管理人員在檔案管理工作中占據(jù)著舉足輕重的作用。其對(duì)檔案工作認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度、專業(yè)素質(zhì)以及對(duì)檔案的管理能力等，都將直接影響檔案管理的工作效率與工作質(zhì)量。相關(guān)單位應(yīng)定期開展有針對(duì)性的檔案管理人員培訓(xùn)，特別是能夠提高計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力和大數(shù)據(jù)知識(shí)應(yīng)用的相關(guān)課程，幫助檔案管理人員將先進(jìn)的信息技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理工作中。在日常工作中，相關(guān)單位應(yīng)多舉辦檔案管理信息化培訓(xùn)班，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案管理的規(guī)范制度，提高工作人員對(duì)檔案管理重要性的重視，有效提高管理人員職業(yè)素養(yǎng)，使其能夠以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度處理所有檔案工作。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，各單位應(yīng)提高對(duì)優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)的重視，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，積極引進(jìn)復(fù)合型人才，使檔案管理工作順利開展，并能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

3.優(yōu)化檔案管理人才結(jié)構(gòu)

就當(dāng)前階段的情況來看，我國檔案管理行業(yè)員工一般年齡較高，尤其是在管理崗位上，多為中年階段的員工。這些員工難以適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展步伐，對(duì)新技術(shù)、新方法的接受程度較差。這些現(xiàn)象在檔案管理行業(yè)尤其明顯。由于檔案行業(yè)長期得不到重視，年輕人對(duì)檔案管理工作的熱情較差，檔案管理行業(yè)嚴(yán)重缺乏新鮮的血液。面對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，檔案管理行業(yè)缺乏年輕人才帶來行業(yè)的革新。在人才匱乏的情況下，檔案管理工作中的大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用難以開展。因此，只有當(dāng)更多的年輕人加入檔案行業(yè)，檔案管理行業(yè)才能迎來新的春天，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高檔案管理工作水平。

4.構(gòu)建并完善大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺(tái)

在開展檔案管理的過程中，若想切實(shí)提高檔案管理水平與效率，需要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展，構(gòu)建并完善大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺(tái)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)與信息技術(shù)的應(yīng)用價(jià)值。檔案管理工作應(yīng)重視及時(shí)性原則，要求相關(guān)工作人員能夠統(tǒng)一、規(guī)范地進(jìn)行檔案信息儲(chǔ)存、分析和管理等工作，及時(shí)將最新的檔案信息數(shù)據(jù)更新至管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源共享平臺(tái)的完善，給相關(guān)單位提供信息支持，發(fā)揮檔案信息的參考作用。在后續(xù)管理中，檔案管理人員需要進(jìn)一步探索大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)，并合理應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，將檔案信息管理平臺(tái)的安全維護(hù)工作放在首要位置。若想將大數(shù)據(jù)與檔案管理工作有效結(jié)合，提高檔案管理工作效率與效果，應(yīng)在原有管理制度的基礎(chǔ)上，科學(xué)分析社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，把握單位實(shí)際需求，嚴(yán)格開展監(jiān)督管理工作，相關(guān)工作人員開展工作時(shí)，應(yīng)以統(tǒng)一的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。此外，在需要進(jìn)行檔案信息查閱與調(diào)取時(shí)，應(yīng)在負(fù)責(zé)人審批后才能夠展開工作，必須有效維護(hù)檔案信息的安全性，保障大數(shù)據(jù)檔案信息管理平臺(tái)的順利運(yùn)行。

5.快速構(gòu)建檔案管理信息化模式

結(jié)合我國社會(huì)信息化程度，檔案管理信息化進(jìn)程遠(yuǎn)滯后于其他行業(yè)。因此，必須快速構(gòu)建檔案管理信息化模式。在具體的實(shí)施過程中，首先，要徹底摒棄依靠人工處理的方式，最大程度上結(jié)合計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。其次，在管理手段上要主動(dòng)轉(zhuǎn)變，打破長期以來依靠行政手段的約束，推動(dòng)“智庫”組織形式，實(shí)現(xiàn)用法律管理手段的現(xiàn)代化。

6.樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代做好檔案管理的同時(shí)應(yīng)樹立與時(shí)俱進(jìn)的意識(shí)，包括經(jīng)濟(jì)意識(shí)、中心意識(shí)、時(shí)效意識(shí)、開放意識(shí)和攻關(guān)意識(shí)，并統(tǒng)一按照“創(chuàng)新意識(shí)”來提升服務(wù)能力，尤其要加強(qiáng)檔案管理主體的職能履行創(chuàng)新意識(shí)，不斷嘗試新的方法、工具和模式，探索更符合中國社會(huì)在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理方面的服務(wù)需求。進(jìn)一步樹立與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理意識(shí)離不開領(lǐng)導(dǎo)層的支持，從領(lǐng)導(dǎo)角度出發(fā)，強(qiáng)化檔案管理工作優(yōu)化力度，加大人力、物力、財(cái)力的投入力度，有意識(shí)地進(jìn)行檔案管理設(shè)備設(shè)施的更新，向檔案管理人員傳遞明顯的價(jià)值信號(hào)。

7.健全檔案管理專業(yè)化技術(shù)手段

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息化技術(shù)無疑是推動(dòng)檔案管理專業(yè)化的重要手段。也是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的途徑。在具體的實(shí)現(xiàn)過程中，一方面，要對(duì)現(xiàn)有案卷資源進(jìn)行全方面整理，清除不具有存檔價(jià)值的資源，將內(nèi)容混雜、重復(fù)率高的檔案信息進(jìn)行整合，建立不同檔案內(nèi)容之間的有機(jī)關(guān)聯(lián)，并進(jìn)一步展開規(guī)范題名、編號(hào)，提高檢索的準(zhǔn)確度。另一方面，要積極進(jìn)行數(shù)字化檔案資源的轉(zhuǎn)化，根據(jù)不同案卷的重要程度、利用價(jià)值高低等，建立合理的有限序列，逐次從紙質(zhì)印刷形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字存儲(chǔ)形式。

六、總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理信息化建設(shè)顯得尤為重要，是不可或缺的工作之一，相關(guān)單位要重視檔案管理信息化建設(shè)，在檔案管理工作中加強(qiáng)信息技術(shù)的應(yīng)用。目前，我國的檔案信息化管理工作還面臨許多的問題，應(yīng)該從問題發(fā)生的根源入手解決，可以引進(jìn)國外先進(jìn)的技術(shù)與設(shè)備設(shè)施，提高檔案信息化管理人員的業(yè)務(wù)能力，使其能夠跟得上大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展的節(jié)奏，進(jìn)一步完善大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案信息化管理工作。

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作者單位：呂梁有線電視臺(tái)