作者簡(jiǎn)介： 蔡尚云，女，漢族，福建泉州人，本科，助理館員，研究方向：大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人防檔案管理新方案分析。

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，人防檔案管理工作向著標(biāo)準(zhǔn)化、人性化、便捷化的方向發(fā)展?；诖髷?shù)據(jù)時(shí)代的發(fā)展背景，本文主要對(duì)大數(shù)據(jù)時(shí)代人防檔案管理過(guò)程中的情況進(jìn)行研究和探討，以期能夠給人們一定的啟示和借鑒。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；人民防空；人防檔案；檔案管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)的重要性也日益凸顯，如何對(duì)其進(jìn)行有效利用也已逐漸成為當(dāng)前智能化發(fā)展領(lǐng)域的一個(gè)重要問(wèn)題。大數(shù)據(jù)的本質(zhì)就是通過(guò)對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的挖掘和分析，從而獲取所需要的數(shù)據(jù)資料。其中，對(duì)人防檔案進(jìn)行管理具有十分重要的意義。

一、人防檔案管理的瓶頸

當(dāng)前，伴隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)已逐漸滲透到人們的日常工作與生活中，各行各業(yè)之間都在以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展為基礎(chǔ)，不斷地進(jìn)行變革與創(chuàng)新。各地人民防空單位都在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)研究如何對(duì)人防檔案部門(mén)的檔案內(nèi)容進(jìn)行有效管理，并逐漸實(shí)現(xiàn)人防檔案的數(shù)字化管理。然而，當(dāng)前在人防檔案管理部門(mén)還缺乏一個(gè)完整有效的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，使目前的檔案管理工作還不完善，檔案管理工作的效率和質(zhì)量也沒(méi)有得到明顯提升，許多檔案管理工作還停留在常規(guī)的線(xiàn)下紙質(zhì)管理模式上，沒(méi)有充分地發(fā)揮出數(shù)字化和智能化的檔案管理作用。為此，必須對(duì)目前我國(guó)人防檔案數(shù)字化管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析，并針對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題尋找解決對(duì)策。問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是原始紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作較為繁重。以前在對(duì)人防檔案進(jìn)行管理時(shí)，主要采用的是線(xiàn)下紙質(zhì)檔案的管理方法，而在剛開(kāi)始進(jìn)行人防檔案的數(shù)字化管理時(shí)，就需要工作人員把原來(lái)的紙質(zhì)檔案全部輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，將其轉(zhuǎn)化為電子檔案。然而，我國(guó)存在著大量的人防檔案數(shù)據(jù)資料，工作人員沒(méi)有辦法及時(shí)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行全部轉(zhuǎn)換，從而造成目前已有的數(shù)字化檔案內(nèi)容并不完整。二是對(duì)人防檔案信息化管理系統(tǒng)的設(shè)備有很大的需求。為了使檔案管理工作更加有效，就必須建立一個(gè)比較完備的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還要有完善的設(shè)備來(lái)支持檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行。但是，我國(guó)大多數(shù)地區(qū)人防部門(mén)都存在人防檔案管理經(jīng)費(fèi)不足的問(wèn)題，導(dǎo)致沒(méi)有足夠的資金來(lái)支持人防檔案管理部門(mén)采購(gòu)相應(yīng)的設(shè)備，從而制約了人防檔案信息化管理工作的開(kāi)展。三是部分地區(qū)人防檔案管理隊(duì)伍整體水平不高。要想使人防檔案管理向數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展，就要求所有檔案管理單位的工作人員具有一定的信息技術(shù)知識(shí)，從而順暢、有效地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行人防檔案管理工作。目前，我國(guó)人防部門(mén)的檔案管理工作隊(duì)伍還普遍存在工作人員計(jì)算機(jī)操作水平偏低的問(wèn)題，不能很好地適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需求，從而影響了檔案管理工作的完善和創(chuàng)新。[1]

二、大數(shù)據(jù)對(duì)人防檔案管理的影響

（一）順應(yīng)當(dāng)前行業(yè)發(fā)展大勢(shì)所趨

在以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的創(chuàng)新為動(dòng)力的今天，大數(shù)據(jù)技術(shù)得到了快速發(fā)展與進(jìn)步。我國(guó)政府提倡各行各業(yè)都要充分地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)和大數(shù)據(jù)資源，在自己領(lǐng)域的發(fā)展中取得重要的突破。其中，智慧檔案就是智慧政務(wù)中的一個(gè)重要組成部分，它是推動(dòng)我國(guó)政務(wù)部門(mén)向信息化、智能化方向轉(zhuǎn)型的一個(gè)重要方面。2014年，我國(guó)檔案管理局啟動(dòng)了加快檔案數(shù)據(jù)信息化建設(shè)的專(zhuān)項(xiàng)工程，提出新時(shí)代的檔案管理工作要具備信息化的思想，充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)在檔案管理功能和資源上的作用，主動(dòng)做好檔案的網(wǎng)上歸檔和發(fā)布工作。因此，對(duì)人防檔案的建設(shè)和管理主動(dòng)地研究，不僅是國(guó)家檔案局對(duì)檔案管理工作的回應(yīng)，也是當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的必然要求。

（二）有益于提升檔案管理利用效率

當(dāng)前，由于各種實(shí)際原因，大部分人防檔案管理還采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式。但是，隨著人防工程施工工作數(shù)量和規(guī)模的不斷增加，紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類(lèi)也越來(lái)越多，這給人防檔案的歸檔、分析和檢索工作帶來(lái)了一定的難度，一些紙質(zhì)檔案在重復(fù)查詢(xún)的過(guò)程中，很可能會(huì)出現(xiàn)損壞、丟失等嚴(yán)重問(wèn)題，并且還會(huì)因?yàn)楸４鏁r(shí)間過(guò)長(zhǎng)和環(huán)境的改變而出現(xiàn)模糊和損壞的情況。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)人防檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)和智能管理系統(tǒng)的建設(shè)，可以極大地緩解目前人防檔案管理工作中存在大量紙質(zhì)檔案資料的問(wèn)題，使各種檔案信息能夠在數(shù)據(jù)庫(kù)中得到良好保存。它不但解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案難以保存和檢索困難的問(wèn)題，而且還可以通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的幫助，最大限度地實(shí)現(xiàn)人防檔案管理資源的共建共享，哪怕是不同層次的人防部門(mén)，只要有足夠的權(quán)限，就可以在任何時(shí)間、任何地點(diǎn)登錄人防檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，查詢(xún)、分析和下載檔案資源，最大限度地提高人防檔案的管理和使用效能。[2]

（三）安全性與保密性存在的漏洞能夠得到全面填補(bǔ)

數(shù)據(jù)信息管理最大的特征是對(duì)信息的篩選、存儲(chǔ)和使用更加便捷和快速，但對(duì)系統(tǒng)的安全性需求也更高，這也是人防檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化保存的關(guān)鍵。所以，在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下，人防檔案的綜合管理需要通過(guò)數(shù)據(jù)流和存儲(chǔ)的方式來(lái)實(shí)現(xiàn)，用高度的安全性和保密性來(lái)杜絕檔案信息泄露隱患。很明顯，這是大數(shù)據(jù)時(shí)代帶給人防檔案管理工作的新契機(jī)，也是最直接的表現(xiàn)，其能夠使人防檔案管理工作再上一個(gè)新臺(tái)階。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下的人防檔案管理方案

（一）更新檔案管理理念

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，需要對(duì)人防檔案管理理念進(jìn)行更新，建立現(xiàn)代化的管理理念，更好地發(fā)揮檔案管理功能。要想達(dá)到人防檔案管理的現(xiàn)代化，就必須轉(zhuǎn)變過(guò)去的檔案管理方式，轉(zhuǎn)變 “手寫(xiě)圖描，裝訂成冊(cè)，放盒入柜”的管理方法，以大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案管理理念為基礎(chǔ)，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化。此外，人防檔案管理人員還需要具有專(zhuān)業(yè)的檔案管理技巧，可以將信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等應(yīng)用到人防檔案管理工作中去，從而使其能夠更加高效地進(jìn)行人防檔案的應(yīng)用和管理。

除此之外，還需要加強(qiáng)對(duì)人防檔案的信息采集、存檔等方面的研究，并對(duì)人防檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化。要按照國(guó)家檔案局等檔案管理的有關(guān)規(guī)定，根據(jù)人防單位的具體條件，對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、驗(yàn)收，并對(duì)不合格的檔案進(jìn)行審核，確保檔案的采集和入庫(kù)驗(yàn)收工作的品質(zhì)。在人防檔案管理過(guò)程中，要使檔案信息采集與管理工作相結(jié)合。人防檔案管理人員在檔案管理過(guò)程中，都要有專(zhuān)業(yè)的工作人員來(lái)監(jiān)管，同時(shí)也要搜集并匯總在檔案管理中所生成的數(shù)據(jù)，根據(jù)檔案存檔的規(guī)范來(lái)組織檔案數(shù)據(jù)，讓人防項(xiàng)目施工中生成的各種報(bào)告、圖紙等檔案材料，根據(jù)檔案的類(lèi)別進(jìn)行歸類(lèi)，達(dá)到人防檔案的現(xiàn)代化管理目的。[3]

（二）加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)

為了提高人防管理部門(mén)檔案管理工作的效率與品質(zhì)，必須強(qiáng)化其技術(shù)設(shè)施建設(shè)工作，如建立信息化、智能化檔案管理系統(tǒng)、管理設(shè)備等。因此，要建立一個(gè)數(shù)字化的檔案管理體系，例如，在與外界進(jìn)行系統(tǒng)對(duì)接時(shí)，將人防檔案管理系統(tǒng)和外界的信息系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，其他有關(guān)人員只需經(jīng)人防檔案管理部門(mén)的授權(quán)，有相應(yīng)的賬號(hào)密碼即可登錄，并根據(jù)特定的數(shù)據(jù)形式，將所要提交的檔案上傳至檔案管理系統(tǒng)。這種檔案上傳方式可以在同一時(shí)間內(nèi)完成，使更多的管理人員參與到檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化工作中來(lái)，解決當(dāng)前存在的問(wèn)題。通過(guò)光盤(pán)系統(tǒng)的構(gòu)建，可以完成檔案數(shù)據(jù)脫機(jī)、自動(dòng)備份的功能。通過(guò)將檔案信息瞬時(shí)輸入光盤(pán)中，使制成的光盤(pán)能夠從人防檔案管理系統(tǒng)中獨(dú)立出來(lái)，進(jìn)行檔案?jìng)浞?、查找工作等，管理員只需登錄自己的賬戶(hù)，就能看到自己想要的檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)，也可以構(gòu)建一套人防檔案掃描與辨識(shí)系統(tǒng)，利用掃描的方式，將檔案信息數(shù)據(jù)一鍵輸入，從而提高檔案管理工作的效能。此外，還需要建立一個(gè)完善而有效的檔案檢索體系，利用關(guān)鍵詞的邏輯檢索和逐步檢索，提高檔案信息檢索的速度，從而更好地適應(yīng)人防工作的需要。同時(shí)，要做好技術(shù)設(shè)施建設(shè)工作。如果為每位檔案管理人員都配置一臺(tái)功能完備、性能較好的計(jì)算機(jī)，則可使檔案管理人員的工作更為順暢；也可建立專(zhuān)門(mén)檔案信息化管理室、檔案保管室等；為營(yíng)造有利的硬件環(huán)境，還必須裝備好打印機(jī)、掃描儀和復(fù)印機(jī)等數(shù)字

化設(shè)備。[4]

（三）建立健全管理機(jī)制

隨著我國(guó)人防項(xiàng)目的逐步增加，國(guó)家對(duì)其檔案管理工作也日益重視。要想做好人防項(xiàng)目的檔案管理工作，就必須有一套行之有效的管理機(jī)制。檔案管理系統(tǒng)的管理機(jī)制，是指在建立起一個(gè)基本的檔案管理系統(tǒng)以后，管理人員要相應(yīng)建立起一套管理機(jī)制，使管理系統(tǒng)可以正常運(yùn)行。第一，要增強(qiáng)工作人員對(duì)數(shù)字化檔案的管理意識(shí)。主要內(nèi)容有學(xué)習(xí)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、安全意識(shí)等，使其對(duì)自己的工作有一個(gè)準(zhǔn)確地認(rèn)知，從而提高自身的綜合能力和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。通過(guò)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，可以使檔案管理人員在平時(shí)的工作中更多地注意到檔案保管的安全性和使用者的服務(wù)等，以此來(lái)提高檔案管理的工作效率與品質(zhì)。第二，要建立完善的監(jiān)管機(jī)制與評(píng)價(jià)機(jī)制。通過(guò)建立健全、嚴(yán)密、系統(tǒng)的監(jiān)督機(jī)制與評(píng)價(jià)機(jī)制，可以使檔案管理人員能更好地重視人防檔案的數(shù)字化管理。第三，要把人防檔案管理工作列入人防項(xiàng)目的管理流程，正確掌握人防檔案管理規(guī)范，制定并完善人防檔案管理的相關(guān)規(guī)定和操作規(guī)程。同時(shí)，要使檔案管理工作向網(wǎng)絡(luò)化的方向發(fā)展，明確黨政領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制及有關(guān)部門(mén)的工作責(zé)任。第四，在開(kāi)展每一項(xiàng)工作之前，都要通過(guò)雙方的談判達(dá)成一份清晰的規(guī)范和要求，這對(duì)于檔案管理工作的成功開(kāi)展起到很大的促進(jìn)作用。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注，使檔案資料的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性得到充分發(fā)揮。第五，要強(qiáng)化對(duì)人防檔案生成的全流程控制與評(píng)價(jià)。人防工程的建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)而又煩瑣的過(guò)程，從項(xiàng)目可行性報(bào)告的分析研究到最終的完工驗(yàn)收，這些檔案資料具有時(shí)間長(zhǎng)、種類(lèi)多的特點(diǎn)，從某種意義上講，這些都給人防檔案資料的搜集和管理帶來(lái)了很大的困難，因此，需要對(duì)人防檔案的管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管。[5]

（四）打造信息防護(hù)系統(tǒng)

人防檔案管理工作是一個(gè)非常龐大的系統(tǒng)工程，工作范圍很廣，主要包括人防文書(shū)檔案、人防工程檔案、人防審批檔案等，因此，對(duì)每個(gè)人防檔案都要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化的管理，包括制訂管理工作計(jì)劃、劃分檔案、對(duì)檔案中的信息進(jìn)行分類(lèi)和立卷、將檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存和使用等，其信息承載能力非常強(qiáng)。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)海量數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理，使其充分利用，已是當(dāng)前亟待解決的難題。第一，要建立一個(gè)信息化檔案管理體系，這是保證人防檔案工作即時(shí)化、便捷化、標(biāo)準(zhǔn)化的一個(gè)關(guān)鍵平臺(tái)。從整體管理的目的來(lái)看，最主要的就是各個(gè)模塊可以互相連接。由于人防檔案的管理工作涵蓋很多領(lǐng)域，因此，在對(duì)各種類(lèi)型的信息進(jìn)行處理時(shí)，一定要做到互相配合，其中最主要的就是各個(gè)信息模塊的互相兼容，這也是凸顯檔案信息管理便利性和標(biāo)準(zhǔn)化的基本條件。第二，要明確信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)職能是分享和服務(wù)。要體現(xiàn)便利快速的信息系統(tǒng)，先要具有便捷快速的服務(wù)和使用能力，這兩種功能都要通過(guò)各個(gè)模塊的協(xié)同配合來(lái)進(jìn)行保障，即在編程時(shí)要下很大功夫，這也是建立信息管理系統(tǒng)的困

難所在。

四、結(jié)束語(yǔ)

人防檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和智能化管理是目前檔案工作的一個(gè)重大發(fā)展方向，它是智慧政務(wù)的一個(gè)主要組成部分，不但可以極大地減輕檔案管理工作的困難，而且還可以在保證人防檔案資源內(nèi)容完整、高效、準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，推動(dòng)整個(gè)社會(huì)檔案管理功能的發(fā)揮。各級(jí)人防部門(mén)應(yīng)根據(jù)自己的工作實(shí)際，持續(xù)提高人防檔案智能化管理體系的建設(shè)和維護(hù)水平，建立起一個(gè)功能完善的人防檔案數(shù)字化管理體系，為大數(shù)據(jù)時(shí)代人防檔案管理工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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